Regelwerk zur Vergabe von Praktikumsplätzen der IAESTE Austria

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1 Regelwerk zur Vergabe von Praktikumsplätzen der IAESTE Austria Ziel dieses Regelwerkes ist es, qualifizierte und motivierte Bewerber für ein IAESTE-Praktikum auszuwählen. Das Verfahren hat dabei objektiv, gerecht und nachvollziehbar zu sein. Nationale Ausgabe Nr.1, Oktober 2012

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeiner Bewerbungsablauf Voraussetzungen für die Bewerbung Einschränkungen für die Bewerbung Ablauf des Vergabeverfahrens Registrierung und Dokumentenabgabe Bestätigung Sprachkenntnisse Praktikumsauswahl Ranking Praktikumsvergabe Nominierung Ranking Regeln Erfüllung der Anforderungen (Knock-Out-Kriterien) Studienrichtung Studienfortschritt Sprachkenntnisse Berechnung der Rankingpunkte Basispunkte Bonuspunkte Ranking/Reihung der Bewerber Exchange-Team Prüfungs-Team Kaution und Bearbeitungsgebühr Appendix A Appendix B Appendix C Appendix D... 15

3 1. ALLGEMEINER BEWERBUNGSABLAUF Für die Teilnahme am Praktikumsprogramm von IAESTE gelten die Teilnahmebedingungen wie auf der IAESTE Austria Website veröffentlicht. Das Ranking wird wie in diesem Regelwerk festgelegt durchgeführt. Für alle Fälle, die nicht explizit von diesem Regelwerk abgedeckt werden, obliegt die endgültige Entscheidung beim Exchange-Team (siehe Punkt 2.7). 1.1 VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE BEWERBUNG Der Bewerber muss ordentlicher Studierender eines Bachelor-, Master-, Diplomstudienganges oder Fachhochschulstudienganges an einer österreichischen Universität oder Fachhochschule mit technischem oder naturwissenschaftlichem Studienschwerpunkt sein (siehe Appendix A) oder sich im Zeitraum von 1,5 Jahren nach Abschluss eines solchen Studiums befinden, wobei hierbei das Datum des Diplomprüfungszeugnisses oder Abschlusszeugnisses gilt EINSCHRÄNKUNGEN FÜR DIE BEWERBUNG 1. Austauschstudierende an österreichischen Universitäten/Fachhochschulen sind vom IAESTE- Praktikumsprogramm ausgeschlossen. Die Bewerbung erfolgt in diesem Fall über IAESTE im jeweiligen Heimatland. 2. Bewerber, die bereits für ein IAESTE Praktikum nominiert wurden, dieses aber ihrerseits ohne triftigen Grund abgesagt haben, sind von einer erneuten Bewerbung ausgeschlossen (siehe Punkt 3). 3. IAESTE Austria behält sich vor ohne Angabe von Gründen die Vermittlung eines Praktikumsplatzes abzulehnen und die Bewerbung nicht zu bearbeiten, wobei der Bewerber unverzüglich darüber zu informieren ist. 4. Nationalsekretär, nationaler Exchange Koordinator sowie nationaler Exchange Outgoing Koordinator sind von der Praktikumsbewerbung ausgeschlossen. In diesem Punkt nicht explizit erwähnte Mitglieder des Exchange-Teams dürfen sich für Praktika bewerben, ihre Daten, insbesondere ihre Bonuspunkte, jedoch zu keinem Zeitpunkt selbst bestätigen oder an dem Ranking und der Vergabe des Praktikums beteiligt sein. 5. Weiters sind alle Mitglieder von IAESTE Austria, die bei der Annual Conference des jeweiligen national festgesetzten Geschäftsjahres teilgenommen haben, von einer Praktikumsbewerbung in Phase A 2 (siehe Appendix D) ausgeschlossen. 1 Als Stichtag gilt jeweils das auf der IAESTE Austria Website veröffentlichte Ende der Anmeldefrist zur jeweiligen Runde (siehe Appendix D), also die Deadline zum Hochladen der Dokumente und Daten im Praktikums-Anmelde-Tool. 2 Eine Phase ist der von uns festgelegte Zeitraum innerhalb eines Jahres, welcher sich durch unterschiedliche Prozesseigenschaften auszeichnet. 1

