Verwendungsnachweis - Ausgaben

Transkript

1 Grundvoraussetzung ist das Abspeichern der vom Träger erstellten Daten (zum Beispiel mit Excel) in einer Text-Datei mit einem Format, das von EUREKA!-Online gelesen werden kann. In der Textdatei ist die Reihenfolge der Felder fest vorgegeben, die Felder sind wahlweise durch ein beliebiges Trennzeichen (z. B. Komma oder Semikolon) getrennt bzw. sind die Positionen der Felder fest vorgegeben. Das Format (getrennt durch Komma, getrennt durch Semikolon oder feste Feldlängen) kann vom Nutzer gewählt werden und wird beim Einlesen der Schnittstellendatei abgefragt. (Wichtig: das Trennzeichen darf nicht ein Teil von Daten sein, weil dann es zu einer falsche Interpretierung von Dateninhalt führt.) Folgende Reihenfolge ist festgelegt: Verwendungsnachweis - Ausgaben Länge Pflicht 1. Projektnummer (z.B ) 10 X 2. Kostenart siehe Codetabelle + Erläuterung 10 X 3. Zahlungsart 1 (bar) oder 2 (unbar) 1 X 4. Belegnummer Text 50 X 5. Belegdatum TT.MM.JJJJ 10 X 6. Buchungsdatum TT.MM.JJJJ 10 X 7. Zahlungsdatum TT.MM.JJJJ 10 X 8. Zahlungsgrund Text 199 X 9. Zahlungsempfänger Text 199 X 10. Bemerkung Text Betrag EUR X 12. Anteil (100 % = 1; 0% = 0) 8 X Verwendungsnachweis - Einnahmen Länge Pflicht 1. Projektnummer (z.B ) 10 X 2. Finanzierungsart siehe Codetabelle + Erläuterung 10 X 3. Zahlungsart 1 (bar) oder 2 (unbar) 1 X 4. Belegnummer Text 50 X 5. Belegdatum TT.MM.JJJJ 10 X 6. Buchungsdatum TT.MM.JJJJ 10 X 7. Zahlungsdatum TT.MM.JJJJ 10 X 8. Zahlungsgrund Text 199 X 9. Zahler Text 199 X 10. Bemerkung Text Betrag EUR X ECG GmbH Berlin Seite 1 von 5

2 Für die Codes Kostenart und Finanzierungsart können wahlweise das Zahlenkürzel, die Buchstabenkürzelfolge oder die Nummer verwendet werden. Eine Mischung innerhalb einer Textdatei ist möglich, der verwendete Code muss aber immer einem in nachfolgenden Tabellen definierten Code entsprechen, um die Ausgaben bzw. Einnahmen eindeutig zuordnen zu können. Codetabelle Ausgaben (Kostenart) Ausgabenkategorie ESF Zahlen- Kürzel Nummer kürzel Personalkosten Internes (hauptamtliches) (Lehr)Personal 1 PINT Personalkosten Projektleitung 2 PLEI Personalkosten Betreuung 3 PBET Personalkosten Geschäftsführung/Verwaltung 4 PGES Personalkosten Evaluierung und wissenschaftliche Begleitung 5 PWIS Sachkosten Didaktisches Material/Verbrauchsmaterial 15 SDID Sachkosten Mieten und Mietnebenkosten 16 SMIE Sachkosten Anpassung Räumlichkeiten an Behinderte 19 SBEH Sachkosten Honorare externes Lehrpersonal/externe Kurse 22 SEXL Sachkosten Honorare Evaluierung und wissensch. Begleitung 24 SEVA Sachkosten externe Buchhaltung, Gehaltsabrechnung 25 SEXB Sachkosten Reisekosten des Personals 13 SREI Sachkosten Weiterbildung des Personals 14 SWEI Sachkosten Abschreibungen auf Maschinen/Geräte 18 SABS Sachkosten Leasing auf Maschinen/Geräte 17 SLEA Sachkosten Sonstige Sachkosten 20 SSON Sachkosten Projektbezogene Wirtschaftsprüferkosten 21 SWIR Sachkosten Verschiedenes 9 SVER Teilnehmerausgaben Einkommen der Teilnehmer/-innen 40 TEIT Teilnehmerausgaben damit zusammenhängende Lasten 41 TLAS Teilnehmerausgaben Fahr- und Reisekosten/Unterkunft/Verpflegung 42 TREI ECG GmbH Berlin Seite 2 von 5

