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1 Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01

2 Inhalt 1. eteoboard das digitale Task Board 2. Produktstruktur 3. Systemvoraussetzungen 3.1. Hardware 3.2. Task Management System 3.3. Internetverbindung / Netzwerkverbindung 4. eteoboard - Wo wird es angewendet? 4.1. Einsatzszenarien von eteoboard 5. Hintergrund Motivation der Entwicklung 6. ROI-Betrachtung Systemumfeld für JIRA Adapter 8. Systemumfeld für TFS Adapter 9. Fragen & Antworten Ansprechpartner 17 Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01

3 eteoboard das digitale Task Board In der agilen Softwareentwicklung nach Scrum werden die in einer Entwicklungsperiode zu erledigenden Aufgaben üblicherweise als Zettel an einer gut sichtbaren Zettelwand angeheftet. Die Zustände der Aufgaben (Offen, In Arbeit und Fertig) werden durch Spalten abgebildet. Bei der verteilten Entwicklung eines Teams hingegen wird an jedem Ort eine eigene Zettelwand benötigt. Diese physikalisch separaten Zettelwände müssen stets denselben Projektzustand anzeigen, d.h. sie müssen kontinuierlich synchronisiert werden. eteoboard wurde im Rahmen der agilen Softwareentwicklung zur Unterstützung und Anwendung des Projekt-Vorgehensmodells Scrum in verteilten Teams entwickelt. eteoboard ist ein digitales ScrumBoard, welches die analoge Zettelwand zum Vorbild hat - mit dem Ziel, immer den aktuellen Sprintstatus im Blick zu haben. Es wird an bestehende Aufgabenverwaltungssysteme (Task Management System) als Datenquelle angebunden (siehe Punkt 3.2 Systemvoraussetzungen). eteoboard synchronisiert sich in Echtzeit zwischen verschiedenen Standorten. Das Aufgabenboard ist intuitiv durch Multi-Touch-Gesten bedienbar (vergleichbar mit einem modernen Smartphone). Synchronisation Backend/Client Die Kommunikation zwischen Board und Backendsystem sowie der Abgleichzwischen den eingegeben Daten im Backendsystem und dem Board erfolgt bidirektional und unverzüglich. Synchronisation Client/Client Die Ansicht der Clients (Abbildung des aktuellen Projektzustands) ist bei jeder Taskveränderung synchron. Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 3

4 Produktstruktur Die eteoboard-software besteht aus den Komponenten eteoboard (Client), eteoserver und eteotmsplugin (Erweiterung für das jeweilige Task-Management-System). Es können mehrere eteoboards mit demselben eteoserver zusammenarbeiten (siehe Abbildung Produktstruktur eteoboard). eteoboard Software Benutzerprogramm (Client I) eteoboard Software (Client II) - eteoserver ETEO-JIRA-Plugin Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 4

5 Systemvoraussetzungen Hardware Die eteoboard-software wird in Verbindung mit dem MondoPad der Firma InFocus ausgeliefert. Task Management System Die eteoboard-software ist für den Einsatz mit einem Task Management System (TMS) konzipiert. Das Aufgabenboard benutzt die kommerziellen Aufgabenverwaltungssysteme Atlassian JIRA und Microsoft Team Foundation Server als Datenspeicher. In diesen Systemen werden sämtliche Daten eingegeben und gehalten. eteoboard bildet diese Daten grafisch ab und erlaubt gleichzeitig die Interaktion mit diesen. eteoboard - Wo wird es angewendet? eteoboard kann grundsätzlich überall dort angewendet werden, wo Teams agil und verteilt zusammenarbeiten und immer auf demselben Informationsstand sein müssen. Es ermöglicht den permanenten und gegenseitigen Austausch über Projekte, die transparente und revisionssichere Zusammenarbeit sowie den flexiblen Einbezug aller Fachkräfte und Spezialisten eines Unternehmens. Mögliche agile Methoden sind Scrum und Kanban. Zu den Anwendungsbereichen zählen die agile Softwareentwicklung, aber auch agiles Projekt- und Produktmanagement. Internetverbindung / Netzwerkverbindung Das eteoboard kann mit und ohne Internetverbindung genutzt werden, jedoch ist die Verbindung mit einem lokalen Netzwerk erforderlich. Das TMS (JIRA oder TFS) muss im lokalen Netzwerk vorhanden und zugänglich sein. Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 5

