Übung. Einführung in das Geschäftsprozessmanagement am Beispiel von ARIS

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1 Übung Einführung in das Geschäftsprozessmanagement am Beispiel von ARIS Stand : Bearbeiter : D. Knopp Datei : SoSe_2012_PML_GPM.doc Version : 1.0

2 Aufgabenstellung Seite 1 1 Aufgabenstellung Sie sind im Qualitätsmanagement eines mittelständischen Unternehmens der Investitionsgüterindustrie tätig, welches durch den zunehmenden Wettbewerbs- und Kostendruck am Markt gezwungen ist, sämtliche Effizienz- und Einsparungspotentiale in der Unternehmung auszuschöpfen. In einer Vorstudie, die durch einen externen Unternehmensberater erstellt wurde, sind erhebliche Mängel in der Ablauforganisation ihres Unternehmens festgestellt worden. Die Geschäftsleitung hat auf Vorschlag des Unternehmensberaters beschlossen, ein Geschäftsprozessmanagement einzuführen, um sämtliche Schwachstellen aufzudecken und die Abläufe zu optimieren. Im Fokus dieser Bestrebungen steht die Ausrichtung der Unternehmung an effizienten Prozessen. In das dazu aufgesetzte Projekt Einführung eines Geschäftsprozessmanagements sind Sie als Mitarbeiter berufen worden. Nachdem der Projektleiter die einzelnen Arbeitspakete 1. Aufnahme der Ist-Situation (Abläufe), 2. Anlayse der Ist-Situation und Erstellung von Soll-Geschäftsprozessen und 3. Roll-Out von Soll-Geschäftsprozessen (Prozessportal) verkündet hat, sollen Sie mit ihren Projektkollegen im ersten Schritt die Unternehmensabläufe in den einzelnen Bereiche aufnehmen. Da die Einführung des Software-Tools ARIS noch nicht abschlossen ist und noch einige Tage dauert, jedoch keine Zeit verschwendet werden soll, müssen Sie die Abläufe vorerst von Hand dokumentieren und später in ARIS nachmodellieren.

3 Aufgabenstellung Seite Erste Aufnahmen im Lager Der Projektleiter hat Sie damit beauftragt, sich die Abläufe im Lager genauer anzusehen. Sie entschließen sich als erstes, den Lagerzugang zu beobachten. Der Ablauf des Lagerzugangs von Rohmaterial stellt sich für Sie wie folgt dar: o Mit dem Abladen des Materials durch den Lieferanten ist das Material bei Ihnen angekommen. o Um sicherzustellen, dass die Lieferung den Qualitätsansprüchen ihres Unternehmens entspricht, führen Sie eine Qualitätsprüfung des Materials durch. Das Resultat der Prüfung ist entweder gute Qualität oder schlechte Qualität. Material schlechter Qualität wird von Ihnen für den Rückversand aussortiert, Material guter Qualität versehen Sie mit einem Eingangsprüfsigel. o Nachdem die Qualitätsprüfung abgeschlossen ist, nehmen Sie die Einlagerung der Lieferung für die einzelnen Produktionsbereiche vor. o Ist die Lieferung eingelagert, muss abschließend die Buchung der Lagerzugänge vorgenommen werden. Nachdem der Lagerbestand aktualisiert wurde, ist der Geschäftsprozess abgeschlossen. Ihre Aufgabe ist es nun, den beschriebenen Ablauf als Geschäftsprozess in Form einer Ereignisgesteuerten Prozesskette, kurz EPK, darzustellen bzw. zu modellieren. Bitte beachten Sie dazu die Regeln und Hinweise im Grundlagenteil. Zur Modellierung zugelassene Symbole sind:

