GDI Personalzeiterfassung Seite 1 von 29 Fachhändlerschulung

Transkript

1 GDI Personalzeiterfassung Seite 1 von Einleitung 2. Mindestanforderungen der GDI-Personalzeiterfassung - Server - Client - PC für den Betrieb eines Softwareterminals 3. Erfassungsmöglichkeiten 4. Neueinrichtung eines Mandanten - Firmenstamm - was ist unbedingt auszufüllen - Einstellungen - relevante Felder für PZE - Zeiterfassungsoptionen - Startmonat definieren - Anbindung GDI Lohn & Gehalt an GDI Personalzeiterfassung - Personalstammdaten aus GDI Lohn & Gehalt übernehmen 5. Zeiterfassungsservice - Service installieren - Datenbankverbindung herstellen - Notwendige Eintragungen vornehmen - Service starten 6. Stammdaten: Zeitarten, Zeitkonten, Urlaubsmodelle, Tagesmodelle und Arbeitspläne - Vorbemerkung - Zeitarten - Zeitkonten - Urlaubsmodelle - Tagesmodelle - Arbeitspläne und Zuordnung der Tagesmodelle - Zuordnung der Modelle zu Mitarbeitern - Kopieren von Tagesmodellen und Arbeitsplänen - Aufgaben 7. Zuordnung von Lohnarten und Übergabe an GDI Lohn & Gehalt - Übergabe in Bruttolohnerfassung - Übergabe in Stundenerfassung - Fehlzeitenübergabe - Übergabe an GDI Lohn & Gehalt 8. Buchungen in Jahreswerten - Überprüfen, ob Service läuft - Buchungen vornehmen in unterschiedlichen Varianten 9. Softwareterminal einrichten 10. Antragswesen 11. Einbinden eines Datafox PZE-Master IV - Terminals

2 GDI Personalzeiterfassung Seite 2 von Einleitung Die GDI-Zeiterfassung soll die vorhandenen GDI-Module abrunden und vervollständigen. Die Datengrundlage für den GDI-Lohn kann für alle oder für einen Teil der Mitarbeiter in Zukunft aus der Zeiterfassung kommen und löst damit die Buchungserfassung im Lohnprogramm zum großen Teil ab. Dadurch ist eine feinere Auflösung der Daten möglich und es müssen nicht mehr alle Daten von Hand eingegeben werden. Diese werden von den Mitarbeitern durch Buchungen an Softwareterminals, Hardwareterminals z.b. der Firma PCS oder Datafox oder über GDI PZE-App erfasst. Dadurch wird nicht nur Aufwand bei der Buchungserfassung eingespart, sondern es sind auch weit mehr Möglichkeiten für Auswertungen vorhanden als bisher. 2. Mindestanforderungen der GDI-Personalzeiterfassung Server - Windows Server 2008 R2, Windows Server Aktueller Prozessor > Intel IV Pentium - 8 GB Arbeitsspeicher, je nach Bediener - TCP/IP-Protokoll - Für den Abgleich und das Liveupdate ist ein Internetzugang erforderlich - Ab einer Größe von 500 Mitarbeitern und mehr empfehlen wir einen Prozessor mit mindestens 4 Kernen und der Verzicht auf eine VM Client - Windows 7, Windows 8, Windows Intel i3-prozessor - 4 GB Arbeitsspeicher oder höher - Grafik mit minimaler Auflösung von , besser jedoch 16:9 Format - Onlinemöglichkeiten im gleichen Rahmen wie der Server Einzel-PC für den Betrieb eines Softwareterminals - Empfohlen wird eine ähnliche Ausstattung wie für den Betrieb der Software, wenngleich die Anforderungen bedeutend kleiner sind. 3. Erfassungsmöglichkeiten Alle im Folgenden erwähnten Erfassungsarten können selbstverständlich wahlfrei miteinander kombiniert werden. Diese sind im Einzelnen: - Über ein Softwareterminal, das auf einem separaten PC gestartet wird. Dort können alle Mitarbeiter Ihre Kommt- und Geht-Zeiten erfassen. Das Softwareterminal kann auch vom eigenen Rechner gestartet werden. - Buchung über Hardwareterminals. Unterstützte Terminals sind PZE Master IV vom Hersteller Datafox oder das INTUS 5300 des Herstellers PCS - Erfassen der Buchungen über eine Handy-App (Unterstützung von Androidund I-Phone-Handys)

