Bachelorarbeit. Khanh Nhu Nguyen

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1 Erstellung eines Konzepts zur Harmonisierung und Strukturierung von Audit Fragebögen bei EADS Cassidian in Manching mit dem Ziel, Vorbereitungszeit für Audits zu reduzieren. Bachelorarbeit Khanh Nhu Nguyen Hochschule München Fakultät für angewandte Naturwissenschaften und Mechatronik Deutsch-Französischer Bachelorstudiengang Produktion und Automatisierung Referent: Korreferent: Betreuer (Industrie): Prof. Dr.- Ing. Stefan Linner Prof. Dr.-Ing. Alfred Fuchsberger Dr.rer.nat. Karl Peter Holl Dipl.-Ing.Univ. Hans Georg Völkert Tag der Einreichung

2 Zusammenfassung Wegen der Veränderung der politischen Situation in den letzten 20 Jahren stagnieren oder schrumpfen die europäischen Verteidigungsmärkte. Gleichzeitig können die aufstrebenden Märkte in naher Zukunft noch für das notwendige Wachstum in den Verteidigungsmärkten sorgen. Vor diesem Hintergrund wird der Wettbewerb in und außerhalb Europas immer härter. Für die europäischen Verteidigungs- und Sicherheitsunternehmen wie EADS Cassidian erhöht sich der Konkurrenzdruck. In allen Bereichen werden deshalb einfachere und effizientere Prozesse erwartet, mit dem Ziel bei gleichbleibender oder verbesserter Produktqualität Kosten zu senken. Die Verbesserung der Qualität der Produkte liegt zu einem großen Teil im Aufgabenbereich des Qualitätsmanagements. Ein Teilaspekt davon ist die Durchführung von Audits, um Abweichungen festzustellen und dagegen Maßnahmen einzuleiten. Diesbezüglich wird im Rahmen meiner Bachelorarbeit der Auditprozess und insbesondere der Auditvorbereitungsprozess betrachtet und auf Verbesserungspotenziale untersucht. Ausgehend von der Zielsetzung wird eine Ist- Analyse der Situation durchgeführt, darauffolgend ein Konzept zur Harmonisierung von Strukturierung von Audit Fragebögen erarbeitet und umgesetzt. Im Mittelpunkt stehen neben der Reduzierung der Vorbereitungszeit für Audits, die effizientere Nutzung der vorhandenden Fragebögen. ABSTRACT Presently the European defense market stagnates or continually decreases. At the same time the emerging markets aren t able in the near future to provide the essential growth in the defense market. For this reason the situation is highly competitive in and outside Europe. This imposes a challenge for the European defense and security companies. To face this challenge and reduce costs, easier and more efficient processes are needed more than ever with the purpose to reduce costs and improve the product quality. The quality management is responsible for the improvement of the product quality. Audits are conducted to detect product non conformity and to take adequate counter measures. In the context of my Bachelor thesis the Audit process and particularly the preparation of Audits will be analyzed. With the objectives of reducing the Audit preparation time and to provide possibility to use the Audit questionnaires efficiently, a concept of harmonization of the Audit questionnaires will be developed and realized. 2

3 Danksagung Mein Dank gilt vor allem meinen Betreuern Hr. Dipl.-Ing.Univ. Hans Georg Völkert und Herr. Dr.rer.nat. Karl Peter Holl, die immer ein offenes Ohr hatten und mir mit Anregungen und Ideen tatkräftig zur Seite standen. Sie schafften mir einen angemessenen Rahmen zur Gestaltung meiner Bachelorarbeit. Vielen Dank für Ihr entgegengebrachtes Vertrauen für die Einführung in die Welt der Audits und des Qualitätsmanagements. Der gesamten Cassidian Qualitätsmanagement Abteilung möchte ich für die Unterstützung und Engagement während der letzten 4 Monate danken. Darüber hinaus gilt mein Dank der Abteilung COQBB und vor allem Bernhard Schlicker, der sich immer Zeit genommen hat, meine Fragen detailliert zu beantworten. Weiterer Dank gilt Herr Professor Dr.-Ing. Stefan Linner und Herr Professor Dr.-Ing. Alfred Fuchsberger für die Unterstützung und Betreuung meiner Bachelorarbeit seitens der Hochschule Diese Bachelorarbeit entstand zwischen dem und dem bei der EADS Deutschland GmbH-Cassidian in Manching. 3

4 Abkürzungsverzeichnis BMS CAR CASA DASA DIN EADS EDV EN ISO EASA EBH NAM NATO QMH QVM S.A. Business Management System Corrective Action Request Construcciones Aeronáuticas SA DaimlerChrysler Aerospace AG Deutsches Institut für Normung European Aeronautic Defence and Space Company Elektronische Datenverarbeitung Europäische Norm International Organization for Standardization European Aviation Safety Agency Entwicklungsbetriebshandbuch National Audit Manager North Atlantic Treaty Organization Qualitätsmanagementhandbuch Qualitätsverfahrensanweisung Sociedad Anónima ( Rechtsform für Aktiengesellschaften in Spanien) 4

