Gut aufgestellt in die Zukunft mit der neuen Mehrfachbeschäftigungslösung der SAP! April 2014 / Dr. Sergio Lencinas SAP AG

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1 Gut aufgestellt in die Zukunft mit der neuen Mehrfachbeschäftigungslösung der SAP! April 2014 / Dr. Sergio Lencinas SAP AG

2 What We ll Cover Global Employment Functional overview Concurrent Employment Functional overview When to use / Country Versions SAP 2010 / 1

3 What Is Global Employment? Global Employment (GE) is a solution for: Employees moving from one country to another This is not restricted to Expats but also includes Local hires, previously employed in a different country Employees on extended business trips with the need for some host country HR processes Employees on project assignments SAP 2010 / 2

4 What Is Global Employment? (cont.) Person ID D Person = Employee Personnel Assignment = Personnel Number Country A Country B SAP 2010 / 3

5 What Is the Difference Between Global Employment and Concurrent Employment? Global Employment: The majority of the employees are working only in one country The jobs of the employees are in sequence HR processes are running in two (rarely more) countries at the same time Available for all countries (country combinations) Concurrent Employment: Employee holds different jobs concurrently All jobs are in the same country Available for a limited number of countries SAP 2010 / 4

6 What We ll Cover Global Employment Functional overview Concurrent Employment Functional overview When to use / Country Versions SAP 2010 / 5

7 Global Employment Consists of Three Parts Person ID and Personnel Administration Unique identifier Overview for the employee independent for the country Management of Global Employees Planning of an assignment Compensation calculation Checklist Payroll for Global Employees Independent payrolls simultaneously Payrolls talking to each other SAP 2010 / 6

8 Person ID and Personnel Administration Person ID as unique identifier (CHAR 20) Access to employee data can be done via Person ID or Personnel number New actions for global employees Planning a global assignment (see later) Activation home/host Locking mechanism (lock whole person) SAP 2010 / 7

9 What We ll Cover Global Employment Functional overview When to Use / Implementation Hints Concurrent Employment Functional overview When to use / Country Versions Enhancements in Enhancement Packages Wrap-up SAP 2010 / 8

10 What Is Concurrent Employment? Concurrent Employment (CE) is a concept indicating that an employee has more than one job within an organization Examples: Teachers in school boards Nurses in hospitals Actors in media Sales people in retail Service people SAP 2009 / 9

11 What Is Concurrent Employment? (cont.) Person ID D Person = Employee Personnel Assignment = Personnel Number Employer A Employer B SAP 2010 / 10

12 What We ll Cover Global Employment Functional overview When to Use / Implementation Hints Concurrent Employment Functional overview When to use / Country Versions Enhancements in Enhancement Packages Wrap-up SAP 2010 / 11

13 What Is Already Available? The first delivery contained the following areas: Personnel Administration Benefits Time Management Payroll Reporting SAP 2009 / 12

14 What Is Already Available? In Detail (1) Personnel Administration Personal ID as unique identifier Sharing of infotypes (e.g., keep address consistent) New actions (e.g., hire in additional assignment) Locking mechanism (lock whole person) Benefits Eligibility for group(s) of assignments Main assignment for decisions on organization Workbench for handling changes SAP 2009 / 13

15 What Is Already Available? In Detail (2) Time Management Time recording is on assignment level Quota generation is on assignment level (limit on person) Quota deduction is on assignment level (but see later in this presentation) Time evaluation is done for all assignments together Depending on configuration, the rules can be on each level SAP 2009 / 14

16 What Is Already Available? In Detail (3) Payroll Compensation information is at assignment level (IT 8, 14, 15, 267) Payroll processing is combined for all assignments that are in the same payroll area The single steps in payroll can be on assignment level or on combined level New part of the payroll result for the person information Assignments in different payroll areas for the same person are only possible in very rare cases SAP 2009 / 15

17 What We ll Cover Global Employment Functional overview When to Use / Implementation Hints Concurrent Employment Functional overview When to use / Country Versions Enhancements in Enhancement Packages Wrap-up SAP 2010 / 16

18 When Is Concurrent Employment the Right Concept? Yes Employee is paid differently in the different jobs Employee has different work schedules One job can be terminated while the other job or jobs remain active Jobs are under different union rules Jobs are with different legal employers (EIN in the US) No Only costs have to be charged to different cost centers All jobs can only be terminated together Only some hours have to be paid differently SAP 2009 / 17

19 Who Needs Concurrent Employment? Which customers need Concurrent Employment? Education (school boards, universities) Healthcare (hospitals, home care) Public sector (cities, provinces) Retail Media But, not limited to the list above SAP 2009 / 18

20 For Which Countries Is CE Available? Canada (since SAP R/3 4.7) USA (since SAP R/3 4.7) France (since SAP R/3 4.7) master data only Australia (since SAP ERP 6.0, EhP3) Sweden (since SAP ERP 6.0, EhP3) only Public sector Italy (since SAP ERP 6.0, EhP4) master data only Switzerland, Master Data + Payroll: Notes , Mexico (pilot phase) Germany (since SAP ERP 6.0, EhP 4, in pilot phase) master data only SAP 2009 / 19

