In dieser Ausgabe: PERSPECTIVE Outsourcing im Software Asset- und Lizenzmanagement SAM Services

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1 Ausgabe Jahrgang 2. Quartal 2013 In dieser Ausgabe: PERSPECTIVE Outsourcing im Software Asset- und Lizenzmanagement SAM Services PRACTICE Einführung eines globalen Software Asset Managements für Server PEOPLE Mitarbeiterporträt Dr. Josef Breitenlechner PREVIEW Geplante Themen der nächsten Newsletter PERSPECTIVE Outsourcing im Software Asset- und Lizenzmanagement SAM Services Das Software Asset- und Lizenzmanagement zählt in der Regel nicht zu den Kernaufgaben eines Unternehmens. Mehr denn je ist deshalb das Outsourcing von Software Asset- und Lizenzmanagement- Leistungen ein zentrales Thema, von dem sich IT-Verantwortliche eine bessere Funktionalität, effizientere Prozesse, höhere Sicherheit und nicht zuletzt Kosteneinsparungen im gesamten IT-Bereich versprechen. SAM Services Auslagerung von Unternehmensaufgaben im SAM Impressum Das Outsourcing bzw. die Auslagerung im Software Asset- und Lizenzmanagement bezeichnet die Abgabe von Unternehmensaufgaben und -strukturen an Drittunternehmen. Es ist eine spezielle Form des Fremdbezugs von Leistungen, die typischer Weise bisher von den meisten Unternehmen intern erbracht wurden, wobei künftig nun Verträge mit einem Dienstleister die Dauer und den Gegenstand der Leistung fixieren. LICETUS GmbH & Co. KG, Theodor-Heuss-Str. 1, Leipheim Geschäftsführer: Dirk M. Ockel, Gerd Kalkhoff, Jörg Rieker, Registergericht Günzburg HRA Persönlich haftende Gesellschafterin: LICETUS Verwaltungs GmbH Sitz Leipheim, Amtsgericht Günzburg, HRB Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE

2 Ob sich ein Unternehmen für das Outsourcing von bisher intern erbrachten Leistungen entscheidet und welche Leistungen sich hierfür konkret eignen, hängt von der Motivation, dem tatsächlichen Fortschrittsgrad des SAM, der Aufgeschlossenheit innerhalb der Organisation und dem erzielbaren Nutzen ab. Motivation als wesentlicher Erfolgsfaktor Klar definierte und abgrenzbare Leistungen erforderlich Im ersten Schritt stellt sich die Frage der grundsätzlichen Motivation. Warum sollen Services ausgelagert werden? Welche Ziele werden damit verfolgt? Knowhow- und Ressourcenmangel, Kostenreduktion, Risikominimierung und auch die Komplexitätsreduktion im Sinne von Vereinfachung von SAM-Prozessen sowie eine Verringerung von Schnittstellen können treibende Gründe für eine Outsourcing-Entscheidung sein. Die Motivation allein reicht aber nicht aus, um Teilbereiche des SAM erfolgreich auszulagern. Vielmehr müssen im Unternehmen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein. So kommt es unter anderem auf den Fortschrittsgrad des SAM an. Inwieweit ist ein SAM bereits etabliert? Sind die SAM-Aktivitäten organisatorisch und ablaufmäßig definiert und abgrenzbar dargestellt? Je konkreter die einzelnen SAM- Aktivitäten definiert und abbildbar sind, umso eher können sie als potentielle Outsourcing-Leistungen in Betracht gezogen werden. Awareness schaffen Neben den Fragen der Motivation und dem tatsächlichen Fortschrittsgrad des SAM, sollte ein Unternehmen sich vor allem auch die folgenden Fragen stellen: Aus welchen Organisationsbereichen sollen SAM-Aufgaben ausgelagert werden? Wie hoch ist die Aufgeschlossenheit (Awareness) für das Thema in der Organisation? Wie stark ist die Durchsetzungsfähigkeit? D.h. ist insbesondere bei fachgetriebenen Outsourcing-Vorhaben die Durchsetzung in der IT sichergestellt? Welche anderen Fachbereiche sind ggf. tangiert/involviert? Aus den oben aufgezeigten Fragestellungen wird deutlich, dass das Outsourcing von SAM-Services aus verschiedenen Organisationsbereichen getrieben werden kann: Fachbereichsgetriebenes Outsourcing (z.b. Einkauf bzw. Beschaffung wird ausgelagert) IT-seitiges Outsourcing (z. B. Katalogpflege wird ausgelagert) Nutzen muss klar herausgestellt werden Nicht zuletzt sollte im Unternehmen im Vorfeld einer Outsourcing- Entscheidung Klarheit über den Nutzen erreicht worden sein, der erzielt werden soll und realistisch erreicht werden kann. Grundsätzlich sollten alle Outsourcing-Entscheidungen zur erforderlichen Transpa- Seite 2

