6. Bestandesbuchhaltungen

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1 6. Bestandesbuchhaltungen 6.1. Anlagebuchhaltung Allgemeines Im Zusammenhang mit der Einführung einer Kostenrechnung ist die Erstellung einer Anlagebuchhaltung in Gemeinden unumgänglich. Sie dient als Grundlage zur Berechnung der betrieblich objektiven Abschreibungen sowie der kalkulatorischen Zinsen. In privaten Unternehmen ist die Anlagebuchhaltung schon seit längerer Zeit institutionalisiert. Als ausgegliederte Nebenrechnung nimmt die Anlagebuchhaltung hauptsächlich zwei Funktionen ein: Für die laufende Rechnung Speicherung und Verwaltung der relevanten Daten, die für die Handels- und Steuerbilanz benötigt werden. Für die Kostenrechnung Ermittlung von anlagebezogenen Daten für die Kostenrechnung und insbesondere zur Berechnung der kalkulatorischen Zinsen und der betrieblich objektiven Abschreibungswerte Aufbau Beim Aufbau einer Anlagebuchhaltung müssen die nachfolgend aufgeführten Punkte berücksichtigt werden: Klassifizierung der Anlagen Die Klassifizierung der Anlagen innerhalb der Anlagebuchhaltung sollte so erfolgen, dass jeweils unterschiedlichen Gliederungszwecken entsprochen werden kann. So sollte sowohl eine bilanzielle Gliederung gemäss dem Kontenrahmen, als auch eine kostenrechnungsorientierte Gliederung gemäss der 4 In Anlehnung an Chmielewicz., Schweitzer.: Handwörterbuch des Rechnungswesens

2 Kostenstellenrechnung möglich sein. Diese Gliederung teilt die Anlagen auf die verschiedenen Kostenstellen der Gemeinde (in unserem Beispiel Pumpwerk, Leitungsnetz, Reservoirs und Verwaltung) auf. Andere mögliche Gliederungskriterien wären unter anderen auch die Nutzungsdauer oder die Lebenszyklusphasen der einzelnen Anlagegüter. Den Gemeinden empfehlen wir, die Klassifizierung und Gliederung anhand der Kostenstellenrechnung vorzunehmen. Einzelne Erfassung und Verwaltung In der Anlagebuchhaltung ist jedes Anlagegut einzeln zu erfassen und zu verwalten. Das betrifft nicht nur bereits vorhandene und in Betrieb genommene Anlagen, sondern auch solche, die sich noch im Bau befinden. Miet- und Leasinganlagen In die Einzelverwaltung der Anlagebuchhaltung sind auch Miet- und Leasinganlagen einzubeziehen. Bei sehr geringwertigen Wirtschafts- oder Anlagegüter kann eine Sammelverwaltung angebracht sein Inhalt Eine Anlagebuchhaltung beinhaltet diejenigen Vermögensgegenstände, die als immaterielles Vermögen, als Finanzanlagen oder als Sacheinlagen langfristig dem Geschäftsbetrieb eines Unternehmens dienen. Die in der Anlagebuchhaltung zu erfassenden Stammdaten der vorhandenen Vermögensgegenstände sind so definiert, dass sie während des ganzen Lebenszyklus eines Anlagegutes konstant bleiben. Das heisst, sie unterliegen keinen regel- oder planmässigen Änderungen. Sie beinhalten die Grundlagen für alle weiteren Rechnungszwecke: Erkennungs-, Zuordnungs- und beschreibende Daten wie etwa Anlagebezeichnung oder nummer. Handels- und steuerbilanzielle Daten zur Bestimmung der Abschreibungswerte in der laufenden Rechnung.