4 1.3 ABLAUF DES VERGABEVERFAHRENS In der Regel können alle Prozesse online abgewickelt werden und es ist keine persönliche Anwesenheit gefordert. Um die Richtigkeit aller Daten und Dokumente im Bestätigungsprozess zu fördern, wird den Bewerbern jedoch nahe gelegt, die Möglichkeit der Kontrolle ihrer Daten und Beratung in den Sprechstunden ihres Lokalkomitees wahrzunehmen Registrierung und Dokumentenabgabe Die Online-Registrierung und Dokumentenabgabe erfolgt über das Praktikums-Anmelde-Tool von IAESTE Austria. Sämtliche geforderte Informationen sowie Bewerbungsunterlagen müssen auf dieser Plattform hochgeladen werden. Für die Registrierung sind die auf der Website von IAESTE Austria angegebenen Deadlines unbedingt einzuhalten. Bei Nicht-Einhaltung kann eine Anmeldung erst wieder in der nächsten Runde 3 erfolgen (siehe Appendix D). Bei der Online-Anmeldung müssen sich Bewerber einem der sechs österreichischen Lokalkomitees zuordnen. Um eine umfangreiche Betreuung zu gewährleisten, ist bei der Anmeldung unbedingt die passende Lokalkomitee-Zugehörigkeit auszuwählen (siehe Appendix A) Bestätigung Die Bestätigung erfolgt ebenfalls online über das Praktikums-Anmelde-Tool. Die Basispunkte (Berechnung siehe Punkt 2.5.1) werden von Vertretern des Exchange-Teams (siehe Punkt 2.7) eingetragen, sowie alle weiteren Unterlagen überprüft. Eine Kontrolle der Daten erfolgt im Zuge des Rankings durch das Prüfungs-Team (siehe Punkt 2.8). Die bestätigten Punkte des Bewerbers sind für diesen im Praktikums-Anmelde-Tool ersichtlich Sprachkenntnisse Bewerber müssen für jede Sprache, die im Ranking berücksichtigt werden soll, eine mündliche Sprachüberprüfung ablegen oder einen anerkannten Sprachtest vorlegen. Es bleibt den jeweiligen Lokalkomitees überlassen, in welcher Form die mündliche Sprachüberprüfung stattfindet, welche 3 Eine Runde ist der von uns festgelegte Zeitraum, welcher immer mit der Online-Veröffentlichung der Praktika startet und der Nominierung eines Bewerbers endet (siehe Appendix D). 2

5 weiteren Sprachüberprüfungen mit mündlicher Überprüfungskomponente anerkannt werden und wie diese benotet werden (siehe Appendix B) Praktikumsauswahl Sobald IAESTE Austria ein Praktikum zur Verfügung steht, ist dieses national für alle Bewerber im Praktikums-Anmelde-Tool ersichtlich. Jeder Bewerber, der sich im Praktikums-Anmelde-Tool registriert hat und alle erforderlichen Dokumente hochgeladen hat, sowie rechtzeitig durch das Exchange-Team bestätigt wurde, darf sich für ein zu seiner Studienrichtung passendes Praktikum bewerben. Das Bewerbungssystem teilt sich in drei verschiedene Phasen (siehe Appendix D). In Phase A ist es den Bewerbern erlaubt sich innerhalb der auf der IAESTE Austria Website angegebene Frist für 1-3 Praktika anzumelden. Um ein faires Ranking zu ermöglichen, ist bei jedem der 3 Praktika eine Präferenz, wobei 1 die höchste Präferenz ausweist, anzugeben. In Phase B und C ist es den Bewerbern lediglich erlaubt sich für ein Praktikum pro Runde anzumelden (siehe Appendix D) Ranking Die Rankingpunkte sind für den einzelnen Bewerber online ersichtlich. Die Auflistung, wie diese zustande kommen, kann unter Punkt 2.6 der Ranking-Regeln nachgelesen werden. Alle Bewerber eines Praktikums werden pro Runde nach ihren Rankingpunkten gereiht (siehe Punkt 2.6). Die Bewerber werden auf Knock-Out-Kriterien überprüft (siehe Punkt 2.1). Sollte ein Knock-Out- Kriterium auf einen Bewerber zutreffen, kann dieser aus der jeweiligen Runde ausgeschlossen werden und es verbleibt ihm erst wieder in der nächsten Runde die Möglichkeit sich für ein Praktikum zu bewerben Praktikumsvergabe Pro zur Auswahl stehender Praktikumsstelle wird der nach dem Ranking-Vorgang höchstgereihte Bewerber, telefonisch benachrichtigt und hat nun die sofortige Möglichkeit mündlich zu- oder abzusagen. Bewerber die durch ein Knock-Out Kriterium ausgeschlossen werden, sowie Bewerber die zu diesem Zeitpunkt nicht höchstgereiht sind, werden ebenfalls zeitgerecht von Vertretern des Exchange-Teams darüber informiert. Die Praktikumsvergabe findet zu den auf der Website von IAESTE Austria veröffentlichten Zeitpunkten statt. Diese werden zeitgerecht angekündigt, sodass es den Bewerbern möglich ist sich auf die Praktikumsvergabe einzustellen. Nach Zusage des jeweiligen Höchstplatzierten, hat dieser innerhalb des ebenfalls auf der Website von IAESTE Austria angegebenen Zeitraums folgende Unterlagen zeitgerecht zu übermitteln, um somit sein Praktikum verbindlich anzunehmen: 1. die unterschriebene Praktikumsvereinbarung 2. eine Bestätigung über die Einzahlung der Kaution (200 ) und der Bearbeitungsgebühr (50 ) auf das Konto der IAESTE Austria 3. ein Bewerbungsschreiben (Letter of Application) passend zur Bewerbung für die jeweilige Praktikumsstelle Sollte die fristgerechte Übermittlung der Unterlagen nicht erfolgen oder die Kaution plus Bearbeitungsgebühr in der vorgegebenen Frist nicht auf dem Konto der IAESTE Austria einlangen, 3

