Microsoft SharePoint als strategische Option für das Enterprise gerechtfertigte Euphorie oder Hype?

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1 Microsoft SharePoint als strategische Option für das Enterprise gerechtfertigte Euphorie oder Hype? Name: Andreas Hess Funktion/Bereich: Manager Platforms & Integration Organisation: arvato Systems Liebe Leserinnen und liebe Leser, Die Automatisierung bzw. die IT-Unterstützung von Geschäftsprozessen schreitet weiterhin mit großen Schritten voran und ist heute auf den Schreibtischen angekommen auch bekannt als Information Worker. Zwar lassen sich Geschäftsprozesse im Office-Bereich nicht vollständig automatisieren, jedoch verändern moderne Techniken die Zusammenarbeit grundlegend. Die Zukunft der Netzwerk-Ökonomie erfordert moderne Kollaborationsplattformen. U.a. Stichworte wie Enterprise 2.0 zeigen einen fundamentalen Wandel auf, wo Technologie zum strategischen Treiber wird. Microsoft SharePoint bietet in diesen Szenarien als Business Plattform einen zentralen, integrierten Ort an dem Mitarbeiter effektiv und effizient mit Team-Mitgliedern zusammenarbeiten können. SharePoint ermöglicht es so, unternehmensrelevante Informationen sicher zu verwalten, Organisationsressourcen zu finden, Inhalts- und Arbeitsabläufe zu steuern, gemeinsame Lösungen zu erarbeiten, zusammen bessere Entscheidungen zu treffen etc. Ist damit SharePoint das strategische Tool für die neue Organisation oder werden andere Komponenten im Lead sein (ERP, CRM)? Diese und weitere Fragen beantwortet Herr Andreas Hess von arvato Systems in diesem Interview. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence-Site-Team...! Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Hess, Frage 1: Microsoft SharePoint Entwicklung, Status Quo und Zukunft Microsoft SharePoint hat sich in den vergangenen Jahren immer weiter entwickelt, ausgehend vom Release-Wechsel von SharePoint Portal Server 2003 auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 und dann auf SharePoint Wie bewerten Sie die Entwicklung und den Status-Quo von SharePoint? Was können Anwender heute erwarten, wenn es um den Einsatz von SharePoint geht? Welche Anwendungsszenarien werden abgedeckt, wo gibt es u.u. noch Lücken? Mit SharePoint 2010 setzt man auf ein bereits in der 4. Generation befindliches, gereiftes Produkt. Zahlreiche Rückmeldungen der Kunden und Anwender wurden in der aktuellen Version berücksichtigt und mit frischen Lösungskonzepten beantwortet. Klassisches Standardszenario von SharePoint ist das Dokumentenmanagement, trotzdem besteht hier weiterhin Verbesserungspotential. Die Kernfelder von DMS und ECM sind nicht ausreichend bzw. nur eingeschränkt unterstützt: Versionierungsmöglichkeiten, Performance großer Dokumentenbibliotheken, Performance bei detaillierten Berechtigungskonzepten, Berechtigungskonzepte in Bezug auf Versionierung, Umfang der Standardworkflows und vollständige Revisionssicherheit sind nur ein paar Schlagworte zu Themen bei denen wir Potentiale für Weiterentwicklung sehen. Weitere interessante Einsatzmöglichkeiten des SharePoints werden nicht ausreichend in den Mittelpunkt gestellt, wie bspw. Prozessunterstützung und -integration. Mit der Weiterentwicklung vom SharePoint rückt das Social-Paradigma mehr in den Mittelpunkt. Allerdings sind viele Unternehmen auch aufgrund unterschiedlichster interner Rahmenbedingungen diesen Schritt noch nicht gegangen. Stattdessen wünscht man sich Ausbau und Verbreiterung der Out-of-the-Box-Funktionalitäten wie Umfragen, Auswertungen, BI, Wikis etc., die mehrfach nur eine 50-Prozent-Lösung bieten. Lücken lassen sich auch im Bereich Application Lifecycle Management von branchen- oder kundenspezifischen Lösungen ausmachen, da Entwicklung, Auslieferung, Wartung und Change Management nach wie vor Fallstricke bergen. Hier haben wir als arvato Systems in den letzten Jahren eine Vielzahl von Best Practices entwickeln müssen. Antworten auf diese Probleme scheinen jedoch mit SharePoint 2013 adreswww.competence-site.de Seite 2

3 siert zu werden und geben durch das neue App-Modell Freiraum und Flexibilität zur klassischen serviceorientierten Softwarentwicklung. Frage 2: Microsoft SharePoint als strategische Basis für das Enterprise 2.0? Höhere Marktanforderungen bei gleichzeitigem Mitarbeitermangel lassen Unternehmen in die Effektivität und Effizienz der Mitarbeiter investieren. Hier können Plattformen wie Microsoft SharePoint eine Schlüsselrolle spielen, um neuere zukunftsfähigere Organisationsformen zu realisieren Stichwort Kollaboration und Enterprise 2.0. Welchen Stellenwert hat SharePoint Ihrer Einschätzung nach in der öffentlichen Wahrnehmung? Wird SharePoint schon als strategisches Werkzeug für neue Organisationskonzepte erkannt oder sind andere Systeme (ERP; CRM,...) strategisch relevanter? Was ist Ihrer Meinung nach die Rolle von SharePoint im Gesamtsystem? SharePoint hat einen hohen Stellenwert und ist beliebt bei Kunden. Die Einführung als strategisches und insbesondere auch notwendiges Werkzeug wird erkannt. Hierbei werden andere Lösungen oft nicht mehr berücksichtigt und SharePoint hat sich als der Standard etabliert. SharePoint wird als eine ganzheitliche Lösung zur Abbildung flexibler Kommunikationsprozesse und als zentrale Unternehmensplattform, als integrierendes System aller Umsysteme wie ERP und CRM erkannt. Aufgrund des Bedarfs einer langfristigen Planung und Investitionsbereitschaft in ein solches Ziel, empfehlen wir als arvato Systems dies in iteraktiven Schritten anzustreben, da sehr ambitionierte Ziele sonst durch eine nur teilweise Umsetzung verfehlt werden. Man muss dazu auch sagen, dass SharePoint für den Einsatz als zentrales Gesamtsystem noch nicht alle Anwendungsbereiche abdecken kann. Ablösung oder Integration von Altsystemen setzt dann eine Verfügbarkeit von entsprechenden Connectoren oder eine individuelle Entwicklung voraus. Seite 3

