Ein praxisorientiertes Terminologieverwaltungsmodell für das betriebliche Umfeld

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1 Lehrgang Technische Dokumentat Zentrum für Wissens- und Informationsmanagement Donau-Universität Krems Ein praxisorientiertes Terminologieverwaltungsmodell für das betriebliche Umfeld Masterthese von Mag. Irmgard Soukup-Unterweger Mai 2002

2 Kurzfassung Die vorliegende Arbeit verfolgt zwei Ziele: In einem allgemeinen Teil werden die wichtigsten Aussagen repräsentativer Werke der praxisorientierten Fachliteratur auf jene wesentlichen Punkte verdichtet, die für qualitätvolle und damit nachvollziehbare Terminologiearbeit im betrieblichen Umfeld unverzichtbar sind. In einem speziellen Teil wird der Prototyp einer monolingualen (einsprachigen) Terminologiedatenbank (TDB) mit einer begrenzten Zahl von Einträgen entwickelt. Die Arbeit enthält wichtige praktische Hinweise zu folgenden Themen: Einsprachige vs. mehrsprachige Terminologiearbeit Begriffsorientierter Ansatz von Terminologiearbeit Gestaltung und Erstellung des terminologischen Eintrags Vorgehensweise bei der Implementierung einer Terminologiedatenbank Workflow für Erstellung, Pflege und Verwaltung einer Terminologiedatenbank Notwendigkeit des Einsatzes spezieller Terminologiedatenbank-Programme. Die Umsetzung der beschriebenen Vorgehensweise ist grundsätzlich mit jedem speziellen Terminologiedatenbank-Programm möglich, das die Anforderungen von Begriffsorientierung und Benennungsautonomie erfüllt.

3 Vorwort Die vorliegende Arbeit wurde als Masterthese im Rahmen des Lehrgangs Technische Dokumentation an der Donau-Universität Krems im Jahr 2002 verfasst. Bei ihrer Konzipierung und Ausführung stand der Wunsch im Mittelpunkt, eine praktische Handhabe für alle Mitarbeiter und Entscheidungsträger in Unternehmen zur Verfügung zu stellen, die im betrieblichen Umfeld qualitätvolle Terminologiearbeit einführen und betreiben möchten, ohne vorher den mühsamen und zeitraubenden Prozess des Studiums der Fachliteratur auf sich zu nehmen. Ermutigt dazu haben mich meine zahlreichen Beobachtungen im Umfeld der Technischen Dokumentation, die meine Annahme bestätigten, dass Terminolgiearbeit als wichtig, notwendig und gewinnbringend erkannt wird, jedoch der Schritt zur Realisierung oft am nötigen Wie tue ich es konkret? scheitert. Für das Zustandekommen der Arbeit danke ich vor allem dem Betreuer der Master These, DI Franz Steiner, Localization Manager bei AVL List GmbH, der nicht nur die Idee für das Thema hatte, sondern sich auch trotz großer beruflicher Belastung für zahlreiche Konsultationen zur Verfügung stellte. Seinen kompetenten Hinweisen ist es zu verdanken, dass die Arbeit nicht nur für den universitären Rahmen, sondern auch für die Praktiker in den Unternehmen geschrieben wurde. Besonders gedankt sei ihm auch für die Gestaltungstipps, die die Arbeit trotz ihrer Fachlichkeit hoffentlich leicht lesbar machen. Sein stets gleichbleibender Humor hat wesentlich dazu beigetragen, dass aus Fragen Lösungen wurden. Zu danken ist an dieser Stelle auch der Star Deutschland GmbH in Person von Frau Nadira Djoudi, die nach einer ersten Kontaktaufnahme binnen kürzester Zeit eine Evaluierungslizenz von TermStar Version 3 zur Verfügung stellte. Der in der Arbeit beschriebene Prototyp wurde mit diesem Programm erstellt, woraus sich jedoch nicht die Bindung an ein bestimmtes Tool ergibt. Nicht zuletzt, sondern in erster Linie danke ich meinem Mann Werner und meiner Tochter Klara für ihre Liebe und ihr Verständnis, die mir während des Abenteuers meiner berufsbegleitenden postgradualen Ausbildung immer ein zuverlässiger Anker waren. Perchtoldsdorf, im Mai 2002 Irmgard Soukup-Unterweger

4 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Unternehmen, Kommunikation und Terminologie Ziele der Arbeit Untersuchtes Material Vorgehensweise Aufbau der Arbeit Hintergrund der Studie Bedeutung von Terminologiearbeit im betrieblichen Umfeld Erfolgsfaktor Technische Dokumentation (Bullinger, 1998) Konkretes Umfeld bei AVL List GmbH Vorstellung der AVL List GmbH Dokumentation im Bereich Prüfstandssoftware Fachbegriffe - Definition Äquivalenz Automatische Übersetzung Begriff Begriffsfeld Begriffsinhalt Begriffssystem Begriffsumfang Benennung Bezeichnung Corporate Language Definition Fachsprache Fachwörterbuch Gegenstand Gemeinsprache Glossar Homonymie Klasse Klassifikation Kollokation Kontext Korpus Lexikographie Lexikologie Lokalisierung

5 Inhaltsverzeichnis 3.26 Maschinelle Übersetzung (MÜ) Merkmal Neologismus Ontologie Polysemie Quasisynonymie Synonymie Terminologie Terminologiearbeit Terminologiedatenbank Terminologische Daten oder Datenelemente Terminologische Datenkategorie Terminologischer Eintrag Terminus Textkorpus s Textsorte Thesaurus Translation Memory System Wortschatz Grundsätze der praxisorientierten Terminologiearbeit Ausgewählte Grundsätze für die praxisorientierte Terminologiearbeit aus der Fachliteratur Handbook of Terminology Management KÜWES-Empfehlungen für die Terminologiearbeit Schmitz, Systeme zur Terminologieverwaltung Göpferich/Schmitt Terminologiekomponente beim Technical Writing Erfahrungsbericht aus Kanada TERMIUM (Cole, 1993) Masterthese E.M. Bauer Konkrete Grundsätze für die vorliegende Arbeit Begriffsorientierter Ansatz Einsprachige vor mehrsprachiger / komparativer Terminologiearbeit Einsatz von speziellen Terminologiedatenbankprogrammen Stufenweise Erstellung der terminologischen Einträge Gestaltung des terminologischen Eintrags (Prototyp) Auswahl und Bildung von Benennungen Gestaltung von Definitionen Nutzungsmöglichkeit vorhandener Terminologie-Bestände Methoden der praxisorientierten Terminologiearbeit Arten von Terminologiearbeit Ausgewählte Methoden aus der Fachliteratur für die praxisorientierte Terminologiearbeit Punktuelle Terminologiearbeit, Sue Ellen Wright

