Stör- und fehleranfällige Prozesse benötigen einfache Risikomanagementinstrumente

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1 AUSZUG EINES BEITRAGS VON ANJA KRANEFELD IM FOLGENDEN LESEN SIE DIE ERSTEN SEITEN DES BEITRAGS EINKAUFS-FMEA Einkauf online Bestell-Nr.: OL2109J ISBN: Einkaufs-FMEA1) Autorin: Anja Kranefeld Was Ihnen Qualitätsmanagement für den Erfolg bei der Einkaufs-FMEA bringt: In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die branchenübergreifend einsetzbare FMEA (Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse) zur Fehleranalyse, Risikobewertung und Risikominimierung in Einkaufs- und Beschaffungsprozessen und entlang komplexer Liefer- und Wertschöpfungsketten genutzt werden kann. Was ist die FMEA? Die FMEA (Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse, Failure Mode and Effects Analysis) ist ein Instrument zur Risikoanalyse und somit Bestandteil eines systematischen Risikomanagements. Sie dient als einer der ersten Schritte im Risikomanagementprozess dazu, (potenzielle) Fehler und Schwachstellen aufzuspüren und diesen vorzubeugen, sie zu vermindern und im Eintrittsfall zügig abzustellen. Das vorliegende Kapitel zeigt, wie Sie die FMEA zur Fehleranalyse, Risikobewertung, Risikominimierung und Bewältigung von Einkaufs- und Beschaffungsrisiken sowie Supply- Chain-Risiken nutzen können. Stör- und fehleranfällige Prozesse benötigen einfache Risikomanagementinstrumente Komplexe Lieferketten, Einkaufs- und Beschaffungsprozesse sind fehler- und störanfällig und können zu hohen Fehler(folge)kosten führen. Dies hat unter anderem folgende Gründe: Einkaufs- und Beschaffungsprozesse sind durch eine Vielzahl von national, international oder global beteiligten Geschäftspartnern und Kunden geprägt, die sich oft über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg koordinieren müssen und dabei politische, sprachliche, kulturelle und rechtliche Unterschiede berücksichtigen müssen. Die Einkaufsbudgetierung und Kalkulation werden durch teilweise stark schwankende (Weltmarkt-)Preise erschwert. Unverhoffte Lieferschwierigkeiten, beispielsweise durch nachfragebedingte (Rohstoff- )Verknappung, Streik, politische Unruhen, Witterung und schwerwiegende

2 Naturereignisse führen regelmäßig zu Produktions- und Lieferengpässen. Interne Schnittstellenverluste zwischen Einkauf und Beschaffung, Forschung und Entwicklung, Konstruktion, Produktion, Lager- und Transportlogistik, Vertrieb und Marketing verzögern oder behindern den Prozessablauf vor allem in Unternehmen, die funktions- statt prozessorientiert arbeiten. Zunehmend dynamische Kundenanforderungen erschweren die Bedarfsermittlung, Termin- und Mengenplanung. Alternativ genutzte verbrauchsorientierte (Kanban- )Systeme sind dagegen aufgrund schlanker Güterbestände durch unvorhersehbare Risiken gefährdet. Fehler und Schwachstellen beeinflussen die Liefertreue In Einkauf und Beschaffung haben (potenzielle) Fehler und Schwachstellen stets negativen Einfluss auf die Liefertreue, speziell auf die: 1. Termintreue 2. Mengentreue 3. Qualitätstreue 4. Preistreue 5. Schnittstellensynchronität 6. Reaktionsfähigkeit bei (unerwarteten) Auftragsänderungen und geänderten Rahmenbedingungen Mithilfe einer Einkaufs-FMEA können die Schwachstellen von länder- und unternehmensübergreifenden Liefer- und Wertschöpfungsketten sowie von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen erkannt, lokalisiert, bewertet und vorbeugend vermieden und zügiger bewältigt werden. Vorgehensweise der FMEA Die FMEA hilft, (potenzielle) Fehler und Schwachstellen aufzudecken, abzustellen und/oder deren Auswirkungen zu minimieren und (Supply-Chain-)Risiken zu mindern. Dabei wird das zu analysierende Gesamtsystem (z.b. Lieferkette, Prozess, Produkt, Bauteil) bis auf seine Grundelemente untergliedert, wodurch die System- bzw. Funktionsstruktur offengelegt wird. Daraufhin können sämtliche (negativen) Einflussfaktoren untersucht und bewertet werden. Hierfür wird für jedes Grundelement (z.b. Prozessschritt, Einzelteil) ein eigenes FMEA-Formblatt angelegt, zu dem wir später noch kommen werden. Ursprung der FMEA Die FMEA wurde bereits in den 1960er-Jahren im Rahmen der Apollo-Projekte für die Luftund Raumfahrtindustrie entwickelt, bis sie in den 1980ern in der Kerntechnik und Automobilindustrie Einzug hielt und seit den 1990ern branchenübergreifend angewendet 2

