Herausforderungen von Großveranstaltungen an einer Kunst-/Musikhochschule

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1 Herausforderungen von Großveranstaltungen an einer Kunst-/Musikhochschule Konzert? Oper? Performance? Schauspiel- oder Musical-Aufführung? Ausstellung? Symposium? Konferenz? Erstsemesterbegrüßung? Tage der offenen Tür? Neujahrsempfang? Campusfest? Regina Dehning, Beate Roesner / UdK Berlin

2 Begrüßung der Erstsemester: Auf die Plätze, fertig, Info! Sommerfest für Studierende und Gäste Rundgang Tage der offenen Tür Konzert für die Nationen mit internationalen Gästen und Botschafter-Schirmherren 2

3 Inhalt: Definition Veranstaltung Fakten zur UdK Berlin Strategische Planung, Terminierung Definition von Highlights - Musikfestwochen crescendo - Tage der offenen Tür Rundgang Herausforderungen Chancen Fazit 3

4 Wikipedia: Was ist eine Veranstaltung? Eine Veranstaltung ist ein zeitlich begrenztes und geplantes Ereignis mit einer definierten Zielsetzung oder Absicht, einer Programmfolge mit thematischer, inhaltlicher Bindung oder Zweckbestimmung in der abgegrenzten Verantwortung eines Veranstalters, einer Person, Organisation oder Institution, an dem eine Gruppe von Menschen teilnimmt. An Hochschulen werden Vorlesungen, Seminare, Praktika, sogenannte Workshops (Arbeitskreise) und ähnliche Lehrangebote als Veranstaltungen für Studierende/Studenten bezeichnet. 4

5 Die UdK Berlin als Kultur-Veranstalterin: Bildende Kunst, Gestaltung, Musik, Darstellende Kunst, Weiterbildungszentrum ca. 800 Veranstaltungen im Jahr (exkl. Lehre) knapp Studierende, davon ca aus dem Ausland (WS 11/12) => 28% ca. 220 Professorinnen / Professoren und mehrere Hundert Lehrbeauftragte 14 Standorte, 3 größere Konzertsäle, mehrere Ausstellungshallen und Galerien, Probensäle, Universitäts-Theater, Tanzbühnen etc. Jahresetat: ca. 70 Mio. Euro 5

6 toll. Da können wir doch jetzt viele schöne große Veranstaltungen für ganz viele Leute planen!!! Wer bin ich und wenn ja, wie viele??? Wer bezahlt das? Oh je! Noch mehr Veranstaltungen? 6

7 Systematische Jahresplanung, strategisch geplant (statt Veranstaltungs-Aktionismus) WICHTIG: Zielgruppenrelevanz Dramaturgie wertvolle Inhalte Ressourcen-Realitäten Highlights herausarbeiten 7

8 Zwei Veranstaltungs-Highlights im Jahr: Mitte Juli: Rundgang Tage der offenen Tür Ende Mai bis Mitte Juni: crescendo Musikfestwochen der Fakultäten Musik und Darstellende Kunst 8

9 Ziele: crescendo Musikfestwochen der Fakultäten Musik und Darstellende Kunst Positionierung als Kunst- UND MUSIKhochschule Gegengewicht zum Rundgang der KUNSThochschule Bündelung von Einzelveranstaltungen Größere Aufmerksamkeit trotz begrenzter Ressourcen Gesamtschau für etabliertes Konzertpublikum Begeistern neuer Publikumsschichten interne Aufmerksamkeit und Identifikation schärfen Spaß! Freude! Stolz! 9

10 Herausforderungen 1. Inhaltliche Planung 2. Ressourcenplanung 3. Öffentlichkeitsarbeit (intern + extern) 4. Abwicklung 5. Auswertung => was lernen wir? crescendo-programmheft 10