3 renz im SAM beitragen und damit den übergeordneten Zielen der Wirtschaftlichkeit und Compliance dienen. Outsourcing-Portfolio als Entscheidungsbasis Für eine gezielte Outsourcing-Planung der SAM-Services empfiehlt es sich für jede einzelne Leistung/Leistungspakete die vier oben genannten Einflussfaktoren - Motivation, Fortschrittsgrad, Organisation und Nutzen im Detail zu prüfen und darauf aufbauend zu entscheiden, inwieweit die Leistung/Leistungspakete als SAM-Service von extern bezogen werden können. Motivation Fortschrittsgrad Organisation Nutzen Leistungsbezeichnung Outsourcing- Entscheidung Leistung 1 Kosteneinsparung Leistung noch nicht klar abgrenzbar Nicht kritisch, d.h. outsourcinggeeignet Ressourcenentlastung Entscheidung wenn die Leistung klar definiert ist. Leistung 2 Risikominimierung Leistung ist klar definiert und abgegrenzt Nicht kritisch, d.h. outsourcinggeeignet Vermeidung von Unterlizenzierung Geeignet Leistung x Auf Basis einer solchen beispielhaften Übersicht können die Outsourcing-Strategie und -Planung aufgesetzt werden. Zu guter Letzt sind für die Outsourcing-Entscheidung im Einzelnen die Chancen und Risiken abzuwägen. Abwägung der Chancen und Risiken Fazit Chancen bietet Outsourcing vor allem im Hinblick auf Kostensenkungen in verschiedenen Bereichen und die Variabilisierung fixer Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität. Die Reduktion der Komplexität von Prozessen und die Fokussierung knapper Ressourcen auf das Kerngeschäft erweisen sich ebenso als Vorteile einer Auslagerung von SAM- Services. Für eine erfolgreiche Outsourcing-Strategie und Planung im SAM sollte grundsätzlich Klarheit bestehen über: die Motivation zum Outsourcing von SAM-Services, den tatsächlichen SAM-Fortschrittsgrad, die organisatorische Umsetzbarkeit (Awareness und Durchsetzungsfähigkeit im Unternehmen) und den Nutzen der erzielt werden soll und realistisch erreicht werden kann. Sind diese Parameter hinreichend betrachtet und geklärt, sollte darauf aufbauend eine stringente Entwicklung des Outsourcing-Portfolios, der Outsourcing-Services im Einzelnen, die Entwicklung verschiedener Szenarien, die Festlegung von konkreten Umsetzungsvoraussetzungen, die Auswahl der Partner sowie die Konkretisierung der SAM-Services in Outsourcing-Verträgen erfolgen. Seite 3