6 Inhaltsverzeichnis Methode nach Arntz et al., Terminologische Arbeitsmethoden - KÜWES Methoden aus Esselink, A Practical Guide to Localization Konkrete Vorgehensweise für die vorliegende Arbeit Durchführung Beschreibung des untersuchten Materials PUMA-Benutzerdokumentation (PUMA-Handbücher, PUMA-Glossar) Product Fact Sheets Wortliste aus dem Übersetzungsbereich Glossar eines Software-Dienstleisters Praktische Durchführung der Arbeit Studium der Fachliteratur zur praxisorientierten Terminologiearbeit und Zusammenfassung der wichtigsten Grundsätze Erhebung der Anforderungen der Nutzer des Prototyps bei AVL Definition der Eintragsstruktur, Auswahl der Datenkategorien unter Zugrundelegung von ISO Sichtung und Bewertung der bei AVL vorhandenen Terminologie-Sammlungen nach terminologischen Gesichtspunkten Auswahl der Kandidaten für den TDB-Prototyp aus dem vorhandenen Material Sammeln der benötigten Zusatzinformationen zu den ausgewählten Termbank-Kandidaten aus dem vorhandenen Material Erstellen eines Bearbeitungslayouts im TDB-Programm Eintragen der gewählten Benennungen und verfügbaren Zusatzinformationen in die Datenbank Entwurf eines praktikablen Systems für die Fachgebietsangabe (Begriffssystem) Bewertung der Benennungen Entwicklung einer Eingabeprozedur Entwicklung eines Vorschlags für die Abfragemodalitäten Ergebnisse Ergebnis der Analyse des vorhandenen Materials Erfüllung des Grundsatzes Begriffsorientierter Ansatz (4.2.1) Erfüllung des Grundsatzes Einsprachige vor mehrsprachiger Terminologiearbeit (4.2.2) Erfüllung des Grundsatzes Einsatz von speziellen Terminologiedatenbanken (4.2.3) Erfüllung des Grundsatzes Stufenweise Erstellung der terminologischen Einträge (4.2.4) Erfüllung der Gestaltungsgrundsätze des terminologischen Eintrags für den Prototyp (4.2.5) Erfüllung der Grundsätze für die Bildung bzw. Auswahl von Benennungen (4.2.6) Erfüllung der Grundsätze für die Gestaltung von Definitionen (4.2.7) Nutzungsmöglichkeit des vorhandenen Materials Anzuwendende Methode Leitsätze für die Eintragserstellung Prototyp-Endbericht Erstellung, Verwaltung und Pflege der Terminologiedatenbank

7 Inhaltsverzeichnis Darstellung des Workflow Rolle des Terminologieverantwortlichen Gestaltung des Informationsflusses vom Nutzer zum Terminologieverantwortlichen Überlegungen zum Zeitaufwand Bereitstellung der Terminologie Empfehlungen für den mehrsprachigen Ausbau der TDB Schlussbetrachtungen Literaturnachweis Anhang Fragebogen zur Erhebung der Nutzeranforderungen Screenshot Bearbeitungslayout / Maximalansicht in TDB-Programm (rechte Seite) Index

8 Einleitung 1 Einleitung Stellvertretend für zahlreiche Äußerungen in der Fachliteratur und im Internet mögen vier Zitate den Sinn von Terminologiearbeit umreißen: [...]: Über die Schwierigkeiten, die sich nach dem Fall der Berliner Mauer in der Zusammenarbeit mit den Ländern des ehemaligen Ostblocks ergeben haben, ist viel gesprochen und geschrieben worden. So mußten die ersten Verhandlungen zwischen der Kommission der Europäischen Union und der russischen Führungsspitze wegen dringend erforderlicher Finanzhilfen abgebrochen werden, da sie nicht ausreichend terminologisch vorbereitet waren. Man verwendete nicht eindeutig definierte Benennungen, z.b. das Wort Kapital, das im kommunistisch geprägten Ostblock völlig andere Inhalte umfaßt, als im Westen. Erst nachdem die terminologischen Schulaufgaben gemacht wurden, konnten die Verhandlungen wieder aufgenommen werden. Ein teures Versäumnis! (U. Reisen, J. D. Graham, Terminologie in Industrie und Wirtschaft, Wer sich im wirtschaftlichen Wettbewerb behaupten will, muß ständig seine Produktivität überprüfen und Chancen zur Einsparung von Kosten nutzen. Das Management wird daher immer ein kritisches Auge für personalintensive Tätigkeiten haben. Dazu gehören Übersetzungs- und Terminologiearbeiten. Besonders in Krisenzeiten müssen Terminologen ihr Tun rechtfertigen. Mehr noch: sie müssen den Vorgesetzten, den Kollegen und den Kunden erklären können, was Terminologie heute im weiteren Wandel der Informationstechnik leistet. (Rahmstorf, 1999, p. 41). Gerade in der Technischen Dokumentation ist die Terminologiekonsistenz ein herausragendes Qualitätskriterium. Terminologiekonsistenz konnte in der Vergangenheit weitestgehend durch die langjährige enge Kooperation zwischen Hersteller und Stammübersetzer gewährleistet werden. Mittlerweilen unterstützen Translation Memory Programme wechselnde Übersetzer- Teams bei der adäquaten Terminologie-Auswahl. Es hat sich aber in der Praxis gezeigt, dass der Einsatz dieser Werkzeuge nur dann wirklich effizient ist, wenn er flankiert wird von einer systematischen und kontinuierlichen Terminologie-Arbeit. (G. Vollmer, Wer hat noch Zeit für Qualität, Heutzutage stehen moderne Mittel, insbesondere IT-Werkzeuge, zur Verfügung, die die Speicherung und das Retrieval von Informationen mit Links und weiteren Hinweisen ermöglichen. Die schon seit langem auf dem Markt befindlichen Terminologie-Verwaltungsprogramme sind so strukturiert, dass eine einfache Bedienung mit guten Ergebnissen möglich ist. [...] Solche IT-Werkzeuge helfen weiter auf dem Weg zu einer zentralen Termbank in Unternehmen und Organisationen, die von allen Stellen des Hauses benutzt werden kann. Das würde z.b. in einem Industrieunternehmen bedeuten, dass Konstruktion und Abrechnungsstelle, Ersatzteillager und Übersetzer, Verkaufsingenieur und Einkauf, Geschäftsführer, technischer Redakteur und Sekretärin stets die gleiche Sprache sprechen, weil sie die gleichen Benennungen für die gleichen Konzepte verwenden. (J. D. Graham, Neue Perspektiven für die Terminologiearbeit, 5

9 Einleitung 1.1 Unternehmen, Kommunikation und Terminologie In international tätigen Firmen setzt sich zunehmend die Überzeugung durch, dass konsequente Terminologiearbeit eine der wichtigsten Voraussetzungen für effiziente Fachkommunikation, gute Dokumentation und ein positives Erscheinungsbild des Unternehmens ist. Darüber hinaus sind es insbesondere die Produkthaftungsbestimmungen, die konsequente Terminologiearbeit notwendig machen. Produktspezifische Informationen müssen unmissverständlich formuliert werden. (Vgl. 2.1). Ein Unternehmen steht im Zentrum zahlreicher bidrektionaler Kommunikationsströme. PARTNER- UNTERNEHMEN KUNDEN BEHÖRDEN KONKURRENTEN UNTERNEHMEN: LEITUNG ENTWICKLUNG PRODUKTION MARKETING VERKAUF SERVICE EXTERNE DIENSTLEISTER LIEFERANTEN MEDIEN Abb. 1: Das Unternehmen im Zentrum bidirektionaler Kommunikationsströme Nach der Zugehörigkeit von Sender und Empfänger zu ein und derselben oder zu verschiedenen Organisationen sind zu unterscheiden: Interne Kommunikation: Darunter ist die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens sowohl horizontal unter den Mitarbeitern auf derselben Hierarchieebene, als auch vertikal von den jeweiligen Führungsebenen zu den einzelnen Mitarbeitern auf den darüber- oder darunter liegenden Ebenen zu verstehen. Die Kommunikation im Intranet eines Unternehmens z.b. erfolgt sowohl vertikal als auch horizontal. Externe Kommunikation: Darunter ist die Kommunikation eines Unternehmens mit Kunden, Partnern, Lieferanten zu verstehen. Die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden bedeutet einen Wissenszuwachs für das Unternehmen und steigert seine Effizienz. Es ist leichter, dieses Feedback zu nutzen, wenn die Begriffe, um die es geht, klar definiert sind. Oft geht wertvolle Information verloren, weil niemand wirklich weiß, wie sie genutzt werden kann und wo 6

