Von 1400 Seiten zum eyligen Datentransfer mit BMEcat und Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG, Gisela Eylert

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2 Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG Seite 2

3 Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG Händler und Dienstleister mit den Artikelgruppen Seite 3

4 Motive für den Einsatz von BMEcat und Kundenforderungen nach aktuellen und vollständigen Informationen über unser Artikelsortiment Hoher Aufwand für die Herstellung gedruckter Papierkataloge verzögert die Herausgabe aktueller Kataloge. Kundenforderungen nach Lieferung der Artikeldaten im BMEcat-Format und Zuordnung der Artikel zum BMEcat-Standard Hoffnung auf Wiederverwendbarkeit der Standards für andere Kunden und Zwecke Seite 4

5 Ausgangssituation für Katalog und Werbeagentur Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG Bearbeiter Katalog Stammdaten Bestellinformationen Preisinformationen Verarbeiten der Textdateien, Einfügen von Werbeaussagen, Gestalten Kataloglayout, Probedruck Erfassen von Textdateien Fachspezialisten Stammdatenverwaltung Erfassen der Artikeleigenschaften und anderer Zusatzdaten Korrekturen, Katalogdruck Übergabe an Druckerei Korrekturlesung EDV-Abteilung, Azubi, Praktikanten

6 ERP-System Ausgangssituation für BMEcat Microsoft Business Solutions XAL Datenbank Microsoft SQL Server Aufbau Kunde A Aufbau Kunde B Artikelstammdaten Preise Aufbau Kunde C CSV Excel Aufbau Kunde X Seite 6

7 Ziel Nr. 1: schnelle, fehlerfreie Herstellung des gedruckten Kataloges mit geringen Kosten Druckerei Werkzeug-Eylert ERP-System Microsoft BS XAL Adobe InDesign Plugin Xactuell Erfassung von Artikel- Stammdaten Klassifizierung der Artikel Konfiguration der Darstellung im Katalog Ausgabe Rohdokument als Indesign-Datei Fehlerkorrektur, Aktualisierung, Endabnahme Werbeagentur Layout-Software Adobe InDesign gestalterisches Überarbeiten Rohdokument evtl. Rückübertragung zu Eylert zwecks Aktualisierung der Daten, Fehlerbereinigung und Endabnahme fertiges Dokument wird an Druckerei gegeben

8 Klassifizierung von Artikeln nach Klassifizierung eclass Eylert Artikel Variante 5,80 Vielzweckleiter Produktklassen Merkmale Werte Ergänzende Merkmalsbeschreibung Leiter (Werkstatt) Höhe 0,99 m Anzahl der Stufen 4 x 4 Höhe als Arbeitsbühne Seite 8

9 Konfiguration der Darstellung im Katalog Die wichtigsten Komponenten einer Katalogseite. Überschrift Piktogramm Merkmale eines Basisartikels Bild Variantentabelle Variante Merkmal Preis Seite 9

10 Ziel Nr. 2: Ausgabe elektronischer Kataloge im BMEcat-Format mit Artikelstammdaten ERP-System Microsoft Business Solutions XAL Datenbank Microsoft SQL Server Klassifizierung mit und Eylert BMEcat- Export Preise BMEcat <REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME> ECLASS </REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME> <REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID> </REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID> <FEATURE> <FNAME>BAA316001</FNAME> Vollhartmetall</FVALUE> Name</FDESCR> </FEATURE> <FEATURE> Stufe</FDESCR> </FEATURE> <FEATURE> Schaftes</FDESCR> <FVALUE>Kurzer Spiralbohrer <FDESCR>Produkt- <FNAME>BAA849001</FNAME> <FVALUE>1</FVALUE> <FUNIT> </FUNIT> <FDESCR>Winkel der letzten <FNAME>BAA401001</FNAME> <FVALUE>Zylinder</FVALUE> <FDESCR>Form des Seite 10

11 Werbeagentur Verarbeiten der Textdateien Einfügen von Werbeaussagen, Gestalten Feinarbeiten Kataloglayout, Probedruck Veränderung der Prozesse Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG Klassifizierung Bearbeiter der Artikel nach Katalog Bereitstellung von Zusatzdaten Erfassen von Textdateien EDV-Abteilung Datenbereitstellung Fachspezialist Stammdaten Bestellinformationen Preisinformationen Stammdatenverwaltung Erfassen der Artikeleigenschaften und anderer Zusatzdaten Korrekturen, Katalogdruck Übergabe an Druckerei Sofortige Geschäftsleitung Korrekturlesung Prüfung Korrekturlesung Freigabe EDV-Abteilung, Azubi, Praktikanten

