Kriterien für die Einführung eines CAFM- Systems an Hochschulen. Workshop Lebenszyklusmanagement/PPP an Hochschulen
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- Heike Huber
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1 Kriterien für die Einführung eines CAFM- Systems an Hochschulen Workshop Lebenszyklusmanagement/PPP an Hochschulen Hannover 13. Dezember 2007 Ralf-Dieter Person 1 Inhalt CAFM Versprechungen Realität Einsatz in Hochschulen Empfehlungen Zusammenfassung 2
2 Facility Management Lebenszyklus eines Gebäudes: Idee/Anforderungen Nutzer Wettbewerb Planung/Konzeption Architekt Betreiber Errichtung Nutzung/Betrieb Veränderungen Abriss und Entsorgung Projektsteuerer Ingenieur Investor 3 Gebäudemanagement Technisches Gebäudemanagement (TGM) Anlagenmanagement - Förderanlagen - Elektrotechnik - Klima, Lüftung, Heizung, Sanitär etc. Ver- und Entsorgung - Wasser, Gas - Strom, Wärme, Kälte IuK - Telekommunikation - EDV Übergreifende Aufgaben - Controlling - Dokumentation - Gebäudeautomation Zentrale Werkstätten Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM) All. Gebäudedienste/ Hausmeisteraufgaben Objektschutz Gebäudereinigung/ Abfallentsorgung Transport- und Bürodienste, Postdienst Kopierwesen, Druckerei Dienste an Außenanlagen Umweltschutz Materialwirtschaft / Lager Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM) Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln im GM Controlling im GM Mieten / Pachten, Gebühren Vertragsmanagement Baumanagement Raum- und Bauplanung Begleitung und Durchführung von Baumaßnahmen Bauunterhaltung Baubezogener DV- Einsatz 4
3 Warum CAFM? Schnelle und flexible Informationsbereitstellung Einheitliche und transparente Datenhaltung Datenpflege gewährleisten Wirtschaftliche Vorteile Service-Orientierung? 5 CAFM-Hardware CAD-Server Datenbank- Server Applikations- Server Clients Web-Server Web-Clients 6
4 Anforderungen an ein CAFM-System Kostengünstig Leistungsfähig Flexibel anzupassen Bedienung Skalierbarkeit Modularität Schnittstellen Zugriff Organisation Geringer Schulungsaufwand 7 Inhalt CAFM Versprechungen Realität Einsatz in Hochschulen Empfehlungen Zusammenfassung 8
5 Die freie Auswahl 9 Wir können alles! Wir entwickeln ein Konzept für Sie! Wir planen für Sie! Wir holen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ins Boot! Wir sind die Preiswertesten! Wir unterstützen Ihre Prozesse! Sie ziehen um? Kein Problem, so wird es aussehen! Schulungen Machen wir! Aber unsere Software ist eigentlich selbsterklärend! Ihre Daten einlesen Selbstverständlich! Ihre Anwendungen Die integrieren wir locker! und eine Schnittstelle zur GLT die haben wir auch noch! 10
6 Alles Lüge? Nicht Alles! Die Wahrheit liegt irgendwo W A H R H E I T zwischen den Zeilen. 11 Inhalt CAFM Versprechungen Realität Einsatz in Hochschulen Empfehlungen Zusammenfassung 12
7 Ein CAFM-System kann Betrieb unterstützen Daten verwalten Informationen dokumentieren und verteilen Betriebssicherheit steigern Transparenz erhöhen Kostenkontrolle ermöglichen Arbeitsabläufe verbessern Qualitätsmanagement unterstützen Benchmarking unterstützen Außendarstellung verbessern 13 eine gute Basis sein aber nur für ein gutes wenn klar ist wo es hingehen soll! 14