4 Frage 3: Einführung SharePoint: Herausforderungen, Chancen, Risiken Unternehmen realisieren mit Microsoft SharePoint komplexe Anwendungslösungen. Neben Collaboration-Portalen entstehen z.b. Web-Content-Management-Systeme für das Intranet und Applikationen für Beantragungs- und Freigabeprozesse. Um solche Lösungen erfolgreich zu realisieren, gilt es systematisch vorzugehen. Welchen Herausforderungen (technisch, organisatorisch) stellen sich bei der Realisierung und Einführung von SharePoint-Anwendungen? Welche Chancen können realisiert werden, welche Risiken drohen? Wie können Risiken reduziert werden? Größte Herausforderung ist immer die organisatorische Einführung von SharePoint. Es findet ein Paradigmenwechsel der täglichen Arbeit bei den Mitarbeitern statt. Dieser muss geschult und intensiv vermittelt werden, so dass neue Konzepte insbesondere in der Dokumentenablage, -verwaltung und -verwendung in den alltäglichen Gebrauch Einzug erhalten. Positive Akzeptanz und die Erkennung des Mehrwerts durch den Anwender, ist die Grundvoraussetzung für eine nachhaltige Wertschöpfungssteigerung. Konkrekt im Bereich DMS: Benutzung von Tags statt Ordnern, Links auf SharePoint-Dokumente statt Dateien verschicken etc. Grundregeln für die Zusammenarbeit müssen durch das Unternehmen in Form einer neuen Governance festgelegt werden: Was wird wo und wie im SharePoint abgelegt, was soll durch den SharePoint ersetzt werden. Chancen sind insb. nachhaltige Lösungen die die unternehmensweite Zusammenarbeit wirklich verbessern, ein kontinuierlicher Wissenstransfer im Alltag und die Einführung einer zentrale Applikationsplattform zur Abschaffung oder Konsolidierung von Insellösungen. Risiken sind häufig Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitern und ungenutzte Möglichkeiten zu einem weiteren Ausbau nach Ersteinführung. Diese können durch die Entwicklung einer langfristigen Strategie und Planung vermieden werden. Seite 4

5 Frage 4: Best-Practices Microsoft SharePoint Der überzeugendste Beleg für den Nutzen eines Konzepts sind erfolgreiche Lösungen und Best-Practice-Anwendungen. Das gilt auch für Microsoft SharePoint. Was sind Ihrer Meinung nach erfolgreiche Lösungen und Best-Practices in Ihrem Wirkungsbereich? Können Sie ein erfolgreiches Projekt skizzieren? Wie wurde vorgegangen? Was wurde als Ergebnis erreicht? Wie lange dauert das Projekt? Unsere Best-Practice-Ansätze zur Einführung umfassen immer das schrittweise Ersetzen oder Einführen von Prozessen und intensive Mitarbeiterschulungen mit Abbildung eines Key-User-Konzepts. Als Projektdauer mit Implementierung und Test- und Einführungsphase setzen wir mindestens sechs Monate, abhängig von der Organisation auch bis zu einem Jahr an. In erfolgreichen Projekten bei unseren Kunden haben wir es vermieden, alle Prozesse und Systeme mit einem Mal umstellen zu wollen. Eine Einführung muss schrittweise und dafür mit 100-Prozent-Lösungen der einzelnen Prozesse erfolgen nicht: alles auf einmal, dafür aber nur mit halber Funktionalität. Idealerweise erfolgt die Einführung anhand identifizierter und abgestimmter Kernprozesse in den SharePoint. Diese dienen als Aufhänger für alle Mitarbeiter, den SharePoint zu nutzen. Nach persönlichen Schulungen der Anwender und Bereitstellung eines im Alltag erreichbaren Ansprechpartners, war das Ergebnis bisher immer eine sehr hohe Akzeptanz. Seite 5

6 Frage 5: Zukunftsvision zu Microsoft SharePoint und Enterprise 2020 Auf der Competence Site denken wir in unterschiedlichen Bereichen über die Zukunft bis 2020 nach. Was ist Ihre SharePoint-Vision für 2020 oder - im abgeklärten Sinne Helmut Schmidts Wer Visionen hat, soll zum Arzt gehen - was sind Ihre Erwartungen an Microsoft SharePoint, wenn Sie 8 Jahre in die Zukunft weiterdenken? Wie sieht 2020 das Unternehmen der Zukunft powered by Microsoft SharePoint aus? BPM und EAI werden weiter in den Fordergrund rücken und über eine bessere Prozessunterstützung SharePoint als Kernsystem etablieren, das ganzheitliche Unternehmensprozesse abbildet und für bestimmte Anwendungsfälle Speziallösungen integriert. Außerdem wird sich SharePoint in seinen Kerndomänen wie Collaboration, Dokumentenmanagement, Search, Portal weiter verbessern und zur Referenzlösung werden ganz im Sinne von: Funktionen die bereitgestellt werden, müssen vollständige Lösungen bieten, keine Teillösung. Vielen Dank für das Interview! Seite 6