12 Herstellung eines gedruckten Kataloges mittels Database Publishing direkt aus dem ERP- System Der Katalog wird mit erheblich geringerem Kosten- und Arbeitsaufwand und in kürzerer Zeit hergestellt. Dabei werden die hohen Anforderungen an das Layout gewährleistet. Der Katalog sieht weiterhin wie von Hand gemacht aus. Ergebnis

13 Ergebnis Werbeagentur Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG Klassifizierung der Artikel nach Bereitstellung von Zusatzdaten Stammdaten Bestellinformationen Preisinformationen Einfügen von Werbeaussagen, Feinarbeiten Kataloglayout, Probedruck EDV-Abteilung Datenbereitstellung Adobe InDesign BMECat-Standard Stammdatenverwaltung Gestalten Kataloglayout, Fachspezialist Korrekturen, Übergabe an Druckerei Geschäftsleitung Prüfung Freigabe Sofortige Korrekturlesung

14 Erfahrungen während des Projekts Positive Erfahrungen: Gute Motivation und gutes Arbeitsklima Sofortige Problemklärung Einhaltung des Zeitplans Sofortige Beseitigung von Fehlern durch Programmierarbeiten im eigenen Haus Geringe Belastung der Fach-Spezialisten Negative Erfahrungen Fachspezialisten stehen nicht immer zur Verfügung und haben keine Kenntnisse Fehlende oder abweichende Artikelmerkmale im Hoher Zeitaufwand für Merkmalserfassung Zusätzliche nicht geplante Zeitaufwände Seite 14

15 Erfahrungen während des Projekts Erfahrungen: 1. Erhöhung der Anforderungen an die IT-Sicherheit in Bezug auf Technik, Daten und Prozesse Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr IST-Analyse der IT-Umgebung und Prozesse Konkrete Handlungsempfehlungen 2. Kein reines IT-Problem, interdisziplinäre Zusammenarbeit notwendig Seite 15

16 Nutzen und Wirtschaftlichkeit Verkürzung des Herstellungszeitraumes für Kataloge Verringerung der Herstellungskosten Kein Arbeiten mehr unter Zeitdruck Verringerung der Fehlerquote Sofort vollständige Artikelinformationen im Internetshop Verbesserung der Kundenzufriedenheit Wiederverwendung BMECat-Format Verbessertes Layout im Internetshop ist möglich Seite 16

17 Nutzen und Wirtschaftlichkeit Einsparung externe Kosten für die Werbeagentur: ca. 2/3 der bisher angefallenen Kosten Herstellung Layout für eine Katalogseite: 1 Minute Einsparung interne Kosten: ca. 50% Seite 17

18 Reduzierung des Aufwandes Werbeagentur Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG Klassifizierung der Artikel nach Bereitstellung von Zusatzdaten Stammdaten Bestellinformationen Preisinformationen Einfügen von Werbeaussagen, Feinarbeiten Kataloglayout, Probedruck EDV-Abteilung Datenbereitstellung Stammdatenverwaltung Gestalten Kataloglayout, Fachspezialist Korrekturen, Übergabe an Druckerei Geschäftsleitung Prüfung Freigabe Sofortige Korrekturlesung

19 Zukunft des ebusiness im Unternehmen Merkmalssuche im Internet-Shop Merkmalssuche im ERP-System Aktionsprospekte mit ausgewählten Artikeln Sensibilisierung der Lieferanten: für BMECat-Standard Seite 19

20 Fazit Standards bieten den hervorragenden Vorteil, dass einmal erarbeitete Lösungen wiederholt mit nur geringem Aufwand eingesetzt werden können Seite 20

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Werkzeug-Eylert GmbH & CO. KG F.-O.-Schimmel-Straße Chemnitz Gisela Eylert Holger Rieß Projektleiterin Informatiker Tel.: (0371) (0371) Gisela.Eylert@werkzeug-eylert.de Holger.Riess@werkzeug-eylert.de Gefördert durch das durchgeführt von Kooperationspartner Seite 21