6 kann das Praktikum an den nächstgereihten Bewerber im Ranking vergeben werden. Falls kein anderer Bewerber verfügbar sein sollte, kann das Praktikum in die nächste Runde aufgenommen werden Nominierung Wenn alle erforderlichen Unterlagen an das Exchange-Team (siehe Punkt 2.7) übermittelt wurden, erfolgt die Nominierung zum jeweiligen Praktikum. Der Arbeitgeber hat nun die Möglichkeit den Bewerber entweder zu akzeptieren oder abzulehnen, weshalb das Praktikum erst nach Erhalt der so genannten Acceptance Note (ausgestellt vom Arbeitgeber und IAESTE im jeweiligen Gastland) fixiert ist. Bis zu Erhalt einer endgültigen Zu- bzw. Absage darf sich der Bewerber für kein anderes IAESTE Praktikum bewerben. Sobald IAESTE Austria eine Zu- bzw. Absage aus dem jeweiligen Land erhält, wird der Bewerber informiert. Die nominierten Bewerber verpflichten sich, nach möglicher Aufforderung seitens der IAESTE, zu einem Outgoing-Gespräch innerhalb einer relevanten Frist zu erscheinen. Ein Nicht-Einhalten der Frist führt zum Verfall der Kaution. 4

7 2. RANKING REGELN 2.1 ERFÜLLUNG DER ANFORDERUNGEN (KNOCK-OUT-KRITERIEN) Die vom Arbeitgeber vorgegebenen Kriterien des Praktikumsplatzes müssen in jedem Fall belegbar erfüllt werden. Dazu zählen folgende Punkte: 1. Studienrichtung (siehe Punkt 2.2) 2. Studienfortschritt (siehe Punkt 2.3) 3. Sprachkenntnisse nach IAESTE Notenschema (siehe Punkt 2.4) 4. Praktische Erfahrungen und Vorkenntnisse 5. Zusatzkenntnisse (z.b. Programmiersprachen) 6. Geschlecht 4 Wird eines oder mehrere dieser Kriterien nicht erfüllt, kann der Bewerber aus dem Ranking für das betreffende Praktikum ausgeschlossen werden. 2.2 STUDIENRICHTUNG Jeder Bewerber darf sich ausschließlich für ein zu seiner Studienrichtung passendes Praktikum bewerben. Eine Bewerbung für ein Praktikum, das nicht zu der angegebenen Studienrichtung passt, kann als Nicht-Erfüllen eines Knock-Out-Kriteriums gelten und dazu führen, dass der Bewerber infolgedessen nicht bei dem Ranking des betreffenden Praktikums berücksichtigt wird. Auch bei Bewerbern, die mehr als ein Studium verfolgen, kann im Vorfeld nur eine Studienrichtung angegeben werden. Es ist jedoch möglich, im Zuge eines Updates (siehe Appendix D) und in Absprache mit dem Exchange-Team die Studienrichtung zu ändern. 2.3 STUDIENFORTSCHRITT Jeder Bewerber wird aufgrund seiner Basispunkte (siehe Punkt 2.5.1) in eine Studienfortschrittsgruppe eingeteilt. Diese Gruppen sind wie folgt gestaffelt: Basispunkte Level 0-27,0 Beginner 25,0-63,0 Middle 60,0-100,0 End Die Bewerbung für ein Praktikum bei dem der gewünschte Studienfortschritt auf dem Anforderungsprofil nicht der Studienfortschrittsgruppe des Bewerbers entspricht kann als Nicht- Erfüllen eines Knock-Out-Kriteriums gelten und dazu führen, dass der Bewerber infolgedessen nicht bei dem Ranking des betreffenden Praktikums berücksichtigt wird. Für den Bewerber sind immer die Basispunkte gültig, die ihm bis zum Zeitpunkt der Bewerbung bestätigt wurden. Möchte der Bewerber nach bereits erfolgter Bestätigung weitere Dokumente hinzufügen oder haben sich seine Rankingpunkte geändert, dann führt der Bewerber ein so 4 IAESTE Austria bekennt sich zur Gleichbehandlung der Geschlechter. Dennoch kann ein Bewerber eines bestimmten Geschlechtes, zum Beispiel aufgrund von fehlenden sanitären Einrichtungen, vom Arbeitgeber gefordert werden. Diesen Forderungen muss IAESTE Austria nachkommen. 5

8 genanntes Update durch, im Zuge dessen er die gewünschten Änderungen vornimmt und erneut um Bestätigung durch das Exchange-Teams ansucht. Erst nach erfolgter Bestätigung von Seiten des Exchange-Teams, erhalten die neuen Dokumente und Rankingpunkte Gültigkeit. Updates sind nur in den Phasen B und C möglich. Bonuspunkte können die Einteilung in Studienfortschrittsgruppen nicht beeinflussen, d.h. es ist nicht möglich aufgrund von Bonuspunkten in eine höhere Studienfortschrittsgruppe aufzusteigen. 2.4 SPRACHKENNTNISSE Für jede Sprache, die im Ranking berücksichtigt werden soll, muss ein Nachweis vorgelegt werden. Ein Sprachtest über die eigene Muttersprache ist nicht erforderlich. Mittel- und Oberstufenschulzeugnisse werden generell nicht anerkannt. Es gilt folgendes IAESTE Notenschema: Note 1 Excellent Note 2 Good Note 3 Fair Note 4 Weak Die entsprechenden Referenznoten für diverse Sprachzertifikate können in den Tabellen in Appendix B eingesehen werden. Neben international anerkannten Sprachzertifikaten mit mündlicher Testkomponente, wie zum Beispiel CEF, TOEIC oder TOEFL (siehe Appendix B) werden in den Lokalkomitees mündliche Sprachüberprüfungen zu ausgewählten Sprachen angeboten. Wenn nicht explizit anders ausgewiesen, sind international anerkannte Sprachzertifikate bis 7 Jahre nachdem sie abgelegt wurden anrechenbar. Sprachüberprüfungen, die im Zuge der Anmeldung bei IAESTE Austria durchgeführt wurden, sind nur 4 Jahre lang anrechenbar. Auslandsaufenthalte im Zuge derer keine konkrete, belegbare und klassifizierbare Sprachüberprüfung stattgefunden hat, können dem Notenschema nicht zugeordnet werden und können deshalb nicht als Sprachkenntnis-Nachweis gewertet werden. 6