10 Einleitung Änderungen vorgenommen werden müssen. Wenn die Information sinnvoll genützt werden kann, ist das Unternehmen in der Lage, auf Kundenbedürfnisse einzugehen und so die Kundenzufriedenheit zu steigern. (Keglevic, 1999). Nach der Art von Sender und Empfänger sind folgende Arten von Kommunikation zu unterschieden: Kommunikation Mensch / Mensch: Als menschliche Sender bzw. Empfänger kommen Experten und Laien in Frage, wobei die Kommunikation zwischen Experten und Laien oder zwischen Experten und Experten stattfinden kann. Als Beispiele sind Schulungen bzw. Fachkonferenzen zu nennen. Die Kommunikation zwischen Experten und Laien ist auch als fachexterne Kommunikation zu bezeichnen. Kommunikation Mensch / Maschine bzw. Maschine / Mensch Die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine prägt das Leben in der Industriegesellschaft. Als Beispiele sind etwa eine Anleitung zum Bedienen eines technischen Geräts oder einer Software und rechnergestützte Maschinensteuerungen anzuführen. Kommunikation Maschine / Maschine: Als Beispiel für die Kommunikation von Maschinen untereinander ist die Maschinenübersetzung zu nennen. (Vgl. 3.26). Nach der Zugehörigkeit von Sender und Empfänger zu ein und demselben oder verschiedenen Sprach- bzw. Kulturkreisen sind zu unterscheiden: Intralinguale bzw. intrakulturelle Kommunikation: Bei dieser Art der Kommunikation gehören Sender und Empfänger ein und demselben Sprach- bzw. Kulturkreis an. Interlinguale bzw. interkulturelle Kommunikation: Bei dieser Art der Kommunikation gehören Sender und Empfänger verschiedenen Sprachbzw. Kulturkreisen an. Als Beispiel sei die Lokaliserung und Übersetzung von Computerprogrammen genannt. Eindeutige Kommunikation gerade in diesem Bereich kann auch Förderung des Technologietransfers und die Überwindung von Kulturbarrieren bedeuten. Überall dort, wo Kommunikation möglich ist, sind auch Missverständnisse möglich. Unterschiedliches Vorwissen aufgrund verschiedener Erfahrungen und Ausbildungen ist ein häufiger Grund für Missverständnisse, sogar in Bereichen, in denen sie kaum erwartet werden, etwa unter den Mitarbeitern eines Unternehmens. Erst recht kommt es zwischen Experten und Laien zu Missverständnissen. Ein Laie ist im Kontext der Technischen Kommunikation immer jemand, der in dem Bereich, in dem er Fähigkeiten erwerben möchte, über kein oder nur unzureichendes Vorwissen verfügt (z.b. jemand möchte lernen, die Funktionen seines Handy zu benutzen). Aus dem unterschiedlichen Vorwissen ergeben sich unterschiedliche Sichtweisen auf Begriffe und deren Benennung. Wenn nun Begriffe bzw. Benennungen nicht erläutert werden 7

11 Einleitung und nicht konsequent in der festgelegten Bedeutung gebraucht werden, wird der Dschungel der Missverständnisse immer dichter. Der Grund für fehlende Konsistenz sind häufig terminologische Mängel. Die terminologischen Mängel betreffen Begriffe mit ihrer Bedeutung und den ihnen zugeordneten Benennungen. Ursachen für die Verständigungsschwierigkeiten sind zum einen unklare Bedeutungen oder die Mehrdeutigkeit von Begriffen (Polysemie), zum anderen die Verwendung synonymer Benennungen. Die Genauigkeit verlangt eine exakte Festlegung einer Begriffsbedeutung, die Polysemie eine eindeutige. (Buol, 2000, p. 1). An diesem Punkt kommt also Terminologie ins Spiel: "Eine zielgerichtete und effizient ablaufende fachsprachliche Kommunikation ist ohne korrekte Terminologie nicht denkbar. Deshalb benötigen Fachleute, Technische Redakteure, Dokumentare und Informationsvermittler einen Zugriff auf vorwiegend einsprachige Fachwörter mit ihren entsprechenden Definitionen und Erläuterungen. (Schmitz, 2001/2, p. 188). Für die Einleitung möge als Antwort auf die Frage, was Terminologie denn nun eigentlich ist, die Erklärung der Zürcher Hochschule Winterthur, nachzulesen im Internet unter dienen: Unter Terminologie versteht man in der Regel den gesamten Fachwortschatz eines bestimmten Fachgebietes. Mit der Erarbeitung von Terminologie beschäftigt sich die Terminologiearbeit: Wer Terminologiearbeit leistet, sammelt die Fachwörter bestimmter Fachgebiete, klärt Unterschiede zwischen verwandten Begriffen, legt bei Bedarf Bezeichnungen fest, erarbeitet klare Definitionen und stellt die Ergebnisse der Arbeit den Benutzerinnen und Benutzern in Form von Glossaren, Datenbanken oder Ähnlichem zur Verfügung. Terminologiearbeit ist zwar aufwendig, sie leistet aber einen grossen und mit zunehmender Vernetzung der (Arbeits-)Welt immer wichtiger werdenden Beitrag zur Verständigung über Sprach-, Fachgebiets-, Unternehmens- und Tätigkeitsbereichsgrenzen hinweg. Zur Situation in der Praxis lassen sich folgende Aussagen machen: Jedes Unternehmen braucht Terminologiearbeit, häufig jedoch fehlt es an den nötigen Mitteln und der nötigen Zeit, da Terminologiearbeit nicht als nutzbringend und notwendig erachtet wird. (Keglevic, 1999). Hinzuzufügen wäre, dass es häufig auch am erforderlichen Know-how fehlt, wie Terminologiearbeit konkret in Angriff genommen werden kann. Wurde jedoch einmal der Entschluss gefasst, ein Terminologiemanagementsystem zu implementieren, ist in jedem Fall eine korrekte einsprachige Terminologiesammlung der Ausgangspunkt für mehrsprachige Terminologiearbeit (U. Reisen, J. D. Graham, Terminologie in Industrie und Wirtschaft, Ein wichtiger Faktor, der Terminologiearbeit wesentlich erleichtert und den dafür nötigen Zeitaufwand erheblich reduzieren hilft, ist die Tatsache, dass die Entwicklung der elektronischen Datenverarbeitung die Schaffung zahlreicher Programme zur Terminologieerfassung, -eingabe und verwaltung ermöglicht hat. Sie lassen nur wenige Benutzerwünsche offen und können auf jedem halbwegs leistungsfähigen PC betrieben werden. Die für den Betrieb der Datenbank notwendigen Operationen sind mit relativ einfachen Befehlen möglich. Fazit: Obwohl der Aufwand dazu hoch ist, können mangelhafte Kommunikation und daraus resultierende Fehlentscheidungen zu weit höheren Kosten und zu kaum quantifizierbaren 8