3 GDI Personalzeiterfassung Seite 3 von 29 - Manuelle Eingabe der Buchungen direkt in der Zeiterfassung - In einzelnen Fällen können Daten auch über den Daten-Import übernommen werden. (Siehe Anhang 1 Beschreibung der Import-Schnittstelle) 4. Neueinrichtung eines Mandanten Vorbemerkung: Bei der Zeiterfassung sollte wohl überlegt werden, in wieweit mehrere Mandanten angelegt werden sollen. Werden mehrere Mandanten angelegt ist eine Auswertung über alle Mitarbeiter nicht mehr möglich. Die Übergabe an Fremdsysteme wird fehleranfälliger. Auch das Einrechnen von Buchungen wird aufwendiger. Deshalb empfehlen wir, sofern es sich um eine Firma handelt, die Einrichtung eines Mandanten. In diesem können dann zur Aufteilung bzw. der Unterscheidung einzelner Firmenteile eigene Kriterien wie Filiale, Abteilung und diverser Gruppen benutzt werden. Firmenstamm - was ist unbedingt auszufüllen In der Zeiterfassung sind nur wenige Felder im Firmenstamm wichtig: - Bundesland, damit die richtigen Feiertage und der Ferienkalender angezeigt werden. - Firmenanschrift - Filialen: Filiale 0 ist als Zentrale voreingestellt mit dem Bundesland, das für die Firma eingestellt wurde. Abweichende Filialen müssen angelegt und ggf. mit einem anderen Bundesland versehen werden. - Abteilungen. Abteilung 0 ist voreingestellt und der Filiale 0 zugeordnet. Einstellungen - relevante Felder für PZE Die Einstellungen sind mit Klick auf den GDI-Ball zu öffnen. Es gibt einen eigenen Bereich für die Personalzeiterfassung mit: - Anzeige Stunden:Minuten oder Industrieminuten. Hierbei handelt es sich um die Darstellung in den Jahreswerten. In den Auswertungen kann separat darüber entschieden werden, welche Darstellung erfolgen soll - Sortierung nach Personalnummer oder Name. Hier handelt es sich um die Anzeige in den Jahreswerten.

4 GDI Personalzeiterfassung Seite 4 von 29 Im Bereich Sonstiges können Sie das Verhalten des Programms bei Erinnerungen und dem Aussehen beeinflussen. Als sehr praktisch hat sich hier die neue Darstellungsform MDI-Manager erwiesen. Auch die Erinnerungsfunktion und das Einblenden des Cockpits sind praktische Tools, die das Arbeiten mit der PZE erleichtern können. Zeiterfassungsoptionen - Startmonat definieren Diese können unter dem Menüpunkt Stammdaten Zeiterfassungsoptionen definiert werden. Der Startmonat ist der Monat, in dem erstmals Buchungen durchgeführt werden. Die Angabe abgerechnet bis definiert den Zeitraum, vor dem keine Änderung möglich ist. Beispiel: - Beim Neubeginn. Z.B. Start mit Monat November 2015; abgerechnet bis Oktober Während des Betriebs wird bei abgerechnet bis der Monat eingetragen, der nicht mehr für die Bearbeitung zugänglich sein soll. Bei einer Neuberechnung bleiben Zeiträume vor dem eingetragenen Datum unberücksichtigt. - Da es in der Vergangenheit immer wieder passiert ist, dass ungewollt durch Neuberechnung alte Monatswerte neu berechnet wurden, wird in der neuen Version auf fällige Monatsabschlüsse hingewiesen. Ihre Notizen