9 2.5 BERECHNUNG DER RANKINGPUNKTE Die Rankingpunkte setzen sich aus Basispunkten und Bonuspunkten wie folgt zusammen: Rankingpunkte = Basispunkte + Bonuspunkte Basispunkte Basispunkte = Bestätigter Studienfortschritt in ECTS bzw. SWS ECTS bzw. SWS des gesamten Studiums 100 Die maximal mögliche Anzahl an Basispunkten beträgt 100. Basispunkte werden auf eine Kommastelle aufgerundet. Als Berechnungsgrundlage für den Studienfortschritt wird das vom Bewerber abgegebene Sammelzeugnis 5 der gewählten Studienrichtung (siehe Punkt 2.2) herangezogen. Freie Wahlfächer werden maximal in dem Umfang anerkannt, in welchem sie für den jeweiligen Studienplan vorgesehen sind. Die Gesamtwochenstunden bzw. Gesamt-ECTS-Punkte laut jeweiligem Studienplan beziehen sich immer auf das gesamte Studium, d.h. Bachelor- inklusive Master Studium 6 bzw. Diplomstudium. Der Studienfortschritt des Bewerbers bezieht sich auf die ECTS-Punkte des abgegebenen Sammelzeugnisses. Die Berechnung der Basispunkte basiert grundsätzlich auf dem Verhältnis der ECTS-Punkte, sofern verfügbar. Falls der Studienerfolg des Bewerbers nicht in ECTS- Punkten vorliegt, wird dieses Verhältnis mit Semesterwochenstunden berechnet. Bei einem Auslandsstudium oder einer Mitbelegung von Lehrveranstaltungen an einer anderen Studieneinrichtung können die dort absolvierten Stunden im Ausmaß der freien Wahlfächer des jeweiligen Studienplans des Bewerbers berücksichtigt werden, oder wenn ein offizieller Anrechnungsbescheid upgeloaded wurde, auch für Pfllichtfächer angerechnet werden Bonuspunkte IAESTE wird in Österreich ehrenamtlich von Studierenden geführt. Deshalb wird aktive Mitarbeit bei IAESTE mit Bonuspunkten belohnt durch die sich ein Bewerber im Ranking verbessern kann. Sämtliche Bonuspunkte werden auf eine Kommastelle aufgerundet (siehe Appendix C). Als Bemessungszeitraum für die Bonuspunkte aus den oben genannten Kategorien, wird der Zeitraum des letzten und des aktuellen Geschäftsjahres 7 herangezogen. Aus diesem Zeitraum dürfen die, bis zum Stichtag des Rankings gesammelten und vom zuständigen Exchange Outgoing Vorstandes und mindestens einem weiteren Vorstandsmitglied des zuständigen Lokalkomitees bestätigten, Bonuspunkte eingelöst werden. Ausnahmen sind in diesem Fall die Punkte für IAESTE 5 Wird seitens der Bildungseinrichtung kein Sammelzeugnis zur Verfügung gestellt, so müssen die Einzelzeugnisse inklusive einer tabellarischen Auflistung aus denen die Anzahl der insgesamt angerechneten ECTS oder SWS hervorgeht, vorgelegt werden. 6 Zum Beispiel: 180 ECTS für ein Bachelor-Studium ECTS für ein Master-Studium = 300 Gesamt-ECTS-Punkte des Studiums. 7 Als Geschäftsjahr gilt, sofern nicht explizit anders erwähnt, der, in dem jeweiligen, dem betroffenen Studenten zugeordnete Lokalkomitee, als Geschäftsjahr ausgewiesene Zeitraum. 7

