Leistungsverzeichnis. Leistungsspektrum Miethausverwaltung Seite 2 Leistungsspektrum Wohneigentum Seite 3 Leistungsspektrum Sondereigentum Seite 5

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1 Leistungsverzeichnis Leistungsspektrum Miethausverwaltung Seite 2 Leistungsspektrum Wohneigentum Seite 3 Leistungsspektrum Sondereigentum Seite 5

2 2/5 Leistungsspektrum bei der Miethausverwaltung 1. Vertragsverwaltung: - Erfassung aller Objektstammdaten - Erfassung aller Mieterstammdaten - Beschaffung vereinbarter Mietsicherheiten - sämtliche Vertragsabwicklungen mit den Mietern - Zahlungseingangskontrolle von Mietern und Nebenkosten - zeitnahes außergerichtliches Mahnverfahren mit anschließender Erstellung des Antrages auf Erteilung eines Mahnbescheides - Mietinkasso vor Ort - Prüfung und Zahlung aller Ausgaben - Überprüfung vereinbarter Mietgleitklauseln - Überprüfung des Mietpreisniveaus - Vorschläge zur Anpassung von Mieterhöhungen - Durchführung der Anpassung des Mietzinses - Zeitnahe Anpassung von Nebenkostenvorauszahlungen 2. Rechnungswesen: - Automatische Mietsollstellung - Erstellung und Abrechnung aller Ein- und Ausgabenvorgänge - Erstellung einer aktuellen Zahlungsrückstandsliste - Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung - Erstellung der Nebenkostenabrechnung und Einzug evtl. Nachforderungen sowie ggf. Vorschlag zur Anpassung der Vorausleistung - Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs 3. Allgemeine Verwaltung: - Beratung bei Mietverträgen aller Art und Vorbereitung zur Unterschriftsreife - Änderung bestehender Verträge in Abstimmung mit dem Eigentümer - Führung der gesamten Korrespondenz - Beratung und Veranlassung bei der Vorbereitung von Kündigungen - Abwicklung von Vertragsauflösungen oder -beendigungen - Erstellung eines Wirtschaftsplanes und dessen Überwachung - Geltendmachung aller Ansprüche gegenüber Behörden - Vertretung des Auftraggebers gegenüber Versicherungsgesellschaften - Überprüfung und Überwachung der abgeschlossenen Versicherungsverträge - Geltendmachung und Verfolgung von Schadenersatzansprüchen aller Art - Vermietung von frei werdenden Einheiten - Beratung hinsichtlich mieterhöhungsauslösender Investitionen - Überprüfung aller Betriebs- und Bewirtschaftungskosten und deren Überwachung - Beratung bei Veränderungen und Ergänzungen von Verträgen einschließlich entsprechender Änderungsvorschläge hierzu - Verwaltung von Hausakten und Belegen - Verwaltung von Mietsicherheiten 4. Technisches Gebäudemanagement: - Quartalsweise Begehungen mit Kontrolle des Gebäudezustandes und entsprechenden Protokollen - Überwachung der Wartungsfirmen, Hausmeisterei und Grünanlagenpflege - Einholen von Kostenvoranschlägen für Reparaturarbeiten am Haus und in den Wohnungen, Beauftragung von Reparaturarbeiten - Überwachung des baulichen und technischen Zustandes des Hauses - Abnahme und Prüfung der beauftragten Leistungen