5 Normenverzeichnis DIN EN ISO 9001 EN 9100 EN9101 ISO19011 AQAP 2110 AQAP 2110 EASA Teil 21 J EASA Teil 21G EASA Teil 145 Qualitätsmanagementsysteme-Anforderungen Qualitätsmanagementsysteme-Anforderungen an Organisationen der Luftfahrt, Raumfahrt und Verteidigung Luft-und Raumfahrt- Qualitätsmanagementsysteme- Audit für Instandhaltungsbetriebe Leitfaden für Audits von Managementsystemen NATO Quality Assurance Requirements for Design, Development and Production NATO supplementary software Quality Assurance Requirement to AQAP 2110 Zertifizierung von Luftfahrzeugen und zugehörigen Produkten, Bau und Ausrüstungsteilen von Entwicklungsbetrieben Zertifizierung von Luftfahrzeugen und zugehörigen Produkten, Bau und Ausrüstungsteilen von Herstellungsbetrieben Regelungen für die Genehmigungen als Instandsetzungsbetrieb 5

6 Inhaltsverzeichnis Zusammenfassung 2 Danksagung 3 Abkürzungsverzeichnis 4 Normenverzeichnis 5 1. Einleitung Ausgangsituation Zielsetzung und Aufbau der Arbeit Der Konzern EADS Allgemeine Information Divisionen 10 3.Theoretische Grundlagen Cassidian Qualitätsmanagement System Auditprozess Auditarten Programm/Produkt Audit Prozess Audit System Audit Normative und behördliche Anforderungen ISO EN AQAP AQAP EASA Teil 21 G und EASA Teil 21 J EASA Teil Audits bei Cassidian Auditplanung Auditvorbereitung und Auditdurchführung einschließlich der Durchführung von Korrekturmaßnahmen Auditauswertung und Analyse Systematische Untersuchung des Auditvorbereitungsprozesses Zielsetzung Situationsanalyse Toolbasierte Lösung Toolanforderung SWOT Analyse Microsoft Excel 31 6

7 4.5 Vergleich der verschiedenen Programme SharePoint Was ist SharePoint? Objekte von SharePoint Entscheidung für SharePoint Tool zur Strukturierung von Audit-Fragebögen Gestaltung der Toolstruktur Der Zweck und Inhalt des Tools Die Toolstruktur Die Startseite des Tools Die Navigation Die Suchfunktion Gestaltung der Datenbankstruktur für Fragebögen und Views Datenbankstruktur Views Realisierung der Tool.- und Datenbankstruktur Generierung der Toolstruktur Generierung der Datenbankstruktur für die einzelnen Views Generierung der einzelnen Views Fragebögen Strukturierung Einbinden der vorhandenen Fragebögen in die Datenbank Erstellung der allgemeinen Fragen Implementierung Erstellung der Tool Benutzungsdokument Einführung des Tools und Datenpflege Fazit und Ausblick Fazit Ausblick 56 Literaturverzeichnis 57 Abbildungsverzeichnis 58 Erklärung 59 7

8 1. Einleitung 1.1 Ausgangsituation Für viele Firmen ist Wachstum im Zeitalter der Globalisierung nur noch über Internationalisierung und globale Präsenz möglich (Haas, Hahn, & Schnurr, 2006, S. 15). Um den Rückgang der Wettbewerbsfähigkeit im globalen Wettbewerb zu bremsen und sich schnell an die Veränderungen der nationalen und internationalen Märkte anpassen zu können, müssen Firmen Globalisierung als Chance nutzen. Aufstrebende Länder wie China oder Indien bieten nicht nur neue Absatzmärkte sondern auch niedrige Produktionskosten und Dienstleistungen. Durch die Rationalisierung der Produktion aber vor allem durch Erhöhung der Qualität der Produkte können die Kosten kontinuierlich reduziert werden (Haas, Hahn, & Schnurr, 2006, S. 17) und somit eine gute Positionierung im internationalen Wettbewerbsmarkt ermöglicht werden. Auch Cassidian wird mit drastischen Veränderungen der nationalen und internationalen Märkte und somit veränderten Kosten-und Wettbewerbsstrukturen konfrontiert. Der Erfolg von Cassidian ist deshalb durch die Qualität des Denkens und Handelns und damit durch die Qualität der Produkte und Dienstleistungen bestimmt. Ein von Cassidian realisiertes Qualitätsmanagementsystem soll ein Qualitätsbewusstsein in allen Phasen der Wertschöpfungskette ermöglichen (Cassidian, 2011, S. 128). Um sicherzustellen, dass Anforderungen (Kunden-, behördliche, normative Forderungen, etc.) des Qualitätsmanagements umgesetzt wurden und alle Prozesse sich an die geforderte Qualitätsleitlinie halten, werden Audits durchgeführt. Das Qualitätsmanagement ist Verantwortlich für die Planung und Durchführung der Audits zuständig. Eine wichtige Leitlinie des Qualitätsmanagementsystems ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse. Somit werden selbst Audits und insbesondere den Auditvorbereitungsprozess auf Verbesserungspotenziale hin untersucht. 8