12 Einleitung Verlusten führen. Hinzu kommt, dass sich aus unbereinigten terminologischen Unklarheiten immer wieder Mißverständnisse ergeben, die weitere Kosten nach sich ziehen. (Buol, 2000). 9

13 Einleitung 1.2 Ziele der Arbeit Die vorliegende Arbeit verfolgt zwei Ziele und dementsprechend lassen sich zwei inhaltliche Bereiche unterscheiden, die jedoch nicht durchgehend streng voneinander abzugrenzen sind, da sie in einem engen Zusammenhang stehen und miteinander verschränkt sind: Allgemeiner Teil: Verdichtung der wichtigsten Aussagen repräsentativer Werke der praxisorientierten Fachliteratur auf jene wesentlichen Punkte, die für Terminologiearbeit im betrieblichen Umfeld unverzichtbar sind (Abschnitte 1.1, 2.1, 2.1.1, 3, 4.1, 5.1, 5.2). Spezieller Teil: Entwicklung des Prototyps einer monolingualen (einsprachigen) Terminologiedatenbank (TDB) für die Firma AVL mit einer begrenzten Zahl von Einträgen (25 Einträge). Dabei ist die spätere Ausbaufähigkeit auf mehrere Sprachen zu berücksichtigen. (Abschnitte 1.3, 1.4, 2.2, 4.2, 5.3, 6). Mit Hilfe einer Terminologiedatenbank sollen in der Firma AVL List GmbH laut F. Steiner, R. Egger; Realisierungskonzept Terminologiedatenbank (Prototyp), Stand , folgende Ziele erreicht werden: - Vereinheitlichung der Terminologie - Komfortabler Zugriff auf die Terminologie - Allgemeine Verwendung der Terminologie. Für die Entwicklung des Prototyps sind folgende konkrete Aufgaben im Rahmen der vorliegenden Arbeit zu bewerkstelligen: - Sichtung und Beurteilung der vorhandenen Wortlisten und Glossare - Festlegung einer Eintragsstruktur für den zu erstellenden Prototyp - Festlegung der Eingabeprozedur - Vorgangsweise bei der Bereitstellung der Terminologie / Terminologieabfrage. Der TDB-Prototyp muss mit der bestehenden technischen Ausgangssituation kompatibel sein. Zur Zeit stehen folgende Programme zur Verfügung: - Documentum (Dokumentenmanagement- und Workflow-System) - Winword (Autorensystem) - Frame Maker (Autorensystem) - Transit (Translation Memory System) - TermStar (Terminologiemanagementsystem) Die TDB soll nach nach ihrer Implementierung folgenden Zielgruppen zur Verfügung stehen: - Entwickler - Technische Autoren - Produktmanager - Übersetzer / Lokalisierer - E-Commerce-Verantwortliche. 10

14 Einleitung 1.3 Untersuchtes Material Für den allgemeinen Teil der Arbeit wurde die in den einschlägigen Bibliotheken und im Internet verfügbare praxisorientierte Fachliteratur herangezogen (vgl. Literaturnachweis, Kapitel 1). Die Erstellung des Prototyps (25 Einträge) erfolgte anhand eines ausgewählten begrenzten Terminologie-Bestands von AVL, der aus bestehenden Dokumentationsunterlagen (Handbücher, Produktinformationen) und vorhandenen hausinternen Glossaren bzw. einer übersetzungsorientierten Wortliste aus dem Bereich Prüfstandssoftware stammt (Beschreibung des Materials s. 6.1). 1.4 Vorgehensweise Für die Vorgehensweise, die im Rahmen der vorliegenden Arbeit zur Anwendung gelangte, gilt folgender Grundsatz: die Erstellung des Prototyps findet im Rahmen praktischer Terminologiearbeit statt und dient als Grundstein für eine systematische Terminologiearbeit. (vgl. hierzu 5.1). Eine Übersicht über die für den konkreten Fall gewählte Vorgehensweise wird in 5.3 gegeben, die Schilderung der Einzelschritte folgt in 6.2. Die gewählte Methode ist pragmatisch auf die Zielsetzung der Arbeit ausgerichtet und wird insbesondere durch die Verfügbarkeit der entsprechenden Fachleute als Ansprechpartner, die verfügbare Zeit, die verfügbare Dokumentation und die verfügbare Datentechnik bestimmt. 11

15 Einleitung 1.5 Aufbau der Arbeit Die Ausführungen der vorliegenden Arbeit sind folgendermaßen gegliedert: Der Einleitung (Kapitel 1), die nach einigen aktuellen Zitaten zum Einstieg und einem Überblick über die Kommunikationssituation der Unternehmen in gestraffter Form über Ziel, Material und Methode informiert, folgt in Kapitel 2 zunächst eine Darstellung der Bedeutung von Terminologiearbeit im betrieblichen Umfeld. Als Ausgangspunkt für die Betrachtungen dient die Studie Erfolgsfaktor Technische Dokumentation, angefertigt 1998 von Bullinger, H.J.; et al., Fraunhofer Institut, 1998, als Kurzfassung kostenlos von der tekom e.v. (Gesellschaft für technische Kommunikation e.v.) verteilt wird. Den allgemeinen Überlegungen folgt eine kurze Vorstellung der Geschichte und der Unternehmensbereiche der Firma AVL List GmbH (Abschnitt 2.2). In Kapitel 3 werden einige wichtige Fachtermini aus dem Bereich der Terminologie und deren Definition vorgestellt. Eine Reihe von Beispielen illustriert die zitierten Definitionen und erleichtert das Verständnis der komplexen Fachterminologie. In Kapitel 4 erfolgt der direkte Einstieg in die Grundsätze der praxisorientierten Terminologiearbeit. Der erste Abschnitt enthält ausgewählte Grundsätze aus der Fachliteratur, der zweite Abschnitt beschreibt jene Grundsätze, die ausgehend von der Literatur und den eigenen Erfahrungen konkret für die vorliegende Arbeit angewendet wurden. Parallel dazu aufgebaut ist Kapitel 5, das die Methoden der praxisorientierten Terminologiearbeit schildert. Auch hier erfolgt zunächst die Darstellung ausgewählter Methoden aus der Literatur, gefolgt von der Schilderung der konkreten Vorgehensweise für die vorliegende Arbeit. Den beiden genannten Abschnitten in Kapitel 5 geht eine Übersicht über die verschiedenen Arten von Terminologiearbeit voran, die auch den Versuch einer Einordnung der gegenständlichen Arbeit beinhaltet. Schließlich folgt in Kapitel 6 die Schilderung der Durchführung der Arbeit selbst, wobei der erste Abschnitt die Beschreibung des untersuchten Materials enthält, gefolgt von der Darstellung der praktischen Durchführung, die ihrerseits Bezug nimmt auf die Darlegung der konkreten Vorgehensweise in Abschnitt 5.3). Kapitel 7 bietet eine geraffte Rückschau auf die gesamte Arbeit und ihre wichtigsten Aussagen. Die einzelnen Abschnitte sind folgenden Zusammenfassungen gewidmet: Analyse und Bewertung des vorhandenen Materials, anzuwendende Methode (Diagramm), Leitsätze für die Eintragserstellung (Checkliste), Endbericht über die Erstellung des Prototyps. Ein anderer Block behandelt den Themenbereich Verwaltung und Pflege der TDB: von den einzelnen Arbeitsschritten ab Erfassung des Stichworts bis zum fertigen Eintrag (Diagramm), die Rolle des Terminologieverantwortlichen, Gestaltung des Informationsflusses vom Nutzer zum Terminologieverantwortlichen (Diagramm). Nicht minder wichtig im Sinn der Themenstellung sind die Überlegungen zum Zeitaufwand, der Gestaltung von Suchläufen und zur Bereitstellung der Terminologie. Empfehlungen für den mehrsprachigen Ausbau der Terminologiedatenbank schließen Kapitel 7 ab. 12