10 Vorstandsjahre oder Projektleiter der Firmenmesse bzw. des Firmenshuttles, diese können zu einem beliebigen Zeitpunkt einmalig eingelöst werden. Punkte für Projektleiter und Vorstandspositionen für das aktuelle Geschäftsjahr, sind dann voll zu werten, wenn das Amt von demjenigen schon mindestens 2 Monate ausgeübt wurde und abzusehen ist, dass er das Amt das volle Jahr fortsetzen wird. Die gesamten Bonuspunkte verfallen nach einem absolvierten IAESTE Praktikum. Es sind auf jeden Fall die Obergrenzen wie in folgender Aufzählung angeführt, einzuhalten. Pro Person darf, wie in obig genanntem Bemessungszeitraum bis zum Stichtag des Rankings, eine maximale Bonuspunkteanzahl von 20 Punkten nicht überschritten werden. Ausgenommen davon sind Bonuspunkte, die beim Jobraising für die Akquise einer neuen Firma vergeben werden (siehe Appendix C). Bonuspunkte werden unter Berücksichtigung der angeführten Obergrenzen in folgende Kategorien eingeteilt: 1. Jobraising: max. 10 Punkte 2. Allgemeine Mitarbeit bei IAESTE: max. 10 Punkte - Regelmäßige Abhaltung von Bürostunden max. 2 Punkte - Teilnahme am Nationalkongress max. 2 Punkte - Mithilfe bei Recruiting Events max. 2 Punkte - Engagement bei IAESTE Projekten max. 10 Punkte 3. Projektleiter bei IAESTE: max. 20 Punkte 4. 1 Jahr als IAESTE Vorstand oder Leiter der Firmenmesse bzw. des Firmenshuttles max. 20 Punkte Die Punktevergabe erfolgt nach den Vorgaben in Appendix C und liegt im Ermessen des lokalen Exchange Outgoing Vorstandes in Absprache mit mindestens einem weiteren Vorstandes des jeweiligen Lokalkomitees (siehe Punkt 2.7). 2.6 RANKING/REIHUNG DER BEWERBER Die Reihung aller Bewerber erfolgt pro Praktikumsplatz absteigend auf Basis der Rankingpunkte (siehe Punkt 2.5) sowie unter Berücksichtigung der Knock-Out-Kriterien (siehe 2.1) durch das Exchange-Team (siehe Punkt 2.7) und wird durch einen Vertreter des Prüfungs-Teams (siehe Punkt 2.8) freigegeben. Sollte ein Praktikumsplatz für mehrere Studienfortschrittsgruppen ausgeschrieben sein, zum Beispiel für Middle sowie End, so erfolgt die Reihung unter Einbeziehung aller Bewerber der zugelassenen Studienfortschrittsgruppen die sich beworben haben. Bei Bewerbern, die bereits ein IAESTE-Praktikum absolviert haben, werden 30 Punkte von ihren aktuellen Rankingpunkten subtrahiert. 8

11 2.7 EXCHANGE-TEAM Das Exchange-Team setzt sich aus dem nationalen Exchange Koordinator, dem nationalen Exchange Outgoing Koordinator, den jeweiligen Exchange Outgoing Vorständen der Lokalkomitees sowie weiteren eingeschulten Mitgliedern aus den Lokalkomitees zusammen. Die Mitglieder des Exchange-Teams dürfen auf keinen Fall zeitgleich Vertreter des Prüfungs-Teams sein. Das Exchange-Team untersteht in oberster Instanz der Leitung des nationalen Exchange Koordinators, in weiterer Instanz dem nationalen Exchange Outgoing Koordinator. Jedes Lokalkomitee hat mindestens einen Vertreter in das Exchange-Team zu entsenden. Diese haben auf der Exchange-Team-Liste des jeweiligen Lokalkomitees vermerkt zu sein. An dem Bestätigungs-, Update-, Ranking- sowie Vergabeprozess müssen immer drei Mitglieder des Exchange-Teams aus mindestens zwei verschiedenen Lokalkomitees persönlich oder telefonisch beteiligt sein. Keiner der Vertreter des Exchange-Teams dem es generell erlaubt ist sich für Praktika zu bewerben (siehe Punkt 1.2), darf sich in einer Runde (siehe Appendix D) für ein Praktikum bewerben oder an der Bestätigung seiner Daten beteiligt sein, in der er sich selbst für ein Praktikum bewirbt. Entscheidungen werden demokratisch und nach bestem Ermessen getroffen, wobei jeder der Teilnehmenden eine Stimme hat. Bei Stimmengleichheit entscheidet der nationale Exchange Outgoing Koordinator. Entscheidungen des Exchange-Teams müssen zu jedem Zeitpunkt objektiv, nachvollziehbar und dokumentiert sein. Außer in Sonderfällen wird den Bewerbern keine Einsicht in das Ranking gewährt. Entscheidungen des Exchange-Teams werden von Vertretern des Prüfungs-Teams geprüft. Das Prüfungs-Team hat hierbei ein Einspruchsrecht und Änderungsrecht, sollte das durchgeführte Ranking nicht den aktuellen Rankingkriterien entsprechen. Einspruchsrecht bedeutet, dass der jeweilige Fall an das Ranking-Team zurück gewiesen wird oder eigenständig eine Änderung vorgenommen wird. 2.8 PRÜFUNGS-TEAM Die Aufgabe des Prüfungs-Teams ist die Prüfung und Kontrolle der Bewerbungsunterlagen der bestätigten Bewerber auf Vollständigkeit und Richtigkeit, sowie die Korrektheit des Ranking- und Vergabeprozesses, hierbei insbesondere die Vergabe der Bonuspunkte im Zuge des Rankings. 9