9 1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit. Die Bachelorarbeit befasst sich mit dem Ziel, den Vorbereitungsprozess für Audits, durch die Bereitstellung eines EDV gestützten Fragebögen-Tools, zu verbessern. Das Tool soll dazu dienen, Auditoren Überblick und Zugang zu vorhandenen Fragenkatalogen zu ermöglichen. Darüber hinaus soll der Auditor die Möglichkeit haben, Fragen je nach Zielsetzung des Audits zusammen zu stellen. Im Theorieteil dieser Arbeit wird das Thema Audit analysiert, unterschiedliche Normen sowie Auditarten werden vorgestellt und der Auditprozess ausführlich beschrieben. Eine Ist Analyse der gesamten Situation ist notwendig um frühzeitig Probleme zu erkennen und zielorientiert arbeiten zu können. Anschließend wird das EDV System MicrosoftSharePoint vorgestellt, das für die Verwirklichung des Audittools sich als besonders geeignet herausgestellt hat. Um die Tool Struktur definieren zu können, ist es notwendig, das Qualitätsmanagementsystem und die einzelnen Elemente der Auditplanung von Cassidian zu verstehen. Der Praxisteil beschreibt wie die Anforderungen an das Tool in SharePoint umgesetzt und implementiert wurden. Benutzungsdokumente wurden für das Tool erstellt. Die Arbeit schließt mit einer Zusammenfassung aller durchgeführte Arbeitsschritte und der erarbeiteten Ergebnisse ab. 9

10 2. Der Konzern EADS 2.1 Allgemeine Information Der 10. Juli 2000 war ein wichtiger Tag für die europäische Luft-und Raumfahrt. Aus der Fusion der deutschen DASA, der französischen Aérospatiale-Matra und der spanischen CASA entstand der Weltkonzern EADS. EADS ist heute ein weltweit führendes Unternehmen in Luft- Raumfahrt- und Verteidigungsindustrie sowie im dazugehörigen Dienstleistungsbereich (EADS, Unsere Verantwortung, 2012). Mit einem Umsatz von 45,75 Milliarden Euro ist EADS nach Boeing auch das zweitgrößte Luft und Raumfahrtunternehmen der Welt (EADS, Finanzzahlen, 2012). Mehr als Mitarbeiter arbeiten in 70 verschiedenen Entwicklungs- und Produktionsstandorten in Europa für EADS. Der Konzern ist in vier Divisionen gegliedert. EADS Airbus Astrium Cassidian Eurocopter Abbildung 1 Die Divisionen der EADS 2.1 Divisionen Airbus ist ein weltweit führender Hersteller von Verkehrsflugzeugen und auch somit die größte EADS-Division. Airbus erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 27,6 Milliarden Euro, im Jahr ,1 Milliarden Euro und beschäftigt derzeit rund Mitarbeiter (EADS, Finanzzahlen und Ausblick, 2012). Mit dem A380 hat Airbus bisher das größte Passagierflugzeug der Welt gebaut. 10

11 Eurocopter ist ein weltweit führender deutsch-französischer-spanischer Hersteller, der zivile sowie militärische Hubschrauber produziert. Aktuell sind mehr als Eurocopter Hubschrauber in mehr als 140 Ländern in Betrieb (Eurocopter, 2012). Astrium ist Europas führendes Raumfahrtunternehmen und beschäftigt insgesamt Mitarbeiter in fünf Ländern. Astrium produziert Raumtransporte- sowie Satellitensysteme (Astrium, 2012). Cassidian ist ein weltweit führender Anbieter globaler Sicherheitslösungen und systeme, der zivile und militärische Kunden als Systemintegrator und Lieferant wertschöpfender Produkte und Dienstleistungen unterstützt. Das Portfolio von Cassidian reicht von Flugsystemen über Aufklärungs- und Überwachungssystemen bis hin zu Lösungen für sichere Kommunikation und Cybersecurity. Im Jahr 2011 erwirtschaftete Cassidian mit Mitarbeitern einen Umsatz von 5,8 Milliarden Euro, der etwa 12 % des Gesamtumsatzes von EADS ausmachte. Der Name Cassidian wurde aus dem lateinischen Wort cassida (Helm) und aus Meridian (nach Norden und Süden im Sinne von weltumspannend weisen) zusammengesetzt. Das Logo stellt eine Weltkugel dar, welche von zwei Händen geschützt wird. Die Kombination von Logo und Markenname steht für die Verteidigung der weltweiten Sicherheit im militärischen und zivilen Kontext. (Cassidian, 2012) 11