5 GDI Personalzeiterfassung Seite 5 von 29 Anbindung GDI Lohn & Gehalt an GDI Personalzeiterfassung Die Anbindung GDI-Lohn & Gehalt <-> GDI Personalzeiterfassung erfolgt im Lohnprogramm Stammdaten Mandantendaten Personalzeiterfassung - Programmpfad mit Auswahl der Zeiterfassung.exe - Mandantenpfad mit Auswahl der Mandant.txt (daraus entnimmt das Programm den exakten Pfad zur GDI.GDB Direktverbindung: 0 keine Direktverbindung. Es werden keinerlei Daten ausgetauscht. Der Import kann über die Standardschnittstelle erfolgen. 1 Die Stammdaten werden vom Lohnprogramm in die PZE übertragen 2 Wie Auswahl 1, zusätzlich werden bei jeder Neuberechnung die Buchungen aus der PZE in den Lohn übernommen Stammdaten werden grundsätzlich nur in einer Richtung Lohn-> PZE übernommen. Ein zusätzlicher Menüpunkt in den Personalstammdaten ist nur mit der Auswahl 1 oder zwei sichtbar.

6 GDI Personalzeiterfassung Seite 6 von 29 Personalstammdaten aus GDI Lohn & Gehalt übernehmen Vorgehensweise bei der Anlage: 1. Nach dem Eintrag der Datenpfade Personalverwaltung aufrufen 2. Im Menüpunkt Personalzeiterfassung für alle Mitarbeiter festlegen, für wen eine Verbindung zur PZE hergestellt werden soll. So werden die Personen ausgeschlossen, die in der PZE keine Rolle spielen. 3. In den Mandantendaten einen Abgleich der Personaldaten, Kostenstellen/Kostenträger und der Lohnarten vornehmen. Durch die Direktverbindung wird die Datenbank der PZE aus dem Lohn heraus angesprochen. Die relevanten Daten können direkt in den Personalstammdaten eingetragen werden. Tipp: Mehrere Lohnmandanten können durchaus im gleichen PZE-Mandanten abgerechnet werden. Der Eintrag im Feld Lohn-Mandant der Stammdaten identifiziert den Mandanten für die Datenübergabe in den Lohn.

7 GDI Personalzeiterfassung Seite 7 von Zeiterfassungsservice Damit in der PZE eine Verarbeitung stattfinden kann, muss der Zeiterfassungsservice laufen. Service installieren Aufruf des Programms ZTService_Config.Exe am Server! Als Administrator ausführen! Mit Klick auf die Schaltfläche Installieren wird der Service installiert. Zu dem Zeitpunkt ist er noch nicht gestartet. Der Start erfolgt erst, nachdem alle Eintragungen vorgenommen sind. Das Programm befindet sich im Programmverzeichnis der Personalzeiterfassung. Datenbankverbindung herstellen Die Datenbank der Personalzeiterfassung auswählen und Verbindungstest durchführen. Tipp: Es können mehrere Datenbanken ausgewählt werden, falls mit dem gleichen Programm mehrere Mandanten abgerechnet werden. Notwendige Eintragungen vornehmen Server-IP: Entweder korrekte IP eintragen, oder Feld leer lassen. Dann trägt das Programm die Rechner-IP ein. Port: Immer Threads: 15 (als Richtwert) Prüfintervall: 10 (als Richtwert) Abstände, in denen geprüft wird, ob der Service noch läuft oder ob er erneut gestartet werden muss. Wichtig zu beachten: Aktiv von bis darf nicht mit den späteren Angaben zur Datenübertragung kollidieren.