3 wird. Die FMEA war zunächst durch DIN genormt, die mittlerweile durch DIN EN ersetzt wurde. Die FMEA wird heute weltweit in Produktions-, Dienstleistungs- und Handelsunternehmen eingesetzt. Je nach Anwendungsgebiet unterscheidet man zwischen: Konstruktions- bzw. Design-FMEA Prozess-FMEA System-FMEA Konstruktions- bzw. Design-FMEA Die Konstruktions- bzw. Design-FMEA dient im technischen Bereich der Risikobewertung von Konstruktionen, Bauteilen und/oder deren Zusammenspiel und im Dienstleistungsbereich der Risikobewertung des Leistungsdesigns. Diese FMEA-Variante greift vor allem auf Konstruktionszeichnungen und Stücklisten bzw. Dienstleistungskonzepte zurück, um Entwicklungs- und Konstruktionsfehler sowie konstruktions- und designbedingte Prozessfehler von vornherein zu vermeiden. Hieraus folgt, dass Einkauf und Beschaffung von den Prozessverantwortlichen aus Forschung, Entwicklung, Konstruktion und Produktion sowie Vertrieb und Marketing rechtzeitig darüber informiert werden müssen, 1. welche Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Zulieferteile und Dienstleistungen eingekauft werden sollen und 2. welcher Marketing-Mix (Produkt-/Dienstleistungs-, Preis-, Distributions-, Kommunikationspolitik) hiermit umzusetzen ist. Dies sichert einen risikoarmen, weitgehend fehlerfreien, sicheren, zuverlässigen und insgesamt anforderungsgerechten Produktentstehungs- und Dienstleistungsprozess. Prozess-FMEA Die Prozess-FMEA dient der Fehleranalyse, Risikobewertung und -minimierung im (Einkaufs- und Beschaffungs-)Prozess selbst. Hierbei werden unter anderem Prozesslandschaften, Teilprozesse, Tätigkeiten, Verfahren und Methoden auf ihre Eignung geprüft, sichere, stabile, robuste und fähige 3

4 Hauptprozesse zu gewährleisten und dennoch flexibel auf dynamische (Kunden- )Anforderungen reagieren zu können. Mithilfe der Prozess-FMEA lassen sich Prozessfehler und Schnittstellenprobleme frühzeitig identifizieren und lokalisieren. Hierdurch minimieren sich die negativen Einflüsse auf den Prozess und das Prozessergebnis oder ermöglichen deren zügige Bewältigung. System-FMEA Bei der System-FMEA werden die Risiken kompletter Systeme (z.b. Liefer- und Wertschöpfungsketten, Produktionsstraßen, komplexe Produkte und Dienstleistungen) auf potenzielle Fehler untersucht. Bei dieser FMEA-Variante müssen die Prozessverantwortlichen und Prozessbeteiligten verschiedener Bereiche oder sogar Unternehmen besonders eng zusammenarbeiten, um ein möglichst vollständiges Bild vom System zu erhalten und es hinsichtlich seiner Risiken zu analysieren. Der Schwerpunkt der System-FMEA liegt auf der durchgängigen Systemsicherheit und -zuverlässigkeit sowie der Compliance. Weiterentwicklung der FMEA Im Lauf der Jahre hat sich die FMEA methodisch weiterentwickelt. Erfolgte ursprünglich eine klare Trennung zwischen Konstruktions-/Design-, Prozess- und System-FMEA, so geht man heute vielfach dazu über, die Konstruktions-FMEA in Richtung einer System-FMEA Produkt und die Prozess-FMEA in Richtung einer System-FMEA Prozess zu nutzen. Die veränderte Herangehensweise basiert auf den Erfahrungen der Automobilindustrie und ermöglicht eine ganzheitliche Risikoanalyse, die rein lokale Optima zu vermeiden hilft, die oft zulasten verknüpfter Betrachtungsobjekte gehen. Die ganzheitliche FMEA kann vom Allgemeinen zum Speziellen, also vom System über den Prozess bis zur Konstruktion/zum Design erfolgen oder in umgekehrter Richtung vom Speziellen zum Allgemeinen, also von der Konstruktion/vom Design über den Prozess bis zum Gesamtsystem. Effizienz und Kostenrisiken gewinnen an Bedeutung Neben der methodischen Veränderung der FMEA hat mittlerweile auch die Betrachtung der Kostenrisiken einen höheren (bis hohen) Stellenwert bekommen: Standen in den Anfangsjahren der FMEA vor allem zeitliche Aspekte (Wettlauf der Nationen) sowie die Vermeidung von Risiken für Leben (Luft- und Raumfahrt) und Umwelt/Bevölkerung (Kernenergie) im Vordergrund, so wächst seit einiger Zeit die Bedeutung der Prozess-, Projekt-, Produkt- und Dienstleistungseffizienz. 4