11 1. Inhaltliche Planung: von der Idee (Abonnement) zum Festival: Künstlerische Leitung: etablieren und legitimieren Team: (Künstlerisches Betriebsbüro u.a.) installieren Genres und Lehrgebiete: definieren z.b. Symphoniekonzerte, Kinderkonzerte, Gesprächskonzerte, Vorträge, Kammerkonzerte, Liederabende, Gastkonzerte, Opern- und Musical-Auszüge, Tonmeisterpräsentationen, Improvisationskonzerte Dramaturgie: Abstimmung, Auswählen unter den Angeboten durch Künstlerische Leitung (Mitschnitte => CD-Produktion) Zielgruppen: für (fast) alle etwas dabei: Junge, Alte, Mittlere, Ehemalige, Jetzige, Kleine, Große, Dicke, Dünne Menschen mit und ohne musikalische/r Ausbildung bzw. Kenntnisse, deutsche und internationale Gäste, Medienleute, Politiker, Studieninteressent/innen, Steuerzahler/innen, Lehrende, Nachbarn, Familienmitglieder und Berliner kulturinteressierte Bürger/innen 11 ACHTUNG: Kein kommerzielles Festival / Bandbreite präsentieren!

12 2. Ressourcenplanung: Planung unter erschwerten Bedingungen im Hochschulbetrieb Räume? Termine? (im laufenden Semesterzyklus, Prüfungstermine, Probenlogistik ) Personal? Saaldienst, Orchesterwart, Garderobe, Künstler/innen- Betreuung, Öffentlichkeitsarbeit => Wer noch? Gelder? Öffentlichkeitsarbeit, Instrumente, Transporte, Blumen, Noten, Versicherungen => Was noch? Gegenfinanzierung? Eintrittsgelder, Sponsoren, Medienpartner Infrastruktur? Zugänge, Fluchtwege, Belüftung, Säle, Toiletten, Parkplätze, Ausweichen oder Verschieben gleichzeitig stattfindender Veranstaltungen im Hochschulbetrieb? 12

13 3. Öffentlichkeitsarbeit (intern + extern) Wir wollen neues Publikum erreichen! Wir wollen Stammgäste glücklich machen! Wir wollen im eigenen Haus stärker wahrgenommen werden! Unsere Alumni und Alumnae sollen uns besuchen! Die Medien sollen berichten! Alle sollen kommen, ganz Berlin!!! (wer sind die Wettbewerber?) 13 crescendo-plakat 2012

14 4. Abwicklung crescendo-signatur 2012 Schon mal eine Veranstaltung ohne Pannen erlebt? Besucherzahlen bei Schlechtwetter, Gutwetter, gar keinem Wetter? Kommen unsere eigenen Studierenden und Lehrenden zu den Veranstaltungen? Hochschulverwaltungs-Kolleg/innen? Gäste aus Politik, Kultur, Wirtschaft, Gesellschaft? Ticketverkauf / Einnahmen abwickeln? Besucherbefragungen? und wer hat an die vorherige Toilettenreinigung gedacht? 14

15 5. Auswertung => was lernen wir? die perfekte Veranstaltung ist ein Mythos! gute Planung ist notwendig wichtig: Vernetzung zwischen hochschulzentralen- und dezentralen Bereichen (Künstlerische Leitung / crescendo- Team, Öffentlichkeitsarbeit, Technische Abteilungen, Haushaltsreferat, Pförtner/innen ) Publikums-Andrang, Highlights herausarbeiten, Festivalticket, Medienecho, Wahrnehmung im Berliner Kulturleben Unterschied zu kommerziellen Festivals: Programm, Verfügbarkeit der Lehrenden (Vorlaufzeiten) crescendo-postkarte 15

16 Entwicklung: positive Entwicklung Besucherzahlen 2003 (1.900 Personen) => 2011 (3.300) positive Entwicklung Ticketeinnahmen 2003 (3.100 ) => 2011 (knapp ) positive Entwicklung Veranstaltungszahlen 2003 (14 Einzeltermine) => 2011 (24) crescendino- Postkarte gestiegene Wahrnehmung im eigenen Haus! 16

17 Fazit: positiv, aber nur bei belastbaren Strukturen und Personen inzwischen annähernd kostendeckend (keine Vollkostenrechnung) gestiegene Wahrnehmung extern + intern! keine innerbetriebliche Konkurrenz schaffen crescendo-postkarte Aufgaben: Herausarbeiten von Highlights, Profilierung 17

18 Danke für Ihre Anregungen, Fragen und Feedbacks! Regina Dehning, Leitung Marketing/ Zentrale Veranstaltungen, UdK Berlin Beate Roesner, Leiterin KBB/Orchesterbüro der Fakultät Musik der UdK Berlin 18