8 GDI Personalzeiterfassung Seite 8 von 29 Beispiel: Service starten Die Änderungen müssen gespeichert werden, dann muss der Service gestartet werden. Tipp: Es wird empfohlen, in jedem Fall den Task / Job Tageswerte anzulegen. Dieser stellt sicher, dass die Buchungsdaten einmal am Tag frisch gemacht werden, also neu berechnet werden. Dies ist nur einmal am Tag nötig, da die Berechnung der Werte immer bis gestern erfolgt und somit erst wieder am Folgetag einen Effekt nach sich zieht. Ihre Notizen

9 GDI Personalzeiterfassung Seite 9 von Stammdaten: Zeitarten, Zeitkonten, Urlaubsmodelle, Tagesmodelle und Arbeitspläne Vorbemerkung: Das Hauptaugenmerk beim Parametrieren der Zeiterfassung liegt zunächst bei der Erfassung der Stammdaten. Die Pflege der Buchungsdaten, Betrachten der Auswertungen usw. ist sehr einfach. Das Parametrieren des Systems über die Stammdaten ist jedoch immer abhängig von der Komplexität der Kundenwünsche. Dies kann sich als sehr einfach oder aber relativ aufwändig darstellen. Vor der endgültigen Funktionalität der PZE müssen die Stammdaten sozusagen als Fundament definiert und im letzten Schritt den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Daher ist es wichtig, zuerst mit dem Kunden über seine Vorstellungen und Anforderungen zu sprechen. Am besten lassen Sie den Kunden schriftlich fixieren, was genau seine Ziele sind bzw. wie er sich die Arbeitszeiterfassung und Auswertung in seinem Unternehmen vorstellt (Stichwort: Erfassung des Ist-Zustandes). Dadurch beschäftigt er sich bereits im Vorfeld mit seiner Aufgabenstellung. Zur Vereinfachung haben wir Ihnen im Anhang dieser Schulungsunterlagen einen Fragenbogen entworfen, in dem der Kunde die wichtigsten Eckpunkte erfassen kann. So können Sie den Aufwand der Parametrierung einfacher abschätzen. Welche Stammdaten gibt es Zeitart - Zeitarten sind die Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter durchführen kann. Diese sind frei definierbar. Einzeleinstellungen siehe Grafik. Eintragungen im Bereich Lohnarten sollten nur dann vorgenommen werden, wenn die Zeiten auch in die Stundenerfassung vom Lohn übergeben werden sollen.

10 GDI Personalzeiterfassung Seite 10 von 29 Zeitkonto - Zeitkonten können Sie sich am bildlichsten als Töpfe vorstellen, die wir mit der Erfassung von Zeiten füllen. Mit diesen kann gerechnet und dementsprechende Zuschläge etc. dargestellt werden. Diese Konten dienen in der Regel der Übergabe an das Lohnprogramm. Die einzelnen Felder: - Zeitkonto: Name des Kontos - Bezeichnung: Erweiterte Beschreibung - Lohnart: An dieser Stelle sollte (wenn nötig) die Lohnart eingetragen werde, die für die Übergabe ans Lohnprogramm verwendet werden soll. Erfolgt keine Eintragung, werden die Werte nicht an den Lohn übertragen. - Drucken: Festlegung, ob ein Zeitkonto in Monatsberichten erscheint oder nicht. - Warnwert Tag, Woche, Monat: Erreicht ein Zeitkonto im ausgewählten Zeitbereich den Warnwert, wird ein Hinweis im Fehlerprotokoll ausgegeben. Urlaubsmodell - In Urlaubsmodellen werden die verschiedenen Urlaubsansprüche mit ihren eventuellen Steigerungen verwaltet. Die einzelnen Felder: - Kennung: Kurzbezeichnung - Bezeichnung: Beschreibende Bezeichnung - Ab Jahr: Start der Gültigkeit der nachfolgenden Parameter. Ändert sich der Anspruch, so wird nur ein neues Ab Jahr angelegt und die neuen Parameter dort eingegeben. Das System berechnet dann ab diesem Jahr die Parameter nach diesen Werten - Für Schwerbeschädigte: Soll dieses Modell für Schwerbeschädigte verwendet werden, so kann hier der entsprechende Zusatzanspruch eingegeben werden. ACHTUNG: Dieses Modell ist dann nur für Schwerbeschädigte verwendbar!! - Verfällt zum: Soll der Urlaub zu einem bestimmten Datum im Jahr verfallen, so kann hier der Tag und der Monat eingegeben werden. - Steigerung nach Betriebszugehörigkeit: An dieser Stelle können steigende Urlaubsansprüche, abhängig von der Betriebszugehörigkeit erfasst werden. - Anspruch nach Lebensalter: Auch das Lebensalter kann entscheidend für den Urlaubsanspruch sein. Dabei wird der Anspruch immer am eines jeden Jahres neu berechnet. Die Ansprüche nach Betriebszugehörigkeit und nach Alter können auch kombiniert werden. Die Steigerung nach Betriebszugehörigkeit wird immer unabhängig vom Lebensalter des Mitarbeiters gewertet. Beispiel: Grundanspruch beträgt 20 Tage und wird durch eine 10jährige Betriebszugehörigkeit um 2 Tage