4 Aufgabenstellung Seite Abwicklung von Kundenaufträgen Nachdem Sie erste Erfahrungen in der Geschäftsprozessmodellierung im Lager gemacht haben, bittet Sie ein Projektkollege, ihn bei der Aufnahme der Vertriebsprozesse zu unterstützen. Dabei sollen Sie den Ablauf bei der Abwicklung eines Kundenauftrags dokumentieren, welcher nachfolgend erläutert ist. Nachdem ein neuer Kundenauftrag eingetroffen ist, wird von der Organisationseinheit, kurz OE, Vertrieb eine Verfügbarkeitsprüfung über die bestellten Artikel vorgenommen. Bei dieser Prüfung greift der Vertrieb auf die Daten aus dem SAP-System zurück. Je nach Art und Umfang der Bestellung können einzelne oder sämtliche Artikel vorrätig oder nicht vorrätig sein. Für die vorrätigen Artikel wird eine Reservierung durchgeführt, nach deren Abschluss die Artikel durch die OE Lager ausgelagert werden. Für nicht vorrätige Artikel muss ein neuer Produktionsauftrag in der Software Prodata durch die OE Produktion angelegt werden. Die Produktionsabteilung überwacht nachfolgend die Produktion und schließt den Produktionsauftrag ab. Sind die vorrätigen Artikel ausgelagert und der Produktions-auftrag abgeschlossen, so erfolgt die Bereitstellung der Artikel durch die OE Lager". Nach vollendeter Bereitstellung wird zum einen der Transport durch die OE Disposition organisiert und die Versandpapiere durch die OE Vertrieb gedruckt und zum anderen die Rechnung in der OE Buchhaltung erstellt. Die Disposition setzt anderes als der Vertrieb oder die Buchhaltung nicht das SAP-System ein, sondern die Software ProLogistik. Sind der Transport organisiert und die Versandpapiere gedruckt, führt die OE Spedition den Transport durch. Nachdem der Transport durchgeführt und die Rechung durch die OE Poststelle verschickt wurde, wird der Kundenauftrag durch den Vertrieb abgeschlossen. Stellen Sie den beschriebenen Ablauf in Form einer erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette, kurz eepk, dar. Zulässige Symbole sind:

5 Grundlagenteil: Geschäftsprozessmanagement Seite4 2 Grundlagenteil: Geschäftsprozessmanagement 2.1 Geschäftsprozesse und deren Management Definition Geschäftsprozess Unter einem Geschäftsprozess, kurz GP, versteht man eine Folge bzw. ein Bündel von sachlogisch und zeitlich zusammengehörigen Aktivitäten, die für das Unternehmen einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten und sich am Kunden orientieren, d. h. auch für den Kunden Wert schaffen. Im Geschäftsprozessmanagement werden sowohl externe als auch interne Auftraggeber als Kunden betrachtet. Definition Geschäftsprozessmanagement Unter Geschäftsprozessmanagement versteh man die Verankerung (Strategisches Prozessmanagement), die Modellierung und Analyse (Prozessentwurf), die Einbindungen (Prozessimplementierung) und die Überwachung und Kontrolle (Prozesscontrolling) von Geschäftsprozessen in der Organisation. 2.2 Darstellung von Geschäftsprozessen GP müssen, damit sie im Anschluss analysiert werden können, zuerst erfasst werden. Die beste Methode dazu ist die grafische Modellierung in Form einer EPK oder einer erweiterten EPK. Eine EPK ist eine Methode zur Modellierung der zeitlichen und sachlogischen Abhängigkeiten zwischen Funktionen bzw. Aktivitäten und Ereignissen eines Geschäftsprozesses. Eine EPK, die zusätzliche Elemente, wie Organisationseinheiten oder Anwendungssysteme, enthält, wird als eepk bezeichnet.

