Inhaltsverzeichnis. 1 Grundsätzliche Überlegung. 2 Hinweis zur Installation

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Grundsätzliche Überlegung Hinweis zur Installation Konfiguration von AutoDocument Erfassung der Listeneinträge Hinterlegung von Notizen Definition von Dokumenten Zugriff auf externe Datenquellen Einbinden eines ACT!-Feldinhaltes in den SQL-Befehl Verknüpfung der Listeneinträge mit den Datenquellen Grundsätzliche Überlegung Folgende Überlegungen standen bei der Entwicklung von AutoDocument im Vordergrund: Parallel zu den Kontakt-Informationen soll über ACT! die Steuerung von themenbezogenen Informationen gesteuert werden (z.b. rascher Aufruf spezieller Preislisten). Auch kontaktabhängige Informationen sollen aus externen Datenquellen abrufbar sein. Die Steuerung erfolgt über die Verknüpfung der Einträge eines ACT!-Listenfeldes mit den dazugehörigen Dateien. Die Verknüpfung einzelner Begriffe soll sowohl mit Dateien, als auch mit frei hinterlegbaren Notizeinträgen gleichzeitig möglich sein. 2 Hinweis zur Installation Die Nutzung von AutoDocument setzt das Vorhandensein von Microsoft Access 97 für die Konfiguration des Programmes voraus. Sollte Access 97 nicht verfügbar sein oder inzwischen durch Access 2000 abgelöst sein installieren Sie die beigefügte Access- Runtime-Version auf Ihrem Rechner. Nach der durchgeführten Programminstallation müssen zunächst die Verknüpfungen für die spätere Nutzung hinterlegt werden. Anschließend wird AutoDocument in Ihr ACT! eingebunden. Hierzu gehen Sie bitte in folgenden Schritten vor: Stand: Seite 1 Copyright Melville-Schellmann GbR

2 3 Konfiguration von AutoDocument Starten Sie nach erfolgter Installation aus Ihrem Programm-Manager das Konfigurations- Programm AutoDoc-Datenbank. Access 97 wird gestartet (ggfs. die Runtime-Version) und das Konfigurations-Tableau angezeigt. 3.1 Erfassung der Listeneinträge In dem Register Listeneinträge erfassen Sie die Begriffe, welche sich in Ihrer ACT!- Auswahlliste wiederfinden. Die hier definierten Listeneinträge lassen sich mit folgenden Arten von Informationsquellen verknüpfen. Notizeinträge (frei hinterlegbar) Verknüpfte Dateien (gleich welchen Typs) Externe Datenquellen (z.b. Excel, Access, SQL-Datenbanken) Die Verknüpfung zwischen Listeneinträgen und den zugeordneten Informationen wird erst im letzten Register Zuordnung vorgenommen. Über die Befehlsschaltfläche Liste für ACT!-Feld speichern erzeugen Sie eine korrekt formatierte Textdatei, so dass Sie die hinterlegten Begriffe später in Ihre ACT!- Auswahlliste importieren können. Stand: Seite 2 Copyright Melville-Schellmann GbR

3 3.2 Hinterlegung von Notizen In dem Register Notizen haben Sie die Möglichkeit, Text-Informationen zu hinterlegen und mit einer Überschrift zu versehen. Versehen Sie Ihre Notizen mit einem Titel denn hierüber erfolgt an späterer Stelle die Zuordnung zum Listeneintrag. Die Notiz selbst können Sie über einen Editor erweitern und in beliebiger Länge hinterlegen. 3.3 Definition von Dokumenten In diesem Register Dokumente legen Sie Titel und Pfad von den Dateien fest, welche später mit bestimmte Listeneinträge verknüpft (zugeordnet) werden sollen. Stand: Seite 3 Copyright Melville-Schellmann GbR

4 3.4 Zugriff auf externe Datenquellen Ein besonderes Leistungsmerkmal von AutoDocument besteht in dem Zugriff auf Daten externer Datenquellen direkt aus ACT! heraus. Dies können sowohl Daten sein, welche mit dem aktuell bearbeiteten ACT!-Kontakt nichts zu tun haben (z.b. Übersicht von Produkten), oder auch kontaktspezifische Informationen. Der Aufbau eines Datenzugriffes erfolgt in drei Schritten: 1. Geben Sie einen Titel für den Datenzugriff an (dient der späteren Verknüpfung zum Listeneintrag). 2. Klicken Sie auf das Symbol zur Erzeugung einer Datenverbindung. Es erscheint dann folgendes Fenster: 3. Öffnen Sie den Abfrage-Editor und hinterlegen eine SQL-Anweisung. Tip: Erstellen Sie Ihre SQL-Anweisung mit Hilfe des Abfragegenerators in Microsoft Access und kopieren den von Access erzeugten SQL-Befehl an diese Stelle. Stand: Seite 4 Copyright Melville-Schellmann GbR