12 3.Theoretische Grundlagen 3.1 Cassidian Qualitätsmanagement System Es gibt zahlreiche miteinander verknüpfte Tätigkeiten bei Cassidian. Eine Tätigkeit die Ressourcen verwendet, um die Umwandlung von Eingaben in Ergebnisse zu ermöglichen, kann als Prozess betrachtet werden. Das Ergebnis eines vorrangehenden Prozesses bildet oft die direkte Eingabe für den nächsten. Viele Prozesse stehen zu einander in Wechselwirkung. Alle Prozesse zu identifizieren, zu verstehen und lenken setzt ein prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem voraus (Deutsches Institut für Normung e.v, 2009, S. 5). Im Allgemeinen ist ein Qualitätsmanagementsystem ein System zum Lenken und Leiten einer Organisation in Bezug auf die Qualität. Das Qualitätsmanagementsystem hilft Cassidian dabei, die einzelnen Anforderungen der Kunden und die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen besser zu verstehen und sie zu erfüllen, die erforderlichen Prozesse für das Qualitätsmanagementsystem zu definieren und die Mitarbeiter zur Anwendung dieser Prozesse zu verpflichten. Das Qualitätsmanagementsystem fordert alle Organisationen dazu auf, die Prozessabfolge und Wechselwirkung in Handbüchern Verfahrensanweisung festzuhalten. Um ein wirksames Durchführen und Lenken dieser Prozesse sicherzustellen, müssen deshalb erforderliche Kriterien und Methoden festgelegt werden. Durch die transparenten Prozesse werden die Mitarbeiter besser in den Verlauf einbezogen. Darüber hinaus können Prozesse jederzeit systematisch auf Verbesserungspotenzial untersucht und somit Prozessfehler leichter erkannt und beseitigt werden. Dies führt wiederum zu einer kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die EN 9100 spielt dabei eine wichtige Rolle und gibt die Rahmenbedingungen für die Erschaffung eines Qualitätsmanagementsystems für einen Lieferanten der Luftfahrtindustrie und der Raumfahrtindustrie vor. Prozesse werden in Übereinstimmung mit den Anforderungen aus EN 9100 festgelegt. Die EN 9100 baut auf der Grundlage des Qualitätsmanagementstandards der Norm ISO Die andererseits nur Mindestanforderungen für ein Qualitätsmanagementsystem für beliebige Organisationen festlegt. Zur Beschreibung des Qualitätsmanagements muss ein Qualitätsmanagementhandbuch verfasst werden. Es stellt die Beziehungen und Verantwortungsbereiche innerhalb des Unternehmens Cassidian, den Genehmigungsumfang und die entsprechenden Befugnisse sowie die Verfahren, Mittel und Methoden dar (Cassidian, 2011, S. 87). Die Struktur der Dokumentation wird in 3 Stufen unterteilt. Die Dokumentation Stufe A beinhaltet verschiedene Qualitätsmanagementhandbücher A.und B, sowie verschiedene Betriebshandbücher wie Entwicklungsbetriebshandbuch (EBH) oder Herstellungsbetriebshandbuch (HBH- 12

13 ziv). Das QMH Teil A enthält die Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems entspricht der Anforderungen aus EN 9100/ ISO 9001, AQAP 2110 EASA Part 21EASA Part 145 EASA Part 145, Querverweisliste AQAP-2110/QM-System Querverweisliste EASA Part 21 J Querverweisliste EASA Part 21 G Querverweisliste EASA Part 145. Das QMH Teil B enthält die Systembeschreibung Software nach AQAP-2210 (Cassidian, 2011, S. 91). Die Dokumentation der Stufe B umfasst alle Verfahrensanweisungen (QVM). Verfahrensanweisungen sind interne schriftliche Ausführungsvorschriften für alle Fachbereiche, die in den verschiedenen Kapiteln des Qualitätsmanagement- Handbuch beschrieben wurden. Verfahrensanweisungen schreibt für die Ausführung der Prozesse eine systematische und prüfbare Vorgehensweise vor und legt die Zuständigkeit für die Einhaltung dieser Anweisung für diese Prozesse fest. Die Verfahrensanweisungen sind wichtiges Element des Qualitätsmanagementsystems und somit auch Bestandteil für die Anerkennung des Qualitätsmanagementsystems durch die Behörden und anderen Zulassungsstellen. Die Verfahrensanweisung legt basierend auf den Grundsatzbestimmungen des Qualitätsmanagementhandbuches die Durchführung bestimmter Prozesse fest (Cassidian, 2011, S. 101). In der Dokumentation Stufe C sind folgende Ausführungsanweisungen wie z.b. Arbeitspläne, Prüfpläne, Detailausführungsfestlegungen, Checklisten, Anlagen und Bedienungsanweisungen. Wartungspläne usw. enthalten. Die Ausführungsanweisungen sind arbeitsplatzbezogene Hilfsmittel und soll eine effiziente Arbeitsweise für die Organisation ermöglichen. Die Fachbereiche erstellen diese Ausführungsanweisungen selbst (Cassidian, 2011, S. 108). 13