12 Das Prüfungs-Team kontrolliert die Entscheidungen des Exchange-Teams. Freigaben der Bestätigungen und des Rankings können bereits von einem Vertreter des Prüfungs-Teams alleine vorgenommen werden. Ein Veto kann erst eingelegt werden, wenn mindestens zwei Vertreter des Prüfungs-Teams an der Prüfung beteiligt sind. Wenn es sich um geringfügige Fehler handelt, können die selbigen Vertreter, die das Veto eingereicht haben, Korrekturen selbst vornehmen. Bei gröberen Fehlern hat das Prüfungs-Team umgehen Kontakt mit dem Exchange-Team aufzunehmen und in Rücksprache mit diesem die jeweilige Korrektur vorzunehmen. Der Betroffene oder die Betroffenen sind umgehend davon zu informieren. Jedes Lokalkomitee hat mindestens einen Vertreter in das Prüfungs-Team zu entsenden. Diese haben auf der Prüfungs-Team-Liste des jeweiligen Lokalkomitees vermerkt zu sein. Die Mitglieder des Prüfungs-Teams dürfen auf keinen Fall zeitgleich Vertreter des Exchange-Teams sein. Das Prüfungs-Team untersteht in oberster Instanz dem Nationalsekretär. Das Prüfungs-Team ist weisungsfrei und ungebunden. 10

13 3. KAUTION UND BEARBEITUNGSGEBÜHR Für jeden Praktikumsplatz ist eine Bearbeitungsgebühr (50 ) plus eine Kaution (200 ) zum Zeitpunkt der Annahme des Praktikums an das Konto von IAESTE-Austria zu entrichten. Langt die Überweisung nicht zeitgerecht (siehe Homepage IAESTE Austria) am vorgegebenen Konto ein, erfolgt seitens der IAESTE Austria keine Nominierung. Die Kaution (200 ) wird nach erfolgreich absolviertem Praktikum zurück erstattet, sofern innerhalb von 4 Monaten nach Praktikumsende 1. das Trainee-Report-Formular ausgefüllt, 2. ein formloser Erfahrungsbericht verfasst und 3. das ausgefüllte Kautionsrücküberweisungsformular eingereicht werden. Ein erfolgreich absolviertes Praktikum inkludiert die Erfüllung der Pflichten der vertraglichen Anstellung beim Arbeitgeber durch den Bewerber. Nach Ablauf der oben genannten Frist verfällt die Kaution. Bei einer Absage ohne Verschulden des Bewerbers, erhält dieser die volle Kaution und Bearbeitungsgebühr zurück. Erfolgt die Absage durch den Bewerber nach vorherigen Zusage des selbigen und Abgabe geforderten Unterlagen (siehe Punkt 1.3.6), verfällt die Kaution. Sollte der Bewerber sein Praktikum aus Gründen höherer Gewalt oder anderen wichtigen Gründen absagen oder abbrechen, entscheidet der nationale Exchange Outgoing Koordinator nach Erhalt einer schriftlichen Stellungnahme mit belegbarem Hintergrund 8 durch den Bewerber über die Rückerstattung der Kaution. Studienrelevante und berufliche Gründe (insbesondere die Annahme eines anderen Nicht-IAESTE Praktikums) sind explizit keine Rechtfertigung für die Rückerstattung der Kaution. 8 Belegbare Hintergründe wie ein ärztliches Attest, eine Reisewarnung des Außenministeriums oder Medienberichte. 11

14 4. APPENDIX A IAESTE Austria ist zum jetzigen Zeitpunkt an sechs österreichischen Universitäten mit technischen und naturwissenschaftlichen Fakultäten vertreten. Es gibt folgende Lokalkomitees: IAESTE Boku (Universität für Bodenkultur Wien) boku.iaeste.at ZVR: / DVR: IAESTE Graz (Technische Universität Graz) graz.iaeste.at ZVR: / DVR: IAESTE Innsbruck (LFU Innsbruck) innsbruck.iaeste.at ZVR: / DVR: IAESTE Leoben (Montanuniversität Leoben) leoben.iaeste.at ZVR: IAESTE Linz (Johannes Kepler Universität Linz) linz.iaeste.at ZVR: / DVR: IAESTE Vienna (Technische Universität Wien) vienna.iaeste.at ZVR: / DVR: Bei der Online-Anmeldung müssen sich Bewerber einem der Lokalkomitees zuordnen. Bewerber die nicht explizit an einer der obig genannten Universitäten studieren, können sich einem beliebigen österreichischen Lokalkomitee zuordnen. Hierbei wird diesen Bewerber aufgrund der persönlichen Betreuung nahe gelegt, sich dem örtlich am nächst gelegenen Lokalkomitee zuzuordnen. Das Exchange-Team behält sich vor, Bewerber die dieser Richtlinie nicht folgen an ein anderes Lokalkomitee zu verweisen. 9 9 Weitere Universitäten und Fachhochschulen von denen im letzten Jahr Bewerber betreut wurden, sind unter anderen die Universität Wien, das Technikum Wien, die Karl-Franzen Universität Graz und das Management Center Innsbruck. 12

15 5. APPENDIX B Die Anrechnung erfolgt auf Basis des CEF-Schemas (Common European Framework of Reference for Languages) der Europäischen Union. 13