4 PRACTICE 90 % automatische Server- Inventarisierung Neuentwicklung einer CMDB speziell für Server-SAM Seite 4 EINFÜHRUNG EINES GLOBALEN SOFTWARE ASSET MANAGEMENTS FÜR SERVER Im Unterschied zu einem Software Asset Management (SAM) für Client-Computer liegt eine der großen Herausforderungen für ein SAM für Server beim deutlich größeren Umfang sowie höherer Komplexität der benötigten Hardware-Asset-Informationen. Dies gilt umso mehr, wenn umfassend Virtualisierungstechnologien zum Einsatz kommen. LICETUS unterstützt aktuell ein weltweit tätiges Unternehmen bei der Einführung von SAM für Server. Ziel ist es, alle Server in SAM einzubinden, wobei mehr als 90% der Geräte automatisch inventarisiert und die restlichen Server kontinuierlich manuell gemeldet werden sollen. Die manuellen Tätigkeiten sollen dabei möglichst auf ein Minimum reduziert werden. Um dies zu erreichen, kommen neben der klassischen, agentenbasierten Inventarisierung zusätzliche Funktionen zum Einsatz, wie die automatische Erfassung von virtuellen und Terminal- Server-Infrastrukturen sowie die Auslesung von Oracle-Installationen. Da das Unternehmen bereits für über Clients SAM mit einer Abdeckungsrate von über 95% im Einsatz hat, konnte hier auf bestehende Tools und Prozesse aufgesetzt werden. Das SAM-System wurde lediglich für den Einsatz der zusätzlichen Online-Discovery-Funktionen auf die neueste Version aktualisiert. Gänzlich neu entwickelt wurde jedoch eine CMDB speziell für Server-SAM. Mit Hilfe der SAM-CMDB werden notwendige Hardware-Asset-Informationen von unterschiedlichen vorgelagerten Systemen bezogen (sowohl von externen als auch internen IT-Service-Providern) und zentral dem SAM-System für die weitere Verarbeitung zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus bietet die CMDB auch eine Schnittstelle für die Weiterverarbeitung von Assetund Inventardaten, die über manuell erstellte Excel-Templates eingereicht werden. In diesem Projekt liegt der Schwerpunkt bei der Einführung von SAM für Server neben dem Rollout der Inventory-Tools vor allem auf der Bereinigung und Anreicherung der Hardware-Asset Informationen. Auch hierbei liefert die SAM-CMDB wertvolle Hilfe, weil über ein webbasiertes Interface fehlende Hardware- und Organisationsinformationen eingepflegt werden können. Die erweiterte SAM-Infrastruktur gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, nach Abschluss der Einführung über 90% seiner Server vollautomatisiert im SAM-System zu verarbeiten und dabei die Aufwände für die manuelle Erfassung der verbliebenen Server bei gleichzeitiger Einhaltung aller Compliance-Vorgaben so gering wie möglich zu halten. Hervorzuheben ist, dass für ein Server-SAM nicht nur ein gutes Software-Inventarisierungssystem sowie Transparenz über die kaufmännischen Daten wichtig ist. Nur im Zusammenspiel mit einer auf die spezifischen Erfordernisse von SAM angepassten Hardware-Asset-Verwaltung mit aktuellen und qualitätsgesicherten Daten lassen sich auch langfristig die Potenziale von SAM für Server heben.

5 PEOPLE Dr. Josef Breitenlechner Dr. Josef Breitenlechner (50) ist seit 2011 bei der LICETUS als Managing Director für Österreich tätig. Seine Schwerpunkte liegen hierbei in der Unternehmens- und IT-Strategie, der Unternehmens- und IT-Organisation sowie der Restrukturierung, Entwicklung, Implementierung und Optimierung von SAM-Prozessen. Seine berufliche Laufbahn begann Josef bereits parallel zum Studium der Betriebswirtschaft, mit den Schwerpunkten Wirtschaftsinformatik und Unternehmensorganisation, als Softwareentwicklungs- und Kundenprojektleiter mit internationalem Verantwortungsbereich. Darauf aufbauend war er als Mitglied der Geschäftsleitung bei verschiedenen internationalen Softwareherstellern, u.a. als Director Services, tätig. In den letzten Jahren fokussierte Josef sich auf das kundenseitige Beratungsgeschäft insbesondere bei der ERP-Entwicklung und -Ein-führung, Geschäftsprozess-Reorganisation sowie der Entwicklung und Einführung von IT-Services. Seine Branchenerfahrung reicht von der kundenindividuellen Softwareentwicklung, der Restrukturierung von Serviceorganisationen sowie Neuordnung von Serviceportfolios internationaler IT-Dienstleister bis hin zur ganzheitlichen Geschäftsprozessoptimierung bei Automobilherstellern. Neben seiner Tätigkeit als Managing Director für Österreich ist Josef eine treibende Kraft im Rahmen der Entwicklung und Implementierung von IT-Services auf internationaler Ebene. PREVIEW Geplante Themen der nächsten Newsletter Folgende Themen sind aktuell für die kommenden Ausgaben geplant: Gebrauchtsoftware SAM Service (Fortsetzung) Software-Kostenverrechnung Haben Sie Themen, die Sie besonders interessieren? Schreiben Sie uns, welche aktuellen Themen und Fragestellungen Sie im Bereich Software Asset Management besonders interessieren. Wir werden Ihre Vorschläge und Anregungen gerne aufnehmen und nach Möglichkeit in einem unserer nächsten Impact-Ausgaben verwenden. Seite 5 Ausgabe 18, 5. Jahrgang, LICETUS GmbH & Co. KG