14 Abbildung 2 Cassidian Dokumentationsstufe (Cassidian, 2011, S. 88) Man kann nun sagen, dass Normen und Audits jederzeit zusammen gehören. Bei Prozess, Produkt/Programm oder Systemaudits werden parallel zur Evaluierung der Effizienz der Prozesse, Produkt/Programm oder Systeme, ebenso auch das Einhalten der normativen Anforderungen bezüglich des Qualitätsmanagementsystems überprüft. Hierbei werden die Prozesse den Normkapiteln zugeordnet, um die Konformität und die Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems in den Prozessen zu überprüfen. Von der Erstellung, Planung und Entwicklung von fast allen Prozessen die bei Cassidian ablaufen, werden unterschiedliche Normen angewendet, das heißt sie werden im Einklang mit den Anforderungen des QMS geplant und entwickelt. Zusätzlich werden die erforderlichen Kriterien und Methoden festgelegt, um das wirksame Durchführen und Lenken dieser Prozesse sicherzustellen. Alle Prozesse werden in Übereinstimmung mit den Qualitätsanforderungen festgelegt. 3.1 Auditprozess Die Bezeichnung Audit leitet sich vom lateinischen Verb audire ab, welches das lateinische Verb für hören ist. Das Audit ist also eine Art Anhörung, in der es darum geht festzustellen, in wieweit die Prozesse und das Wertschöpfungssystem sowie die Produktion der Produkte funktionieren (Haas, Hahn, & Schnurr, 2006, S. 132). Nach der Definition nach ISO ist es ein systematischer, unabhängiger und 14

15 dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiven Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind. (Deutsches Institut für Normung e.v, 2011) Das Ergebnis eines Audits wird für weitere Arbeitsschritte ausgewertet und dokumentiert und dient zur Überprüfung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems. Durch die Auditergebnisse kann die Organisation erkennen inwieweit Auditkriterien erfüllt sind und falls notwendig Verbesserungsmaßnahmen einführen. Durch Audits werden die Probleme eines Prozesses aufgezeigt, Verbesserungspotenzial identifiziert und deren Wirksamkeit überwacht (Herrmann & Fritz, 2011, S. 226). Die Prüfung aller Prozesse und deren Ergebnisse stehen beim Audit im Fokus. Ursprünglich diente das Audit dazu: - Informationen zur Lieferantenauswahl zugewinnen, - technischen Fähigkeiten des Lieferanten zu überprüfen und - zu überprüfen ob die vom Kunden geforderten Leistungskriterien erfüllt worden sind. (Gietl & Lobinger, 2012, S. 2) Mit der Weiterentwicklung des Qualitätswesens jedoch entwickelte sich das Ziel eines Audits weiter. Es sollte nicht nur dazu dienen, die Erfüllung der jeweiligen Kundenanforderungen zu überwachen, sondern zusätzlich sollten Schwachstellen im Prozess lokalisiert werden und falls erforderlich nötige Verbesserungsmaßnahmen einleiten und dessen Wirksamkeit zu überwachen. Dadurch sollen Kosten und Qualitätsrisiko reduziert werden. Außerdem sollte die Qualifikation der Mitarbeiter durch Audits gefördert werden, um die Produktivität zu steigern (Gietl & Lobinger, 2012, S. 2). 3.2 Auditarten Es gibt grundsätzlich drei Arten von Audits: Produkt-, Verfahrens- und Systemaudits Programm/Produkt Audit Ein Audit mit dem Schwerpunkt auf ein Produkt oder ein Projekt zur Überprüfung ob dies den Anforderungen der Spezifikation/ den Projektanforderungen entspricht. In der stichprobenartigen Prüfung werden möglichst viele der spezifischen Merkmale wie Material, Funktionalität, Zuverlässigkeit und Kennzeichnung überprüft. Das Produktaudit kann in jeder Herstellungsstufe durchgeführt werden. So können Einzelteile aber auch das fertige Produkt auditiert werden. Falls das Audit regelmäßig durchgeführt wird, kann man aus den Ergebnissen Qualitätstrends erkennen und somit falls notwendig vorbeugende Qualitätsmaßnahmen einleiten (Herrmann & Fritz, 2011, S. 234). 15

