Personaleinsatzplanung für den Pflegedienst

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Franka Gehrig
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Xplan Software Ingenieurbüro für Personal- und Zeitwirtschaft Zum Ringelgraben 15 D-90768 Fürth Tel.

eu Personaleinsatzplanung für den Pflegedienst Xplan ist eine flexible Software zur automatischen Dienstplanung und zur Urlaubsplanung

1 Xplan Software Ingenieurbüro für Personal- und Zeitwirtschaft Zum Ringelgraben 15 D Fürth Tel. +49 (0)911 / Fax +49 (0)911 / xplan@arcor.de Personaleinsatzplanung für den Pflegedienst Xplan ist eine flexible Software zur automatischen Dienstplanung und zur Urlaubsplanung für alle Einrichtungen und Firmen mit Schichtbetrieb. Die Software eignet sich für die Dienst- und Urlaubsplanung des Pflegedienstes ebenso wie für die Planung von Ärzten mit gerecht verteilten Bereitschaftsdiensten.

Die wichtigsten Funktionen Personalstärken neuen Dienst oder Fehltag definieren automatische Planung Monatsplan, Wochenplan oder Schichtzyklen anwählen Online-Hilfe und Anleitung für Ihr eigenes

2 Die wichtigsten Funktionen Personalstärken neuen Dienst oder Fehltag definieren automatische Planung Monatsplan, Wochenplan oder Schichtzyklen anwählen Online-Hilfe und Anleitung für Ihr eigenes Projekt Monatsplan wechseln Xplan unterstützt jede Art der Dateneingabe: - Ziehen mit gedrückter Maustaste - Doppelklick - über die Tastatur: F = Früh-, S = Spätdienst usw. Personalstärken der einzelnen Dienste rot = Unterbelegung blau = Überbelegung neue Person hinzufügen Personaldaten ändern Die Farben von Personen, Diensten und Fehltagen sind frei definierbar Die Sortierung kann nach verschiedenen Kriterien oder völlig frei mit Hilfe von Pfeiltasten erfolgen - 2 -

hingewiesen. Einzelne Dienste können auch speziellen Personen zugeordnet werden.

3 Dienste Ein einzelner Dienst kann aus mehreren Abschnitten mit unterschiedlichen Tätigkeiten bestehen. Auf eventuelle Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, Mutterschutz- oder Jugendschutzgesetz wird im Meldefenster hingewiesen. Einzelne Dienste können auch speziellen Personen zugeordnet werden. Die Zahl der definierbaren Dienste ist unbegrenzt. Personalstärken Für jeden Dienst kann eine Soll-Personalstärke pro Wochentag eingegeben werden: - 3 -

Erstellung eines Monatsplans Jeder neue Monatsplan ist mit den Diensten aus den Schichtzyklen vorbelegt.

Außerdem sollten Sie alle Fehltage eintragen.

4 Erstellung eines Monatsplans Jeder neue Monatsplan ist mit den Diensten aus den Schichtzyklen vorbelegt. Diese vorbelegten Dienste können Sie löschen oder durch besondere Dienstwünsche ergänzen. Außerdem sollten Sie alle Fehltage eintragen. Mit einem Klick auf automatische Planung werden alle leeren Felder gemäß den Soll-Personalstärken mit Diensten oder Frei belegt. Sind Sie mit dem Ergebnis unzufrieden, so klicken Sie auf Vorigen Zustand herstellen Dadurch werden alle Einträge der automatischen Planung wieder entfernt. Sie können jetzt Korrekturen an den Soll- Personalstärken vornehmen, die Parameter der automatischen Planung ändern oder weitere Dienste oder Fehltage eingeben. Anschließend können Sie die automatische Planung erneut starten

Überwachungen Während der Dateneingabe im Monatsplan

Beispiele: Die minimale Ruhezeit wurde auf 10 Stunden

Zwischen Spätdienst S1 und Frühdienst F1 ist die

März Auf personenbezogene Grenzwerte wird durch

5 Überwachungen Während der Dateneingabe im Monatsplan werden verschiedene Grenzwerte überwacht. Beispiele: Die minimale Ruhezeit wurde auf 10 Stunden eingestellt. Zwischen Spätdienst S1 und Frühdienst F1 ist die Ruhezeit zu kurz Erhebliche Unterbelegung von F1 am 8. März geringe Unterbelegung von M1 am 9. März geringe Überbelegung von S1 am 9. März Auf personenbezogene Grenzwerte wird durch Sofortmeldungen hingewiesen: Alle Grenzwerte sind einstellbar: Alle Grenzwerte werden natürlich auch von der automatischen Planung berücksichtigt

Teilzeitbeschäftigung Wechselnde Beschäftigungsgrade können tagesgenau festgelegt werden: Automatische Resturlaubsberechnung Oft haben Teilzeitkräfte

Wird anschließend Urlaub eingetragen, so wird dieser nur an den hell dargestellten Sollarbeitstagen gewertet.

