Informations-, Beratungs- und Dokumentationspflichten für Versicherungsvermittler

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1 Informations-, Beratungs- und Dokumentationspflichten für Versicherungsvermittler Übersicht: 1. Welche neuen Vorschriften gelten im Umgang mit dem Kunden? 2. Kann der Vermittler für die Erstinformation auch seine Visitenkarte nutzen? 3. Was muss künftig bei einer Homepage beachtet werden? 4. Was versteht man unter Informations-, Beratungs- und Dokumentationspflichten? 5. Lassen die strengen Vorschriften ein telefonisches Vermittlungsgeschäft überhaupt noch zu? 6. Welche Folgen kann eine Verletzung der Beratungs- und Dokumentationspflichten haben? 7. Worauf müssen Gewerbetreibende ab dem 22. Mai beim Verfassen von Geschäftsbriefen achten? 1. Welche neuen Vorschriften gelten im Umgang mit dem Kunden? Bereits beim ersten Geschäftskontakt muss der Versicherungsvermittler dem Kunden in Textform Informationen zur Verfügung stellen ( 11 Abs. 1 VersVermV). Der Gewerbetreibende hat folgende Auskünfte klar und verständlich mitzuteilen: seine persönlichen Daten (Familienname, Vorname, Firma, Geschäftsanschrift), ob er als Versicherungsmakler mit Erlaubnis Versicherungsvertreter mit Erlaubnis gebundener Versicherungsvertreter oder Versicherungsvertreter mit Erlaubnisbefreiung oder Versicherungsberater bei der zuständigen HK gemeldet und in das Vermittlerregister eingetragen ist und wie der Kunde die Eintragung überprüfen kann, die Registrierungsnummer*, unter der er im Register eingetragen ist sowie die Anschrift, Telefonnummer und die Internetadresse der gemeinsamen Stelle, die für die IHKs und HKs das Register führt: Deutscher Industrie- und Handelskammertag (DIHK) e.v. Breite Straße 29

2 10178 Berlin Telefon: (14 Cent/Min aus dem dt. Festnetz, mit abweichenden Preisen aus Mobilfunknetzen) Registernummer: xxxxxxxxxxxxx (*Soweit von der Übergangsregelung Gebrauch gemacht wird, bleibt die Angabe der Registernummer offen.) wenn der Vermittler direkt oder indirekt Beteiligungen von über 10% an den Stimmrechten oder am Kapital eines Versicherungsunternehmens besitzt, wenn ein Versicherungsunternehmen oder das Mutterunternehmen eines Versicherungsunternehmens eine direkte oder indirekte Beteiligung von über 10% an den Stimmrechten bzw. am Kapital des Versicherungsvermittlers besitzt, die Anschrift der Schlichtungsstelle, die bei Streitigkeiten zwischen Versicherungsvermittlern oder beratern und Versicherungsunternehmen angerufen werden kann: Versicherungsombudsmann Versicherungsombudsmann e.v. Postfach Berlin Ombudsmann Private Kranken- und Pflegeversicherung Kronenstraße Berlin Achtung: Ein Hinweis auf die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) als Schlichtungsstelle darf nur erfolgen, wenn dort eine Registrierung vorliegt. Sie als Versicherungsvermittler oder -berater haben sicherzustellen, dass auch Ihre Mitarbeiter die Mitteilungspflichten erfüllen. Die Informationen dürfen mündlich übermittelt werden, wenn der Versicherungsnehmer dies wünscht oder wenn und soweit das Versicherungsunternehmen vorläufige Deckung gewährt. In diesen Fällen sind die Informationen unverzüglich nach Vertragsschluss, spätestens mit dem Versicherungsschein dem Versicherungsnehmer in Textform zur Verfügung zu stellen. Dies gilt nicht für Verträge über die vorläufige Deckung bei Haftpflichtversicherung. Weitere Regelungen zu Informations- und Dokumentationspflichten der Vermittler sind in 42b ff VVG (Versicherungsvertragsgesetz) festgeschrieben (s. Punkt 4). 2. Kann der Vermittler für die Erstinformation auch seine Visitenkarte nutzen? Die in 11 VersVermV aufgeführten Angaben sind dem Kunden beim ersten Geschäftskontakt klar und verständlich in Textform mitzuteilen. In Anlehnung an das allgemeine Privatrecht bezeichnet die Textform eine lesbare, dauerhafte, unterschriftslos gültige Erklärung. Damit kann eine Übermittlung der notwendigen Daten auch im Visitenkartenformat erfolgen.

