Besondere Vertragsbedingungen

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1 Besondere Vertragsbedingungen zur Vergabe der Hausverwaltung (Mietverwaltung) von Wohnungen und Gewerbeeinheiten -Los 1- Für den Vertrag über die Verwaltung von Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten (Hausverwaltervertrag) zwischen der Große Kreisstadt Dippoldiswalde - nachfolgend Auftraggeber genannt - und dem Auftragnehmer - nachfolgend Hausverwalter genannt gelten die folgenden Besonderen Vertragsbedingungen: 1 Gegenstand des Vertrages (1) Der Auftraggeber überträgt dem Hausverwalter die Verwaltung der folgenden 40 Mieteinheiten, die im Stadtgebiet der Großen Kreisstadt Dippoldiswalde liegen. Es handelt sich um die Mietverwaltungen von Wohnungen und Gewerbeeinheiten. Diese Einheiten sind keine Wohnungsoder Teileigentumseinheiten, die Verwaltung ist also keine WEG-Verwaltung. Im Einzelnen sind Gegenstand des Vertrages folgende Einheiten: Ortsteil Straße Anzahl in Dippoldiswalde der Einheiten Wohnungen: Seifersdorf Neue Straße 1 6 Seifersdorf Bergstraße 56 1 Reinholdshain Kreischaer Straße 10 2 Reichstädt Obercarsdorfer Straße 5 4 Reichstädt Am Dorfbach Dippoldiswalde Freiberger Straße Gewerbeeinheiten: Seifersdorf Bergstraße 56 4 Dippoldiswalde Altenberger Straße 5 5 Paulsdorf Talsperrenstraße 60 2 Dippoldiswalde Freiberger Straße (2) Zur genaueren Bezeichnung der Lage der einzelnen Wohnungen bzw. Gewerbeeinheiten in den Häusern wird auf die in 2 Nr. 2 genannte Anlage zu diesem Vertrag Bezug genommen. 2 Grundlagen des Vertrages Grundlagen des Vertragsverhältnisses sind in folgender Reihen- und Rangfolge: 1

2 1. Das Angebot des Bieters, der in dem Verfahren zur Vergabe der Verwaltung von Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten den Zuschlag erhält, einschließlich aller im Vergabeverfahren bekannt gegebenen Ausschreibungsunterlagen. 2. Die Bestimmungen dieses Verwaltervertrages (= Besondere Vertragsbedingungen) einschließlich folgender Anlage 1: Bezeichnung der Größe und Lage der einzelnen Wohnungen bzw. Gewerbeeinheiten in den Häusern und der gegenwärtigen Höhe der Mieten (Grundmiete und Betriebskostenvorauszahlung). 3. Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom Pflichten des Hausverwalters (1) Der Hausverwalter ist verpflichtet, die Immobilienverwaltung gewissenhaft zu führen und alles zu tun, was zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung notwendig ist. Er ist berechtigt und verpflichtet, die wirtschaftlichen und sonstigen Interessen des Auftraggebers in jeder Hinsicht zu beachten und zu vertreten. (2) Zum Aufgabenbereich des Hausverwalters gehören insbesondere: 1. Mietvertragsverwaltung a) Mietersuche bei Leerstand von Mietwohnungen b) unterschriftsreife Vorbereitung von Mietverträgen c) Abnahme und Übergabe der vermieteten Einheiten bei Mieterwechsel und Erstellung entsprechender Protokolle d) Verwaltung vereinbarter Mietsicherheiten (in Absprache mit dem Auftraggeber) e) Kontrolle des Eingangs der Miet- und Nebenkostenzahlungen f) außergerichtliche Geltendmachung rückständiger Grundmieten und Betriebskostenvorschüsse g) Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und außergerichtliche Geltendmachung eventueller Nachforderungen aus Nebenkostenabrechnungen sowie Veranlassung der Rückerstattung von Guthaben des Mieters aus Nebenkostenabrechnungen h) Geltendmachung von Vermieterpfandrechten i) stichprobenartige Überwachung der Hausordnung j) Überprüfung von Änderungsbedürfnissen zur Miethöhe aufgrund vereinbarter Mietpreisklauseln k) Beobachtung des allgemeinen Mietpreisniveaus und Vorschläge zu Mieterhöhungen sowie nach Absprache mit dem Auftraggeber Durchführung der Anpassung des Mietzinses l) zeitnahe Anpassung von Nebenkostenvorauszahlungen m) Kündigung von Mietverträgen (nach Absprache mit dem Auftraggeber) n) Abwicklung beendeter Mietverhältnisse o) Korrespondenz mit und Informationserteilung an Rechtsanwälte, die den Auftraggeber in die Mietobjekte betreffenden Angelegenheiten vertreten p) Alle sonstigen Vertragsabwicklungen mit den Mietern 2. Rechnungswesen a) Erfassung aller Stammdaten zu den Mietobjekten b) Erfassung aller Stammdaten zu den Mietern c) Erstellung einer monatlichen Abrechnung aller Einnahmen- und Ausgabenvorgänge d) Erstellung einer monatlichen Zahlungsrückstandsliste e) Prüfung aller eingehenden Rechnungen von Versorgungsunternehmen, Hausmeistern, 2

