Projektbericht Success Story

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1 OSRAM Licht AG Insbesondere für die Contract Manager bei OSRAM hat sich die Einführung des ecspand Vertragsmanagements von d.velop gelohnt. Analysen der Vertragssituation gehen erheblich schneller als vorher.

2 Alle Verträge weltweit in einem System Das Unternehmen OSRAM mit Hauptsitz iin München ist einer der beiden weltweit führenden Lichthersteller. Mit seinem Portfolio deckt das Unternehmen die gesamte Wertschöpfungskette von Komponenten einschließlich Lampen und optischer Halbleiter wie lichtemittierender Dioden (LED) über Vorschaltgeräte bis hin zu vollständigen Leuchten, Licht-Management-Systemen und Beleuchtungslösungen ab. OSRAM beschäftigt weltweit rund Mitarbeiter und erzielte im Geschäftsjahr 2012 einen Umsatz von 5,4 Milliarden Euro ( jeweils zum 30. September 2012). Mehr als 70 Prozent des Umsatzes erwirtschaftet OSRAM mit energieeffizienten Produkten. Im Fokus der Geschäftsaktivitäten steht seit über 100 Jahren das Thema Licht und damit Lebensqualität. Warum fiel die Entscheidung auf ecspand? ecspand war der einzige Anbieter, der die Theorie sofort im Praxiseinsatz zeigen und eine kurze Realisierungszeit des Projektes garantieren konnte. Unsere Fragen wurden am lebenden System beantwortet bzw. Beispiele gezeigt wie bestimmte Anforderungen abgebildet werden können. Das hat uns überzeugt. Ausgangssituation Frank Merbecks, Contract Manager bei OSRAM: Als international arbeitendes Unternehmen haben wir viele ebenso international arbeitende Kunden, die bei uns durch IKAMs (International Key Account Manager) bearbeitet werden. Und da es eben nicht nur globale, sondern auch lokale Verträge gibt, haben wir nach einer Möglichkeit g sucht den IKAMs diese Verträge jederzeit verfügbar zu machen ohne die Existenz und den Inhalt der Verträge lokal nachfragen zu müssen. Zielsetzung Frank Merbecks beschreibt, dass nach einer Möglichkeit gesucht wurde, die Verträge weltweit in einem System zu verwalten und zur Verfügung zu stellen. Das System musste Baustein des OSRAM Contract Management (= OCM) Prozesses werden, nach dessen Regeln bei OSRAM Verträge entwickelt werden. In einem zweiten Schritt ist eine systemgestützte Vertragsentwicklung (z. B. E-Workflow) über das OCM angedacht. Die Verträge bei OSRAM werden regional abgelegt. Allerdings führte dies immer zu sehr langen Antwortzeiten bei Abfragen über das Vorhandensein bzw. den Inhalt solcher Verträge. Insbesondere dann, wenn die Ansprechpartner nicht klar definiert, diese im