3 3. Was muss künftig bei einer Homepage beachtet werden? Wer eine eigene Homepage betreibt, ist nach dem Telemediengesetz (TMG) verpflichtet, die zuständige Aufsichtbehörde mit Postadresse zu nennen. Versicherungsvermittler und -berater mit Internetauftritt müssen daher ab dem 22. Mai 2007 das Impressum ihres Internetsauftritts um die Angaben der zuständigen HK ergänzen. In Bremen: Handelskammer Bremen, Haus Schütting, Am Markt 13, Bremen Wer wegen 156 GewO eine Übergangsfrist für Erlaubnis und Registrierung bis zum 1. Januar 2009 nutzen kann, muss diese Informationen dann mitteilen, wenn sie vorliegen. Um mögliche Abmahnungen zu vermeiden, wird daher dringend empfohlen, das Impressum auf der Homepage entsprechend anzupassen. Auch wenn zur Zeit das TMG noch keine Verpflichtung vorsieht, dass auch die Vermittlerregisternummer und die registerführende Stelle (DIHK s. Punkt 1.) im Impressum genannt werden müssen, schadet es nicht. Denn nach Sinn und Zweck des Gesetzes soll ja der Verbraucher beim Erstkontakt über diese Daten informiert werden, so dass erwartet werden kann, dass das Vermittlerregister irgendwann ebenfalls in das TMG aufgenommen wird. 4. Was versteht man unter Informations-, Beratungs- und Dokumentationspflichten"? Durch die Änderungen im Versicherungsvertragsgesetz ( 42 b bis e VVG) wird der Versicherungsvermittler zukünftig verpflichtet, seine Kundengespräche und -abschlüsse zu dokumentieren. Nach 42b VVG ist der Versicherungsmakler verpflichtet, seinem Rat eine hinreichende Zahl von auf dem Markt angebotenen Versicherungsverträgen und von Versicherern zu Grunde zu legen, so dass er nach fachlichen Kriterien eine Empfehlung dahingehend abgeben kann, welcher Versicherungsvertrag geeignet ist, die Bedürfnisse des Versicherungsnehmers zu erfüllen. Dies gilt nicht, soweit Sie in Einzelfällen vor Abgabe der Vertragserklärung des Versicherungsnehmers diesen ausdrücklich auf eine eingeschränkte Versicherer- und Vertragsauwahl hinweisen. Der Versicherungsmakler, der auf eine eingeschränkte Auswahl hinweist, und der Versicherungsvertreter haben den Versicherungsnehmer mitzuteilen auf welcher Markt- und Informationsgrundlage, sie ihre Leistung erbringen und die Namen der ihrem Rat zu Grunde gelegten Versicherer anzugeben. Außerdem hat der Versicherungsvertreter mitzuteilen, für welche Versicherer er seine Tätigkeit ausübt und ob er für diese ausschließlich tätig ist. ( 42b Abs. 2 VVG) Der Versicherungsnehmer kann auf die Mitteilungspflichten und Angaben durch eine gesonderte schriftliche Erklärung verzichten. ( 42 b Abs. 3 VVG) Sie als Versicherungsvermittler haben den Versicherungsnehmer, soweit nach der Schwierigkeit, die Angebote der Versicherung zu beurteilen und der Person des Versicherungsnehmers und dessen Situation hierfür Anlass besteht, nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und, auch unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Beratungsaufwand und der vom Versicherungsnehmer zu zahlenden

