Terminplaner - Schulung Stand

Transkript

1 Terminplaner - Schulung A Inhalt 1. Erste Terminbuchung Termin bearbeiten Termin bearbeiten Termin löschen Termin per Maus verschieben Termin per Maus kopieren Langen Termin mit Maus erzeugen Abwesenheit / Pause eintragen Patient anwesend >>> ins Wartezimmer Aufruf der Wochenansicht einer bestimmten Ressource Ressourcen definieren (Ärzte, Räume, Geräte, Methoden) Methoden definieren (Untersuchungen) Ändern der Zeitparameter in Kalenderseiten Platzierung von Ressourcen auf Kalenderseiten Definition neuer Kalenderseiten Musterwoche vorbereiten als Vorlage für wiederkehrende Pausen, Abwesenheiten, etc Musterwoche vervielfältigen zur Anwendung in den kommenden Monaten Urlaub buchen... 8 Tagesplan - Beispiel Seite 1 von 9

2 1. Erste Terminbuchung Doppelklick in beliebige Zelle im Tagesplan >>> Es erscheint das Fenster Termindetails. Datum und Uhrzeiten entsprechen der im Tagesplan geklickten Zelle. Augenmerk auf den Ressourcen-Bereich rechts: Dort ist ein Häkchen gesetzt bei der Ressource, in deren Tagesplan-Spalte zuvor doppelgeklickt wurde. Nun unten links auf [Speichern] klicken. >>> Der Termin wird an der zuvor geklickten Stelle im Tagesplan sichtbar. 2. Termin bearbeiten Doppelklick auf den eben gebuchten Termin im Tagesplan >>> Es erscheint wieder das Fenster Termindetails. Darin sind alle Einstellungen wie zuvor gebucht wieder zu sehen. Im Ressourcen-Bereich eine weitere Ressource anklicken, die im Tagesplan als Spalte existiert. Unten links im Bereich Reservieren eine Farbe wählen. Die Termin-Dauer erhöhen durch Klicken auf [+] bei den Uhrzeiten oder der Dauer. Seite 2 von 9

3 Augenmerk auf den Tagesplan: Der eine Termin erscheint nun in zwei Ressourcen-Spalten. 3. Termin bearbeiten Doppelklick auf den eben gebuchten Termin im Tagesplan (egal in welcher der beiden gebuchten Spalten) >>> Fenster Termindetails erscheint. Im Ressourcen-Bereich eine Untersuchung anklicken. Ins Feld Notiz eine Notiz schreiben, z.b. Hallo. Im Patient-Textfeld einen Nachname, Vorname eingeben, z.b. Mustermann, Max. Eingabe mit [Enter]- Taste bestätigen. Nach Rückfrage-Meldung wird der neue Patient in die PatientenDatenbank des Terminplaners (nicht der Praxisverwaltung!) aufgenommen. (Falls ein gleichnamiger Pat bereits existiert, wird dies gemeldet und im Patientendetailfenster zur Auswahl angeboten. Patientendetailfenster mit [Enter]-Taste bestätigen.) Termindetails jetzt [Speichern]. Augenmerk auf den Tagesplan: Der Name des Patienten und das Kürzel der Untersuchung erscheinen in beiden Ressourcen-Spalten. 4. Termin löschen Einen Termin im Tagesplan mit der Maus 1x anklicken. Dann auf der Tastatur die [Entf] Taste drücken. Oder einen Termin im Tagesplan mit der rechten Maustaste anklicken: Kontextmenü Löschen. 5. Termin per Maus verschieben Im Tagesplan [Alt]-Taste gedrückt halten und den Termin mit der Maus greifen und VERTIKAL verschieben. Maus loslassen und [Alt]-Taste loslassen. Der Termin ist nun zeitlich verschoben worden. Im Tagesplan [Alt]-Taste gedrückt halten und den Termin mit der Maus greifen und HORIZONTAL verschieben. Maus loslassen und [Alt]-Taste loslassen. Der Termin ist nun von einer Ressource zu einer anderen verlegt worden. Seite 3 von 9

4 6. Termin per Maus kopieren Im Tagesplan [Strg]-Taste gedrückt halten und den Termin mit der Maus greifen und beliebig verschieben. Der Termin ist nun als Kopie angelegt worden. Die beiden Kopien haben nichts gemeinsam (außer ggf. dem eingetragenen Patienten). Sie lassen sich unabhängig bearbeiten. 7. Langen Termin mit Maus erzeugen Im Tagesplan mit der Maus (linke Maustaste) vertikal einen leeren Bereich innerhalb einer Spalte markieren (wird so blau unterlegt). Linke Maustaste loslassen. Klick mit der RECHTEN Maustaste in den blau markierten Bereich. >>> Kontextmenü erscheint. Darin neuer Termin anklicken (linke Maustaste). Es erscheint wieder das Fenster Termindetails. Darin ist die passende Ressource aktiv und die Uhrzeiten des gewählten Bereichs zu sehen. Auswahl einer Untersuchung und evtl. einer Farbe. [Speichern]. Im Tagesplan erscheint der gebuchte Termin in den zuvor markierten Zeilen. 8. Abwesenheit / Pause eintragen Im Tagesplan mit der Maus (linke Maustaste) vertikal einen leeren Bereich innerhalb einer Spalte markieren (wird so blau unterlegt). Linke Maustaste loslassen. Klick mit der RECHTEN Maustaste in den blau markierten Bereich. >>> Kontextmenü erscheint. Darin neuer Termin anklicken (linke Maustaste). Es erscheint wieder das Fenster Termindetails. Darin ist die passende Ressource aktiv und die Uhrzeiten des gewählten Bereichs zu sehen. Ggf. weitere Ressourcen, die gleichzeitig Pause haben, aktivieren. Auswahl des Termin-Typs XXXXXX oder PAUSE. [Speichern]. Im Tagesplan erscheint die Pause, ggf. in mehreren Ressourcen-Spalten. 9. Patient anwesend >>> ins Wartezimmer Im Tagesplan des aktuellen Tages mit der rechten Maustaste auf einen vorhandenen Patiententermin klicken. Im Kontextmenü Markieren als... Anwesend klicken. Der Termin wird blau gekennzeichnet. Seite 4 von 9

