LEITFADEN RECHNUNGEN AN DIE GEMEINWOHL-ÖKONOMIE

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Matilde Arnold
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1 LEITFADEN RECHNUNGEN AN DIE GEMEINWOHL-ÖKONOMIE INHALTSVERZEICHNIS ALLGEMEINE RECHNUNGSSTELLUNG HONORARNOTE... 2 UMSATZSTEUERBEFREIUNG... 3 UMSATZSTEUERIDENTIFIKATIONSNUMMER (UID-NR./UST-ID.NR)... 3 REVERSE CHARGE... 3 KONTODATEN... 3 SPESENAUFSTELLUNG... 4 GEMISCHTE ABRECHNUNG - SPESENABRECHNUNG + HONORARNOTE... 5

2 ALLGEMEINE RECHNUNGSSTELLUNG HONORARNOTE Grundsätzlich muss eine Rechnung bestimmte Informationen enthalten. Im PDF Leitfaden_Rechnungsmerkmale werden diese übersichtlich aufgelistet. Details wie Umsatzsteuerbefreiung, Reverse Charge, etc. hängen davon ab, wer die Rechnung stellt und wofür: Privatpersonen, die angestellt sind & ab und zu eine Honorarnote stellen sowie alle Selbstständigen, die keine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nr./Ust-IdNr.) besitzen (hängt v. Umsatz ab), stellen eine NETTO-Rechnung ohne Mwst. und schreiben einen Satz wie: umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung (wichtig!). Firmen und Selbstständige mit Umsatzsteueridentifikationsnummer müssen die Mwst. verrechnen, eine BRUTTO-Rechnung stellen und ihre eigene (!) UID-Nr. / Ust- IdNr. auf der Rechnung angeben. BEISPIEL Honorarnote KleinunternehmerIn (Privatperson): Erika Musterfrau bzw. Firmenname Straße Nr. Postleitzahl Ort Verein zur Förderung der Gemeinwohlökonomie Laudongasse 56 / 18, 1080 Wien Österreich HONORARNOTE Rn.Nr. xx/2013 Für meine geleistete Tätigkeit für xxx im Zeitraum xxx / Für den durch mich gehaltenen Vortrag xxx am xx bei xxx stelle ich wie vereinbart in Rechnung. xxx,- Bitte um Überweisung an: Bankname BIC, IBAN (!!) Unterschrift: Ich erkläre, dass ich KleinunternehmerIn bin und daher meine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstelle.

3 UMSATZSTEUERBEFREIUNG Kleinunternehmer sind umsatzsteuerbefreit. Kleinunternehmer sind Privatpersonen, die eine Honorarnote stellen und Unternehmer, die Wohnsitz oder Sitz in Österreich haben und die Umsatzgrenze von ,-- jährlich nicht überschreiten (In Deutschland sind es ,-). Gemeinnützige Vereine sind ebenfalls umsatzsteuerbefreit. UMSATZSTEUERIDENTIFIKATIONSNUMMER (UID- NR./UST-ID.NR) Unternehmen dürfen nur / müssen Mehrwertsteuer verrechnen, wenn sie eine UID-Nr. /USt- IdNr. haben. WICHTIG: UID-Nr. ist NICHT die Steuernummer! Das ist etwas anderes. Die UID-Nr. setzt sich aus dem Länderkürzel zusammen und 8-9 Ziffern (ATU + 8 Ziffern / DE + 9 Ziffern) siehe: REVERSE CHARGE Wenn der Rechnungssteller in einem EU-Land wohnhaft ist (z.b. Deutschland) und eine UID- Nr./Ust-Id.Nr. besitzt, kann er dem Verein (mit Sitz in Österreich) grundsätzlich eine Rechnung mit Reverse Charge stellen. Ausgenommen ist der gemeinnützige Tätigkeitsbereich des Vereins, da der Verein hier keine UID-Nr. verwenden darf. Reverse Charge kann also nur im wirtschaftlichen Bereich Audit & GW-BeraterInnen zur Anwendung kommen. Bei Reverse Charge stellt man eine normale Rechnung mit dem Unterschied, dass: - Nur der Netto-Betrag angegeben wird - Die eigene (!) UID-Nr./Ust-Id.Nr.(Leistungserbringer) sowie die UID-Nr. des Vereins (Leistungsempfänger) angegeben werden. - Man den folgenden Absatz oder eine ähnliche Variante angibt: Die Leistung unterliegt der deutschen Steuerpflicht. Es erfolgt ein Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. (Reverse Charge) KONTODATEN Um Ihre Überweisung tätigen zu können, brauchen wir unbedingt BIC und IBAN!