3 Handwerkern u.a. f) Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs g) ordnungsgemäße Buchführung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben h) vierteljährliche Rechnungslegung gegenüber dem Auftraggeber i) bis zum Ende eines Kalenderjahres Erstellung eines Wirtschaftsplans für das kommende Wirtschaftsjahr und Vorlage an den Auftraggeber 3. Allgemeine Verwaltung a) Überwachung des Versicherungsschutzes für das Objekt, Regulierung eventueller Schadensfälle (der Abschluss und die Kündigung von Versicherungsverträgen sowie der Abschluss von Vereinbarungen über Schadensregulierungen bleibt dem Auftraggeber vorbehalten) b) Vertretung des Auftraggebers im Zusammenhang mit dem Objekt gegenüber allen Behörden (nur nach vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber) c) Überprüfung aller Betriebs- und Bewirtschaftungskosten auf Wirtschaftlichkeit und deren Überwachung d) Verwaltung und Aufbewahrung von Hausakten und Belegen. 4. Technisches Gebäudemanagement a) Der Auftragnehmer ist für die laufende Überwachung der Gebrauchstauglichkeit der Mietobjekte einschließlich der Funktionsfähigkeit der Heizungs-, Sanitär- und sonstigen technischen Anlagen zuständig. Für die Erfüllung dieser Aufgaben kann er sich u. a. der Tätigkeit von Hausmeisterdiensten bedienen. Die Haus-, Straßen- und Gehwegreinigung sowie die Pflege der Außenanlagen gehört ebenfalls in den Leistungsumfang des Auftragnehmers. Genannte laufende Maßnahmen bzw. Instandhaltungen können vom Auftraggeber bis zu einem Einzelwert von Euro entsprechend den für öffentliche Auftraggeber gültigen Vorschriften der Vergabe beauftragt werden. Die maximale Jahressumme wird vom Auftraggeber jährlich neu festgelegt und ist für den Auftragnehmer verbindlich. Für den Abschluss von Wartungsverträgen erhält der Auftraggeber das Letztentscheidungsrecht. In gleichem Maße wie bei der Beauftragung liegen die Zuständigkeiten bei der Kündigung von Verträgen. b) Information des Auftraggebers über alle wichtigen und/oder ungewöhnlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Objekt und über Mängelrügen der Mieter, die Veranlassung für Instandhaltungen, Instandsetzungen oder Wartungen geben. c) Der Hausverwalter ist verpflichtet, sich für den Auftraggeber, für Mieter, für Versorgungsunternehmen, für Hausmeister u. a. laufend auf den üblichen Wegen der Telekommunikation ansprechbar zu halten und für eine Vertretung in Krankheits-, Urlaubs- und sonstigen Verhinderungsfällen eigenverantwortlich zu sorgen. Die Übertragung der Vertretung auf Dauer auf einen Dritten ist nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung des Auftraggebers zulässig. 4 Provisionen Der Hausverwalter ist nicht berechtigt, Provisionen oder andere Zuwendungen von Mietern, Handwerkern, Lieferanten oder sonstigen Dritten in Bezug auf das Objekt zu fordern, sich gewähren zu lassen oder anzunehmen. Ein Verstoß hiergegen berechtigt den Auftraggeber zur fristlosen Kündigung des Hausverwaltervertrages. 3