3 3/5 Leistungsspektrum bei der Verwaltung von Wohneigentumsanlagen 1. Wirtschaftsplan - Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Verteilung je Kosten-/ Einnahmeart, in Form von Gesamt- und Einzel-Wirtschaftsplänen gemäß 28 WEG je Sondereigentum 2. Jahresabrechnung - Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Eigentumseinheit - Abrechnung über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie Nachweis der Kontenstände - Möglichkeit zur Einsichtnahme in sämtliche Unterlagen und Belege für alle Miteigentümer 3. Eigentümerversammlung und Niederschrift - Durchführung von zwei Eigentümerversammlungen im Jahr mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten, wobei die erste Versammlung im ersten Halbjahr für die Beschlüsse zum Wirtschaftsplan und zur Wohngeldabrechnung dient - Zur Vorbereitung der Eigentümerversammlung Durchführung entsprechend notwendiger Verwaltungsbeiratssitzungen, die u. a. zur Besprechung des jeweiligen neuen Wirtschaftsplans, zur Prüfung der Wohngeldabrechnung des abgelaufenen Wirtschaftsjahres sowie zur Beratung über weitere noch zu fassende Beschlüsse dienen - Versendung der Einladungen inklusive Jahresabrechnung an Miteigentümer mindestens zwei Wochen vor der Versammlung - Versendung des Protokolls der Versammlung innerhalb von einer Woche nach dem Versammlungstermin an den Verwaltungsbeirat und nach dessen Unterzeichnung (möglichst) innerhalb von drei Wochen nach dem Versammlungstermin an die Miteigentümern 4. Hausordnung - Überwachung der Einhaltung von beschlossenen Haus-/ Nutzungsordnungen - Abmahnung bei gemeldeten Verstößen gegen die Haus-/ Nutzungsordnungen bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer oder dessen Nutzer des Sonder-/Teileigentums mündlich oder schriftlich, bzw. bei erfolglosen Abmahnungen informiert die Verwaltung spätestens in der nächsten Eigentümerversammlung über den aktuellen Stand und trägt Vorschläge zur weiteren Verfahrensweise zur Beschlussfassung vor 5. Vertragscontrolling - Überwachung und Betreuung sämtlicher abgeschlossener Verträge zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und Dritten hinsichtlich der Ausführung der vereinbarten Leistungen in der Güte, Termingenauigkeit sowie der Kosten 6. Rechnungsprüfung und zahlung - Ausführung sämtlicher Leistungen, die zur rechnerischen und soweit durch die Verwaltung möglich sachlichen Prüfung von Rechnungen jeglicher Art, die die Wohnungseigentümergemeinschaft betreffen, notwendig sind 7. Buchführung und Geldverwaltung - Einrichten und Pflege einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum - Führen von Konten der Eigentümergemeinschaft (Giro- sowie Festgeld-/Anlagenkonten) und Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder, insbesondere die Abrechnung von

4 4/5 - Hausgeldkonten je Sondereigentum - Einnahmekonten für sämtliche Erträge - Ausgabekonten über sämtliche Kosten (nach Kostenart untergliedert) - Rücklagenkonten einschließlich Anlage der Mittel - Überwachung der pünktlichen Hausgeldzahlungen sowie Einzug oder Auszahlung der Ergebnisse aus der Wohngeldabrechnung oder etwaiger beschlossener Sonderumlagen. - Anlegen eines WEG-eigenen Treuhand/Fremdgeldkontos. 8. Mahnverfahren - Die erste Mahnstufe beinhaltet die schriftliche Aufforderung zur Begleichung des rückständigen Wohngeldes an den jeweiligen Wohnungseigentümer nach Ablauf von 14 Tagen ab Fälligkeitstermin. - Die zweite Mahnstufe beinhaltet die schriftliche Aufforderung an den jeweiligen Wohnungseigentümer zur Begleichung der rückständigen Wohngelder unter Androhung der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens nach Ablauf von weiteren 10 Tagen seit der ersten Mahnstufe. - Die dritte Mahnstufe beinhaltet die schriftliche Aufforderung an den jeweiligen Wohnungseigentümer zur Begleichung der rückständigen Wohngeldzahlung binnen drei Tagen; sollte der Wohnungseigentümer den Rückstand nicht ausgleichen, wird der Mahnbescheid beim Amtsgericht beantragt. 9. Kontrollen am Gemeinschaftseigentum - Zur Vermeidung etwaiger Risiken und der damit verbundenen Abwehr von Schäden für die Wohnungseigentümergemeinschaft erfolgen regelmäßige jedoch mindestens sechsmal jährlich Begehungen in Begleitung des Verwaltungsbeirates oder Miteigentümern. - Unabhängig von den vorgenannten Begehungen erfolgen die routinemäßigen Leistungskontrollen, wie z. B. bei der Hausreinigung, Müllentsorgung oder der Gartenpflege. 10. Vergabe von Leistungen an Dritte - Empfehlung entsprechender Auftragnehmer durch Vorlage von Kostenangeboten - Sofern bereits Beschlüsse für die Beauftragung von Leistungen außerhalb der ordentlichen kaufmännischen Verwaltung vorliegen, sind in Abstimmung mit mindestens zwei Vertretern des Verwaltungsbeirats die Preisverhandlungen durchzuführen und der Auftrag zu erteilen. - Bei Schäden wird vor etwaiger Auftragserteilung die Kostenbelastung geklärt, d.h. Differenzierung der Kosten zu Lasten des Sonder- oder Gemeinschaftseigentums. - Überwachung der Ausführung beauftragter Leistungen und Prüfung der Leistungen nach Abschluss durch Aufmaß- und/oder Rechnungskontrolle, sofern ein Aufmass möglich ist 11. Zentrale Schließanlage - Im Falle einer vorhandenen zentralen Schließanlage hat die Verwaltung die Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Schließanlage für das Gemeinschaftseigentum zu veranlassen.