5 Klick auf den Reiter Wartezimmer. Dort ist der Termin als Zeile mit der Ankunftszeit eingertragen. Mit der rechten Maustaste auf den Wartezimmertermin klicken. Im Kontextmenü Markieren als... in Behandlung klicken. Der Termin verschwindet aus dem Wartezimmer. Klick auf den Reiter Tagesplan. Dort ist der Termin rot gekennzeichnet. Mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken. Im Kontextmenü Markieren als... entlassen klicken. Der Termin erscheint nun in grauer Schrift und ist durchgestrichen. Sofern ein Termin den Fokus hat (angeklickt/eingerahmt), lassen sich diese Statuswechsel auch oberhalb der Tabelle oder per Tastatur [Alt][1], [Alt][2], [Alt][3] durchführen. 10. Aufruf der Wochenansicht einer bestimmten Ressource Im Tagesplan auf die Kopfzeile einer Ressourcen-Spalte doppelklicken (z.b. Dr. Maier). Es erscheint der Wochenplan für Dr. Maier. Hierin werden die Termine von Dr. Maier für ca. 4 Wochen dargestellt, jede Spalte ist ein Tag. Diese Ansicht ist sehr hilfreich zum Verschieben von Terminen oder zum Suchen nach freien Terminen. Um von hier aus wieder einen bestimmten Tag als Tagesplan zu sehen, kann man auf ein Datum der Titelzeile der Tabelle doppelklicken. 11. Ressourcen definieren (Ärzte, Räume, Geräte, Methoden) Menü Extras >>> Ressourcendefinition >>> Ärzte, Räume, Geräte klicken. Der Rahmen oben links Ärzte / Mitarbeiter / Räume / Geräte zeigt alle global definierten Ressourcen, gruppiert nach Ärzten / Räumen / Geräten. Im Feld Name Dr. Maier umbenennen z.b. in Dr. Bertram. Auch Dr. Müller, Dr. Sommer, Dr. Winter umbenennen. Weiteren Arzt anlegen mit dem [+] Knopf. unbenannt umbenennen z.b. in Dr. Muster. Die Farb-Vorgabe bestimmt, welche Farbe ein Termin in der Spalte dieser Ressource im Tagesplan automatisch erhält, falls dem Termin keine eigene Farbe gegeben wird. Mit den Pfeil-Auf/Ab Knöpfen lässt sich die Reihenfolge ändern, mit der diese Ressourcen später im Termindetailfenster dargestellt werden. Über der Ärzteliste die Auswahl Ärzte wechseln zu Räume. Räume umbenennen / neue hinzufügen wie zuvor. Kontrolle der Bearbeitung im Termindetailfenster (Doppelklick auf beliebige Zelle im Tagesplan). Die geänderten Ressourcen sollten nun als Ankreuzfelder zur Verfügung stehen. 12. Methoden definieren (Untersuchungen) Menü Extras >>> Ressourcendefinition >>> Untersuchungen klicken. Der Rahmen oben rechts zeigt alle global definierten Untersuchungen. Hier sollten die häufigsten im täglichen Betrieb vorkommenden Untersuchungen vordefiniert werden. Das Kürzel bestimmt, wie eine Seite 5 von 9

6 Untersuchung im Tagesplan betextet wird, nachdem sie einem Termin zugeteilt wurde. Die Farb-Vorgabe bestimmt, welche Farbe später bei der Terminvergabe im Termindetailfenster automatisch mit dieser Untersuchung vorgeschlagen wird. Untersuchungen umbenennen / neue hinzufügen wie bei den Ressourcen. Kontrolle der Bearbeitung im Termindetailfenster (Doppelklick auf beliebige Zelle im Tagesplan). Die geänderten Untersuchungen sollten nun als Ankreuzfelder zur Verfügung stehen. 13. Ändern der Zeitparameter in Kalenderseiten Menü Extras >>> Ressourcendefinition >>> Kalenderseiten klicken. Dort stehen die Reiter wie im Hauptfenster zur Auswahl. Erster Reiter Tagesplan ist bereits aktiv. Uhrzeit Beginn z.b. auf 7:00 Uhr ändern (frühester Termin in der Praxis). Uhrzeit Ende z.b. auf 19:00 Uhr ändern (spätester Termin in der Praxis). Bei Bedarf Intervall z.b. auf 10 Minuten ändern. Kontrolle der Änderung im Tagesplan. Die Änderung wirkt an allen Wochentagen. (Ausnahmen einzelner Tage werden später durch Eintragung von Abwesenheiten in der Musterwoche bearbeitet.) 14. Platzierung von Ressourcen auf Kalenderseiten Menü Extras >>> Ressourcendefinition >>> Kalenderseiten klicken. Dort stehen die Reiter wie im Hauptfenster zur Auswahl. Erster Reiter Tagesplan ist bereits aktiv. Neue Ressourcen lassen sich aus der Liste ganz unten rechts im Fenster per Doppelklick als Spalte hinzufügen. Ressourcen-Spalten können direkt per Maus gegriffen und horizontal verschoben werden. Überflüssige Ressourcen-Spalten können mit der Maus markiert und dann mit dem roten Kreuz gelöscht werden. Kontrolle der Änderung im Tagesplan. 15. Definition neuer Kalenderseiten Menü Extras >>> Ressourcendefinition >>> Kalenderseiten klicken. Dort stehen die Reiter wie im Hauptfenster zur Auswahl. Oben links auf den Kopf [+] klicken: eine neue Kalenderseite unbenannt wird erzeugt. In der Auswahl Ansicht stehen diverse Darstellungen zur Verfügung: 1 Tag, 1 Woche, etc. Neue Ressourcen lassen sich aus der Liste ganz unten rechts im Fenster per Doppelklick als Spalte hinzufügen. Ressourcen-Spalten können direkt per Maus gegriffen und horizontal verschoben werden. Seite 6 von 9