3 Codetabelle Einnahmen (Finanzierungsart) Finanzierungsart Zahl Kürzel andere Bundesprogramme - Einkommen Teilnehmer 7 OBXBUET andere Bundesprogramme - Maßnahmekosten 6 OBXBUMK Bezirksämter - Charlottenburg - Einkommen Teilnehmer 162 OLBCHET1 Bezirksämter - Charlottenburg - Maßnahmekosten 161 OLBCHMK1 Bezirksämter - Friedrichshain-Kreuzberg - Einkommen Teilnehmer 156 OLBFKET1 Bezirksämter - Friedrichshain-Kreuzberg - Maßnahmekosten 155 OLBFKMK1 Bezirksämter - Lichtenberg-Hohenschönhausen - Einkommen Teilnehmer 216 OLBLHET1 Bezirksämter - Lichtenberg-Hohenschönhausen - Maßnahmekosten 215 OLBLHMK1 Bezirksämter - Marzahn-Hellersdorf - Einkommen der Teilnehmer 210 OLBMHET1 Bezirksämter - Marzahn-Hellersdorf - Maßnahmekosten 209 OLBMHMK1 Bezirksämter - mehrere Bezirksämter - Einkommen Teilnehmer 228 OLBBBET1 Bezirksämter - mehrere Bezirksämter - Maßnahmekosten 227 OLBBBMK1 Bezirksämter - Mitte - Einkommen Teilnehmer 168 OLBMIET1 Bezirksämter - Mitte - Maßnahmekosten 167 OLBMIMK1 Bezirksämter - Neukölln - Einkommen der Teilnehmer 198 OLBNKET1 Bezirksämter - Neukölln - Maßnahmekosten 197 OLBNKMK1 Bezirksämter - Pankow - Einkommen Teilnehmer 174 OLBPAET1 Bezirksämter - Pankow - Maßnahmekosten 173 OLBPAMK1 Bezirksämter - Reinickendorf - Einkommen Teilnehmer 222 OLBREET1 Bezirksämter - Reinickendorf - Maßnahmekosten 221 OLBREMK1 Bezirksämter - Spandau - Einkommen Teilnehmer 180 OLBSPET1 Bezirksämter - Spandau - Maßnahmekosten 179 OLBSPMK1 Bezirksämter - Steglitz - Einkommen Teilnehmer 186 OLBSTET1 Bezirksämter - Steglitz - Maßnahmekosten 185 OLBSTMK1 Bezirksämter - Tempelhof - Einkommen Teilnehmer 192 OLBTHET1 Bezirksämter - Tempelhof - Maßnahmekosten 191 OLBTHMK1 Bezirksämter - Treptow-Köpenick - Einkommen Teilnehmer 204 OLBTKET1 Bezirksämter - Treptow-Köpenick - Maßnahmekosten 203 OLBTKMK1 Bundesagentur für Arbeit - Einkommen Teilnehmer ALG 1 4 OBARBET Bundesagentur für Arbeit - Einkommen Teilnehmer ALG 2 5 OBARB2T Bundesagentur für Arbeit - Maßnahmekosten 3 OBARBMK Bundesagentur für Arbeit - Sonstige Einkommen Teilnehmer 2 OBARB3T ESF-Förderung - Einkommen Teilnehmer 37 ESF_1ET1 ESF-Förderung - Maßnahmekosten 35 ESF_1MK1 Privat-rechtliche Mittel - Eigenmittel der Teilnehmer 29 PRMEMTN Privat-rechtliche Mittel - Eigenmittel der Träger 28 PRMEMTR Privat-rechtliche Mittel - Einkommen Teilnehmer privater Arbeitgeber 31 PRMAGET Privat-rechtliche Mittel - Mittel von privaten Arbeitgeber 30 PRMMIAG ECG GmbH Berlin Seite 3 von 5