5 3.4.1 Einbinden eines ACT!-Feldinhaltes in den SQL-Befehl Um durch Ihre später aus ACT! heraus ausgeführte SQL-Anweisung nur die Daten zu filtern, welche den jeweils aktuellen ACT!-Kontakt betreffen ist es notwendig, sowohl im ACT!-Datensatz, als auch im zugehörigen Datensatz der externen Datenquelle einen identischen Referenzwert zu haben (z.b. Kundennummer). Da Sie zum aktuellen ACT!-Kontakt nur die ihn betreffenden Daten per SQL-Befehl aus der externen Datenquelle herausfiltern wollen, ist es nötig, den in ACT! vorhandenen Referenzwert an die SQL-Anweisung zu übergeben. Hierfür müssen Sie wissen, welche Feld-ID das ACT!-Feld besitzt, in dem sich der Referenzwert befindet. Eine Analyse Ihrer ACT!-Feld-ID s führen Sie am besten mit Hilfe des mitgelieferten ACTAddons FeldInfo durch. Nachdem Sie wissen, welche Feld-ID Ihr ACT!-Feld besitzt, durch dessen Referenzwert Sie die SQL-Abfrage eingrenzen wollen, müssen Sie diese Feld-ID in Ihre SQL-Anweisung einbinden. Nachfolgend sehen Sie Ausschnitte von zwei gleichen SQL-Befehlen. Hiervon ist die erste statisch, während die zweite Version den Inhalt Ihres ACT!-Feldes als Variable behandelt. Statische Bedingung: SELECT KHKVKBelege.A0Name1, KHKVKBelege.Belegart FROM KHKVKBelege WHERE (((KHKVKBelege.A0Empfaenger)="D123456")) GROUP BY KHKVKBelege.A0Name1, KHKVKBelege.Belegart; Variable Bedingung: SELECT KHKVKBelege.A0Name1, KHKVKBelege.Belegart FROM KHKVKBelege WHERE (((KHKVKBelege.A0Empfaenger)="{!K,1013}")) GROUP BY KHKVKBelege.A0Name1, KHKVKBelege.Belegart; Hierbei deutet die geschweifte Klammer mit dem folgenden Ausrufezeichen darauf hin, daß nun ein ACT!-Feldwert als Bedingung gesetzt wird (vom jeweils aktuellen Kontakt). Das K deutet darauf hin, daß es sich um ein Kontaktfeld handelt (im Gegensatz zum Gruppenfeld, welches durch G zu kennzeichnen wäre). Die Zahl 1013 entspricht der ACT!-Feld-ID des ACT!-Feldes aus welchem der aktuelle Wert in die SQL-Abfrage eingesetzt wird. Stand: Seite 5 Copyright Melville-Schellmann GbR

6 3.5 Verknüpfung der Listeneinträge mit den Datenquellen Im Register Zuordnung legen Sie die Verknüpfung der Listeneinträge zu den entsprechenden Notizen, Dateien oder SQL-Abfragen auf externe Datenquellen fest. Jeder Listeneintrag kann gleichzeitig mehreren Notizen, als auch Dateien zugeordnet sein. Durch Beenden der Anwendung speichern Sie Ihre Festlegungen ab. 4 Einbinden von AutoDoc in ACT! Sie können sich AutoDoc in die Symbolleiste einbinden, um einen einfachen und schnellen Aufruf zu ermöglichen. - Dazu ruft man in ACT! den Menüpunkt "Fenster 'Kontakte' anpassen..." im Menü "Extras" auf. - Auf der Registerkarte "Benutzerdefinierte Befehle" klickt man auf "Neu". - Unter Befehlsname trägt man AutoDoc ein. - Wählen Sie den Pfad zu AutoDoc.exe aus (z.b.: C:\Programme\Melville- Schellmann\AutoDoc\AutoDoc.exe ); mit der Schaltfläche Öffnen bestätigen. - Hinter AutoDoc.exe in der Befehslzeile fügen Sie ein Leerzeichen ein, sowie die Befehlsparameter K,50. - Wobei K für Kontaktfeld steht und 50 die ID des gewünschten Feldes. (Die FeldID können Sie leicht mit Hilfe des FreeOns FeldInfo2 herausbekommen.) - Auf Wunsch kann man noch die Informationen unter "Beschreibung","QuickInfo-Text" ausfüllen. - Mit einem Klick auf "Übernehmen" wird dann der neue Benutzerbefehl angelegt. - Danach wechselt man auf die Registerkarte "Symbolleisten" Stand: Seite 6 Copyright Melville-Schellmann GbR

7 - Hier wählt man unter "Kategorien" den letzten Eintrag "Benutzerdefinierter Befehl" in der Liste aus. - Unter Befehle wird dann der neue Benutzerbefehl für den AutoDoc angezeigt. - Von hier aus kann man ihn mit gedrückter linker Maustaste auf die Symbolleiste von ACT! ziehen und platzieren. - Danach schließt man das Fenster "ACT! Anpassen..." mit einem Klick auf die "OK" Schaltfläche Falls Sie immer nur einen bestimmten Begriff (z.b. Preisliste) von den AutoDoc Listeneinträgen an AutoDoc übergeben wollen, können Sie in der Befehlszeile auch folgendes eingeben: AutoDoc.exe w, Preisliste Stand: Seite 7 Copyright Melville-Schellmann GbR