11 GDI Personalzeiterfassung Seite 11 von 29 gesteigert und wenn der Mitarbeiter das 40. Lebensjahr erreicht hat auf 24 Tage gestellt. So hat ein Mitarbeiter der mehr als 40 Jahre alt ist und mehr als 10 Jahre im Betrieb beschäftigt ist einen Anspruch von 26 Tage Urlaub. Tagesmodell Tagesmodelle werden Arbeitsplänen zugeordnet. Arbeitspläne werden Mitarbeitern zugeordnet. Tagesmodelle und Arbeitspläne haben ein gültig ab Datum. Auf diese Weise können ab einem bestimmten Zeitraum neue Vorgaben gelten. Anlage von Tagesmodellen Tagesmodelle legen fest: - Gültig ab: Bitte ändern Sie in fertig parametrierten PZE s keine bestehenden Tagesmodelle oder Arbeitspläne einfach ab, sondern legen einen neuen GültigAb -Zeitraum an!!! - Tagesbeginn: damit erkennt das Programm, welche Buchung zu welchem Tag gehört. Insbesondere für Schichtbetriebe ist großen Wert auf den Tagesbeginn zu legen. - - Arbeitsbeginn und Ende: Definition, ab wann und bis wann gerechnet wird - Rundungen - Sollzeiten: Sollzeit 1 ist die produktive Sollzeit, Sollzeit 2 wird für Fehlzeiten verwendet. - Arbeitszeit minimal/ maximal / Kernzeit: Diese Einstellungen generieren bei Unter- / Überschreitung einen Fehlerhinweis - Zuschläge auf Tagesebene - Pausenregelungen Ein Tagesmodell kann beliebig vielen Arbeitsplänen zugewiesen werden. Eine Änderung des Tagesmodells hat somit auf alle Mitarbeiter Auswirkung, denen ein entsprechender Arbeitsplan zugewiesen wurde. Ihre Notizen

12 GDI Personalzeiterfassung Seite 12 von 29 Wird kein Arbeitsplan und somit kein Tagesmodell zugewiesen, wird nur die Istzeit berechnet Anlage von Arbeitsplänen und Zuordnung der Tagesmodelle Im Arbeitsplan werden die Tagesmodelle zu Wochenmodellen zusammengefasst. Dabei können mehrere Wochen eingetragen werden, um Wechselschichten zu verwalten. Da es bei Mehrschichtbetrieben immer wieder zu Abweichungen vom Schichtplan kommen kann, kann ergänzend zur Angabe der Wochenpläne auch eine Schichterkennung definiert werden. Des Weiteren werden in den Arbeitsplänen die Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge festgelegt sowie Zuschläge, die weder von Tagesmodellen noch von Uhrzeiten abhängig sind.