16 Einleitung Die Schlussbetrachtungen in Kapitel 8 zeigen einerseits denkbare Weiterentwicklungen des Prototyps der Terminologiedatenbank bei AVL und andererseits einige grundsätzliche Fragestellungen im Zusammenhang mit Terminologiearbeit auf. Der Literaturnachweis in Kapitel 1 rundet die Arbeit ab, wobei nicht weiterführende Literatur zitiert wird, sondern ausschließlich Werke, auf die in der vorliegenden Arbeit konkret Bezug genommen wird. Weiterführende Literatur ist in den Standardwerken der Fachliteratur (die ihrerseits sehr wohl Bestandteil der Literaturliste sind) in ausreichender Menge angeführt. Der Anhang in Kapitel 10 beinhaltet den Fragebogen zur Erhebung der Nutzeranforderungen an den Prototyp für AVL und einen Screenshot des Bearbeitungslayouts in TermStar. Kapitel 11 beinhaltet einen Index mit den wichtigsten Stichwörtern. Die Schilderung konkreter Beispiele aus der täglichen Praxis von Unternehmen und Organisationen wird man in der vorliegenden Arbeit vergeblich suchen. Als Rechtfertigung für diesen Umstand zitierte ich einen Satz aus dem Pointer-Bericht ( Pointer ist das Akronym für Proposals for an Operational Infrastructure for Terminology in Europe. Es handelt sich dabei um ein Projekt, dessen Ergebnisse einen Überblick über terminologierelevante Aktivitäten, terminologische Ressourcen sowie vorhandene Strukturen in Europa liefern.). In diesem Bericht heißt es: The experience of one enterprise cannot be transferred simply to another [ ] (Pointer Project, Final Report, 1998). Zum Abschluss dieses Abschnitts sei der Vollständigkeit halber darauf hingewiesen, dass die vorliegende Arbeit ausschließlich vom Einsatz elektronischer Datenverarbeitung zum Zweck der Terminologiearbeit ausgeht. Die mit gekennzeichneten Stellen enthalten Schlüsselinformationen für den Aufbau einer Terminologiedatenbank und können als Gerüst für die Arbeit in der Praxis herangezogen werden. 13

17 Hintergrund der Studie 2 Hintergrund der Studie 2.1 Bedeutung von Terminologiearbeit im betrieblichen Umfeld Die Teilnehmer des Idea Market, abgehalten im Rahmen der Konferenz Forum 2000 der INTECOM (International Council for Technical Communication), London, waren sich darin einig, dass Terminologiearbeit im Unternehmen wichtig ist. Die weltweit zu beobachtende wachsende Spezialisierung bringt eine enorme quantitative Zunahme der Fachinformation mit sich. Es sind aber auch die Komplexität der Inhalte und die Überschneidung von Fachgebieten, die an die Fachkommunikation immer höhere Anforderungen stellen. Eine rasche Zugriffsmöglichkeit auf Informationen, die konsistent, gut recherchiert und aktuell sind, wird als wichtig erkannt. Aber nur wenige wissen konkret Bescheid, es mangelt an Training und Erfahrung zur Durchführung einer Bedarfsanalyse im eigenen Betrieb; einschlägige Kenntnisse zur Strukturierung von Terminologiedatenbanken, über die Grundsätze der Terminologiearbeit, über geeignete Werkzeuge und Prozesse fehlen. Es herrscht größtenteils Unklarheit über den Wert von Terminologiearbeit für das eigene Unternehmen. (Hoppe; Lanthaler, 2000). Innerhalb der Technischen Dokumentation wurde und wird Terminologiemanagement traditionellerweise im Umfeld von Übersetzung und Lokalisierung betrieben. Das hängt in Europa nicht zuletzt auch mit der EG-Richtlinie Maschinen zusammen, die vorschreibt, dass Betriebsanleitungen in der (den) Sprache(n) des Verwenderlandes abgefasst sein müssen. Die Bedeutung der einsprachigen Terminologiearbeit darf jedoch keinesfalls unterschätzt werden, da sich ihre Funktion nicht darauf beschränkt, als Voraussetzungen oder Vorstufe für eine zwei- bzw. mehrsprachige Terminologiedatenbank zu fungieren. Es müssen Namen und Bezeichnungen für bestimmte Produkte und Verfahren festgelegt oder sogar geschaffen werden, die meist sehr spezifisch sind und oft nur im Kontext eines bestimmten Unternehmens Verwendung finden. Wenn diese Bezeichnungen auch von all jenen, die nicht an ihrer Entstehung mitgewirkt haben, verstanden werden sollen, ist es notwendig, ihre exakte Bedeutung zu dokumentieren und zugänglich zu machen. Nicht zuletzt infolge immer kürzerer Produkt- und Wissenszyklen hat die Technische Dokumentation enorme Bedeutung erlangt. Immer mehr technische Produkte müssen einem immer größeren und schwerer einzuschätzenden Adressatenkreis nahe gebracht werden. Die Wichtigkeit des Themas unterstreichen einerseits wachsende juristische Anforderungen an die Technische Dokumentation, andererseits die zunehmende Diskussion über dieses Thema in der Öffentlichkeit Erfolgsfaktor Technische Dokumentation (Bullinger, 1998) Die folgende Abbildung, entnommen aus der Kurzfassung der Studie von H.J. Bullinger, Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, Technische Dokumentation Ermittlung der Potentiale im Produktlebenszyklus Ein Verfahren zur Ermittlung von Kennzahlen für den Einsatz und Nutzwert der technischen Dokumentation (Bullinger, 1998) zeigt, aus welchen Bereichen die Anforderungen kommen, die an die Technische Dokumentation gestellt werden. Es sind nicht nur die Anforderungen aus dieser Vielzahl von Bereichen, die den Fachleuten im Bereich Technische Dokumentation Höchstleistungen abverlangen, sondern insbesondere auch die kurze Zeitspanne, in der die erforderlichen Informationen recherchiert und verfügbar gemacht werden müssen. 14