5 5/5 Leistungsspektrum bei der Sondereigentumsverwaltung 1. Vertragsverwaltung: - Erfassung aller Objektstammdaten - Erfassung aller Mieterstammdaten - Beschaffung vereinbarter Mietsicherheiten - Sämtliche Vertragsabwicklungen mit den Mietern - Zahlungseingangskontrolle von Mietern und Nebenkosten - Zeitnahes außergerichtliches Mahnverfahren mit anschließender Erstellung des Antrages auf Erteilung eines Mahnbescheides - Mietinkasso vor Ort - Prüfung und Zahlung aller Ausgaben - Überprüfung vereinbarter Mietgleitklauseln - Überprüfung des Mietpreisniveaus - Vorschläge zur Anpassung von Mieterhöhungen - Durchführung der Anpassung des Mietzinses - Zeitnahe Anpassung von Nebenkostenvorauszahlungen 2. Rechnungswesen: - Automatische Mietsollstellung - Erstellung und Abrechnung aller Ein- und Ausgabenvorgänge - Erstellung einer aktuellen Zahlungsrückstandsliste - Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung - Erstellung der Nebenkostenabrechnung und Einzug evtl. Nachforderungen sowie ggf. Vorschlag zur Anpassung der Vorausleistung. - Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs 3. Allgemeine Verwaltung: - Beratung bei Mietverträgen aller Art und Vorbereitung zur Unterschriftsreife - Änderung bestehender Verträge in Abstimmung mit dem Eigentümer - Führung der gesamten Korrespondenz - Beratung und Veranlassung bei der Vorbereitung von Kündigungen - Abwicklung von Vertragsauflösungen oder -beendigungen - Erstellung eines Wirtschaftsplanes und dessen Überwachung - Geltendmachen aller Ansprüche gegenüber Behörden - Vertretung des Auftraggebers gegenüber Versicherungsgesellschaften - Überprüfung und Überwachung des abgeschlossenen Versicherungsverträge - Geltendmachen und Verfolgung von Schadenersatzansprüchen aller Art - Vermietung von frei werdenden Einheiten - Beratung hinsichtlich mieterhöhungsauslösender Investitionen - Überprüfung aller Betriebs- und Bewirtschaftungskosten und deren Überwachung - Beratung bei Veränderungen und Ergänzungen von Verträgen einschließlich entsprechende ränderungsvorschläge hierzu - Verwaltung von Hausakten und Belegen - Verwaltung von Mietsicherheiten 4. Technisches Gebäudemanagement: - Überwachung des baulichen und technischen Zustandes des Sonder- und/oder Teileigentums. - Einholung von Kostenvoranschlägen für Reparaturarbeiten und Beauftragung der Reparaturarbeiten - Abnahme und Prüfung der beauftragten Leistungen Das vorliegende Verzeichnis dient zur allgemeinen, unverbindlichen Übersicht über die von Schön & Sever Hausverwaltungs GmbH angebotenen Leistungen. Welche der aufgeführten Leistungen bei den entsprechenden Liegenschaften nötig sind und kombiniert werden, wird in Gesprächen erörtert. Das Leistungspaket wird dann je nach Bedarf zusammengestellt und angepasst. Änderungen behalten wir uns vor. Stand: März 07