4 5 Vollmacht (1) Der Auftraggeber wird dem Hausverwalter in gesonderter Urkunde eine schriftliche Vollmacht bei Bedarf auch mehrere für alle Mietobjekte und alle Angelegenheiten erteilen, die nach diesem Vertrag eine Vertretung des Auftraggebers durch den Hausverwalter erfordern. (2) Zur Bevollmächtigung von Rechtsanwälten ist der Hausverwalter aufgrund der ihm erteilten Vollmacht nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers berechtigt. 6 Zahlungsverkehr und Bankvollmacht, Buchführung und Rechnungslegung (1) Alle das Objekt betreffenden Zahlungsvorgänge sind über ein vom Auftraggeber dem Hausverwalter noch zu benenndes Bankkonto (oder mehrere Bankkonten) abzuwickeln. Der Hausverwalter erhält für dieses Konto Bankvollmacht durch gesonderte Erklärung des Auftraggebers gegenüber der Bank. Die Vollmacht wird in der Weise ausgestellt, dass sie nicht zur Aufnahme von Krediten und nicht zu Kontoüberziehungen berechtigt, sondern ausschließlich zu Verfügungen im Rahmen bestehender Kontoguthaben. Im Innenverhältnis zum Auftraggeber ist der Hausverwalter verpflichtet, von dieser Vollmacht nur insoweit Gebrauch zu machen, als es zur Erfüllung der in diesem Vertrag bestimmten Aufgaben des Hausverwalters erforderlich ist. Im Übrigen hat der Hausverwalter Gelder oder sonstige Gegenstände, die zur Immobilienverwaltung gehören getrennt von seinem Vermögen zu halten. (2) Der Hausverwalter ist zur ordnungsgemäßen Buchführung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Immobilienverwaltung einschließlich geordneter Sammlung der Originalbelege verpflichtet. Der Hausverwalter hat vierteljährlich bis zum Ende des dem jeweiligen Vierteljahres folgendes Monats dem Auftraggeber Rechnung zu legen. Der Hausverwalter hat außerdem dem Auftraggeber bis zum eines jeden Kalenderjahres einen Wirtschaftsplan für das kommende Kalenderjahr vorzulegen, aus dem die vermutlichen Einnahmen und die notwendigen Kosten für die Mietobjekte und mögliche Überschüsse oder Verluste ersichtlich sind. 7 Vergütung (1) Für seine Tätigkeit erhält der Hausverwalter eine Vergütung in Form eines festen monatlichen EUR-Betrages je verwalteter Einheit. Die Höhe des EUR-Betrages ist für Wohn- und Gewerbeeinheiten gleich. Die Höhe der monatlichen Vergütung je verwalteter Einheit in EUR ergibt sich aus dem Angebot des Bieters, der in dem Verfahren des Auftraggebers zur Vergabe der Verwaltung von Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten den Zuschlag erhält. Die Vergütung ist nach Vorlage einer entsprechenden Rechnung durch den Hausverwalter jeweils bis zum 10. Kalendertag des Monats, der dem Kalendermonat folgt, auf den sich die abgerechnete Vergütung bezieht, fällig. (2) Auslagen sind dem Hausverwalter nicht gesondert zu erstatten, sondern grundsätzlich mit der monatlichen Vergütung abgedeckt, es sei denn, der Auftraggeber hätte sich ausnahmsweise durch vor Verauslagung getroffene schriftliche Erklärung zur Erstattung bestimmter Auslagen verpflichtet. Zur Abgabe solcher Erklärungen ist der Auftraggeber nicht verpflichtet, insbesondere kann der Hausverwalter die Erbringung seiner in diesem Vertrag übernommenen Leistungen nicht von der Abgabe solcher Erklärungen des Auftraggebers 4

5 abhängig machen. 8 Haftpflichtversicherung Der Hausverwalter weist den Auftraggeber vor Aufnahme der Tätigkeit das Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von wenigstens pro Schadensfall nach und verpflichtet sich zur Aufrechterhaltung der Versicherung während der Laufzeit des Vertrages. 9 Vertragsdauer und Kündigung (1) Der Vertrag ist auf die Dauer von drei Jahren befristet. Die beiderseitigen Vertragspflichten beginnen mit dem Kalendermonat, der auf den Zuschlag in dem Verfahren des Auftraggebers zur Vergabe der Verwaltung von Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten folgt, jedoch nicht vor dem (2) Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Befristung jeweils um ein Jahr, wenn er nicht von einer der Vertragsparteien unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Die Kündigung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich erfolgt. (3) Veräußert der Auftraggeber eines oder mehrere der Mietobjekte während der Laufzeit dieses Vertrages, kann er vom Hausverwalter eine Vertragsänderung dahingehend verlangen, dass die betreffenden Mietobjekte mit Wirkung ab Beginn des auf die notarielle Beurkundung der Veräußerung folgenden Monats nicht mehr Vertragsgegenstand sind und sich die Vergütung entsprechend verringert. Bei Aufgabe der Nutzung als Wohn- und Gewerbeeinheit gilt Satz 1 entsprechend; der Auftraggeber zeigt dem Hausverwalter die Nutzungsänderung mit einer Frist von 4 Wochen vor Wirksamwerden an. (4) Im Übrigen bleiben die beiderseitigen Rechte zur Kündigung aus wichtigem Grund unberührt. 10 Schlussbestimmungen (1) Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen. Abänderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform, dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. (2) Soweit eine Gerichtsstandvereinbarung zwischen den Parteien dieses Hausverwaltervertrages im Voraus zulässigerweise getroffen werden kann, ist maßgeblich für den Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Auftraggebers. (3) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein, so wird dadurch die Wirksamkeit des Vertrags im Übrigen nicht berührt. Die Parteien werden eine Ersatzbestimmung treffen, die dem mit der unwirksamen Bestimmung verfolgten Zweck möglichst nahe kommt. Dippoldiswalde, den Ralf Kerndt Oberbürgermeister Große Kreisstadt Dippoldiswalde 5

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