18 Hintergrund der Studie Abb. 2: Anforderungen an die Technische Dokumentation (aus: Bullinger, 1998) Welchen Beitrag kann nun Terminologiearbeit in den einzelnen Bereichen zur Optimierung des Arbeitsergebnisses leisten? Juristische Anforderungen Wie bereits in Abschnitt 1.1 kurz angesprochen, sind es die Produkthaftungsbestimmungen, die den Verantwortlichen besonders deutlich vor Augen führen, wie wichtig die Eindeutigkeit von Benennungen ist. Neben einer fehlerfreien Konzeption und einer fehlerfreien Herstellung ist auch die fehlerfreie Darbietung Voraussetzung für die Fehlerfreiheit eines Produkts. Fehlerfreie Darbietung, d.h., dem Benutzer sind alle erforderlichen Informationen bezüglich des sicheren Umgangs mit dem Produkt in den produktbegleitenden Unterlagen (der Betriebsanleitung) vollständig, klar und unmissverständlich zu vermitteln (Gabriel; Schmidt, 2001, p.17). Terminologiearbeit stellt sicher, dass eine Benennung tatsächlich immer nur einen bestimmten Begriff bezeichnet und damit unmissverständlich ist (vgl und 4.2.1). Nur dank einer exakten Dokumentation der Begriffe und aller ihnen zugeordneten Informationen, in erster Linie der Benennungen, kann erreicht werden, dass in der internen und externen Kommunikation Missverständnisse gar nicht erst aufkommen. Dokumentation bedeutet nicht nur Nachvollziehbarkeit im Sinne der Qualitätssicherung, sondern ist auch im Falle juristischer Auseinandersetzungen von größter Wichtigkeit. Die Kommunikationsprozesse, in deren Zentrum das Unternehmen steht, verlaufen aber nicht nur von innen nach außen (vgl. Abb. 1, 1.1). Externe Informationen müssen im Unternehmen verfügbar gemacht werden. So gilt insbesondere für den angesprochenen Bereich, dass die exakte Bedeutung von Bezeichnungen, die in einschlägigen Gesetzen und Richtlinien Verwendung finden, im Unternehmen bekannt und für alle Benutzer zugänglich und nachvollziehbar sein müssen. 15

19 Hintergrund der Studie Globalisierung Der Nutzen von ein- und mehrsprachiger Terminologiearbeit im Dienste der Globalisierung liegt auf der Hand, betrachtet man die Anforderungen an Lokalisierung und Übersetzung. Gerade bei der Anpassung der Produkte und Leistungen an Zielmärkte anderer Kulturkreise müssen Missverständnisse vermieden werden. Im Zusammenhang mit Lokalisierung ist meist von Softwareprodukten die Rede. Immer mehr Softwareproduzenten bemühen sich bereits während der Entwicklungsphase, mehrsprachige Terminologie exakt festzulegen und einheitlich in Bedienoberfläche, Hilfefunktion und Dokumentation anzuwenden. Durch den Einsatz terminologischer Methoden bei der Übersetzung können Versionen für lokale Märkte ohne große Zeitverzögerung herausgebracht werden. Die Kosten für die Anpassung der Software verringern sich so stark, dass auch die Entwicklung von Versionen für kleinere Sprachräume lohnt. (RaDT, 1997, Im Zusammenhang mit Lokalisierung macht es auch Sinn, in einer Terminologiedatenbank z.b. Einträge für verschiedene Maßeinheiten und ihre entsprechenden Abkürzungen, für kulturabhängige Datumschreibweisen u.a. vorzusehen, die sinnvollerweise jeweils auch mit einem regionalen Verwendungshinweis zu versehen sind. Wirtschaftlichkeit Welche Rolle spielt Terminologie für die Wirtschaftlichkeit von Technischer Dokumentation? Den erheblichen Kosten für die Einführung eines Terminologiemanagementsystems steht ein namhafter Nutzen gegenüber - Zeitersparnis und Kostenersparnis durch weniger Recherchen, weniger Rückfragen, Handhabungsminderung z.b. durch Übernahme elektronisch verfügbarer Information (Schwetz, 1994, p. 69), weniger Nachbearbeitungs- und Korrekturaufwand. Die Kostenseite wird bestimmt durch Fixkosten (Hardware, Software, Schulung, Arbeitszeit für Eingabe und Verwaltung) und durch variable Kosten (Zeit und Anzahl der für die Terminologie- Recherche benötigten Personen, Kommunikation mit den Fachleuten, Pflege des Terminologiebestands). In diesem Zusammenhang weist Keglevic (1999) in ihrer Diplomarbeit nach, dass höhere Fixkosten geringere variable Kosten bedeuten und Mehrfachnutzung eine raschere Amortisation der Investition bringt. Ebenfalls auf der Habenseite zu verbuchen sind mehr Vertrauen der Partner, mehr Vertrauen und Sicherheit der Kunden, Marktnähe und Qualitätsgewinn. Koller (1994) wählt den Transaktionskostenansatz, um zu zeigen, in welchen Fällen Terminologiearbeit wirtschaftlich ist. Unter einer Transaktion versteht man im Rahmen dieser Theorie den Austausch von Informationen zur vorbereitenden Klärung, zur Vereinbarung und zur Verwirklichung des Leistungsaustausches. (Koller, 1994, p. 80, Hervorhebungen im Original). Ohne auf den interessanten Beitrag von Koller hier näher eingehen zu wollen, da dies den Rahmen der vorliegenden Arbeit sprengen würde, sollen doch die wichtigsten Kernthesen erwähnt werden (Koller, 1994, p. 91): - Die Kosten des Informationsaustausches bilden in unserer arbeitsteiligen Wirtschaft das zentrale Problem. - Wesentlicher Bestandteil der Kommunikationsprozesse ist es, zwischen den Transaktionspartnern ein gemeinsames Verständnis über die auszutauschenden Leistungen und die Austauschbedingungen zu erzielen. 16