3 Kalkulatorische Daten zur Bestimmung der kalkulatorischen Kosten (Abschreibungen und Zinsen). Vermögenssteuerdaten zur Bestimmung von Vermögenswerten. Versicherungsdaten zur Bestimmung von Versicherungswerten. Daneben sollten in der Anlagebuchhaltung auch noch Daten über die Nutzungsphase der Anlagen in Form von technischen Daten und Nutzungsdaten geführt werden. Diese beinhalten unter anderem Energieanschlüsse, geplante Nutzungsdauer, voraussichtliche Stillstandszeiten etc. Auch Instandhaltungsdaten wie etwa geplante Termine und Kosten für Inspektion, Wartung oder Reparatur müssen in der Anlagebuchhaltung erfasst werden. Nebst den unveränderlichen Stammdaten müssen auch Bewegungsdaten der einzelnen Anlagegüter minuziös erfasst werden. So muss nebst dem Anschaffungswert eines Anlagegutes auch der aktuelle Buchwert aus der Bestandesrechnung jährlich ausgewiesen werden. Bei Sachanlagen (z.b. Reservoire, Leitungsnetz) muss besonders darauf geachtet werden, dass nebst den jeweiligen Buchwerten auch die zugehörigen Anschaffungswerte, sowie die Zeit- und Wiederbeschaffungswerte aus der Kostenrechnung lückenlos erfasst sind (vgl. dazu Abschnitt 7.3.2, Berechnung des Wiederbeschaffungswertes, Seite 49). Werden diese Werte nicht regelmässig eingetragen, können die Kosten der Kostenrechung nicht mehr optimal verwaltet und gesteuert werden. Man verliert den Überblick über die kumulierten Abschreibungen und die stillen Reserven der laufenden Rechnung wie auch der Kostenrechnung Lagerbuchhaltung Die Notwendigkeit einer Lagerbuchhaltung Bei den Konten (Büromaterial), (Drucksachen, Fachliteratur) und (Verbrauchsmaterial) stellt sich uns die Frage, ob die Einführung einer Lagerbuchhaltung sinnvoll ist. Wir werden diese Frage am Beispiel des Kontos klären: In unserem Beispiel zeigt sich in der laufenden Rechnung ein Aufwand von Fr Das heisst, in der vergangenen Periode wurde für Fr Büromaterial eingekauft.

4 Ob die eingekaufte Menge aber auch dem tatsächlichen Verbrauch an Büromaterial entspricht, ist nicht ersichtlich. So könnten zum Beispiel von diesem Material im Wert von Fr noch Fr am Lager liegen, die wir erst in der nächsten Periode verbrauchen. Der Aufwand wäre also weder in der laufenden Rechnung noch in der Kostenrechnung periodengerecht ausgewiesen. Um den tatsächlichen Verbrauch ermitteln zu können, ist eine separat geführte Lagerbuchhaltung grundsätzlich empfehlenswert. Durch sachliche Abgrenzungen in Höhe der Bestandesdifferenz würden in der Kostenrechnung nur noch die effektiven Kosten ausgewiesen. Dies wäre im allgemeinen wünschenswert. Es stellt sich nun aber doch die Frage, ob sich der Aufwand der Einführung einer Lagerbuchhaltung bedingt durch die Kostenrechnung auch tatsächlich durch einen erzeugten, weiteren Nutzen rechtfertigen lässt; Bei solch kleinen Beträgen scheint uns kein Mehrnutzen für die Betriebsabrechnung gegeben. Deshalb würden wir uns gegen die Führung einer Lagerbuchhaltung entscheiden. Wir überlassen es aber den einzelnen Gemeinden darüber zu urteilen, ab welchem Betrag sie die Führung einer Lagerbuchhaltung als sinnvoll erachten Die Führung einer Lagerbuchhaltung Wenn in einer Gemeinde der Entscheid gefallen ist, eine Lagerbuchhaltung zu führen, sollte dies auch gründlich getan werden. Zu diesem Zweck empfehlen wir, eine Bestandesbuchhaltung zu führen, die jeweils beim Abschluss der laufenden Rechnung angepasst wird. Zu Beginn des ersten Jahres, in dem die Lagerbuchhaltung geführt wird, muss der Anfangsbestand an Material (z.b. Büromaterial) mittels einer Inventur ermittelt werden. Dieser wird dann in einem entsprechenden Konto eingebucht. Während dem Verlauf der Periode werden keine weiteren Buchungen in diesem Konto vorgenommen. Beim Abschluss der laufenden Rechnung erfolgt eine erneute Inventuraufnahme des Lagerbestandes. Der gezählte Endbetrag wird als Saldo in das Konto eingetragen. Die anschliessend vorhandene Bestandesdifferenz muss dann über die sachlichen Abgrenzungen ausgeglichen werden.

