Unterlagen zum Seminar: Zeiterfassung mit Loco-Soft

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Leopold Dunkle
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Unterlagen zum Seminar: Zeiterfassung mit Loco-Soft Anlage des Jahreskalenders in Pr. 819 Der Jahreskalender dient in Loco-Soft als Basis der Zeiterfassung.

Die Liste der Feiertage für Ihr Bundesland wird vorgeblendet. Hier können Sie noch Änderungen vornehmen.

1 Unterlagen zum Seminar: Zeiterfassung mit Loco-Soft Anlage des Jahreskalenders in Pr. 819 Der Jahreskalender dient in Loco-Soft als Basis der Zeiterfassung. Dieser muss einmal jährlich freigeschaltet werden und enthält u.a. Informationen über Feiertage, Betriebsurlaub, etc.. Auch nachträgliche Änderungen sind natürlich möglich. Die Liste der Feiertage für Ihr Bundesland wird vorgeblendet. Hier können Sie noch Änderungen vornehmen. Wichtig ist, dass Sie die Checkbox unterhalb der Liste aktivieren, um somit den Feiertagskalender abspeichern zu können. In dem Tab Bearbeitungskalender können Sie z.b. Betriebsurlaub hinterlegen. Beachten Sie hier die Funktion Kalenderwechsel (>F5<). Damit können Sie die für Sie angenehmste Darstellung speichern. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 1

Mitarbeiterverwaltung (Pr. 811) Im ersten Tab werden die Mitarbeiterstammdaten erfasst.

Urlaubsanspruch und Arbeitszeiten hinterlegen Sie im dritten Tab.

Stelle antritt. Loco-Soft rechnet den zustehenden Urlaub dann um.

2 Mitarbeiterverwaltung (Pr. 811) Im ersten Tab werden die Mitarbeiterstammdaten erfasst. Tab zwei dient zur Hinterlegung von Mitarbeitergruppen. Hier können Sie auch neue Gruppen anlegen. Urlaubsanspruch und Arbeitszeiten hinterlegen Sie im dritten Tab. Beim Jahresurlaub ist immer der gesamte Urlaub anzugeben, auch wenn der Mitarbeiter erst im Juni bei Ihnen die Stelle antritt. Loco-Soft rechnet den zustehenden Urlaub dann um. Bei den Arbeitszeiten sollten Sie die Funktionen >Daten von MA holen(f9)<, oder >Zeiten vom Vortag (F5)< nutzen. Somit brauchen Sie nicht bei jedem Mitarbeiter die Arbeitszeiten von Hand einzutragen. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 2

Der vierte Tab dient zur Eingabe von Lohn und Gehalt. Hier werden auch abweichende Löhne für bestimmte Arbeitzszeiten und Arbeitsnummernkreise festgelegt.

Nachdem Sie in allen Tabs die korrekten und kompletten Hinterlegungen getroffen haben, ist die Basis für die Zeiterfassung geschaffen.

3 Der vierte Tab dient zur Eingabe von Lohn und Gehalt. Hier werden auch abweichende Löhne für bestimmte Arbeitzszeiten und Arbeitsnummernkreise festgelegt. Damit Ihre Mitarbeiter auch an Feiertagen ihr Geld bekommen, geben Sie hier an wie hoch die Entlohnung an Feiertagen ist. Zur Bildbearbeitung im sechsten Tab fügen wir hier kein Bild an. Nachdem Sie in allen Tabs die korrekten und kompletten Hinterlegungen getroffen haben, ist die Basis für die Zeiterfassung geschaffen. Beim Abspeichern weist Loco-Soft Sie darauf hin, dass für diesen Mitarbeiter noch kein Loco- Soft Zugangspasswort angelegt wurde. Dies müssen Sie nur dann anlegen, wenn Ihre Monteure auch wirklich in Loco-Soft arbeiten sollen. Für die reine Zeiterfassung ist das Zeiterfassungszugangspasswort aus dem ersten Tab ausreichend. Möchten Sie mit Schichtgruppen arbeiten, so ist in der Startmaske von Pr. 811 mit >F15< zunächst ein Schichtplan zu hinterlegen. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 3

Anstempeln allgemein und auf Werkstattaufträge Um anzustempeln ist in der Passworteingabe von Loco-Soft zunächst nur >Enter< zu drücken. Loco-Soft verzweigt somit direkt in die Zeiterfassung.

Sofern ein Werkstattauftrag vorhanden ist, sollte dieser direkt ausgewählt werden. Aus der Liste der Arbeitspositionen kann gezielt ein Arbeitsvorgang markiert werden.

4 Anstempeln allgemein und auf Werkstattaufträge Um anzustempeln ist in der Passworteingabe von Loco-Soft zunächst nur >Enter< zu drücken. Loco-Soft verzweigt somit direkt in die Zeiterfassung. Hier wird das Zeiterfassungspasswort eingegeben, weiter mit >Enter<. In der Anmeldemaske kann ein Kommentar eingegeben werden, z.b. warum der Arbeitsbeginn so spät ist. Sofern ein Werkstattauftrag vorhanden ist, sollte dieser direkt ausgewählt werden. Aus der Liste der Arbeitspositionen kann gezielt ein Arbeitsvorgang markiert werden. Es können auch mehrere Monteure auf eine Arbeit stempeln. Sobald die Stempelzeit läuft, kann der Monteur keine weiteren Arbeiten mehr anstempeln. Er muss erst seine Arbeit abstempeln. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 4

Arbeitszeit beenden (Abstempeln) LOCO-SOFT Vertriebs GmbH - 02266/8059-0 - vertrieb@loco-soft.de Um abzustempeln ist in der Passworteingabe von Loco-Soft zunächst nur >Enter< zu drücken.

Falls der Mitarbeiter einen Auftrag angestempelt hatte, muss dieser zuerst abgestempelt werden. Hierbei kann angegeben werden, ob die Arbeit tatsächlich beendet oder nur unterbrochen ist.

5 Arbeitszeit beenden (Abstempeln) LOCO-SOFT Vertriebs GmbH / vertrieb@loco-soft.de Um abzustempeln ist in der Passworteingabe von Loco-Soft zunächst nur >Enter< zu drücken. Loco-Soft verzweigt somit direkt in die Zeiterfassung. Hier wird das Zeiterfassungspasswort eingegeben, weiter mit >Enter<. Falls der Mitarbeiter einen Auftrag angestempelt hatte, muss dieser zuerst abgestempelt werden. Hierbei kann angegeben werden, ob die Arbeit tatsächlich beendet oder nur unterbrochen ist. Will der Monteur dem Meister eine Mitteilung zukommen lassen, bietet sich die Funktion Stempeln + IBN >F15< an. Somit wird dem Meister eine Inner-Betriebliche-Nachricht gesandt. Ist der alte Auftrag abgestempelt, kann ein neuer ausgewählt werden werden. Wird kein Auftrag gewählt, erkennt Loco-Soft diese Zeit als unproduktive Anwesenheitszeit. >F5< beendet hingegen die Arbeits-/ Anwesenheitszeit. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 5

Abwesenheits- /Urlaubskalender verwalten (Pr. 812) Nach Aufruf von Pr. 812 geben Sie den zu bearbeitenden Mitarbeiter an.

Es ist möglich ein Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto in Urlaub umzuwandeln, oder Urlaub in ein Guthaben.

819 eingetragenen Betriebsurlaub an und zieht diesen vom zustehenden Jahresurlaub ab. Mit >F3< aktivieren Sie den Markierungsmodus.

6 Abwesenheits- /Urlaubskalender verwalten (Pr. 812) Nach Aufruf von Pr. 812 geben Sie den zu bearbeitenden Mitarbeiter an. Hier können Sie auch noch den Resturlaub und das Arbeitszeitkonto ändern. Es ist möglich ein Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto in Urlaub umzuwandeln, oder Urlaub in ein Guthaben. Der Abwesenheitskalender des Mitarbeiters zeigt Ihnen auch den über Pr. 819 eingetragenen Betriebsurlaub an und zieht diesen vom zustehenden Jahresurlaub ab. Mit >F3< aktivieren Sie den Markierungsmodus. Somit können Sie mit den Pfeiltasten mehrer Tage markieren. >Enter< bringt Sie zu den Hinterlegungen in denen Sie den Grund der Abwesenheit eintragen. Bei Abwesenheiten unterscheidet Loco-Soft zwischen geplanter und tatsächlicher Abwesenheit. Somit können Sie auch die Urlaubsabwesenheiten Ihrer Mitarbeiter planen. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 6

Manuelles verändern von Stempelzeiten (Pr.

Stempelungen ändern müssen, rufen Sie hierzu Pr. 289 oder 889 auf.

Geben Sie den Mitarbeiter an und bestätigen mit >OK<.

7 Manuelles verändern von Stempelzeiten (Pr. 289 & 889) Falls Sie Stempelzeiten manuell erfassen möchten, oder vorhandene Stempelungen ändern müssen, rufen Sie hierzu Pr. 289 oder 889 auf. Von der Abwicklung sind beide Programm-Module identisch. Geben Sie den Mitarbeiter an und bestätigen mit >OK<. Über die >F3< Neuerfassung geben Sie an, ob es sich um eine Kommt-, Geht- oder eine Arbeitszeit handelt. Die Änderungen werden Ihnen am Bildschirm angezeigt. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 7

Stempelzeiten in Aufträge übernehmen (Pr.

Tab Arbeiten. Vom Feld Anzahl listen Sie mit >F9< die Stempelzeiten.

bestätigen mit >OK<. Bei der Zeitermittlung werden Pausenzeiten berücksichtigt.

8 Stempelzeiten in Aufträge übernehmen (Pr. 211, 22x) Hierzu rufen Sie den gestempelten Werkstattauftrag auf und wechseln in den Tab Arbeiten. Vom Feld Anzahl listen Sie mit >F9< die Stempelzeiten. In der Stempelzeitliste markieren Sie die gewünschte Position zur Übernahme und bestätigen mit >OK<. Bei der Zeitermittlung werden Pausenzeiten berücksichtigt. Die in den Auftrag übernommene Stempelzeit können Sie natürlich noch ändern, wie z.b. nebenstehend von 33,3 auf 25 AW. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 8

211) eingetragenen AW-Vorgaben als Vergleichswerte herangezogen.

Programm 287 druckt Ihnen ein Auftragsarbeitsprotokoll das Sie nach nebenstehenden Feldern abgrenzen

9 Tägliche Auswertungsmöglichkeiten (Pr. 287 & 288) Bei diesen Auswertungen werden immer die im Auftrag (Pr. 211) eingetragenen AW-Vorgaben als Vergleichswerte herangezogen. Die Rechnung muss zum Zeitpunkt der Analyse also noch nicht geschrieben sein! Programm 287 druckt Ihnen ein Auftragsarbeitsprotokoll das Sie nach nebenstehenden Feldern abgrenzen können. Am Ende des Ausdrucks werden alle AW-Vorgaben und Stempelzeiten saldiert. Programm 288 druckt ein Tagesarbeitsprotokoll. Am Ende finden Sie alle AW- Vorgaben und tatsächlich gestempelte Zeiten saldiert. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 9

Bruttolohnabrechnung (Pr. 888) LOCO-SOFT Vertriebs GmbH - 02266/8059-0 - vertrieb@loco-soft.de Das Programm-Modul 888 liefert wichtige Zahlen zur Mitarbeiterauswertung.

Weiter mit >OK<. In der Liste der Arbeitszeiten haben Sie u.a. folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: >F5< verrechnet Fehlzeiten mit Überstunden oder dem Arbeitszeitkonto.

In der >F6<-Wandelfunktion teilen Sie dem System über nebenstehende Felder die Gründe der Abwesenheiten mit. Diese werden automatisch in den Abwesenheits- / Urlaubskalender (Pr.

10 Bruttolohnabrechnung (Pr. 888) LOCO-SOFT Vertriebs GmbH / vertrieb@loco-soft.de Das Programm-Modul 888 liefert wichtige Zahlen zur Mitarbeiterauswertung. Zunächst geben Sie die Mitarbeiternummer an, für die Sie die Bruttolohnabrechnung durchführen möchten. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Listenfunktionen (>F7<, >F8<, >F9<) zur Verfügung. Weiter mit >OK<. In der Liste der Arbeitszeiten haben Sie u.a. folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: >F5< verrechnet Fehlzeiten mit Überstunden oder dem Arbeitszeitkonto. >F6< wandelt Fehlzeiten in Urlaub oder sonstige Abwesenheiten (s. untere Grafik). >F7< wandelt Überstunden in Fehlzeiten. In der >F6<-Wandelfunktion teilen Sie dem System über nebenstehende Felder die Gründe der Abwesenheiten mit. Diese werden automatisch in den Abwesenheits- / Urlaubskalender (Pr. 812) übertragen. Aus der Liste der Arbeitszeiten (mittlere Grafik dieser Seite) gelangen Sie mit >OK, fortfahren (F2)< zum Abschluss und Ausdruck der Lohnabrechnung. Schliessen Sie danach den Abrechnungszeitraum ab, sind keine Änderungen mehr möglich. Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 10

11 Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 11

12 Seminarunterlagen Zeiterfassung mit Loco-Soft Seite 12

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