13 GDI Personalzeiterfassung Seite 13 von 29 Zuordnung der Modelle zu Mitarbeitern Jeder Mitarbeiter benötigt einen Arbeitsplan. Bei der Neuanlage ist zunächst Standard vorgegeben, damit überhaupt eine Buchung und Berechnung stattfinden kann. Wenn ein Mitarbeiter z.b. in eine andere Abteilung wechselt, kann ihm mit neuem Beginndatum ein anderer Arbeitsplan zugeordnet werden. Tipp: Grundsätzlich sollten Änderungen in Tagesmodellen und Arbeitsplänen mit einem neuen Datum vorgenommen werden. Es empfiehlt sich nicht, bestehende Modelle zu ändern, da bei einer Neuberechnung für vergangene Zeiträume die Berechnung dadurch verändert wird. Ebenso sollten bestehende Zuordnungen bei Mitarbeitern nicht überschrieben werden, sondern mit neuem Datum ein neues Modell zugeordnet werden. Kopieren von Tagesmodellen und Arbeitsplänen Mit diesen beiden Symbolen können Tagesmodelle und Arbeitspläne kopiert und in ein anderes Modell eingefügt werden. Das spart viel Zeit bei der Einrichtung Ihre Notizen

14 GDI Personalzeiterfassung Seite 14 von 29 Aufgaben: 1. Mehrstunden in Gleitzeitkonto, Minusstunden mindern das Gleitzeitkonto. Sollzeit: 8 Stunden Mo-Fr. Arbeitsbeginn: 8:00. Ordnen Sie die beiden Arbeitspläne den PNrn 1003 und 1004 zu

15 GDI Personalzeiterfassung Seite 15 von 29

16 GDI Personalzeiterfassung Seite 16 von Ergänzen Sie das Tagesmodell um eine variable Pause von 1 Std. zwischen 12:00 und 14:00

17 GDI Personalzeiterfassung Seite 17 von Mehrstunden werden als Überstunden mit Überstundenzuschlag ausbezahlt. Zunächst muss ein Zeitkonto angelegt werden, das wir mit den errechneten Stunden befüllen können:

18 GDI Personalzeiterfassung Seite 18 von Schichtbetrieb mit SFN-Zuschlägen. Ordnen Sie den Arbeitsplan Pnr zu Woche 1: Mo-Fr Frühschicht 5:00 14:00; feste Pause von 7:00-7:15; zwischen 11:00 und 13:00 sind mindestens 45 Min. Pause zu buchen. Falls nicht gebucht wird, wird die Pause dennoch abgezogen. Woche 2: Mo-Fr Spätschicht 14:00 23:00; feste Pause von 16:00 16:15; zwischen 20:00 und 21:00 sind mindesten 45 Min. Pause zu buchen. Falls nicht gebucht wird, wird die Pause dennoch abgezogen. Die Arbeitszeit zählt nicht vor 5:00 bzw. nicht vor 14:00. Pro Tag kann maximal 2 Std. länger gearbeitet werden. Arbeitsbeginn und Arbeitsende werden immer auf 15 ganze Minuten gerundet.