21 Roadmap Abrechnung Schweiz bis Vorgestellt beim DSAG Meeting am Bis ca. Ende 2012 Modernisierung der Quellensteuerberechnung Bis ca. Ende 2013 CE-payroll Schweiz auf Basis des neuen internat. CE- Framework 2008 ELM-Zertifizierung Version Lokalisierung CE- Stammdatenframework Einheitliche Quellensteuerabrechnung per ELM - Ausweitung der elektronischen Behördenkommunikation auf die Leistungsseite (Vision swissdec > Version 4.0)

22 Lokalisierung neues CE-Framework Ausgangslage Derzeitige Mehrfachabrechnunglösung für CH (Report RPCALCCM) Verwendet das alte internationale Framework für Mehrfachabrechnung (IT0121) Altes Framework erlaubt nur sequentielle Verarbeitung der zusammengehörigen Verträge und prozessiert bei Rückrechnungen mit mehreren Verträgen pro Person das Schema öfter als notwendig komplizierte, schwer nachvollziehbare Berechnung (z.b. Jahresausgleich bei Steuer und SV) Performanceschwäche (nicht linear) bei tiefen Rückrechnungen mit mehreren Verträgen Nicht swissdec-zertifiziert, im Gegensatz zur Einfachabrechnung RPCALCC0 Auswertungen i.d.r. auf Vertragsebene, auch da wo eine Auswertung pro Person sinnvoll wäre (z.b. Entgeltnachweis, Lohnausweis) Ausserhalb des internationalen SAP HCM Standard für CE Lösungen Verbesserungen für CE im Internationalen Reporting, die Abrechnungsergebnisse gemäss neuem CE-Framework voraussetzen, können für CH derzeit nicht genutzt werden Internationale Kunden müssen erhöhten Trainingsaufwand leisten

23 Lokalisierung des SAP HCM Standard CE- Framework Neues Mehrfachanstellung -Framework Schweizer Lösung verwendet bereits CE Stammdaten seit 2009 (Hinweis ) Bereits erfolgreich im Einsatz in anderen Länderversionen (z.b. USA, Canada, Mexico, Schweden, Russland) Synchronisationspunkte zur Verarbeitung pro Vertrag erlauben eine einfachere/nachvollziehbarere Implementierung (z.b. Limitenbetrachtung über alle Verträge) Unterstützung für nachträgliche Verteilung von Beiträgen/Steuern auf Verträge (z.b. proportional zum Anteil des Lohns des Vertrags am Gesamtlohn der Person) Landesversion CH profitiert stärker von Neuentwicklungen/Verbesserungen in internationaler Abrechnung, die auf neuem CE-Framework basieren ESS Zeitauswertung

24 Lokalisierung neues CE-Framework Vorgehensweise 2011: Erstellung einer Vorstudie mit Kunden, die 2 Gruppen repräsentieren Gruppe 1: Neukunden oder Kunden, die bereits die alte Standardlösung einsetzen Was sind die Mängel der alten Lösung bzw. Welche Anforderungen bestanden generell für eine CE-Abrechnung. Gruppe 2: Kunden, die zwar SAP einsetzen aber für die Abrechnung eine Eigenentwicklung oder Lösung eines Beratungshauses einsetzen 2012: Entwicklung gestartet. SAP arbeitet hier mit einem sehr erfahrenen Partner, Target Soft 2013: Entwicklung, Tests, Validierung und Pilotierung Weitere Kundenworkshops zwecks Anforderungsanalysen die sofort in die Entwicklungen fliessen Validierung mit in Mehrfachabrechnung spezialisierte Partner: NOVO Tests zusammen mit NOVO. Auch erfahrene Schweizer Berater werden in die Tests einbezogen. Erste CE CH Version wird ausgeliefert

25 Zusammenfassung Der Entwicklungsplan für die neue Lösung der Mehrfachanstellung wird der DSAG in Dezember 2011 vorgestellt Sehr frühe Einbindung von Kunden, Experten und Partner. Erkenntnisse fließen sofort in die die Entwicklung Einbindung von auf Mehrfachabrechnung spezialisierten Partner (z.b. NOVO) bei der Validierung und Tests beim Kunden Pilotkunde startet produktiv in Januar 2014 Produktverbesserung basierend auf Kundenrückmeldungen sind in Arbeit Für die Zukunft: zeitlich begrenzte Unterstützung der alten MFA Lösung, dannach Übergang in die neue. Termine werden noch bekanntgegeben.

26 Links For general topics, (for CE and GE) Human Resources Personnel Management (PA) Concurrent Employment several subtopics for PA, PT and PY For planning topics (GE) Human Resources Personnel Management (PA) Management of Global Employees For Payroll (GE) Human Resources Payroll Payroll for other countries Payroll for Global Employees SAP 2010 / 25

27 Vielen Dank! SAP 2009 / 26 sergio.lencinas@sap.com