3 Urlaub oder krank waren oder wenn der Vertrieb außerhalb der normalen Arbeitszeiten Informationen benötigte. Auswahlstrategie Internetrecherche stieß die IT der OSRAM auch auf die PSC Portal Systems und ecspand und unter den drei weiteren in Frage kommenden Anbietern, war d.velop mit ecspand der einzige Anbieter der eine Art out of the box Lösung hatte. Dass die Anforderungen aus dem Hause OSRAM direkt live gezeigt werden konnten, überzeugte. Ein Pluspunkt, den die anderen ausgewählten Anbieter nicht erfüllen konnten, denn diese boten überwiegend individuelle Entwicklungen an. Ein Grobkonzept war die Basis für die Angebotsabgabe der vier Herstellerfirmen. Auf Basis der Anforderungen sollte ein entsprechendes Realisierungskonzept erarbeitet werden. Anschließende Workshops zeigten dann die praktischen Umsetzungsmöglichkeiten. Da ecspand der einzige Anbieter war, der die Theorie sofort im Praxiseinsatz zeigen konnte, war der Favorit schnell gefunden. Unsere Fragen wurden am lebenden System beantwortet bzw. Beispiele gezeigt, wie bestimmte Anforderungen abgebildet werden können. Das hat uns überzeugt. Projekt Einen Testbetrieb hat es auf Grund der kurzen Anlaufzeit nicht gegeben. Im Januar 2011 wurde sofort produktiv gestartet. Frank Merbecks: Unser Testsystem, in dem wir jetzt neue Funktionalitäten/Change Requests entwickeln und testen können, steht beim Rollout auch anzubindenden OSRAM Gesellschaften zur Ansicht und zum Ausprobieren zur Verfügung. Die Einführung und die anschließende Betreuung kamen gut bei OSRAM an. Aufgetretene technische oder auch konzeptionelle Fehler wurden in der Regel kurzfristig behoben. Aufgrund der hohen Anforderungen an die Datensicherheit und Datenmengen, werden mehrere Websitesammlungen für die Verwaltung der Daten verwendet. ecspand Vertragsmanagement wird als globales Vertragsarchiv von Kundenverträgen sowie internen Verträgen eingesetzt. Die Hauptnutzer sind das Contract Management, der Vertrieb, das Vertriebscontrolling sowie der Bereich Finance and Accounting/ Tax, der für die internen Verträge verantwortlich ist. Zusätzlich wird das System vom Qualitätsmanagement zur Archivierung von Qualitätsvereinbarungen mit den Kunden genutzt. ecspand Vertragsmanagement ist bei OSRAM, OSRAM Opto Semiconductors und Traxon (Deutschland, Slowakei, Österreich und Ungarn) im Einsatz. Gerade wird der Rollout in weitere europäische Länder vorbereitet. Ab Frühjahr 2013 geht es mit den asiatischen Ländern weiter. Ein Rollout in die NAFTA Region ist von der Klärung einiger juristischer Fragestellungen abhängig aber auf jeden Fall geplant. Beim Rollout bekommen die User vorab einen Zugriff auf das Testsystem und die von OSRAM erstellte Userdokumentation. Im Rahmen eines Workshops (Dauer ½ Tag pro Land/Bereich) werden dann Fragen und Anforderungen geklärt. Die Produktivsetzung erfolgt im Anschluss über eine Schulung an deren Ende die ersten echten Verträge durch die User ins System geladen werden. Für die Startbetreuung plant OSRAM vier Wochen pro Land/Bereich ein. Im Augenblick gibt es bei dem über 100 Jahre alten Unternehmen etwa Vertragsmappen und ca Dokumente

4 im System. ecspand ist bei knapp 300 Usern ( nach einem weltweiten Rollout rechnen wir mit etwa Usern ) im Einsatz. Frank Merbecks: Wir hatten bereits eine Share- Point Farm für andere Anwendungen im Hause, somit war der Aufwand zur Integration in die vorhandene EDV überschaubar. Den Vorteil von ecspand Vertragsmanagement sieht der Vertragsmanagement- Profi in der weltweiten Verfügbarkeit, der kurzen Recherchezeit und der Einfachheit der Recherche. Eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit wird spürbar, wenn das System auch Vertragsentwicklung z. B. über einen E-Workflow unterstützt. Frank Merbecks: Wir konnten die Abläufe so optimieren, wie wir es geplant haben und widmen uns nun gemeinsam mit dem ecspand Team der systemgestützten Vertragsentwicklung und auditsicheren Archivierung. ecspand Vertragsmanagement wird weiter im Hause OSRAM ausgebaut. Die Endausbaustufe ist für Ende 2014 geplant.

5 Insbesondere für die Contract Manager bei OSRAM hat sich die Einführung des ecspand Vertragsmanagements von d.velop gelohnt. Analysen der Vertragssituation gehen erheblich schneller als vorher. Frank Merbecks, Contract Manager OSRAM d.velop AG Schildarpstraße Gescher, Deutschland Fon d-velop.de Version: Projektbericht Success Story OSRAM Licht AG August 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.

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