5 Auf nationalen, internationalen und globalen Märkten entscheidet die Höhe der Lebenszykluskosten (Life Cycle Costs) oftmals über die Existenz von Unternehmen und ganzen Branchen. Hierin müssen auch die Fehlervermeidungs-, Fehler- und Fehlerfolgekosten einbezogen werden. Zehnerregel Erfahrungsgemäß verzehnfachen sich die Kosten eines unentdeckten Fehlers von einer Phase des Produktlebenszyklus zur anderen bzw. von einem Hauptprozess zum anderen. Die folgende Abbildung zeigt dies schematisch am Beispiel der Produktentstehung und - nutzung. Abb. 1: Zehnerregel Nach Tietjen, Thorsten/Müller, Dieter H./Decker, André: FMEA Praxis, C. Hanser, 2011 (modifiziert) Die Zehnerregel kann auch auf Liefer- und Wertschöpfungsketten sowie Einkaufs- und Beschaffungsprozesse übertragen werden. Normative Weiterentwicklung Die derzeit im Entwurf befindliche und vermutlich im Herbst 2015 veröffentlichte DIN EN ISO 9001:2015 hat weiterhin einen prozessorientierten Ansatz, wird sich jedoch stärker als die derzeit geltende DIN EN ISO 9001:2008 auf das Risikomanagement, Change Management und Wissensmanagement ausrichten. Unternehmen sind daher dazu angehalten, ihr Risikomanagementwissen zu prüfen und gegebenenfalls auszubauen, ihre Risiken zu ermitteln, die das Erreichen von Produkt-, Dienstleistungs- und Prozesszielen beeinflussen, 5

6 Maßnahmen zu planen, um möglichen Risiken in geeigneter Weise entgegentreten zu können und die Wirksamkeit dieser Maßnahmen zu bewerten. Eine Risikoanalyse mithilfe der FMEA wird den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 gerecht, da sie Risiken quantifizieren und die Wirksamkeit von Risikomanagementmaßnahmen nachweisen kann. Durchführung einer Einkaufs-FMEA Einkauf und Beschaffung können insbesondere bei komplexen Liefer- und Wertschöpfungsketten und Prozessen von der FMEA profitieren und ihre Supply-Chain- Risiken minimieren. Risikobegriff und Aufgaben des Risikomanagements Vor Einführung der FMEA-Methodik müssen alle Beteiligten den Risikobegriff kennen und ein gemeinsames Risikoverständnis herstellen. Hierdurch lassen sich Risiken wesentlich einfacher kommunizieren, was bereits maßgeblich zur Fehlervermeidung, Fehlererkennung und Fehlerbewältigung beiträgt. Ein Risiko ist eine bewertete Gefahr, die sich aus folgender Gleichung ergibt: Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit x Auswirkung Ein systematisches Risikomanagement ist darauf ausgelegt, 1. potenzielle Fehler, Schwachstellen und Gefährdungen zu erkennen (Risikoidentifikation), 2. Eintrittswahrscheinlichkeiten zu mindern (Risikovermeidung), 3. Auswirkungen im Eintrittsfall auf ein Minimum zu begrenzen (Risikobewältigung) und 4. Risiken gegebenenfalls abzuwälzen (Risikoübertragung) oder in Abhängigkeit von der unternehmensindividuellen Risikokultur in angemessenem Umfang zu tolerieren (Risikoakzeptanz). Dementsprechend geht auch ein FMEA-Team bei seiner Arbeit vor. 6