20 Hintergrund der Studie - Allgemeingültige Terminologiearbeit enthebt die Transaktionspartner zahlreicher Kommunikationsprozesse und senkt somit die bei einzelnen Transaktionen auftretenden Kosten erheblich macht sie z.t. erst möglich! - Terminologiearbeit vermeidet Missverständnisse zwischen den Transaktionspartnern, die nicht nur direkte Kosten nach sich ziehen, sondern u.u. auch die Beziehung zwischen den Partnern nachhaltig belasten. Die Häufigkeit der Transaktionen beeinflusst jedenfalls die Kostenstruktur. Je häufiger eine Terminologiedatenbank verwendet und erweitert wird, desto wirtschaftlicher wird sie. Darauf weist auch Schmitz (2001/1) hin. Daraus ergibt sich zwangsläufig die Forderung nach der Integration der Terminologiedatenbank in alle Unternehmensbereiche. Ein anschauliches Beispiel zum Kostenvorteil wiederverwendeter Information (Stichwort reuse ) liefert die Präsentation, die auf der TAMA-Konferenz 2001 (TAMA = TERMINOLOGY IN ADVANCED MICROCOMPUTER APPLICATIONS) in Antwerpen von Ben Martin und Barbara Inge Karsch gehalten wurde. Beim Softwarehersteller J.D.Edwards wurden die Kosten für Korrekturen in der Software-Übersetzung herausgearbeitet, um das Management von der Notwendigkeit eines Terminologieverwaltungssystems zu überzeugen. In Antwerpen wurde eine Berechnung präsentiert, die auf folgender Annahme beruht: 10 $0.23/word = $2.30 Copied into 10 books = $23.00 Translated into 7 languages = $ versus 10 words reused in 10 books = $2.30 Translated into 7 languages = $16.10 An dieser Stelle möchte ich Barbara Inge Karsch herzlich dafür danken, dass sie mir die Folien der TAMA-Präsentation kurzfristig zur Verfügung gestellt hat. Die Tabelle stammt aus dieser Präsentation. Eine Änderung ist zunächst in einem Dokument zehn Mal mit Kosten von $ 0,23 pro Wort durchzuführen. Dann muss diese Änderung auf vier weitere Modelle in je zwei Versionen übertragen werden. Darauf folgt die Übersetzung in sieben Sprachen. Es ergeben sich Kosten, die im oberen Bereich der unten stehenden Tabelle angeführt sind. Nach Implementierung eines Systems, das den reuse der Wörter erlaubt, reduzieren sich die Kosten auf etwa 10 % der vorher anfallenden Kosten. Ein weiteres Beispiel für die Kostenersparnis durch den Einsatz von Terminologiedatenbanken nennt Heyn (2002, p. 208). Er berichtete auf dem Symposium des Deutschen Terminologietags DTT e.v. in Köln 2002 von einer großen europäischen Bank, in der ca Mitarbeiter Zugriff auf die Terminologiedatenbank des Unternehmens haben. In der zweiten Jahreshälfte 2001 erfolgten durchschnittlich Anfragen pro Monat. Die Kostenberechnung geht von der Annahme aus, dass ein durchschnittlicher Angestellter die Datenbank einmal pro Monat konsultiert und sich dadurch Minuten Recherchezeit erspart. Die Wertigkeit der Terminologiedatenbank im Bereich Effizienzsteigerung der Kommunikation beträgt unter Zugrundlegung der Kosten pro Arbeitsstunde zwischen und pro Jahr. (Heyn, 2002, p ). 17

21 Hintergrund der Studie S.E. Wright befasste sich mit dem Gedanken der Integration der Terminologiedatenbank in alle Unternehmensbereiche in ihrer Präsentation Terminology in Business Environments (Saarbrücken, 1998, Sie unterscheidet hierbei zwischen Kernaktivitäten - Design und Produktentwicklung - Materialverwaltung und Logistik - Herstellung und Produktion - Verkauf und Marketing - Informationsspeicherung und Retrieval (Intranet und Internet) und Dokumentation - Computerprogrammierung - Technical Writing - Lokalisierung - Sprachverarbeitung (natürliche Sprache) - Informationsspeicherung und Retrieval. Idealerweise soll ein Terminologiemanagementsystem in der Lage sein, allen Mitarbeitern Nutzen zu bringen, indem es mehr oder weniger an allen Vorgängen im Unternehmen beteiligt ist (Schmitz, 2001/1). Qualität Da Terminologiearbeit für alle Unternehmensbereiche von Bedeutung ist, ist es logisch, sie bereits zu Beginn des Lebenszyklus eines Produkts in die Entwicklungsphase einzubinden. The greatest benefits can be gained, however, if terminology management has been consciously planned during the development cycle. (Esselink, 2000, p. 399). Diese wichtige Feststellung hat B. Esselink zwar in Bezug auf Lokalisierung getroffen, sie trifft aber auf Terminologiearbeit im betrieblichen Umfeld generell zu. Die Vorteile, die laut Esselink mit dem Einsatz von Terminologiearbeit in diesem frühen Stadium erreicht werden können, sind folgende: - eindeutige ausgangssprachliche Dokumentation, die leichter zu lesen und zu übersetzen ist - standardisierter Wortschatz für alle Unternehmensbereiche als Unterstützung für die Einführung eines Corporate Image - wesentliche Zeitersparnis bei der Übersetzung, insbesondere wenn computerunterstützte Übersetzungstools oder Maschinelle Übersetzung zum Einsatz kommen, wobei für MÜ der Rückgriff auf elektronisch gespeicherte Terminologiebestände eine zentrale Rolle spielt - Kostenersparnis durch höhere Konsistenz und terminologische Einflussnahme auf die Produkte. Durch die Definition von Begriffen in einer (Ausgangs)Sprache gleich zu Beginn des Produktzyklus ist es möglich, die Prägung und Verwendung der ihm zugeordneten Benennungen zu steuern. (Vgl. hierzu auch 3.3, 3.8 und 3.39). Damit wird Terminologiearbeit zu einem Element der Qualitätskontrolle, das den gesamten Produktzyklus in der Dokumentation begleitet: 18

22 Hintergrund der Studie von der ersten Idee über Entwicklung (Spezifizierung der Kundenanforderungen, Entwicklungsvorgaben, Software Design Dokumentation), Herstellung (Dokumentation des Produktionsprozesses), Marketing und Verkauf (Produktinformationen, Werbeauftritte) bis zur Kundenbetreuung (Tutorials, Bedienungsanleitungen, Hilfesysteme, Wartungshandbücher, Reparaturanleitungen, Service-Hotline). Wenn Terminologiearbeit tatsächlich in diesem frühen Stadium eingebunden werden kann, ist sie präskriptiv, d.h. die Festlegungen der Terminologiedatenbank sind verbindlich und ihre Einhaltung zu kontrollieren. Der Leitfaden Betriebsanleitungen der tekom (Gabriel; Schmidt, 2001) listet Terminologie als einen der Parameter zur Prüfung der Qualität von Betriebsanleitungen auf. Konsistente Terminologie ist eines der wichtigsten Qualitätsmerkmale von Texten, das nur mit Hilfe konsequenter Terminologiearbeit erreicht werden kann. Im Zusammenhang mit den Begriffen Qualität und Konsistenz ist auch der Begriff Corporate Identity (CI) zu sehen. CI ist die Verkörperung der Philosophie One face to the costumer. Zu ihren hervorstechendsten Merkmalen zählt neben visuellen Zeichen die Corporate Language - eine vom Unternehmen eigens entwickelte und gepflegte Sprache. (Vgl. 3.10). Ihr wesentlichstes Kennzeichen ist Einheitlichkeit, Konsistenz. Das Unternehmen ist in einer unverwechselbaren Form in der Vorstellung des Kunden präsent, was einen wichtigen Wettbewerbsvorteil mit sich bringt und die Markenbildung erleichtert. In Unternehmen, die der Strategie der Corporate Identity folgen, werden die Botschaften in der Corporate Language an die Kunden gebracht. Die Produktinformation als Teilbereich der Technischen Dokumentation, sei es in Form von Werbebroschüren, Betriebsanleitungen oder Handbüchern ist gleichzeitig die Visitenkarte des Unternehmens und ein werbewirksames Mittel zur Kommunikation mit dem Kunden. Sie ist der Spiegel des Unternehmensimage. (Le-Hong, 1994, p. 97). In einem Style Guide können beispielsweise Festlegungen zur Sprache (Wortwahl, Textaufbau), aber auch zu Inhalten (standardisierte Inhalte) und zur Gestaltung (Layout, Typografie) enthalten sein. Er listet also Gestaltungsregeln im Sinne einer Corporate Language auf. Bezüglich der sprachlichen Festlegungen kann er entweder mit einer Terminologiedatenbank verknüpft werden oder diese kann ihrerseits Festlegungen für den Style Guide enthalten (Vorzugsbenennungen, Umsetzung von Rechtschreibregeln, Schreibvarianten, Gestaltung und Verwendung von Abkürzungen u.a.). Die Einhaltung aller Vorgaben der Terminologiearbeit wirkt sich nicht nur positiv auf ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens, sondern auch auf die Textverständlichkeit aus, was wiederum gute Übersetzbarkeit zur Folge hat. Informationsverständlichkeit Im Sinn der Informationsverständlichkeit muss sich jeder Technische Autor die Fragen stellen: Trifft der Ausdruck das Gemeinte? und Versteht der Adressat den Ausdruck in meinem Sinne? (Göpferich; Schmitt 1996). Der Autor hat zu entscheiden, welche Benennung in konkreten Texten für konkrete Zielgruppen verwendet bzw. vorgezogen werden sollen. Wenn er die Möglichkeit hat, aus einer Terminologiesammlung Benennungen, die einem Begriff zugeordnet sind, samt Verwendungshinweisen entnehmen zu können, bedeutet dies nicht nur eine wesentliche Zeitersparnis. Ein allzu sorgloser Umgang mit Neuprägungen und unerwünschte terminologische Vielfalt, die der Textverständlichkeit abträglich sind, können so bereits von vornherein vermieden werden. Eine sorgfältig geführte Terminologiedatenbank 19

