Risikomanagement pragmatisch und systematisch umgesetzt

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1 Risikomanagement pragmatisch und systematisch umgesetzt Methodische Ansätze und deren Kombinationsmöglichkeiten an einem virtuellen Beispiel dargestellt und diskutiert Kormann /

2 Agenda Methodische Ansätze / Instrumente Strategieentwicklung & Zielplanung (SWOT-Analyse) Betriebswirtschaftliche Situationsanalyse (Berichtswesen) Qualitätsprüfung Pflege (Pflegevisite) Prozessanalyse (FMEA) Risikoanalyse in Projekten (Risiko-Check)... Diskussion des Praxistransfers Fragen Folie 2

3 Die SWOT-Analyse Stärken Chancen Interne Analyse (Strengths) Schwächen (Weaknesses) (Opportunities) Risiken (Threats) Externe Analyse Folie 3

4 Instrument Berichtswesen KENNZAHLENBERICHT (monatlich) Einrichtung: Altenheim Musterstadt Nr. Kennzahl Soll Vorjahr Jan Feb Mrz Apr Mai Jun 1. Auslastung > 98,50% 99,96% 98,81% 95,44% 99,23% 99,96% 99,88% 99,64% 2. Umsatzrendite > 4,00% 8,30% 9,27% -7,16% -0,28% 2,29% 7,55% 9,41% 3. Gewichtete Belegung (Gesamt) > 2,00% 6,16% 2,91% -1,36% 1,71% 4,77% 6,62% 5,47% Davon: Gewichtete Belegung (WB 1) > 2,00% 7,95% -1,64% -1,76% 3,20% 7,75% 10,24% 7,86% Davon: Gewichtete Belegung (WB 2) > 2,00% 1,74% 4,90% 0,19% -1,67% 1,58% 2,91% 1,21% Davon: Gewichtete Belegung (WB 3) > 2,00% 6,36% 17,83% 14,72% 10,01% 6,20% 7,58% 6,36% Davon: Gewichtete Belegung (WB 4) > 2,00% Auslastung 34,01% 42,07% 37,17% 34,46% 37,83% 35,51% 34,01% 4. Personalkostenbudget < 99,00% 102,00% 99,7% 97,7% 115,3% 106,4% 103,4% 106,4% 92,4% Davon: Leitung / Verwaltung < 99,00% 80,5% 85,5% 85,1% 81,5% 81,3% 80,9% 74,7% Davon: Hauswirtschaft < 99,96% 99,88% 99,96% 99,00% 100,00% 99,64% 99,64% 99,88% 86,0% 90,3% 99,23% 93,7% 90,5% 83,6% 104,1% 89,6% 98,81% 98,96% Davon: Technischer Dienst < 99,00% 97,1% -2,3% 202,5% 98,3% 98,7% 101,8% 85,6% 98,00% Davon: Pflege < 99,00% 106,6% 105,0% 123,0% 114,9% 112,6% 110,7% 96,0% 97,58% 98,46% 96,00% 95,44% 94,00% 92,00% Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Auslastung Folie 4

5 Instrument Pflegevisite (1) Gesetzliche Vorgaben / MDK Auflagen Keine direkte gesetzliche Forderung zur Durchführung von Pflegevisiten, jedoch mehrfach indirekte Verpflichtung verpflichtende Maßnahmen der Qualitätssicherung Pflegevisite SGB XI MDK PQsG MDK: Pflegevisite als Baustein der internen Qualitätssicherung Aktuelle Situation 1. MDS Bericht*: fehlende fachliche Überprüfung der Pflegequalität in 45 % der stationären Altenhilfeeinrichtungen *Quelle: 1. Bericht des Medizinischen Dienstes der Spitzenverbände der Krankenkassen (MDS) nach 118 Abs. 4 SGB XI, Nov Folie 5

6 Instrument Pflegevisite (2) Struktur Pflegevisite Bewohnervisite Dokumentenvisite Mitarbeitervisite Kategorien Visitenarten Ermittlung der Bewohnerzufriedenheit Bewertung des Pflegezustandes Pflegezustand Pflegestufe Beurteilung der Inhaltsqualität Überprüfung der Vollständigkeit der Angaben und Eintragungen Stammdaten Gefährdungen Pflegeprozess Bewertung der Pflegefachlichkeit (Pflegestandards) Bewertung der Durchführungs- und Kontrollverantwortung Bewohnerzufriedenheit Durchführungqualität Bezugspflegeverantwortung Wunddokumentation Folie 6