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21 GDI Personalzeiterfassung Seite 21 von Zuordnung von Lohnarten & Übergabe an GDI Lohn & Gehalt Für die Übergabe in GDI-Lohn & Gehalt müssen den Zeitkonten oder den Zeitarten Lohnarten zugeordnet werden. Für die Übergabe in die Bruttolohnerfassung: Zuordnung der Lohnarten in den Zeitkonten Für die Übergabe in die Stundenerfassung: Zuordnung der Lohnarten in den Zeitarten. Die Übergabe in die Stundenerfassung ist dann sinnvoll, wenn die besondere Berechnung der Stundenerfassung notwendig ist. Das ist beispielsweise in der Baulohnabrechnung der Fall. Die Ermittlung des Urlaubsgeldes, des zusätzlichen Urlaubsgeldes sowie Besonderheiten bei der Abrechnung von Saison-KUG können nicht in der Personalzeiterfassung abgebildet werden. Es ist durchaus möglich, für gleiche Personalnummern die Übergabe in die Stundenerfassung und eine Übergabe bestimmter Bezüge in die Bruttolohnerfassung vorzunehmen. Fehlzeitenübergabe: - In der Zeitart ist auf den Zeittyp zu achten. Z.B. ist bei der Fehlzeit Krank der Zeittyp Krank mit Lohnfortzahlung zu verwenden, damit die Fehlzeit Nr. 8 im Lohnprogramm verwendet wird. - Die entsprechenden Fehlzeitennummern, die im Lohnprogramm angesprochen werden, sind im Punkt Zeityp aufgelistet. - Damit eine Übergabe in das Lohnprogramm erfolgen kann, ist in den Personalstammdaten in GDI Lohn & Gehalt das Häkchen Fehlzeiten übernehmen zu setzen. Übergabe an GDI Lohn & Gehalt: - Direktanbindung: Eintrag des Datenpfades in den Mandantendaten in GDI Lohn & Gehalt. - Datenexport: Im Menüpunkt Lohnexport ist das Übergabeziel einzutragen, der zu exportierende Zeitraum sowie die Mitarbeiter zu selektieren. Wenn GDI Lohn & Gehalt eingesetzt wird, empfehlen wir die Direktverbindung

22 GDI Personalzeiterfassung Seite 22 von Buchungen in Jahreswerten Überprüfen, ob Service läuft Die Anzeige Datum-Uhrzeit bestätigt, dass der Service läuft und die Verbindung mit der Datenbank hergestellt ist. Mögliche Meldungen: Mandant nicht gefunden ; Unbekannte Datenbank. In diesen Fällen muss überprüft werden, welche Einstellungen zu ändern sind. Tipp: ggf. gibt es Probleme mit der Namensauflösung und die Rechner-IP muss anstelle des Rechnernamens eingetragen werden. Nur wenn der Service läuft, kann eine Berechnung stattfinden Buchungen vornehmen in unterschiedlichen Varianten - Direkte Eingabe einer Buchung mit Auswahl der Personalnummer und Datumseingabe - Klick auf einen Tag bei einer Personalnummer: Das Programm erkennt Datum und Personalnummer diese Felder werden durch Enter ausgefüllt - Markieren eines Bereichs und Eingabe über rechte Maustaste auch für mehrere Mitarbeiter - Angabe von Uhrzeiten - Zeitdauerbuchungen durch Eingabe der Stundenanzahl - Sollzeit verwenden (nur möglich, wenn Sollzeit vorhanden) Verschiedene Ansichten und Selektionen in Jahreswerten - Zur besseren Übersicht können einzelne Mitarbeiter gefiltert werden. Entweder bei Personalnummer oder bei Name kann das Filterzeichen eingeblendet werden. - Zusätzlich oder alternativ kann Filiale oder Abteilung angezeigt werden - Die Selektionen nach Mitarbeiter- oder Auswertungsgruppe werden unter Einstellungen angezeigt. Die Gruppen selber sind in den Stammdaten anzulegen

23 GDI Personalzeiterfassung Seite 23 von 29 Ihre Notizen

24 GDI Personalzeiterfassung Seite 24 von Softwareterminal einrichten Aufruf Softwareterminal: Softterminal.exe Parametrierung: Softterminal.zs Tipp: DatabaseName aus der Mandant.txt kopieren [DataBase] DatabaseName=GOLF- PC/23053:D:\GDIZeiterfassung\Mandanten\KLUGE\GDI15.GDB DBUserName= DBPassword= DBCharSet= DBSQLDialect=1 Protokoll=1 [EINSTELLUNGEN] Kostenstellencheck=J Kostenträgercheck=J Einstellungen unter Menü-/Rechteverwaltung (aufrufbar mit Klick auf den GDI- Ball): Alle Mitarbeiter, die im Softwareterminal buchen sollen, sind als Mitarbeiter anzulegen. Die Aktivierung der Zeiterfassung ist für die Buchung im Softwaretermial nicht notwendig! Auch die Personalrechte sind für die reine Buchung im Softwareterminal nicht notwendig.