4 SPESENAUFSTELLUNG Wenn vereinbart ist, dass Spesen vom Verein übernommen werden (geht nur in Absprache im Vorhinein!), benötigen wir eine kurze Aufstellung der Spesen mit den Originalbelegen (z.b. Zugticket, Fahrkarte). Bei einer Autofahrt muss man eine Kilometergeld-Abrechnung für die Fahrt erstellen (Kilometer-Anzahl x dem Kilometergeldsatz von 0,42/km für Österreich, 0,30/km für Deutschland). Umsatzsteuer wird auf diesen Spesenaufstellungen NICHT in Rechnung gestellt!!! Der Gesamtbetrag der Spesen (Bruttobetrag) wird verrechnet. WICHTIG: Da die Originalbelege bei uns sind und wir sie in unsere Buchhaltung eintragen, darf natürlich der Rechnungssteller diese Kosten NICHT auch in seine Buchhaltung geben! Ist auch nicht notwendig, da die Belege mit einer Übersicht nur übergeben werden und nicht in die eigene Buchhaltung übernommen werden. Wenn ein/e UnternehmerIn die Belege in der eigenen Buchhaltung hat, muss er/sie eine Spesenrechnung stellen (mit Mwst oder als KleinunternehmerIn). Im wirtschaftlichen Bereich (Audit, BeraterInnen) ist das kein Problem, da der Verein hier mwstabzugsberechtigt ist, im gemeinnützigen Bereich (ReferentInnen, RedakteurInnen, sonstige Vereinstätigkeit, ) erhöht das die Kosten des Vereins, da wir hier die Mwst nicht gegenrechnen dürfen. Wir bitten hier sehr um eine Spesenaufstellung mit Originalbelegen!! BEISPIEL Reine Spesenaufstellung Wir haben hier verschiedene Spesenarten als Beispiele aufgelistet. SPESEN-AUFSTELLUNG für Erika Musterfrau für das Projekt xy Pos. Leistung / Beschreibung Anzahl Einzelpreis Gesamtpreis 1 Kilometer-Geld: Fahrt zum Bahnhof hin und zurück 100 km 0,30 / km 30,00 2 Zug-Ticket Ort x Ort y hin und zurück ,00 3 Übernachtung ,00 TOTAL 280,00 Mit Anhang: Originalbelege!!!

5 GEMISCHTE ABRECHNUNG - SPESENABRECHNUNG + HONORARNOTE (hier gilt Steuersatz der Hauptleistung) Ist die Spesenabrechnung Teil des Honorars und wird das Honorar mit Umsatzsteuer verrechnet, so teilt die Nebenleistung das Schicksal der Hauptleistung, das heißt: es muss auch von den Spesen Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden. Normalerweise wird das so gemacht, dass auf die Netto-Spesen 20% Umsatzsteuer gerechnet wird. Wenn die Spesen keine Umsatzsteuer beinhalten (z.b. Kilometergeld) so kommt auf den Brutto- Spesenbetrag die Umsatzsteuer. In diesem Fall (Netto-Spesen) reichen die gescannten Kopien der Belege (die Original- Belege können für die eigene Buchhaltung verwendet werden). Wenn die Spesen BRUTTO verrechnet werden (Privatpersonen), dann müssen die Original- Belege für die Spesenabrechnung an GWÖ geschickt werden. BEISPIEL gemischte Abrechnung mit Mwst. Name des/r Rechnungsstellers inkl. Adresse Verein zur Förderung der Gemeinwohlökonomie Laudongasse 56 / 18, 1080 Wien RECHNUNG / HONORARNOTE Für meine erbrachte Leistungen im Rahmen des Projektes x am erlaube ich mir Folgendes in Rechnung zu stellen: Pos. Leistung / Beschreibung Anzahl Einzelpreis Gesamtpreis 2 Workshop Leitung / Tag 2 500, ,00 3 Vorbereitung Workshop / Std. 4 50,00 200,00 4 Kilometer-Geld: Fahrt A nach B 100 km 0,30 30,00 5 U-Bahn Fahrscheine NETTO! 2 2,00 4,00 Summe vor Steuer / netto 1734, oder 19 % Ust. 346,80 Rechnungsbetrag / brutto 2080,80 UID-Nr. / USt-IdNr.: ATU + 8 Ziffern / DE + 9 Ziffern (Muss auf der Rechnung angegeben werden.)

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