7 Instrument Pflegevisite (3) Erhebungsbogen Dokumentenvisite 1 = in Ordnung; 2 = lückenhaft / eingeschränkt; 3 = mangelhaft; 4 = nicht vorhanden; 0 = nicht relevant Pflegeprozess Besteht eine aktuelle Pflegeplanung? Beurteilung Bemerkung Ist die psychosoziale Betreuung in der Pflegeplanung berücksichtigt? Beurteilungskriterien Sind die geplanten Maßnahmen klar definiert? Werden die geplanten Maßnahmen im Pflegealltag sinnvoll umgesetzt und dokumentiert? Entsprechen die geplanten Maßnahmen den Zielsetzungen? Findet eine regelmäßige Evaluation und Aktualisierung der Pflegeplanung statt? Sind die Standards in die Planung mit einbezogen? Sind die Pflegeberichte in sich schlüssig, nachvollziehbar und lückenlos geführt? Werden die Vitalwerte (RR, Puls, Gewicht,...) regelm. erhoben? Finden folgende Zusatzblätter Anwendung, sind sie lückenlos abgezeichnet? Lagerungsplan/Bewegungsplan Einfuhrplan Folie 7

8 Instrument Pflegevisite (4) Zielgruppen Berichtswesen Fallübergreifend Verdichtung Trends aufzeigend Geschäftsleitung Verdichtete Sicht auf Abdeckung und Ergebnisse Pflegevisite Ergebnisse Qualitätssicherung als Frühwarnsystem Pflegeverantwortliche Kraft Verdichtete Sicht auf Abdeckung und Ergebnisse Pflegevisite Sicht auf einzelnen Fall mit Einzelergebnissen Bewertung, Maßnahmenvereinbarung und -verfolgung Fallindividuell Handlungsbedarf aufzeigend Feedback Pflegemitarbeiter Sicht auf einzelnen Fall mit Einzelergebnissen Bewertung, Maßnahmenvereinbarung und verfolgung Folie 8

9 Instrument Pflegevisite (5) Berichtsinhalte GF/PvK Berichtswesen Geschäftsführung / Pflegeverantwortliche Kraft Wirtschaftlicher Erfolg Personaleinsatz Pflegeleistungen Qualitätssicherung Kosten- und Leistungsrechnung Deckungsbeiträge Budgetvergleich VK-Statistik Abgleich Pflegestufenmix Belegungsentwicklung Leistungsmix, Leistungserfolg Kennzahlen aus Pflegedokumentation (SSM, BMI, Sturz etc.) Visitenabdeckung Visitenergebnisse Bewohnervis., Dokumentenvis., Mitarbeitervis Folie 9

10 Instrument FMEA (1) (Fehlermöglichkeits- & -einflussanalyse) Worum geht es? Fehler bzw. eingetretene Risiken verursachen hohe direkte (Bsp. Schadensfall) oder indirekte (Bsp. Imageschaden) Kosten. Mit Hilfe des Präventivinstrumentes Fehlermöglichkeits- und - einflussanalyse (FMEA) können mögliche Fehler/Risiken antizipiert und proaktiv bearbeitet werden. Die Identifizierten Risiken/Fehler werden anschl. bewertet und nach Priorität bearbeitet Folie 10

11 Instrument FMEA (2) (Fehlermöglichkeits- & -einflussanalyse) Risikoanalyse nach der FMEA-Methode Datum: Bereich / Thema: Teilnehmer/-innen: Überprüfungsdatum: Nr. Risiken / Fehler Ggf. Ursachen Bewertung Maßnahmen Schadenshöhe Auftretenswahrsch. Entdeckung optional optional optional optional optional Folie 11