16 6. APPENDIX C Bonuspunkte können in den folgenden Kategorien erworben werden: Jobraising Jobraising ist der Prozess, bei dem Firmen kontaktiert werden, um Praktikumsplätze für ausländische Studierende in Österreich zu Verfügung stellen zu können. Diese werden in weitere Folge mit den internationalen Partnerländern von IAESTE Austria gegen Praktika im Ausland getauscht, welche dann wiederum österreichischen Bewerbern zur Verfügung stehen. Je mehr Praktikumsstellen in Österreich für ausländische Studierende akquiriert werden können, desto mehr Praktikumsstellen im Ausland können den österreichischen Bewerbern schlussendlich angeboten werden. Daher werden für das sogenannte Jobraising (Akquise von Praktikumsplätzen in Österreich) Punkte laut folgender Aufstellung vergeben: Pro 5 ordentlich abgeschlossene 10 Firmen/Institute im aktuellen Customer Relation Management Tool je 3 Bonuspunkte Außergewöhnliches Engagement beim Jobraising max. 5 Bonuspunkte Durch das Jobraising können generell maximal 10 Bonuspunkte erworben werden. Laut Sonderregelung gibt es jedoch für die Akquise jeder neuen Firma 11 unabhängig von den genannten Maximalpunkten für den Bewerber zusätzlich je 5 Bonuspunkte. Es werden nur Punkte an jene Bewerber vergeben, die ihre Jobraising-Tätigkeit gewissenhaft ausgeführt und Ergebnisse gut und nachhaltig im aktuellen Customer Relation Management Tool dokumentiert haben. Die Bewertung der Leistungen der Jobraiser obliegt hierbei dem jeweilig zuständigen Exchange Outgoing Vorstandes und mindestens einem weiteren Vorstandsmitglied des zuständigen Lokalkomitees. Allgemeine Mitarbeit bei IAESTE Mitarbeit bei IAESTE zeichnet sich durch regelmäßige Teilnahme an IAESTE-Treffen auf lokaler und nationaler Ebene, durch kontinuierliche Mitarbeit während eines längeren Zeitraumes, durch Übernahme von Verantwortung und Erfüllung der daraus resultierenden Aufgaben, sowie durch Kenntnis von internen Angelegenheiten und Abläufen aus. 10 Ordentlich abgeschlossen bedeutet, dass die Kommunikation mit der Firma/dem Institut ordentlich durchgeführt und dokumentiert wurde. Es bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber in diesem Jahr oder zukünftig einen IAESTE Praktikanten beschäftigen muss. 11 Eine neue Firma ist eine Firma die bzw. ein Institut das IAESTE Austria einen oder mehrere Praktikumsplätze zur Verfügung stellt und in den letzten beiden Geschäftsjahren des raisenden Lokalkomitees, IAESTE Austria keine Praktikumsplätze angeboten hat. Darunter fallen auch erstmals zur Verfügung gestellte Praktika an anderen Niederlassungen bereits akquirierter Firmen. 14

17 Um ihre Bonuspunkte zu erhalten, müssen Bewerber eine Zusammenstellung all ihrer Tätigkeiten bei IAESTE vorlegen. Projektleiter bei IAESTE Als Projektleiter sind wie unter Punkt aufgeschlüsselt, maximal 20 Punkte zu erwerben. IAESTE Vorstand oder Leiter der Firmenmesse bzw. des Firmenshuttles In dieser Kategorie sind wie unter Punkt aufgeschlüsselt, maximal 20 Punkte zu erwerben. Als Bemessungszeitraum für die Bonuspunkte wird vom Exchange-Team, wie unter Punkt beschrieben, der Zeitraum des letzten und des aktuellen Geschäftsjahres herangezogen. 7. APPENDIX D Praktika werden prinzipiell ganzjährig vergeben. Da es zu unterschiedlichen Zeiten im Jahr unterschiedlich viele Praktikaangebote aus dem Ausland gibt, teilt sich das IAESTE Bewerbungssystem in 3 verschiedene Phasen. Eine Phase ist der vom Exchange-Team festgelegte Zeitraum innerhalb eines Jahres, welcher sich durch unterschiedliche Prozesseigenschaften auszeichnet. Es werden die Phasen A, B und C unterschieden. Innerhalb der Phasen gibt es eine unterschiedliche Anzahl von Runden. Eine Runde ist somit der vom Exchange-Team festgelegte Zeitraum innerhalb einer Phase, welche immer mit der online Veröffentlichung der Praktika startet und der Nominierung eines Bewerbers endet. Die Rundendauer unterscheidet sich innerhalb der verschiedenen Phasen und wird im Voraus durch die Veröffentlichung auf der Website von IAESTE Austria festgelegt. 1. Phase A: Ende Jänner/Mitte Februar In dieser Phase stehen IAESTE Austria die meisten Praktikaangebote zur Verfügung, darum ist es in dieser Zeit bestätigten Bewerbern möglich sich für bis zu 3 Praktika zu bewerben. Danach wird einmal ein Ranking für alle Praktika erstellt und die Bewerber mit den meisten Punkten kontaktiert. Das genaue Datum dieses Rankings wird auf der IAESTE Austria Website veröffentlicht. Um an dieser Phase teilnehmen zu können müssen die Bewerber sich bis zu der auf unserer Website veröffentlichten Deadline (vor den Weihnachtsferien) registriert haben und von uns bestätigt worden sein. Sollten eventuelle Unklarheiten oder Fehler bei der Prüfung durch Vertreter des Prüfungs-Teams in der darauffolgend relevanten Zeit auftreten, wird der Bewerber von uns kontaktiert und hat noch die Möglichkeit seine Daten zu korrigieren bzw. vervollständigen. 15