4 Privat-rechtliche Mittel - Spenden etc. 32 PRMSONS Senatsverwaltungen - SenBJugSport - Einkommen Teilnehmer 126 OLSJSET1 Senatsverwaltungen - SenBJugSport - Maßnahmekosten 125 OLSJSMK1 Senatsverwaltungen - SenGesSozV - Einkommen Teilnehmer 239 OLSGSET1 Senatsverwaltungen - SenGesSozV - Maßnahmekosten 242 OLSGSMK1 Senatsverwaltungen - SenInn - Einkommen Teilnehmer 144 OLSINET1 Senatsverwaltungen - SenInn - Maßnahmekosten 143 OLSINMK1 Senatsverwaltungen - SenStadt - Einkommen Teilnehmer 132 OLSSTET1 Senatsverwaltungen - SenStadt - Maßnahmekosten 131 OLSSTMK1 Senatsverwaltungen - SenWiArbFrau - Einkommen Teilnehmer 9 OLSARET1 Senatsverwaltungen - SenWiArbFrau - Maßnahmekosten 8 OLSARMK1 Senatsverwaltungen - SenWissFoKult - Einkommen Teilnehmer 138 OLSWFET1 Senatsverwaltungen - SenWissFoKult - Maßnahmekosten 137 OLSWFMK1 Sonstige Einnahmen - Einnahmen aus Verkäufen 34 SONEINN Sonstige Einnahmen - sonstige EU-Förderung 33 SONEUFO Sonstige Einnahmen - Zinsen 107 SONZINS sonstige Zuschüsse Land - Einkommen Teilnehmer 117 OLONEIK1 sonstige Zuschüsse Land - Maßnahmekosten 116 OLONEIM1 Beispiel: Es existiert nachfolgende Exceldatei in der Ausgabebelege gespeichert sind. Projekt- Aus- Zahl. Beleg- Beleg- Buchungs- Zahlungs- Zahlungsgrund Zahlungs- Bemerk. Betrag Anteil Nummer gabe- code nummer datum Datum datum empfänger code PKF Fachliche Leitung Prof. Muster BlaBla PKF Projektberatung Frau Muster PKF Projektkoordination Herr Muster 1.393, , ,04 Werden in der Datei die Überschriften entfernt und alle Felder als Standard definiert (Ausnahme Datumsfelder) und die Datei unter dem Dateityp CVS (Trennzeichen getrennt *.cvs) unter einem anderen Namen abgespeichert entsteht nachfolgend gezeigte Textdatei: ; ;2;PKF2003-1; ; ; ;Fachliche Leitung;Prof. Muster;BlaBla; ;0.25 Diese Textdatei kann über die Schnittstellenfunktion in das EUREKA!-Programm eingelesen werden. Wichtig ist folgendes: Wird in der Textdatei ein Semikolon als Trennzeichen verwendet, dürfen in der Datei keine Semikolons in irgendeiner anderen Form verwendet werden. Analog gilt dies für ein Komma, wenn dieses als Feldtrennzeichen verwendet wird. ECG GmbH Berlin Seite 4 von 5

5 Bei Zahlenwerten müssen eventuelle Formatierungen (Tausenderpunkt, Währung usw.) ausgeschaltet werden. Als Dezimalzeichen bei Zahlen (Betrag, Anteil) ist generell ein Punkt zu verwenden. Datumsfelder müssen im Format TT.MM.JJJJ formatiert werden. Im genannten Beispiel empfehlen wir die aus Excel erstellte Datei von cvs in txt umzubenennen, um eindeutig zu dokumentieren, dass es sich um eine Textdatei handelt. Die Datei kann dann mit einem Texteditor bearbeitet werden. Bei einer CVS-Datei wird beim Aufruf unter Umständen immer Excel geöffnet. Da das Einlesen der Daten doch eine erhebliche Zeit in Anspruch nimmt (Richtwert: 100 Datensätze ca. 1 Minute) empfehlen wir bei großen Datenmengen Textblöcke von max Datensätzen einzulesen. Aus serverorganisatorischen Gründen, bieten wir über die Schnittstelle ein sofortiges einspielen von bis zu max. 400 Datensätze an. Liegen Sie in der Anzahl der Datensätze drüber, wird die Datei nur über Nacht eingespielt. Am nächsten Tag steht Ihn ihre eingespielte Datei in der Historie zur Eingabeprüfung unter der entsprechenden Kategorie (URS) zur Verfügung ECG GmbH Berlin Seite 5 von 5