25 GDI Personalzeiterfassung Seite 25 von 29 Ihre Notizen

26 GDI Personalzeiterfassung Seite 26 von Antragswesen Anträge stellen Die Antragsverwaltung dient dazu, dass Mitarbeiter selbständig Anträge für Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung u.s.w. stellen können. Voraussetzung ist, dass Mitarbeitergruppen angelegt sind und die Mitarbeiter einer Gruppe zugeordnet sind. Im Softwareterminal: Klick auf die Schaltfläche "Anträge", nachdem sich der Mitarbeiter mit seiner Personalnummer und seinem Passwort angemeldet hat. In der Personalzeiterfassung: Menüpunkt "Bearbeitung" - "Anträge". Dies setzt voraus, dass die einzelnen Mitarbeiter Zugang zum Programm und die entsprechenden Rechte für diese Funktion haben. Die eigenen Anwesenheits- und Fehlzeiten, sowie auch die der anderen Gruppenmitglieder, können eingesehen werden. Einzelbuchungen mit Uhrzeiten und Stunden werden dabei nicht angezeigt. Die Vorgehensweise: 1. Der Mitarbeiter stellt einen Antrag (z.b. für Urlaub) und muss diesen anschließend beantragen 2. Der Vorgesetzte wird über den Antrag in der Zeiterfassung informiert 3. Der Vorgesetzte kann den Antrag genehmigen oder ablehnen 4. Der Mitarbeiter sieht im Antragswesen, ob sein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde 5. Ein Antrag kann vom Mitarbeiter zurück gezogen werden

27 GDI Personalzeiterfassung Seite 27 von 29 Bei der Ansicht kann umgeschaltet werden von der Ansicht als Mitarbeiter oder als Gruppenleiter. Beantragen: Erst mit Klick auf den Button Beantragen wird erscheint dieser beim Gruppenleiter. Anträge können, sofern sie noch nicht angetreten wurden, zurück gezogen werden. Entnehmen Sie die exakte Beschreibung dem beiligenden Anhang Antragswesen.

28 GDI Personalzeiterfassung Seite 28 von Einbinden eines Datafox PZE-Master IV - Terminals Neben der Parametrierung, die Ihnen später von Datafox erläutert wird gibt es folgende Voraussetzungen, um die Anbindung zu realisieren. a) Die Konfiguration wie das Terminal angesprochen wird erfolgt über die entsprechende Ini-Datei. Im Programmpfad befindet sich eine Musterdatei, nach der Sie vorgehen können. Bitte öffnen Sie dazu die Datei Datafox_PZE_MASTER_Muster.ini im Programmpfad mit dem Editor. Eine mögliche Konfiguration könnte wie folgt aussehen: [DLL] DLLName=D:\EigeneDaten\GDIZeiterfassung\DatafoxPZEMaster.dll [Adressen] ALTERNAIV=J [ALTERNAIV] Kanalnummer=100 Busnummer=254 Schnittstellentyp=3 Adresse= Portadresse=8000 Timeout=5000 Personal=J Kostenstellen=N ImHaus=N AußerHaus=J ProduktivImHaus=N ProduktivAußerHaus=N Gemeinkosten=N Produktiv=N Zeitarten=N Salden=J Uhrzeit=N Locking=1 Listen=J b) Da das PZE Master IV einen Flash-Speicher besitzt, sollten Sie unbedingt 2 Jobs im ZT_Config anlegen. Nämlich einen mit Stammdaten bzw. Saldoübertrag und einen, der nur die Daten aus dem PZE Master abholt.

29 GDI Personalzeiterfassung Seite 29 von 29 c) Einrichtung in Zeitservice-Konfiguration: Der Job mit Stammdaten sollte je nach Anforderung des Kunden 1-3 Mal am Tag laufen. Der abholende Job kann durchaus alle Minute durchgeführt werden, ohne das System zu überlasten. Die Konfiguration könnte wie folgt aussehen: