1 Zeiterfassung

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1 1 Zeiterfassung Weiterstadt

2 Zeiterfassung 1: Die vollständig in 1 integrierte Zeiterfassung bietet Ihnen die Möglichkeit alle Zeiten, von auftragsbezogenen Zeiten bis zur Anwesenheit, Urlaub, Schulung exakt zu erfassen. Dies erleichtert Ihnen zum einen die Vollständigkeitskontrolle Ihrer Rechnungen, sowie den revisionssicheren Nachweis Ihrer in der Gewährleistung benötigten Zeiten. Durch die nahtlose Integration in das System haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Auftragsbzw. Mitarbeiterdaten. Die Bedienung wird durch die bekannte, intuitive Benutzersteuerung des Systems extrem erleichtert. Einstellungen: Um die Zeiterfassung einzusetzen, müssen Sie als erstes die Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten erfassen sollen, im System anlegen. Sofern Sie schon länger mit arbeiten, werden die entsprechenden Mitarbeiter schon hinterlegt sein. Die Zeiterfassung unterscheidet zwischen zwei unterschiedlichen Typen von Mitarbeitern. Es gibt den Mitarbeiter, der z.b. in der Verwaltung tätig ist. Dieser erfasst nur seine Anwesenheits-, Pausen- oder Urlaubszeiten. Dann gibt es noch den Werkstattmitarbeiter (oder Monteur), der zusätzlich noch alle auftragsbezogenen Arbeiten erfassen kann.!!!wichtig!!! 1. Nur Monteure können auf einen Auftrag stempeln. Alle anderen Mitarbeiter dürfen nur KOMMT / GEHEN / PAUSE ANFANG / PAUSE ENDE / START und ENDE (jeweils ohne Auftragsnummer) -Stempel durchführen. Zusätzlich werden die Leerlaufzeiten nur für Monteure vom System automatisch erfasst. 2. Eine einmal vergebene Monteurnummer kann nicht nochmals vergeben werden. Die Verwaltung der Mitarbeiter finden Sie im ec@ros System unter dem Menüpunkt Administrationsbereich -> Systemverwaltung -> Benutzer. Hier können Sie die bereits existierenden Benutzer überarbeiten oder neue Benutzer anlegen. Die Unterscheidung, ob es sich um einen Monteur handelt oder nicht, stellen Sie über die Monteurnummer ein.!!! Wichtig!!! Ist die Monteurnummer ungleich '-1' handelt es sich um einen Monteur Weiterstadt 1

3 Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter überarbeitet haben, können Sie nun die Zugriffsberechtigungen für die Zeiterfassung setzen. Die Berechtigungen können Sie über den Menüpunkt Administrationsbereich -> Systemverwaltung -> Benutzermenüs einstellen. Hier werden Sie einen neuen Eintrag Zeiterfassung finden. Über diesen Eintrag können Sie die Zugriffsrechte auf verschiedene Auswertung oder Stammdaten in der Zeiterfassung einstellen. Sofern es sich um einen Monteur handelt, reicht die Berechtigung Zeiterfassung -> Stammdaten -> Anzeigen völlig aus. Dadurch kann der Monteur nur seine eigenen Zeiten erfassen. Sobald er eine Zeit erfasst hat, wird er automatisch vom System abgemeldet. Dadurch wird vermieden, dass versehentlich Zeiten für andere Mitarbeiter erfasst werden Weiterstadt 2

4 Neue Formulare: Mit der Zeiterfassung werden auch neue Formulare für den Druck der Stempelkarten oder der Zeitnachweise zur Verfügung gestellt. Die Formulare können Sie folgendermaßen zuordnen (Bitte führen Sie die folgenden Schritte am Server durch): Administration -> Firmenstammdaten -> Formulare Wählen Sie unter Formulare den Bereich Stempelkarte Klicken Sie auf Neu Klicken Sie auf Importieren Wählen Sie das Formular Stempelkarte aus dem / Formulare-Verzeichnis und klicken Sie auf Öffnen Vergeben Sie einen Namen für dieses Formular, z.b.: Stempelkarte Klicken Sie auf Anlegen Markieren Sie im oberen Fenster das von Ihnen neu angelegte Stempelkartenformular. Markieren Sie im Feld Formularzuordnungen den Eintrag Stempelkarte und wählen im rechten Teil des Fensters Zuordnen. Bitte prüfen Sie, dass unter Administration -> Systemverwaltung -> Systemparameter -> Druckparameter der Punkt über Formulardesigner drucken aktiviert ist Weiterstadt 3

5 Begriffserläuterung Zeitstempel: Folgende Zeitstempel können in der Zeiterfassung gesetzt werden. Kommen Gehen Pause Anfang Pause Ende Start Stempel um die Bearbeitung eines Auftrags zu beginnen. Ende Stempel um die Bearbeitung eines Auftrags zu beenden. Zeitarten: Die folgenden Zeitarten sind fest und unveränderbar in der Zeiterfassung hinterlegt. Werkstatt: produktive Zeit, Bearbeitung von Werkstattaufträgen Gewährleistung: produktive Zeit, Bearbeitung von Gewährleistungsaufträgen Kulanz: produktive Zeit, Bearbeitung von Kulanzaufträgen Fahrzeug: produktive Zeit, Bearbeitung von Fahrzeugaufträgen Intern (Produktiv) produktive Zeit, Bearbeitung von Internen Arbeiten Intern W1 (Eigene Werkstatt): Eigene Werkstatt, wie Pflegen und Warten von Anlagen, Aufräumarbeiten usw. Intern W2 (Leerlauf): Leerlauf Intern W3 (Ausbildungszeit): Ausbildungszeit, Zusammenarbeit mit Handwerkern (ist nur von Auszubildenden zu erfassen) Intern W4 (Nacharbeit): Nacharbeit für Arbeiten, die im Anschluss an die Endkontrolle durchgeführt werden mussten. Intern W5 (Urlaub): Bezahlte Urlaubs- und Feiertage. Intern W6 (Schulung): Schulung (interne und externe Schulungen) Intern W7 (Krankheit): Bezahlte Krankheitstage Intern W8 (Sonstiges): Sonstige (z.b. Vertretung Serviceberater, Servicemeister u.ä.) Wenn Sie hierüber hinaus noch weitere eigene Zeitarten anlegen wollen, können Sie dies unter Zeiterfassung -> Stammdaten -> Neu -> Zeitarten.!! Wichtig!! Alle Leerlaufzeiten der Monteure (nicht der sonstigen Mitarbeiter) werden von der Zeiterfassung automatisch gestempelt. D.h. sobald ein Auftrag abgeschlossen wurde und ein neuer Auftrag erst nach einer gewissen Unterbrechung begonnen wird, so wird diese Zeitspanne automatisch als Leerlaufzeit (Intern W2) gekennzeichnet. Dies gilt auch für den Beginn einer Pause oder für das Arbeitsende. Es wird immer die Zeit zum letzten Ende Stempel eines Auftrages als unproduktive Zeit gekennzeichnet Weiterstadt 4

6 Zeiterfassung Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, gibt es einen neuen Button in der Symbolleiste (Uhr). Über dieses Symbol erreichen Sie direkt den Stempeldialog und die Menüpunkte der Zeiterfassung. Verlassen Sie den Stempeldialog (z.b. über den Knopf Abbrechen), können Sie ihn jederzeit durch ein erneutes Klicken auf den Knopf in der Symbolleiste wieder öffnen. Im Folgenden werden die einzelnen Menüpunkte und der Stempeldialog näher erläutert. Stammdaten In diesem Menü werden die gesamten Stammdaten gepflegt, die Sie zur Bearbeitung der Zeiterfassung benötigen. Die Stammdatenpflege beinhaltet die Menüpunkte Neu, Anzeigen, Bearbeiten und Löschen. Lediglich bei der Neuanlage bekommen Sie ein weiteres Untermenü mit den unten aufgeführten Auswahlpunkten angezeigt. Bei den anderen Menüpunkten bekommen Sie die Suchmaske angezeigt, in der Sie dann die zu bearbeitenden Stammdaten direkt aufrufen können. Der eigentliche Sinn dieser Menüstruktur verbirgt sich hinter der Möglichkeit, dass man durch die Vergabe von Benutzermenüs einzelne Menüpunkte für bestimmte Benutzer sperren kann. Anzeigen: Bearbeiten: Löschen: Zeigt Ihnen die jeweiligen Stammdaten an. Es ist keine Bearbeitung möglich. Zeigt Ihnen die jeweiligen Stammdaten wie in der Neuanlage an. Sie können Änderungen durchführen und abspeichern. Zeigt Ihnen nochmals die Stammdaten, die Sie Löschen wollen, an. Keine weitere Bearbeitung möglich. Im Einzelnen können Sie die folgenden Stammdaten bearbeiten: Zeitarten Zeitstempel Zeitarten: Wenn Sie Zeitarten benötigen, die nicht im System hinterlegt sind, können diese hier angelegt werden (zb.: Fehlersuche, Dienstgang) Bezeichnung: Angabe der Bezeichnung weiterer Zeitarten. Zeitart: Hier müssen Sie die Bezeichnung einer vorhanden Zeitart zuordnen. Anwendungsbeispiel: Ab dem Jahr 2005 gelten bei der Abrechnung von Gewährleistungsaufträgen strengere Regeln für die Vergütung von Zeiten für die Fehlersuche. Da es in der Zeiterfassung keine Zeitart "Fehlersuche" gibt, können Sie sich diese Zeitart anlegen und der Zeitart Gewährleistung zuordnen. Die auf einen Auftrag erfassten Zeiten werden für den Werkstattmitarbeiter und die gestempelte Zeitart gruppiert. D.h. Sie können durch das erneute Stempeln eines Auftrages mit einer anderen Zeitart, die benötigte Zeit separat ausweisen. Zeitstempel: Sollte es passieren das ein Monteur vergisst einen Auftrag anzustempeln, so können Sie manuell einen neuen Zeitstempel rückwirkend erstellen. Uhrzeit: Angabe der Uhrzeit wann der Zeitstempel gesetzt werden soll. Zeitstempel: Was für ein Stempel soll gesetzt werden. Auftragsnummer: Für welchen Auftrag soll der Stempel aktiviert werden. Zeitart: Welche Zeitart soll verwendet werden. Datum: Für welches Datum soll der Zeitstempel aktiviert werden. Mitarbeiter: Welcher Mitarbeiter bearbeitet den Auftrag Weiterstadt 5

7 !!!Wichtig:!!! Bitte beachten Sie, dass alle Änderungen an den Zeitstempeln protokolliert werden. Auch wenn Sie einen Zeitstempel löschen, so wird dieser nur als gelöscht markiert und nicht wirklich gelöscht. Damit Sie eine vollständige und korrekte Leistungsauswertung bekommen, müssen die das Folgende beachten: Beim Anlegen von manuellen Zeitstempeln ist darauf zu achten, dass die Abfolge der Zeitstempel immer korrekt fortgeführt wird. D.h. auf einen Start Stempel muss ein Ende Stempel mit der gleichen Zeitart folgen, auf einen Pause Anfang Stempel muss ein Pause Ende Stempel folgen usw. die einzige Ausnahme bilden die Kommt und Gehen Stempel da zwischen diesen verschiedene andere Stempel liegen können. Nur wenn auch ein Gehen Stempel erfasst wurde, wird in der Leistungsauswertung eine Anwesenheitszeit angezeigt. Gleiches gilt für den Pause Ende Stempel. Sofern dies nicht der Fall ist, können Sie über die Bearbeiten Funktion in den Stammdaten die Zeitstempel manuell anpassen. Anwendungsbeispiel für das Ändern eines Zeitstempels: Gerade in der Anfangszeit nach der Einführung der Zeiterfassung wird es häufiger vorkommen, dass der ein oder andere Mitarbeiter morgens beim Arbeitsbeginn vergisst, den Kommen - Stempel zu setzen. Gehen wir von folgender Situation aus: Der Mitarbeiter Schmidt (Verwaltung/Verkauf/o.ä.) beginnt morgens regulär um 08:00 Uhr. Als er um 12:00 Uhr seine Pause anstempeln möchte, bekommt er den Hinweis, dass noch kein Kommen - Stempel durchgeführt wurde. Herr Schmidt setzt jetzt zuerst seinen Kommen - Stempel und danach seinen Pause Anfang - Stempel. Anschließend meldet er sich bei Ihnen. Gehen Sie jetzt wie folgt vor, um den Kommen - Stempel auf die richtige Zeit zu setzen: Gehen Sie auf Zeiterfassung -> Stammdaten -> Bearbeiten, stellen Sie die Suche auf Zeitstempel um und suchen Sie nach den Zeitstempeln für den Mitarbeiter Schmidt. Suchen Sie sich in der Liste den Kommen - Stempel und öffnen Sie diesen (per Doppelklick oder durch Markieren und OK). Sie bekommen jetzt die Daten des Zeitstempels angezeigt. Ändern Sie die Uhrzeit auf 08:00 Uhr ab und geben Sie unter Bemerkung noch eine kurze Notiz für den Grund der Änderung an. Mit OK wird die Änderung gespeichert. Ein weiteres Beispiel für das Setzen eines manuellen Zeitstempels, ist die Aufteilung der auf eine Auftragsnummer erfasste Zeit auf eine oder mehrere andere Auftragsnummern. Anmeldung an der Zeiterfassung Nach der Eingabe Ihrer Anmeldedaten gelangen Sie auf den Startbildschirm des ec@ros 1 Systems. Hier bekommen Sie bei entsprechender Aktivierung in Ihrem Account unterhalb der Menüleiste einen neuen Button in Form einer Uhr. Monteure die das ec@ros 1 nur für die Zeiterfassung nutzen, kommen nach der Anmeldung direkt in den Stempeldialog. Meldet sich der Monteur morgens zum erstenmal an, so wird automatisch die Zeiterfassung mit dem Zeitstempel Kommen vorgeblendet. Dies braucht er jetzt nur mit der Enter-Taste bestätigen, somit ist er als aktiver Monteur aktiviert, und die Tagesarbeitszeit läuft. Nach dem Setzen des Kommen-Stempels, wird aus Sicherheitsgründen die ec@ros - Sitzung geschlossen. Bei der nächsten Anmeldung wird automatisch der Zeitstempel Start aktiviert. Der Monteur kann jetzt den zu bearbeitenden Auftrag aus den vorgeblendeten offenen Aufträgen auswählen, oder die Auftragsnummer direkt eingeben und nach Auswahl der Zeitart wiederum mit der Enter-Taste bestätigen. Ab diesem Zeitpunkt läuft die benötigte Zeit für die Reparatur mit. Hat der Monteur einen Folgeauftrag, so muss er nicht den alten Auftrag explizit mit einem Ende Stempel versehen. Er kann einfach den neuen Auftrag anstempeln, dadurch wird der alte Auftrag automatisch von der ec@ros Zeiterfassung abgeschlossen. Gleiches gilt für den Beginn einer Pause oder bei Arbeitsende. In der Auftrags - Liste werden alle offenen Aufträge angezeigt, die bearbeitet werden können. Manche Aufträge sind farblich markiert. Diese farblichen Markierungen sehen Sie auch in der Auftragsbearbeitung, dadurch können Sie sofort erkennen, an welchen Aufträgen noch gearbeitet wird Weiterstadt 6