6 Einsatzszenarien von eteoboard Szenario 1 Einsatz von eteoboard in einem Team, das an einem Ort zusammenarbeitet Digitales Aufgaben-Board, das sichtbar im Raum aufgestellt wird Vermeidung von Medienbrüchen zwischen Aufgabenverwaltungssystem und Aufgaben-Board Szenario 2 Einsatz von eteoboards in verteilten, räumlich getrennten Teams Echtzeitsynchronisierung des eteoboards an den unterschiedlichen Standorten Projektzustand für alle Mitglieder des verteilten Teams stets ersichtlich und nachvollziehbar eteoboard in einem nicht-verteilten Team eteoboard in einem verteilten Team Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 6

7 Hintergrund Motivation der Entwicklung eteoboard ist ein wesentliches Element des Konzepts Ein Team Ein Office (ETEO), das von der Saxonia Systems AG mit dem Ziel entwickelt wurde, die Softwareentwicklung in Teilteams an verteilten Standorten zu ermöglichen. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Konzepts ist die Einrichtung einer permanenten Videoverbindung zwischen den Arbeitsräumen der Teilteams mit dem Effekt der Vermittlung des Gefühls der räumlichen Nähe für die Entwickler sowie die Unterstützung der spontanen Kommunikation und der globalen Teambildung über die räumliche Distanz hinweg. Zur Unterstützung der Teambildung und zur Erkennung und Behebung von Konflikten werden arbeitspsychologische Methoden entwickelt. Der virtuelle Projektraum schafft gleichzeitig transparente Prozesse für den Kunden und sorgt dafür, dass die Projektkontrolle erhalten bleibt. Folglich ergeben sich aus der verteilten Entwicklung ohne ETEO Probleme, z.b.: entfällt die Möglichkeit der spontanen Kommunikation oder ist stark eingeschränkt die globale Teambildung an verschiedenen Standorten wird erschwert die agilen Entwicklungsprozesse werden durch räumliche Trennung behindert die direkte Problem- und Konfliktlösung im Team wird erschwert das Gefühl der Projektkontrolle für den Kunden wird erschwert Der Nutzen der verteilten Entwicklung mit ETEO ergibt sich im Wesentlichen aus der Reduzierung der Reisetätigkeit und der damit verbundenen Kostensenkung bei gleichzeitiger Vermeidung von Emissionen sowie der Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit. Mit ETEO hat die Saxonia Systems AG ein leistungsstarkes Instrument zur Unterstützung der verteilten agilen Softwareentwicklung geschaffen. Das Unternehmen hat aufgrund zahlreicher Nachfragen von Interessenten beschlossen, eteoboard im ersten Quartal 2014 als Produkt zu vermarkten. Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 7

8 ROI-Betrachtung Das eteoboard wurde ursprünglich für die Unterstützung verteilter agiler Projektteams, insbesondere in der Softwareentwicklung, konzipiert. Hauptziel war dabei eine weitgehende Vermeidung von Reisetätigkeit. In der Praxis hat sich durch den Einsatz des eteoboards sowie des ETEO-Gesamtkonzepts eine Reduzierung der Reiseaufwände auf Null nicht durchsetzen lassen. Es können jedoch circa 80 % der Reisekosten für ein agiles Teil- Team eingespart werden. Dies betrifft zum einen die direkten Reisekosten (Flüge/ Fahrten, Übernachtungen und Tagegeld) sowie die Opportunitätskosten durch den reisebedingten Arbeitsausfall. Exemplarisch eine Kosten-Nutzen-Rechnung für ein idealtypisches agiles Softwareprojekt, das von einem auf zwei Standorte verteilten Scrum-Team bearbeitet wird: Leitstandort (Kunde): Düsseldorf Onsite Team (Kunde): 4 (1 Product Owner/ Analyst, 1 Architekt, 2 Entwickler) Offsite Team (Görlitz): 6 (1 Scrum Master, 3 Entwickler, 2 Tester) Gesamtstärke Team: 10 Laufzeit Projekt: 12 Monate (ca Sprints) Eingesparte Reisetage: 6 x 200 * 80 % = 960 (für das Offsite Team) Kosten je Reisetag: 85,00 Eingesparte Reisekosten: ,00 (ohne Opportunitätskosten) Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 8