4 Prämien, zu beraten, sowie die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben. Sie müssen dies unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrages dokumentieren. ( 42c Abs.1 VVG) Der Versicherungsnehmer kann auf die Beratung und die Dokumentation durch eine gesonderte schriftliche Erklärung verzichten, in der er vom Versicherungsvermittler ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass sich ein Verzicht nachteilig auf die Möglichkeit des Versicherungsnehmers auswirken kann, gegen den Versicherungsvermittler einen Schadensersatzanspruch gelten zu machen. ( 42c Abs. 2-3 VVG) Dem Versicherungsnehmer sind die Informationen nach 42b Abs. 2 VVG vor Abgabe seiner Vertragserklärung, und die Information nach 42 c, Abs. 1 VVG vor dem Abschluss des Vertrages klar und verständlich in Textform zu übermitteln. Die Informationen dürfen mündlich übermittelt werden, wenn der Versicherungsnehmer dies wünscht oder wenn und soweit der Versicherer vorläufige Deckung gewährt. In diesen Fällen sind die Informationen unverzüglich nach Vertragsschluss, spätestens mit dem Versicherungsschein dem Versicherungsnehmer in Textform zur Verfügung zu stellen, dies gilt nicht für Verträge über die vorläufige Deckung bei Haftpflichtversicherung. Die genannten Informationen müssen schriftlich auf Papier oder auf einem anderen dauerhaften Datenträger (z. B. Diskette, DC-Rom, DVD etc.) dem Kunden gegeben werden. Sie müssen klar, genau und für den Kunden verständlich, in der Amtssprache des Mitgliedstaates, in dem die Verpflichtung eingegangen wird, formuliert sein. Der Vermittler kann von der schriftlichen Mitteilung absehen, wenn der Kunde dies wünscht. Die Versicherungswirtschaft bietet Hilfestellungen zu diesem Thema: z. B. der Arbeitskreis EU-Versicherungsvermittlerrichtlinie - Dokumentation sowie die Vereinigung zum Schutz für Anlage- und Versicherungsvermittler e. V. (VSAV) Lassen die strengen Vorschriften ein telefonisches Vermittlungsgeschäft überhaupt noch zu? Sowohl die statusbezogenen Erstinformationen (sog. Selbstauskunftspflicht, s. Punkt 1.) als auch die vertragsbezogenen Informationen (s. Punkt 4.) können ausnahmsweise mündlich erfolgen, wenn der Kunde dies wünscht oder wenn und soweit das Versicherungsunternehmen vorläufige Deckung gewährt. Daher kann zukünftig bei Vorliegen der Voraussetzungen auch per Telefon vermittelt werden. Allerdings muss der Vermittler die Informationen in Textform unverzüglich nach Vertragsschluss, spätestens mit Überlassung des Versicherungsscheins, nachholen. 6. Welche Folgen kann eine Verletzung der Beratungs- und Dokumentationspflichten haben? Der Kunde kann gegenüber dem Versicherungsvermittler gegebenenfalls Schadensersatz geltend machen. 7. Worauf müssen Gewerbetreibende ab dem 22. Mai beim Verfassen von Geschäftsbriefen achten? Gewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen bislang auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben ( 15b Abs. 1 GewO). Ab 22. Mai 2007 muss der geschäftliche Briefbogen zusätzlich die ladungsfähige Anschrift enthalten.

5 Der Gesetzgeber will so der mangelnden Identifizierbarkeit von Unternehmen entgegenwirken, die bislang keinen speziellen handels- oder gesellschaftlichen Publizitätspflichten unterliegen und sich beispielsweise nicht im Handelsregister eintragen lassen müssen. Bei Nicht- oder unvollständiger Angabe drohen Geldbußen bis zu Für die Richtigkeit der in diesem Merkblatt enthaltenen Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen.