T.A. Cook. Management eines Turnaround-Projektes mittels SAP, Impress Project iapp und Primavera Enterprise

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1 T.A. Cook Management eines Turnaround-Projektes mittels SAP, Impress Project iapp und Primavera Enterprise

2 Die Aufgabe Großstillstandsreparatur von 43 Prozeßanlagen TÜV / Reinigung / Katalysator-Service / Projekteinbindung Realisierung in kürzester Zeit im Budget Mit dem Ziel KEINE Unfälle KEINE zusätzlichen Umweltbelastungen höchste Qualität höchste Anlagenverfügbarkeit Transparenz in Terminen & Budget

3 Projektdetails Gesamt-Raffinerie-Stillstand ca. 5 Mio.t/Jahr TAR-Budget ca. 52 Mio. additives Invest-Projekt-Budget ca. 15 Mio. Bearbeitungszeitraum (KERN) 3,5 Wochen Anzahl der Aktivitäten ca Anzahl der Vorgangsbeziehungen ca Ø Anzahl der Aktivitäten / Tag ca Anzahl der kritischen Vorgänge ca Staff: ~ 2100 Kontraktoren ca Std. ~ 300 BP-Mitarbeiter

4 Die Projektphasen Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Ausgangssituation Erster Versuch der Verbesserung ohne Integration Einführung der Integration Follow up Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase

5 Phase 1: Ausgangssituation Arbeitsplanung mittels Überschriften keine Detailplanung keine Projektsteuerung Viele unterschiedliche Tools mit nicht synchronen Daten Projektcontrolling basierte auf Meinungen Erfahrungen aus vergangenen TARs finden keinen Eingang in die Planung

6 Phase 1: Maßnahmen Konzept zur Nutzung von Arbeitsplänen für TAR und Tages-IH Entwicklung eines LV zur Bewertung von Aktivitäten Entwicklung einer DB-Applikation und SAP Schnittstelle zur einfachen Erfassung von Arbeitsplänen Erstellung von ca Arbeitsplänen mit ca Aktivitäten im SAP Bewertung der Aktivitäten mittels LV Verknüpfung der Arbeitspläne mit SAP-Material Geschätzer Aufwand: ca. 8 Mannjahre

7 Phase 2: Situation Vollständige Arbeitspläne pro Equipment im SAP Arbeitsaufträge wurden revisionsweise nach Excel exportiert Kontraktor erstellte Projektplan auf Basis der Excellisten Projektplan wurde nicht zum Projektcontrolling benutzt, nur selten erfolgten Updates während des TARs Fertigmeldung von Vorgängen und Arbeitsaufträgen erst nach dem Stillstand Projektcontrolling basierte eher auf Meinungen als auf Fakten Erfahrungen aus vergangenen TARs und TAR-Plänen wurden kaum in die Planung Zukünftiger einbezogen

8 Phase 3: Aufgabenstellung Implementierung eines PM-Tools (Primavera Enterprise) Überführung der SAP Daten in Primavera Enterprise mittels IMPRESS Project I.App Definition von Terminplanungsstandards Sicherstellung der Wiederverwendbarkeit der Daten Prozessdefinitionen für Planung, Controlling, usw. Risikoanalysen Umsetzung von geplanten Aktivitäten in Management Overview und OC-Planung Definition von KPI für KVP (für Ermittlung in Follow-Up) geplantes Handeln Integration von Scope Change in SAP Arbeitspläne und Primavera Templates

9 Phase 3: Die Lösung Integrierte Lösung zwischen SAP & P3e mittels Impress Project i.app SAP Arbeitsaufträge werden ins P3e synchronisiert P3e Projektplan wird zur Fertigmeldung von Vorgängen und Arbeitsaufträgen genutzt Zeitnahe Fertigmeldung durch ~10 Progress-Controller in P3e Projektcontrolling (Zeit) in P3e möglich Fertigmeldungen werden täglich in SAP zurücksynchronisiert Zahlung wird durch fertiggemeldete Arbeitsaufträge ausgelöst Projektcontrolling (Kosten) in SAP möglich Template-Prozeß im Primavera ermöglicht die Wiederverwendung von Erkenntissen bzgl. Projektplan in zukünftigen TARs