9 Bei dieser idealtypischen Teamaufstellung hat sich die eingesetzte Technik von zwei 55 eteoboard (in Summe ,00 ) sowie einer professionellen Videokonferenzanlage mit zwei 80 Zoll Monitoren (in Summe ,00 ) in 6 Monaten vollständig amortisiert. Der kaufmännische Effekt ist noch deutlich positiver. Da die Technik über 3 Jahre mit monatlich rd ,00 abgeschrieben wird, die monatliche Reisekosteneinsparung im Beispielfall jedoch bei durchschnittlich 6.800,00 liegt, werden monatlich 5.700,00 (abzüglich Finanzierungskosten) ergebniswirksam (EBT) gehoben. Über die gesamte Projekt-laufzeit von 12 Monaten beträgt die positive Auswirkung auf das EBT in diesem Beispiel ,00 abzüglich einer eventuellen Zins-belastung aus externer Finanzierung. Ist das Verhältnis der Stärke der Teil- Teams zwischen Leitstandort und zweitem Standort umgekehrt (4 zu 6 statt 6 zu 4) beträgt der Amortisationszeitraum immer noch weniger als 9 Monate. Die Verbindungskosten für die Videokonferenzanlage und die eteoboards wurden in der Beispielrechnung vernachlässigt, da sie i.d.r. mehrfach durch die eingesparten Opportunitätskosten (nicht produktive Reisezeiten) abgedeckt sind. Sofern die Technik wie oben beschrieben für bereits verteilt arbeitende Teams angeschafft wird, sollten nachträglich die erreichten Produktivitätsgewinne in die ROI- Betrachtung einfließen. Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 9

10 Systemumfeld für den eteoboard - JIRA Adapter Systemvoraussetzungen Unterstützte Version: JIRA Version 6 (6.x) JIRA ist vom Anwender bereitzustellen ETEO Service User ist dem Projekt(- team) zugeordnet JIRA Prozess-Template, um Scrumfunktionalitäten zu verwenden Mitgelieferte Hardware: InFocus Mondopad 55 Wichtige Installations- Updatehinweise Folgende Komponenten müssen installiert sein: Auf dem eteoboard werden die Daten aus dem JIRA dargestellt hierfür relevant: Sprintauswahl Spalten User Stories Titel Beschreibung ID Story Points (Custom Field) Backlog Priority = bestimmendes Element für die Reihenfolge der Storys History = entsprechen den Kommentaren und Attachments Benötigte Installation übernimmt jeweils das PlugIn eteoboard Plugin im JIRA Hinzukommend: eteoserver (kann sowohl extern, als auch auf der Hardware selbst installiert werden) eteoboard-client (auf der Hardware) Https-Zertifikate können getauscht werden. (Alle Komponenten sind vollständig einzurichten und zu warten.) Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 10

11 Aufbau der Kommunikation: JIRA eteoboard Der JIRA Adapter wird ständig weiterentwickelt, um sich den wachsenden Anforderungen des Marktes immer wieder erfolgreich stellen zu können. Gerne informieren wir Sie über Änderungen und Updates aus dem Hause Saxonia Systems AG. eteoserver eteo PlugIn JIRA HTTPS Aufbau der Kommunikation: JIRA eteoboard Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 11

12 Systemumfeld für den eteoboard - TFS Adapter Systemvoraussetzungen Unterstützte Version: Team Foundation Server Update 2 installiert Prozesstemplate Microsoft Visual Studio Scrum 2013 (in der Standardkonfiguration) ETEO Service User ist dem Projekt(- team) zugeordnet Mitgelieferte Hardware: InFocus Mondopad 55 (Individuelle/andere Team Foundation Server Prozess-Templates können nebenher existieren und auf Anfrage ebenfalls implementiert werden.) Wichtige Installations- Updatehinweise Folgende Komponenten müssen installiert sein: Webservice, welcher im IIS installiert wird eteoboard-plugin, das direkt im TFS deployed wird eteoboard-client (auf der Hardware) Hinzukommend: eteoserver (kann sowohl extern, als auch auf der Hardware selbst installiert werden) Https-Zertifikate können getauscht werden (Alle Komponenten sind vollständig einzurichten und zu warten.) Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 12

13 Relevante Daten aus dem TSF: Sprintauswahl Spalten Sortierung der PBI Titel Beschreibung ID Effort = Story Points Backlog Priority = bestimmendes Element für die Reihenfolge der Storys History = entsprechen den Kommentaren und Attachments HTTPS eteoserver IIS eteo Service TFS eteo PlugIn Aufbau der Kommunikation: TFS eteoboard Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 13

14 Informationen zur Projektstruktur Iterationspfad: Der Standard-Pfad wird komplett unterstützt ( \Projektname\Release\Sprint ) Beliebig tiefe Verschachtelung über den Iterationspfad wird unterstützt Das Filtern der Inhalte des TFS Boards (Teamsprintzuordnung über die Checkboxen) wird gleichermaßen auf die Inhalte des eteoboards übertragen, sodass hier auch eine Filterung stattfindet Wichtige Work-Item-Typen (TFS Board zu eteoboard): Product Backlog Item Bug Task Titel Titel Titel Beschreibung Beschreibung Beschreibung ID ID ID Effort Effort Assigned To (als Bearbeiterbild) Backlog Priority Backlog Priority Priorität hat keine Datengrundlage im TFS Severity nur bei Bug-Tasks Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 14

15 Konfiguration - Hinweise: Workflows der Tasks können am eteo- Board dargestellt werden Achtung der Virtuelle Klon eines Product Backlog Items, welcher mehreren Sprints zugeordnet ist, wird nicht am eteoboard dargestellt Zuordnung zu Swimlanes von Tasks ist am eteooard über Storys möglich Die Gruppierung nach Bearbeitern (People) ist im TFS möglich Work-Item-Type muss konfiguriert sein, hierbei wird jedoch von uns bereits eine Standardkonfiguration mitgeliefert Besonderheiten: Konfiguration von Bug-Typen ist dazu da, um die Children eines Work Items am eteoboard als Bug- Tasks darzustellen (Darstellung des Tasklayout am Board verändert sich) Felder Backlog Priority und Effort müssen gefüllt sein damit die Work Items am eteoboard auf Story-Ebene angezeigt werden Felder Assigned To und State müssen gefüllt sein damit die Items am eteoboard als Task dargestellt werden Der TFS Adapter wird ständig weiterentwickelt, um sich den wachsenden Anforderungen des Marktes immer wieder erfolgreich stellen zu können. Gerne Informieren wir Sie über Änderungen und Updates aus dem Hause Saxonia Systems AG. Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 15

16 Fragen & Antworten Hardware Ansprechpartner für Supportanfragen ist die Saxonia Systems AG: Telefon: Für Reparaturen, Instandhaltung sowie Garantie und Support der Hardware trägt die Firma InFocus die Verantwortung. Software Für die Instandhaltung der Software wird ein Softwarepflegevertrag empfohlen. Dieser tritt ab dem Kaufdatum in Kraft und ist im ersten Jahr kostenfrei. Ab dem zweiten Folgejahr ist für Updates, Pflege und Wartung eine Investition von 2.500,00 nötig. Ansprechpartner für den Support, die Instandhaltung sowie Updates der Software ist die Saxonia Systems AG: Telefon: Erstinstallation (D-A-CH) Die Kosten für eine Erstinstallation (wenn vom Kunden erwünscht) betragen pro Projekttag (PT) 1.250,00. Für die Länder Österreich (A) und Schweiz (CH) sind individuelle Absprachen erforderlich. Service Die Saxonia Systems AG bietet Workshops für die Bedienung des eteoboards sowie für Scrum-Trainings an. Die Kosten für Training und Schulung betragen 1.250,00 pro Projekttag (PT). Fragen zur technischen Bedienung? Hotline? Jedem Kunden steht ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung. Die Kontaktdaten werden dem Kunden mitgeteilt. Hotline für technische Fragen sowie den Support: Weitere Kosten Softwarepflege - siehe Software Weitere Kosten fallen bei einer Installation nicht an. Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 16

17 Ansprechpartner Stefanie Albrecht Sales & Business Development Saxonia Systems AG Telefon Mobil Fax Kristian Tietz Sales & Business Development Saxonia Systems AG Telefon Mobil Fax Sven Jänicke Sales & Business Development Manager Saxonia Systems AG Telefon Mobil Fax Whitepaper eteoboard Saxonia Systems AG Version 01 Seite 17

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