5 Der Aufwand der laufenden Rechnung wird im BAB durch die sachlichen Abgrenzungen in Spalte 5 korrigiert. Danach sind in Spalte 6 die objektiven Kosten für die Kostenrechnung ersichtlich Aktivierung von Vermögenswerten Allgemeines Bei den Konten (Anschaffung Zähler, Geräte), (Anschaffung Ausrüstungen) und (Netzerweiterungen) ergibt sich für die Betriebsabrechnung ein spezielles Problem: In allen drei Konten wird eigentlich eine Zunahme an Vermögenswerten verbucht. Dieser Vermögenszugang müsste grundsätzlich aktiviert und entsprechend ausgewiesen werden. In der Bestandesrechnung werden aber Aktivierungen erst ab einem Betrag von Fr. 50'000.- vorgenommen. Dann nämlich, wenn über die Investitionsrechnung gebucht werden muss. Für die Kostenrechnung ist dieser Betrag zu hoch festgesetzt. Entsprechend den Bedürfnissen der Kostenrechnung müssen die eingehenden Vermögenswerte bereits ab einem tieferen Betrag aktiviert werden. Dieses Vorgehen führt durch die sachlichen Abgrenzungen in der Kostenrechnung zu weniger Kosten. Schwankungen durch unregelmässige Investitionstätigkeit können besser ausgeglichen werden. Die Aktivierungsgrenze setzen wir in der Kostenrechnung bei Fr. 10'000.- fest. Diesen Betrag haben wir im Gespräch mit Vertreten von verschiedenen KMU und Finanzverwaltern von verschiedenen Gemeinden eruiert. Nach ihrer Praxiserfahrung scheint die gewählte Höhe des Betrages für die Zwecke von Gemeinden durchaus sinnvoll Die Aktivierung beim Konto Anschaffung Zähler / Geräte (311.01) Hier besteht eine etwas besondere Problematik: Ein einziger Zähler übersteigt in keinem Fall die von uns gesetzte Aktivierungsgrenze. Somit müsste er nicht aktiviert werden. Aber alle gesamthaft eingekauften Zähler werden lediglich an die zahlreichen Wasserbezüger der Gemeinde vermietet und bleiben im Eigentum der Gemeinde. In der Summe wird die Aktivierungsgrenze von Fr. 10'000.- also deutlich überschritten. Demzufolge müssen die einzelnen Zähler in der Kostenrechnung trotzdem aktiviert werden.

6 Im Konto Anschaffung Zähler / Geräte soll durch die Aktivierung in der Kostenrechnung ein kleinerer Aufwand als in der laufenden Rechnung ausgewiesen werden. Die dazu nötigen sachlichen Abgrenzungen müssen in Spalte 5 des BAB eingetragen werden. Damit die jetzt notwendig gewordenen Abschreibungen von Zähler und Geräten genau berechnet werden können, müssen die Zähler und Geräte verwaltet werden. Dies zeigt erneut die Notwendigkeit einer Anlagebuchhaltung auf. Nur durch eine exakte Verwaltung der Anlagewerte können zuletzt auch die zu erhebenden Zählermieten objektiv richtig berechnet werden Die Aktivierung beim Konto Anschaffung Ausrüstungen (311.02) Bei diesem Konto empfehlen wir den Gemeinden, sich strikte an die Aktivierungsgrenze in der Kostenrechnung von Fr. 10'000.- zu halten. Alle Geräte, die diesen Anschaffungswert nicht überschreiten, werden auch nicht aktiviert. Sobald aber der Anschaffungswert eines Ausrüstungsgegenstandes Fr. 10'000.- übersteigt, müssen die zusätzlichen Aufwände durch sachliche Abgrenzungen bereinigt werden. Der aktivierte Ausrüstungsgegenstand muss dann auch in die Anlagebuchhaltung aufgenommen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die für die Kostenrechnung notwendigen Abschreibungen über die gesamte Laufzeit des Gegenstandes objektiv richtig vorgenommen werden Die Aktivierung beim Konto Netzerweiterungen Netzerweiterungen über Fr. 50'000.- müssen zwingend 5 über die Investitionsrechnung erfasst werden. Diese Aufwände werden dann automatisch beim Abschluss der jährlichen Investitionsrechnung in die Bestandesrechnung übernommen und dadurch aktiviert. Ab einem Betrag von Fr. 50'000.- ist das Vorgehen folglich klar geregelt. Vorgängig wurde nun aber bereits festgelegt, die Aktivierungsgrenze in der Betriebsabrechnung auf Fr zu senken. Somit dürfen auch im Konto Netzerweiterungen der Kostenabrechnung nur Kosten bis zu diesem Betrag erfasst werden. Ab Fr. 10'000.- müssen die Kosten durch sachliche Abgrenzungen für die Betriebsabrechnung bereinigt werden.

7 Die Notwendigkeit der Anlagebuchhaltung zeigt sich auch bei diesem Konto wieder sehr deutlich. Nur über sie können die Anlagen gewissenhaft verwaltet werden. Wird sie nicht exakt geführt, können die jeweiligen Werte des Leitungsnetzes nicht mehr nachvollzogen werden. 5 vgl. Handbuch des Rechnungswesen der solothurnischen Gemeinden, Band 1

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