7 Überflüssige Ressourcen-Spalten können mit der Maus markiert und dann mit dem roten Kreuz gelöscht werden. Kontrolle der neuen Kalenderseite durch Anklicken des Reiters. 16. Musterwoche vorbereiten als Vorlage für wiederkehrende Pausen, Abwesenheiten, etc. Menü Gehe zu >>> Musterwoche klicken. Der Kalender springt zum Alle regelmäßigen Pausen und Abwesenheiten einer typischen Woche sollen in diesen 5 Tagen ( ) einzeln eingetragen werden, wie oben beschrieben. Ggf. regelmäßige Platzhalter-Termine eintragen, z.b. bestimmte Untersuchungen, die nur zu bestimmten Uhrzeiten an bestimmten Tagen durchgeführt werden sollen. Kontrolle aller 5 Wochentage durch Blättern im Tagesplan oder Ansicht im Wochenplan. 17. Musterwoche vervielfältigen zur Anwendung in den kommenden Monaten Menü Bearbeiten >>> Termine kopieren klicken. Seite 7 von 9

8 Ganz oben Wochenkopie auswählen. Im Feld des Musters vom sollte der stehen. Im Feld aus das Zieldatum ab das heutige Datum eintragen. Im Feld wiederholt für weitere 52 eintragen (also 52 Wochen). [Kopieren] klicken. Kontrolle des aktuellen Zeitraums durch Blättern im Tagesplan. Sind die Mustertermine eingetragen worden? Fehler gefunden?` Menü Gehe zu >>> Musterwoche klicken. Der Kalender springt zum Musterwoche korrigieren/ergänzen. Menü Bearbeiten >>> Termine kopieren klicken. Einstellungen wie zuvor. [Kopieren] klicken. Kontrolle des aktuellen Zeitraums durch Blättern im Tagesplan. Sind die Mustertermine eingetragen worden? 18. Urlaub buchen Reiter Urlaubsplan klicken. Beginndatum oben links ggf. weiter in die Zukunft verstellen, damit der Urlaubs-Zeitraum abgebildet wird. In der Spalte des Urlaubers mit der Maus vertikal die Tages des Urlaubs markieren. Rechte Maustaste in den markierten Bereich klicken: Kontextmenü neuer Termin. Es erscheint wieder das Termindetailfenster mit den Datumsangaben des Urlaubs und dem Termin-Typ Urlaub. Hier [Speichern] klicken. Im Urlaubsplan ist nun der zuvor markierte Bereich mit einem Urlaubstermin gebucht. Seite 8 von 9

9 Dieser Termin erscheint auch im Tagesplan und Wochenplan an mehreren Tagen. Gab es beim Speichern eine Kollisionswarnung? Dann existieren dort, wo der Urlaub gebucht werden soll, schon Termine, z.b. aus der Musterwoche. Diese können entweder vorher händisch gelöscht werden, oder bei der Urlaubsbuchung beseitigt werden. Dazu gibt es im Termindetailfenster die Experten- Optionen: Diese verstecken sich hinter einem Knopf mit 3 Punkten [...]. Dort kann bei kollidierendem Urlaub die Option kollidierende Termine löschen aktiviert werden. Dann [Speichern]. Weitere Details des Terminplaners werden in der eingebauten Hilfe beschrieben. Bei Problemen steht Ihnen Ihr Servicepartner zur Seite. Seite 9 von 9