16 3.2.2 Prozess Audit Bei einem Prozessaudit werden die Prozesse eines Unternehmens auf ihre Abläufe und Ergebnisse untersucht. Dabei wird überprüft, ob einzelne Arbeitsfolge dieses Prozesses sinnvoll und auch zielführend ist (Gietl & Lobinger, 2012, S. 16). Die aus dem Audit abgeleiteten Ergebnisse helfen, die Wirtschaftlichkeit des Prozesses zu verbessern und die Qualität der Produkte zu erhalten und ggf. zu steigern. Durch die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen wird die Konformität der Prozessanforderungen wieder hergestellt. Verbesserungsmaßnahmen dienen dazu den Prozess zu verbessern und ihn folglich weniger anfällig für Störungen zu machen. Außerdem kann durch diese Verbesserungen auch das Gesamtsystem optimiert werden System Audit Ein Systemaudit beurteilt ein Managementsystem auf seine Wirksamkeit. Managementsystem wird hierbei durch die ISO 9000 als System zum Festlegen von Politik und Zielen sowie zum Erreichen dieser Ziele definiert. Ziel des Systemaudits ist die Ermittlung von Verbesserungspotentialen und Schwachstellen sowie die Bereitstellung von Informationen zur Bewertung des Managements (Gietl & Lobinger, 2012, S. 14). 3.3 Normative und behördliche Anforderungen Wegen dem breiten Produktspektrum und Dienstleistungen werden unterschiedliche Normen angewendet ISO 9001 Das Qualitätsmanagement in einem Unternehmen wird durch eine Vielzahl interner und externer Faktoren bestimmt. Durch die hohen Anzahl von Produkten oder verschiedene Absatzmärkte sowie unterschiedliche Unternehmensgrößen, unterscheiden sich Qualitätsmanagementsysteme jedes einzelnen Unternehmens stark voneinander. Aus diesem Grund war es wichtig, eine Norm mit einer universellen Kompatibilität und die für jedes Unternehmen anwendbar ist, zu schaffen. Die IS Normreihe und vor allem die ISO 9001 stellen die Anforderungen an ein modernes Qualitätsmanagementsystem. Alle Anforderungen, die in der Norm aufgeführt sind und an ein Qualitätsmanagementsystem gestellt werden, sind in der Regel sehr allgemein gehalten, da diese generell in allen Unternehmen zur Anwendung kommen sollen. Deshalb gibt es noch zusätzliche firmen- bzw. branchenspezifische Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem (Brunner & W.Wagner, 2011, S. 92). Diese werden selbst von den Firmen definiert. 16

17 3.3.2 EN 9100 Die EN 9100 basiert auf der Grundlage der ISO 9001, beinhaltet aber zusätzliche Anforderungen der Luft und Raumfahrt sowie der Verteidigungsindustrie AQAP 2110 Die AQAP 2110 enthält die Qualitätsanforderungen der NATO. Diese Anforderungen stützen sich auf der DIN EN ISO 9001:2000 ab und beinhalten NATO spezifische Zusatzanforderungen AQAP 2210 Die AQAP 2210 ergänzt die AQAP 2110 um Anforderungen an die qualitätssischernden Maßnahme von Software EASA Teil 21 G und EASA Teil 21 J Die von der Europäischen Agentur für Flugsicherheit gestellten Regularien beschreiben Forderungen an den Herstell- und Entwicklungsbetrieb. Cassidian muss als Herstell - und Entwicklungsbetrieb diese Forderungen erfüllen EASA Teil 145 Als Instandsetzungsbetrieb für Flugzeuge muss Cassidian Qualitätsanforderungen der EASA Teil 145 erfüllen. 3.4 Audits bei Cassidian Bei Cassidian werden Audits durchgeführt um die Wirksamkeit des BMS, welches das Qualitätsmanagement enthält, zu überprüfen. Der Prozessablauf bei Cassidian ist nach der internen Cassidian Verfahrensanweisung (Cassidian, 2012) in drei Schritte gegliedert die Auditplanung die Auditvorbereitung und Auditdurchführung einschließlich der Durchführung von Korrekturmaßnahmen die Auditauswertung 17