6 Teilzeitbeschäftigung Wechselnde Beschäftigungsgrade können tagesgenau festgelegt werden: Automatische Resturlaubsberechnung Oft haben Teilzeitkräfte weniger als fünf Sollarbeitstage pro Woche. Diese Sollarbeitstage lassen sich im ein- oder mehrwöchigen Rhythmus frei definieren. Wird anschließend Urlaub eingetragen, so wird dieser nur an den hell dargestellten Sollarbeitstagen gewertet. Beispiel: Bei den beiden Teilzeit-Arbeitskräften Abel Claudia und Beck Dagmar wurden sieben Urlaubstage eingetragen. Es werden jedoch nur die zwei bzw. drei Urlaubstage an den Soll-Arbeitstagen gewertet

Zahl der Mitarbeiter und die Zykluslängen lassen sich berechnen.

7 Schichtzyklen Schichtzyklen sind Folgen von Diensten, die sich periodisch wiederholen. Optimierte Schichtmodelle für den Zwei- und Dreischichtbetrieb, die dafür benötigte Zahl der Mitarbeiter und die Zykluslängen lassen sich berechnen. Schichtzyklen werden automatisch in Monatspläne kopiert, können aber jederzeit manuell überschrieben werden

am Drucker oder im Intranet ausgegeben werden.

8 Der Wochenplan Dienstpläne können wahlweise als Monatsplan mit Diensten oder als Wochenplan mit variablen Zeiten und Tätigkeiten dargestellt, bearbeitet und am Drucker oder im Intranet ausgegeben werden. Der Funktionsplan Im Funktionsplan können jeder Person zusätzlich zur Schicht Funktionen zugeordnet werden

9 Beim Anklicken der ersten Zeile im Monatsplan öffnet sich der Tagesplan. Der Tagesplan kann mit zusätzlichen Spalten nach Excel exportiert werden. Tagesplan Stundenliste Die Stundenliste enthält Sollzeiten, Istzeiten und Buchungsdaten einer Person - 9 -

Urlaubsplan Der Urlaubsplan eines Jahres wird auf zwei DIN A4

10 Jahresplan Der Jahresplan stellt die Dienste und Fehltage einer Person für ein ganzes Jahr dar. Urlaubsplan Der Urlaubsplan eines Jahres wird auf zwei DIN A4 Seiten gedruckt. Dezember des Vorjahres und Januar des Folgejahres werden zusätzlich dargestellt

11 Drucken Der Ausdruck der Monatspläne ist frei konfigurierbar. Sortierung, Farben von Personen, Diensten und Fehltagen, zu druckende Bereiche, einzufügende Spalten, zum Beispiel kumulierte Stunden oder Resturlaub, und Druckformate sind frei wählbar

Auswertung Arbeitsstunden, Projektstunden, Zulagen

Zahl der Fehltage lassen sich in einem frei

Für jeden Tarif lassen sich Zeitfenster definieren:

12 Auswertung Arbeitsstunden, Projektstunden, Zulagen für Wochenend- Feiertags- und Nachtarbeit und die Zahl der Fehltage lassen sich in einem frei definierbaren Zeitraum berechnen. Für jeden Tarif lassen sich Zeitfenster definieren: Das Ergebnis kann gedruckt, ins Intranet oder nach Excel exportiert werden

Intranet oder nach Excel exportiert werden.

13 Auswertung der Fehltage Auszuwertende Fehltage können ebenfalls gedruckt, ins Intranet oder nach Excel exportiert werden. Personalstärken-Topogramm Das Personalstärken-Topogramm zeigt die geplanten Personalstärken im Stundenraster als Tabelle oder 3D-Grafik Mit einem Mausklick lassen sich Überbelegungen blau und Unterbelegungen rot darstellen

Neueinstellungen oder Qualifizierungen, Personalmangel zu verhindern.

14 Personalentwicklung Diese Funktion stellt die Personalstärke einer Abteilung über einen großen Zeitraum grafisch dar und dient dazu, durch frühzeitige Maßnahmen, wie zum Beispiel Neueinstellungen oder Qualifizierungen, Personalmangel zu verhindern. Die Benutzerverwaltung Für jeden Benutzer können für beliebige Datenbereiche unterschiedliche Berechtigungsstufen eingerichtet werden

Das Drücken einer Kommen- oder Gehen- Taste ist nicht nötig, da die Software den Buchungstyp automatisch ermittelt.

15 Xplan Time Xplan Time ist die Zeiterfassungssoftware für Xplan Pep. Für die Buchungen stehen verschiedene berührungslose Terminals zur Verfügung. Das Drücken einer Kommen- oder Gehen- Taste ist nicht nötig, da die Software den Buchungstyp automatisch ermittelt. Die Zeitdaten der Buchungsterminals werden nach den Vorgaben im Zeitmodell in bewertete Istzeiten umgerechnet. Arbeitsbeginn und Arbeitsende können abhängig vom geplanten Solldienst begrenzt werden, nicht gebuchte Pausen können eingefügt werden und Kernzeitverletzungen werden überwacht

16 Beim Import der Zeitdaten werden die Buchungen und die Istzeiten in die Stundenliste eingetragen: Die Istzeiten können bei Bedarf manuell korrigiert und vergessene Buchungen können ergänzt werden

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