8 und welche Aufträge bereits abgeschlossen wurden. Der Status "Abgeschlossen" (oder Orange Markierung) bedeutet in diesem Fall, es existiert ein Ende Stempel für diesen Auftrag. Grüne Markierung: Dieser Auftrag wird zur Zeit von dem angemeldeten Benutzer bearbeitet. Gelbe Markierung: Dieser Auftrag wird zur Zeit von einem oder mehreren Kollegen bearbeitet. Orange Markierung: Dieser Auftrag wird zur Zeit nicht bearbeitet, es wurden hierauf jedoch schon Zeiten erfasst. Auswertungen In der Zeiterfassung stehen Ihnen diverse Auswertungen zur Verfügung. Im Einzelnen sind dies zur Zeit: Anwesenheitsübersicht: Übersicht der aktuellsten Zeitstempel Stempelkarten: Übersicht aller getätigten Zeitstempel Monteurauswertung: Auswertung der auftragsbezogenen Zeiten pro Monteur Monteurauswertung (Details): Auswertung der auftragsbezogenen Zeiten pro Auftrag Leistungsauswertung: Produktivitätsübersicht und Auswertung der gestempelten Zeitarten pro Mitarbeiter Anwesenheitsübersicht In der Anwesenheitsübersicht werden Ihnen in einer Liste die aktuellen Status der einzelnen Mitarbeiter aufgelistet. Im einzeln wird hier für jeden Mitarbeiter aufgeführt: Letzter Stempel: Art des letzten Stempels. Zeitart: Zeitart des letzten Stempels. Datum: Datum des letzten Stempels. Uhrzeit: Uhrzeit des letzten Stempels. Dauer: Zeitraum, der seit dem letzten Stempel vergangen ist. (in Minuten) Auftragsnummer: Auftragsnummer (falls auf einen Auftrag gestempelt wurde) des in Arbeit befindlichen Auftrags. Auftragsdatum: Auftragsdatum des in Arbeit befindlichen Auftrags Weiterstadt 7

9 Stempelkarten Die Stempelkarte dient Ihnen zur lückenlosen Übersicht aller getätigten Zeitstempel. Sie können über diese Auswertung alle getätigten Zeitstempel abfragen und eventuell eine individuelle Zeitkarte pro Mitarbeiter ausdrucken. Sie können diese Daten aber auch über den Dateiexport in z.b. Excel weiterverarbeiten. Für die Suche nach Zeitstempeln stehen Ihnen die folgenden Suchkriterien zur Verfügung: Mitarbeiter: Auftragsnummer: Auftragsdatum: Rechnungsnummer: Rechnungsdatum: Zeitstempel: Zeitart: Stempeldatum: Durch Anhaken des Punktes Anzeige aller Zeitstempel werden auch die gelöschten und ursprünglichen Zeitstempel (der veränderten Zeitstempel) in der Ergebnismenge mit angezeigt. Sie erkennen die geänderten Zeitstempel (Zeitstempel vor der Änderung) an dem Status "Geändert". Die veränderten Zeitstempel (Zeitstempel nach der Änderung) werden mit dem Status "Verändert" aufgeführt. Diese Option ist für den lückenlosen Nachweis ihrer erfassten Zeiten notwendig. Wenn sie die Option "Anzeige aller Zeitstempel" nicht auswählen, bekommen Sie nur die für die Auswertungen und Auftragsberechnung notwendigen Zeitstempel angezeigt In der Ergebnismaske werden Ihnen neben den selbsterklärenden Feldern (lfd. Nr., Mitarbeiter, Stempeldatum, Stempelzeit, Zeitstempel, Zeitart, Auftragsnummer, Auftragsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum) noch die folgenden Felder angezeigt: Verändert: Wenn der Zeitstempel manuell verändert wurde, wird Ihnen hier die Art der Veränderung angezeigt ( verändert, geändert, gelöscht). Geänderte Zeitstempel sind gelb markiert. Verändert von: Wer hat die Änderungen durchgeführt. Verändert am: Datum und Uhrzeit an dem die Änderung durchgeführt wurde. Bemerkungen: Notiz, die zu dem Zeitstempel erfasst wurde. Monteurauswertung Die Monteurauswertung ist mit der bisher unter dem Menüpunkt Listendruck > Chefübersicht zu findenden Auswertung identisch. Zusätzlich wird der Leistungsgrad der berechneten Zeiten (Quotient Benötigte Zeit / Berechnete Zeit) und der Leistungsgrad der Vorgabezeiten (Quotient Benötigte Zeit / Vorgabezeit) pro Monteur in dieser Auswertung mit aufgeführt. Monteurauswertung (Details) Die Monteurauswertung (Details) ist mit der bisher unter dem Menüpunkt Listendruck > Chefübersicht zu findenden Auswertung identisch.zusätzlich wird der Leistungsgrad der berechneten Zeiten (Quotient berechnete Zeit / benötigte Zeit) und der Leistungsgrad der Vorgabezeiten (Quotient Vorgabezeit / benötigte Zeit) pro Auftrag in dieser Auswertung mit aufgeführt. Leistungsauswertung Die Leistungsauswertung dient der schnellen Übersicht der Produktivität und der Auslastung Ihrer Werkstatt. Dazu werden alle gestempelten Zeitarten in der Summe aufgeführt, wobei zusätzlich noch eine Summierung der unproduktiven und produktiven Zeitarten nach der folgenden Aufteilung erfolgt: Weiterstadt 8

10 produktiv: Werkstatt, Gewährleistung, Kulanz, Fahrzeug, Intern (Produktiv) unproduktiv: Intern W1 - W8 Eigene Zeitarten werden einer der oben aufgeführten Zeitarten zugeordnet (siehe Abschnitt Stammdaten -> Zeitarten) und in der Summierung entsprechend berücksichtigt. Aus den Summen der produktiven und unproduktiven Zeiten wird der entsprechende Auslastungsgrad (Quotient Summe der produktiven Zeiten / Summe der unproduktiven Zeiten) berechnet. Bei Aufruf der Leistungserfassung bekommen Sie zunächst die Suchmaske vorgeblendet. Sie haben hier die Möglichkeit mit folgenden Kriterien die Auswertungen der Leistungserfassung auszuwerten. Sie können die Auswertung zunächst nach Mitarbeiter und nach Zeitart vorselektieren. Diese Selektion können Sie danach nochmals verfeinern, indem Sie ein weiteres Suchkriterium eingeben. Es stehen Ihnen noch folgende Suchkriterien zur Verfügung: Auftragsnummer, Auftragsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Stempeldatum Weiterstadt 9