18 3.4.1 Auditplanung Bei der Auditplanung müssen die Prozesse des BMS wie normative, behördliche und gesetzliche Forderungen und auch die qualitätsrelevante Ereignisse wie auch qualitätsrelevante Ereignisse und Prozessabläufe berücksichtig werden. In der EADS Division Cassidian wird die Jahresplanung durch die National Audit Managers (NAM) der beteiligten Niederlassungen zusammen durchgeführt (Deutschland/Frankreich/Spanien/England). Ein National Audit Manager ist zuständig für die Gesamtplanung, Durchführung und Dokumentation von internen und externen Audits, Pflege und Weiterentwicklung des Audit Tools, Auswertung und Berichtung der Auditergebnisse und Prozessanalysen. Die Planung findet jährlich statt und wird für einen Zeitraum von einem Jahr erstellt. Sie stellt sicher, dass in einem Zyklus von drei Jahren alle Qualitätsmanagement Forderungen des anzuwendenden Regelwerkes auf ihre Anwendung und Wirksamkeit geprüft werden. In der Auditplanung werden in Übereinstimmung mit EN 9100, DIN ISO 9001, AQAP 2110, EASA Teil 21, EASA Teil 145, die Verantwortungen, Zuständigkeiten, Umfang und Termine für die geplanten Audits vorgegeben. Außerdem können noch weitere Informationen für die Jahresplanung hinzugezogen werden wie z.b. Informationen aus den zu auditierten Fachbereichen oder Informationen von Kundenseite oder auch aus den Analysen von durchgeführten Audits. Auch signifikante Abweichungen und die Wirksamkeit daraus resultierender Maßnahmen die CARs aus vorangegangenen Audits können auch herangezogen werden. Die oben genannten Informationen werden vom jeweiligen NAM als Grundlage für den Entwurf der Auditjahresplanung verwendet. Nach Absprache und Übereinstimmung wird der Auditumfang für jedes geplante Audit vom Audit Manager festgelegt wie auch das Auditteam für jedes einzelne Audit. Nach dem der Entwurf der Jahresplanung erstellt wurde, wird er zusammen mit den betroffenen Fachbereichen und den Beteiligten des Qualitätsmanagements überprüft und abgestimmt und vom Leiter des Qualitätsmanagements freigegeben. Für jedes Audit wird ein Auditteam festgelegt. Falls notwendig hinzugezogen werden. Bevor das Audit durchgeführt wird, wird ein Vorbereitungsgespräch vom Auditor mit dem zu auditierten Fachbereich durchgeführt, in dem der Umfang und der Termin des Audits festgelegt werden. Ein Auditor leitet und koordiniert das Audit und legt Korrektur-, Vorbeuge- und Verbesserungsmaßnahmen fest. 18

19 3.4.2 Auditvorbereitung und Auditdurchführung einschließlich der Durchführung von Korrekturmaßnahmen Auditvorbereitung Die Auditvorbereitung wird vom Auditteam unter der Leitung des Auditors durchgeführt. Um ein Audit strukturiert und nachvollziehbar durchführen zu können, braucht das Auditteam einen auditspezifischen Fragenkatalog. Dieser Fragenkatalog wird entsprechend Auditumfang und Auditzielsetzung erstellt. Auditankündigung Nachdem der Fragenkatalog erstellt wurde, legt der Auditor mit dem auditierten Fachbereich den Audittermin fest und kündigt offiziell das Audit an. Die Auditankündigung entspricht der Einladung aller Beteiligten zu einem Audit. Auditdurchführung Ein Audit findet in 3 Schritten statt. Zu Beginn eines Audits gibt es ein Eröffnungsgespräch durch den Auditor. Danach wird das Audit durchgeführt. Am Ende findet gemeinsam mit dem auditierten Fachbereich ein Abschlussgespräch statt. Mit Hilfe des Fragenkataloges wird die Auditierung durchgeführt. Der Auditor hat dabei ein fachlich umfassendes Informationsrecht. Das bedeutet z.b. dass er alle relevanten Unterlagen ansehen darf. Der zu überprüfende Bereich hat deshalb eine entsprechende Informationspflicht, er muss also die geforderten Unterlagen dem Auditor zur Verfügung stellen. Abweichungen Falls eine festgelegte Vorgabe vom auditierten Bereich nicht erfüllt wird, muss der Auditor dies als eine Abweichung bewerten. Es gibt dabei 3 Kategorien in den die Abweichung entsprechend potentiellen Auswirkung eingestuft wird: Criticial Als Critical werden alle Abweichungen eingestuft, die eine direkte Auswirkung auf die Flugsicherheit haben oder ein finanzielles Risiko sowie ein Risiko zur Gefährdung des Fortbestands der behördlichen Genehmigung verursachen. Major Als Major werden unter anderem alle Abweichungen bewertet, die den Charakter eines systematischen Fehler haben und wenn Vorgaben nicht erfüllt werden. Minor. 19