8 Vorhandene Daten Tabellen (Excel o. ä.) Datenbanken (Access o. ä.) Text-Dokumente (Word o. ä.) CAD-Pläne (DWG, DXF o. ä.) Papierdokumente Papierpläne 15 Zuständigkeiten Abteilungen/Dezernate Einzelpersonen Übergeordnet (Prozesse) 16
9 CAFM-Kosten 20% 8% >500 bis > EUR je Lizenz 23% Schulung Software 41% Daten aus: Marktübersicht CAFM-Software 2007 (GEFMA 940) 8% Hardware ohne Kosten für vorbereitende Beratung Datenerfassung Datenübernahme/ Customizing 17 Inhalt CAFM Versprechungen Realität Einsatz in Hochschulen Empfehlungen Zusammenfassung 18
10 Hochschulen lieben das Besondere Organisation Personal Gewachsene Strukturen Forschung und Lehre Rechnungswesen Schwerpunkte 19 und haben Anforderungen Kosten Bedienung Auswertung Schnittstellen Systempflege Softwareumgebung Hardware Funktionalitäten 20
11 Funktionalitäten Liegenschaftsdaten Raum- und Gebäudedaten Instandhaltung Maschinen- und Anlagenverwaltung Prüfpflichtige Anlagen Energie- und Zählermanagement Kabel-, Rohrleitungen und Kanäle Entsorgung/Gefahrstoffe Brandschutz Arbeitsschutz Informations- und Kommunikationstechnik Prozessunterstützung/ Workflow-Management Gebäudereinigung Verträge Auftragswesen Material- und Lagerwirtschaft Dokumenten- und Planverwaltung Umzüge Inventar Raumvergabe Zutrittskontrolle, Schlüssel/ Schließanlagen Kaufmännisches Gebäudemanagement 21 Inhalt CAFM Versprechungen Realität Einsatz in Hochschulen Empfehlungen Zusammenfassung 22
12 Klären Projektplanung, zeitlicher Ablauf Funktionale Anforderungen an das CAFM-System Vorbereitung der Mitarbeiter/innen / Systembedienung Kostenschätzung / Anzahl Lizenzen Einführung / Beschaffung des CAFM-Systems Integration vorhandener Systeme / Schnittstellen Datenbank- und Systempflege Softwareumgebung, Betriebssystem, Hardware 23 CAFM-Einführung - Arbeitsschritte Produktivbetrieb System-Einführung Beschaffung Präsentation (Vor- und Endauswahl) Lasten-/Pflichtenheft/LV Nutzeranforderungen Ist-Analyse 24
13 CAFM-Einführung - Aufgaben Vorhandene Systeme Anforderungen der Bereiche, Systemfunktionen Zeitplanung (z. B. Stufenkonzept) Abstimmung (Leitung, Geschäftsführung, ) Betreuung, Schulung Pflichtenheft / Leistungsverzeichnis Ausschreibung (Verfahren), Systemauswahl Beschaffung und Systemeinführung 25 Gefahren Aufwand für Datenerhebung und -pflege wird unterschätzt Der wirkliche Nutzen wird nicht deutlich: Ich verlasse mich auf meine Excel-Datei! Versprechungen der Anbieter erzeugen überzogene Erwartungen Das System wird nicht akzeptiert, weil es zu kompliziert ist, Aufwand und Kosten für Einführung und Betrieb werden unterschätzt Nutzen =? 26
14 Inhalt CAFM Versprechungen Realität Einsatz in Hochschulen Empfehlungen Zusammenfassung 27 Fazit CAFM-Einsatz kann sinnvoll sein! Umfang differenziert betrachten Einführung sorgfältig vorbereiten Anforderungen festlegen Beteiligung der Betroffenen Auswahlverfahren Laufende Optimierung CAFM bildet den Lebenszyklus eines Gebäudes ab? 28
15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 29 Ansprechpartner Ralf-Dieter Person Diplom-Ingenieur Elektrotechnik (TU) Beratungsprojekte in den Bereichen Gebäudemanagement, Organisation, Gebäudeautomation, CAFM-Systeme, Betriebskosten/Benchmarking, Energieeffizienz Telefon: (0511) (0160) Telefax: (0511) Internet: 30
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