10 Initialer Datentransfer Arbeitspläne Projektliste Arbeitsaufträge Terminplaner Revision 2006 WBS, Duration, Codes, Task, Workcenter, Arbeitswert, etc. Projektplan

11 Datentransfer bei Änderung Arbeitsaufträge Projektplan mit Änderungskennzeichen geänderte Arbeitsaufträge mit Änderungskennzeichen Terminplaner plant Änderungen Revision 2006.n WBS, Duration, Codes, Task, Workcenter, Arbeitswert, etc. aktualisierter Projektplan

12 Terminplanung Grundlage Prozess Überprüfung des Arbeitsumfanges definierter und bewerteter Arbeitsumfang Grob- Teminplan Fein- Terminplan Herstellen der Anordnungsbez. Koordinaten festlegen Ressourcen & Hilfsmittel Planung OC-Plan Risiko Analyse What If" Szenario & Optimierung Ergebnis Ausführungsterminplan & Template

13 Termin-Steuerung Grundlage Prozess Ausführungsterminplan Terminliste pro Ressource (priorisiert über Vorgangspuffer) Ausführung/ Koord. der Aktivitäten n.priorität Fortschrittsmeldung Plausibilitätsprüfung Endrückmeldung Synchronisation P3e / SAP Soll-/ Ist- Vergleiche Integration von Scope Change & Risikoanalyse Reporting Ergebnis Projekt im Termin-, Kosten-, und Sachziel

14 Endrückmeldung Projektplan aktualisierter Projektplan mit Endrückmeldekennzeichen Aktivitäten Rückmeldung Kontraktor Aktivitätenliste Endrückmelder % - anteil prüfen aktualisierter Projektplan aktualisierte Arbeitsaufträge mit Fertigmeldung

15 Template Arbeitspläne Templates je Arbeitsplan Arbeitsaufträge Projektliste Projektplan Revision 200x Terminplaner

16 Benefits Reduktion von Planungsdauer und aufwand auf ein Drittel Optimierung des TAR Projektplans Reduzierung der Dauer der TAR Kernphase um 3 Tage ~ 750 k Verlust / Tag ~ 500 k Löhne für Kontraktoren / Tag Pro-Aktive Projektsteuerung ( Agieren statt Reagieren! ) Synchrone Daten (SAP / P3e) Optimierung des Prozesses zur Zahlung von Leistungen, schnelle Zahlung Best Practice über Template-Prozess Planung von Stillständen unabhängig von Kontraktoren

17 Return on Investment - Prognose Aufwand: Personalaufwand Phase 1 ca Software Phase 1 ca Personalaufwand Phase 3 ca Software Phase 3 ca prognostizierte Summe Aufwände ca Gesamtersparnis ca. 2,5 Mio Einsparung: 3 Tage Verfügbarkeit ca Tage weniger Kontraktoren ca Reduktion Planungsaufwand ca für zukünftige Projekte Summe Einsparung ca

18 Phase 4: Follow up AS Build Arbeitspläne im SAP Erarbeitung weiterer Templates Ist-Daten Analyse Kennzahlenerhebung (aus KPI Definition in Phase 3) Überführung der Methoden in die Tages-IH Verbesserungspotentiale heben Integration von detaillierten Betreiberplänen Integration der SiGe-Planung in Templates ZIEL: READY FOR NEXT TAR

19 Teamplayer Project Management Time Scheduling Projectcontrolling Integration Application ERP-System

20 Umsetzungspartner SAP Consulting Primavera Consulting / Development IMPRESS Software TAR Prozess und Methoden Consulting

21 Danke Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Nähere Informationen: Frank Scherzer Accounts Executive Manager