6 Grundlagenteil: Geschäftsprozessmanagement Seite5 Bestandteile einer EPK Ereignisgesteuerte Prozessketten bestehen aus: Ereignissen, Ereignisse sind Vorbedingung und Ergebnis von Funktionen. Funktionen, Funktionen stellen Aktivitäten dar und werden durch Ereignisse ausgelöst. Konnektoren UND ODER ENTWEDER ODER Konnektoren beschreiben unterschiedliche Formen der Prozessverzweigung. und Kanten. Verbindungspfeile, die den Kontrollfluss steuern. Kommissionierauftrag eingegangen SAP Kommissionierauftrag zuordnen Lager Picker 1 Picker 2 Picker 3 SAP Kommissionierung überwachen Lager Kommissionierauftrag abgeschlossen Beispiel einer EPK Beispiel einer eepk

7 Grundlagenteil: Geschäftsprozessmanagement Seite6 Folgende grundlegende Modellierungsregeln sind bei (e)epks einzuhalten: Die Modellierung von (e)epks erfolgt von oben nach unten, d. h. vertikal. Es darf jeweils nur eine Kante aus oder in ein Objekt münden. Eine (e)epk beginnt mit einem Startereignis und endet mit einem Endereignis. Auf eine Funktion folgt immer ein Ereignis. Prozessverzweigungen müssen konsistent modelliert werden. Wird ein Konnektor zur Verzweigung nutzt, so muss dieser auch wieder bei der Zusammenführung genutzt werden. Innerhalb von Verzweigungen sind weitere Verzweigungen zulässig, solange diese konsistent modelliert werden. Es gibt drei Arten von Konnektoren: UND Beide Fälle müssen eintreten! ODER Einer oder mehrere Fälle sind denkbar. ENTWEDER ODER Nur ein Fall darf eintreten. Zulässige Verzweigungen: Da Ereignisse keine Entscheidungskompetenz besitzen, ist es verboten, nach einem Ereignis eine Funktion über ein oder oder entweder oder anzubinden.

8 Grundlagenteil: ARIS Seite 7 3 Grundlagenteil: ARIS 3.1 ARIS-Konzept Das ARIS-Konzept, Akronym für Architektur integrierter Informationssysteme, ist ein von Prof. A.-W. Scheer in der 90er Jahren entwickeltes Konzept zur ganzheitlichen Beschreibung von Unternehmen und deren Anwendungssystemen, wobei es die betrieblichen Geschäftsprozesse in den Mittelpunkt der Betrachtung stellt. Der Schwerpunkt des Konzeptes liegt auf der Identifikation und Analyse der betrieblichen Geschäftsprozesse. Um die Beschreibung leichter zu gestalten und die allgemeine Komplexität zu reduzieren, wird eine Zerlegung der Unternehmung bzw. deren GP in die fünf ARIS-Sichten Datensicht (Welche Daten sind wichtig?), Funktionssicht (Welche Funktionen werden ausgeführt?), Organisationssicht (Welche Organisationseinheiten gibt es?), Leitungssicht (Welche Leistungen sind wichtig?) und Steuerungssicht (Darstellung der Beziehung zwischen Daten, Funktionen, Organisationseinheiten und Leistungen.) vorgenommen. Zusammen bilden diese fünf Sichten die Architektur des ARIS- Konzepts, das auch als das ARIS-Haus bezeichnet wird.

9 Grundlagenteil: ARIS Seite8 3.2 ARIS-Software Für die Darstellung in den einzelnen Sichten existiert eine Vielzahl von Modelltypen. Zu den wichtigsten zählt die EPK bzw. eepk in der Steuerungssicht. Mit Hilfe der ebenfalls von Prof. Scheer entwickelten ARIS-Software ist es nun möglich, die einzelnen Sichten am Computer zu modellieren und zu verwalten. Die Software gilt mittlerweile als Standardwerkzeug des Geschäftsprozessmanagements. Als mögliche Einsatzbereiche der ARIS-Software sind die Erstellung und Publizierung von Prozessdokumentationen, die Geschäftsprozessoptimierung und die Konfigurierung von Standardsoftware zu nennen. In der betrieblichen Praxis wird ARIS zumeist für die Prozessdokumentation eingesetzt. Besonderheiten und Vorteilen der ARIS-Software liegen in ihrem datenbankgestützen Aufbau, der Möglichkeit der Wiederverwendung von Prozess(teil)en, der Vermeidung redundanter Informationen, der Möglichkeit zur Auswertung und Analyse sowie die grafische Darstellung.

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