18 In der Phase während der Weihnachtsferien bis zum ersten Ranking nach der Annual Conference (AC) sind weder Neuregistrierungen noch Updates möglich, da wir diese Phase für die Kontrolle durch Vertreter des Prüfungs-Teams, das Erstellen der Wishlist und die Vorbereitungen bzw. die AC selbst brauchen. 2. Phase B: Mitte Februar bis Ende April Alle Praktika die in der ersten Phase nicht vergeben werden konnten, werden zusammen mit neuen Angeboten in mehreren, in angemessenen Zeitabständen stattfindenden, Rankings vergeben. Neuanmeldungen, Bewerbungen sowie Updaten der Accounts sind in dieser Phase ebenfalls möglich. Pro Runde ist es den Bewerbern erlaubt sich für ein Praktikum zu bewerben. 3. Phase C: Anfang Mai bis Mitte Dezember Rankings, Updates sowie Neuanmeldungsmöglichkeiten finden in dieser Phase in angemessenen, in den meisten Fällen längeren als in Phase B, Zeiträumen statt. Die genauen Daten der Rankings werden auf unserer Website veröffentlicht. Prinzipiell gilt: 1. Bewerber legt einen Account an und lädt seine Daten hoch 2. Bewerber drückt auf Ich möchte meine Daten bestätigen lassen 3. Die Daten werden von Vertretern des Exchange-Teams bestätigt oder nicht 4. Bestätigte Bewerber dürfen sich für veröffentlichte Praktika bewerben 5. Die Praktika werden online veröffentlicht 6. Die Bewerber bewerben sich 7. Pro Praktikum und Runde wird ein Ranking durchgeführt (hierbei gelten in Phase A besondere Regeln siehe Punkt 1.3.4) 8. Die Bewerber werden informiert 9. Der Erstgereihte akzeptiert indem er uns innerhalb einer Frist Überweisungsbestätigung der Kaution (200 ) plus Bearbeitungsgebühr (50 ), Letter of Application und Praktikumsvereinbarung, sowie eine schriftliche Zusage per Mail übermittelt Registrierung Der Link zur unverbindlichen Online-Registrierung befindet sich auf Damit die Daten der Bewerber bestätigt werden können, müssen die Bewerber sich einen Account anlegen und alle geforderten Daten eingeben bzw. als pdf hochladen. Folgende Dokumente müssen hochgeladen werden: 1. Kopie des Reisepasses oder des Personalausweises 2. Lebenslauf in englischer Sprache 3. Sammelzeugnis/Studienerfolgsnachweis in englischer Sprache (sollte ein solches nicht vorliegen, dann muss zusätzlich zu den Zeugnissen eine tabellarische Auflistung, der von dem Bewerber absolvierten Semesterwochenstunden (wie bereits erwähnt insofern nicht explizit anders ausgewiesen, mit einem Faktor von 1,5 in ECTS umgerechneten) hochgeladen werden). 4. Bescheide für angerechnete ECTS 5. Unterlagen, aus denen die Gesamtstundenzahl des Studienplans hervorgehen, sofern es sich nicht um einen reguläres Bachelor-, Master- oder Diplomstudiengang handelt 6. Inskriptionsbestätigung oder Diplomabschlusszeugnis 7. Zusätzliche Dokumente (z.b. Sprachzertifikate oder sonstige Qualifikationen) 16

19 Erstmalige Bestätigung bzw. Update Nach erfolgreichem Upload aller erforderlichen Dokumente können Bewerber durch einen Ich möchte meine Daten bestätigen lassen -Button das Exchange-Team dazu auffordern, ihre Daten und Dokumente zu bestätigen. Das Exchange-Team muss nun alle eingegebenen Daten und Dokumente auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit kontrollieren. Bewerbung, Ranking und Vergabe Sobald ein Praktikum IAESTE Austria zur Verfügung steht, wird es auf der IAESTE Austria Website veröffentlicht. Die zu diesem Zeitpunkt ordentlich bestätigten Bewerber haben die Möglichkeit sich nun, je nach Phase für ein bis drei Praktika zu bewerben. Das Ranking wird für jedes Praktikum von Vertretern des Exchange-Teams durchgeführt und von Vertretern des Prüfungs-Teams kontrolliert. Der jeweils Höchstgereihte, der alle notwendigen Voraussetzungen für das betreffenden Praktikum erfüllt, wird benachrichtigt. Nominierung Wenn wir die Unterlagen vollständig erhalten und geprüft haben, schicken wir die Bewerbung ins jeweilige Gastland und nominieren den Bewerber somit. Sobald wir eine Bestätigung durch den Arbeitgeber im jeweiligen Gastland erhalten, wird der Bewerber umgehen benachrichtigt. Bis zum Moment der Akzeptanz oder Ablehnung durch den Arbeitgeber, ist der Bewerber von der Bewerbung für andere Praktika ausgeschlossen. 17