23 Hintergrund der Studie beinhaltet auch alles, was der Technische Autor für einen etwaigen Glossaranhang zur Erläuterung unbekannter Termini benötigt. Darüber hinaus liefert sie konsistente Benennungen für das gesamte Benutzerinterface, z.b. in Bedienanleitungen, Wartungshandbüchern und Ersatzteillisten. Produktion Immer kürzere Produktzyklen ziehen immer kürzere Dokumentationszyklen nach sich. Nur durch den maximalen Einsatz moderner Technologien, modularen Textaufbau und strenge Vorgaben für die Textgestaltung (Stichworte Style Guide, Kontrollierte Sprache) können Texte rasch produziert und ebenso rasch geändert werden. Es ist sehr schwierig schwierig, ohne konsistente Terminologie Systeme für Single Source Publishing (Produktion von verschiedenen Texten wie etwa Start Guide, Tutorial, Referenzhandbuch u.a. aus einer Quelle) und Cross Media Publishing (Produktion von Dokumenten aus einer Quelle für mehrere Medien) sowie integrierte Übersetzungssysteme oder Maschinenübersetzung (vgl und 3.26) effizient zu verwenden. Die Einhaltung enger Terminvorgaben ist nur durch den Einsatz spezialisierter Werkzeuge für die Erledigung von Routine-Aufgaben und durch die Vermeidung von Redundanzen möglich. Arbeitsorganisation Aus den kurzen Dokumentationszyklen ergibt sich die Notwendigkeit einer arbeitsteiligen Vorgangsweise bei der Erstellung von Texten im Rahmen der Technischen Dokumentation. Reibungslose Teamarbeit wird möglich durch den Zugriff aller Beteiligten auf eine gemeinsame Datenbank, die ihrerseits wieder in Teamarbeit erstellt wird. Die Nachvollziehbarkeit der Einträge erlaubt die Benutzung der Datenbank auch durch alle jene, die nicht an ihrer Erstellung beteiligt waren. Terminologiearbeit hat ihren festen Platz im Workflow der Technischen Dokumentation, und zwar überall dort, wo Benennungen entstehen bzw. geprägt werden, wo sie verwendet werden und wo sie verstanden werden müssen. Für den reibungslosen Informationsaustausch (Import und Export von Daten) müssen geeignete Schnittstellen vorhanden sein (vgl. hierzu 4.2.3). Technologie Für die Erstellung und Pflege von Terminologiedatenbanken gibt es Spezialprogramme, deren Verwendung ausdrücklich zu empfehlen ist. (Vgl , Terminology Management Entry Structures). Häufig werden Terminologieverwaltungsprogramme gemeinsam mit Translation Memory Systemen erworben. Die Werkzeuge allein sind jedoch zu wenig. Es müssen Personen in der richtigen Verwendung der Werkzeuge geschult werden. Schmitz (2001/1) fordert in diesem Zusammenhang, dass alle Personenkreise, die fachsprachliche Texte erstellen, aufbereiten und übersetzen, die richtigen Methoden für die Arbeit mit Terminologie kennen und passende Werkzeuge für Verwaltung und Nutzung von Terminologie einsetzen können. 20

24 Hintergrund der Studie Informationsorganisation Einer der Aufgabenbereiche der Technischen Dokumentation ist die Sammlung aller Informationen und Daten zu Produkten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Diese Informationen sind für den internen und externen Gebrauch aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. In diesem Sinn ist Information für die Technische Dokumentation sowohl Rohstoff als auch Endprodukt und Informationsmanagement ein zentrales Anliegen der Technischen Dokumentation. (Anders/Gersdorf, 2001). Die Informationen müssen leicht zugänglich und anwendungsgerecht aufbereitet zur Verfügung stehen (Anders/Gersdorf, 2001, p. 205). Eine wichtige Rolle in diesem Zusammenhang können konsistent aufgebaute und penibel verwaltete Terminologiedatenbanken spielen. Sie erlauben die Wiederauffindbarkeit und somit Wiederverwertbarkeit der gespeicherten Informationen auf raschem Weg. Eine Terminologiedatenbank ist auch ein möglicher Ausgangspunkt für den Aufbau einer Wissensdatenbank im Rahmen von Knowledge Management. Wissensmanagement ohne klar strukturierte Firmenterminologie bleibt in den Anfängen stecken (Wachowius, 2001) und Terminologie als strukturierte Menge von Begriffen und deren Repräsentationen in einem bestimmten Fachgebiet ist gleichzeitig wesentlicher Träger von Wissen und Erkenntnis [...] (Budin, 2001, p.105). Die in einer Terminologiedatenbank strukturierte Information kann durch Selektieren und Sortieren in Wissen umgewandelt werden. Es ist nicht die schiere Menge von Informationen, die uns schlauer macht, sondern die Art, wie wir diese Informationen filtern, strukturieren und analysieren. (Limper, 2000, p. 45). Fazit Als Abschluss zu den Überlegungen, wie Terminologiearbeit helfen kann, die Anforderungen, die aus den genannten Bereichen an die Technische Dokumentation gestellt werden, zu erfüllen, sei der Autor der Studie zitiert: Die steigende Verfügbarkeit digitaler und multimedialer Dokumentationstechnologien erfordert [...] neue Formen der Arbeitsorganisation sowie der Informationsorganisation und -modellierung. Der Aufbau, die Pflege und vor allem die Nutzung zentraler, medienneutraler Informationsarchive und datenbanken zum Zwecke einer durchgängigen Erstellung und Distribution technischer Dokumentation für die unterschiedlichsten Zielmedien und Anwendungskontexte ist in aller Munde. (Bullinger, 1998). 21