12 Instrument FMEA (3) (Fehlermöglichkeits- & -einflussanalyse) Wie gehe ich vor? 1. Bereich / Thema bestimmen (Bsp.: Bewohneraufnahme / Baumaßnahme /...) 2. Beteiligte benennen Planung der Veranstaltung 3. Beschreibung der Ausgangslage in dem definierten Bereich 4. Identifizierung potentieller Fehler/Risiken 5. Mögliche Fehlerursachen und ggf. Folgen (Schadensausmaß qualitativ und oder quantitativ erfassen) 6. Derzeitige Kontroll- bzw. Sicherungsmaßnahmen bewerten 7. Auftretenswahrscheinlichkeit einschätzen 8. Schadensausmaß für die Organisation bzw. den Kunden einschätzen 9. Optional: Entdeckungswahrscheinlichkeit benennen 10.Risikoprioritätszahl (RPZ) bestimmen 11.Maßnahmenplanung 12.Umsetzung 13.Umsetzungscontrolling 14.Nachhaltigkeitssicherung / Ergebnissicherung Folie 12

13 Instrument Projekt-Risikoanalyse (1) Vorgehensweise bei der Risikoanalyse: 1. Risikoerkennung Risiken identifizieren Einflüsse außerhalb des Projektes Uneinigkeit der Auftraggeber über die Ausrichtung des Projektes politische / rechtliche Rahmenbedingungen Einflüsse innerhalb des Projektes Projektziel zu gewagt / unerreichbar fehlendes Know-how um das Projekt erfolgreich durchzuführen U-Historie: Was ist in vergleichbaren Projekten schiefgelaufen? Ziele: Ursachen für Risiken klären Höhe der Eintretenswahrscheinlichkeit feststellen Risiko qualitativ beschreiben Risiko konkret messbar machen (z.b. mögliche Schadenshöhe) Folie 13

14 Wurden Wurden Wurde Sind Werden Werden Genügt Liegt Sind Werden Werden Wird Werden Werden Stimmen Instrument Projekt-Risikoanalyse (2) Fragen Ja die Ziele verbindlich festgeschrieben? Meilensteine definiert? die Vorgehensweise festgelegt? die Kompetenzen eindeutig geklärt? regelmäßig Projektteambesprechungen durchgeführt und protokolliert? regelmäßig Arbeitsergebnisse geprüft und abgenommen (Statusberichte)? die Qualität den Anforderungen des Auftraggebers? eine Terminplanung vor? die Termine zu halten? Wenn nicht, welche Termine sind realistisch? Terminlisten oder Balkendiagramme regelmäßig aktualisiert? eingehaltene und nicht erreichte Termine dokumentiert u. kommuniziert? der Kostenplan eingehalten? die Gründe für Termin- und Kostenüberschreitungen analysiert? die richtigen Leute rechtzeitig mit den richtigen Informationen versorgt? unsere Vorstellungen noch mit denen des Auftraggebers überein? Folie 14

15 Das Beispiel Die Einrichtung Musterheim arbeitet mit einem Berichtswesen, dass frühzeitig auf kritische Abweichungen hinweist. Im Rahmen von Monatsgesprächen werden unmittelbar Maßnahmen beraten und beschlossen. Im Rahmen des QM sind Risikocheck ein fester Bestandteil der Audits. Außerdem werden gezielt in sensiblen Bereichen moderierte FMEA-Workshops durchgeführt (Bsp. Krankenhausverlegung) Die PDL führt stichprobenartige Pflegevisiten durch und identifiziert im Dialog mit den Mitarbeiter/-innen potentielle Pflegerisiken und geeignete Präventionsmaßnahmen (Bsp.: Dekubitus) Die Qualitätsbeauftragte führt insbesondere in der Projektfrühphase mit den jeweiligen Projektleitungen einen Risiko-Check durch. Zu Beginn der jährlich durchgeführten Ziel- und Strategieplanung wird eine SWOT-Analyse durchgeführt. Dabei greift man auf die Ergebnisse des Vorjahres zurück und aktualisiert diese Folie 15

16 Diskussion des Praxistransfers Wo sollten pragmatische Risikochecks fest installiert werden? Lassen sich hierzu die beschriebenen Instrumente nützlich einsetzen? Kennen Sie weitere Instrumente, die zum Bestandteil Ihres Risikomanagements werden können? Folie 16

17 Fragen??? Folie 17