20 Als Minor werden alle Abweichungen klassifiziert, die Vorgaben weitgehend erfüllen, oder keinen Einfluss bezüglich der Lufttüchtigkeit, Sicherheit haben. Die Abweichung critical muss sofort vom auditierten Bereich behoben werden. Die Abweichung major sollte innerhalb der nächsten 3 Wochen behoben werden. Die Abweichung minor sollte innerhalb der nächsten 6 Wochen behoben werden. Empfehlungen Wird Verbesserungspotenzial festgestellt oder keine klare Abweichung von den Anforderungen, kann der Auditor Empfehlungen aussprechen. Auditabschluss Nach Abschluss des Audits wird das Auditergebnis vom Auditteam besprochen und im Anschluss werden die Auditergebnisse in einer Abschlussbesprechung mit der auditierten Organisation erörtert. Dabei werden Strong Points, Empfehlungen und Korrekturmaßnahme besprochen Korrekturmaßnahmen Korrekturmaßnahmen sind Aktionen die dazu dienen sollen die Abweichungen zu beheben und ein Wiederauftreten verhindern. Je nach dem in welcher Kategorie die Abweichung eingestuft wird, muss sie bis zu dem festgelegten Termin abgearbeitet werden. Der verantwortliche auditierte Leiter der auditierten Organisationseinheit muss mit dem Auditor den geplanten Termin des Abschlusses der Korrekturmaßnahmen vereinbaren. Den Termin für den Abschluss der Korrekturmaßnahmen wird vom Auditteam überwacht. Wenn die Korrekturmaßnahmen durchgeführt und die Abweichungen behoben wurden, wird diese als abgeschlossen vermerkt und ins Audittool eingetragen. Um die Wirksamkeit der geforderten Korrekturmaßnahmen zu überprüfen, werden sie in Folgeaudits durch Stichproben überprüft. Besteht ein begründetes Risiko, dass eine Abweichung auftreten könnte, muss ebenso eine Maßnahme festgelegt werden. Hierbei handelt es sich um eine Vorbeugemaßnahme. Die Behandlung von Vorbeugemaßnahmen erfolgt analog zu den Korrekturmaßnahmen. Handhabung der Korrekturmaßnahmen Zur Ermittlung und weiteren Vermeidung der Gründe die zu einer Abweichung geführt haben muss auch einen Ursachenanalyse vom auditierten Bereich durchgeführt werden. Die Korrekturmaßnahmen und Ursachenanalysen werden vom 20

21 Auditor gesteuert und überwacht. Die Zieltermine für die Fertigstellung der Ursachenanalyse und die Definition der Korrekturmaßnahmen werden vom Auditor mit dem verantwortlichen Auditierten festgelegt. Die auditierte Organisation legt auf dieser Basis die Zieltermine für die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen. Der Auditor wird vom Auditierten benachrichtigt, wenn die Korrekturmaßnahmen umgesetzt wurden. Wenn die Umsetzung der Korrekturmaßnahme einer Abweichung der Stufe minor vom Auditor akzeptiert wird, wird diese ohne weitere Überprüfung abgeschlossen. Bei Abweichung der Stufe critical oder major überprüft der Auditor die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahme in der auditierten Organisation. Dies wird üblicherweise durch ein Folgeaudit sichergestellt Auditbericht Nach jeder Durchführung eines Audits muss der Auditor einen Bericht erstellen. Die Formblätter für einen Auditbericht sind im Audittool hinterlegt. Der Auditbericht wird an die auditierte Organisation, sowie die betroffenen Personen im Qualitätsmanagement, verteilt Auditauswertung und Analyse Die Auditauswertung und Analyse der Auditergebnisse werden vom NAM durchgeführt. Die Daten dienen als Basis für die Berichtung der Auditergebnisse an die Leitung. Für die Auditplanung des Folgejahrs werden die Auswertung und Analysenergebnisse herangezogen. Des Weiteren dienen sie zur Überprüfung der Wirksamkeit des BMS Systems. 21

22 4. Systematische Untersuchung des Auditvorbereitungsprozesses 4.1 Zielsetzung In erster Linie soll der Audit Vorbereitungsprozess verbessert werden, mit dem Ziel die Audit Vorbereitungszeit zu verkürzen und somit Kosten einzusparen. Außerdem soll den Auditoren Überblick und Zugang zu allen vorhandenen Fragenkatalogen ermöglicht werden. Darüber hinaus soll es Auditoren möglich sein, die Fragen je nach Audit Zielsetzung zusammen zu stellen. Der Auditor soll somit einen Fragenkatalog, aus unterschiedlichen Bereichen, individuell nach den Erfordernissen des aufzuplanenden Audits zusammenstellen können. Um eine optimale Lösung für die gesetzten Ziele zu finden, muss eine Analyse durchgeführt werden. 4.2 Situationsanalyse Das Audit Management spielt eine wichtige Funktion im Qualitätsmanagement. Aus diesem Grund wird das Audit und insbesondere den Auditvorbereitungsprozess untersucht. Die Situationsanalyse stellt den ersten Vorgehensschritt im Problemlösungsschema da. Sie ist die Basis für weitere Vorgehensweise. Mit der Situationsanalyse können Probleme erkannt werden, infolgedessen kann die Umsetzung definiert werden. Nachdem die Auditjahresplanung erstellt wurde (siehe auch Kapitel 3.4 oben), werden die Audits den Auditoren zugewiesen. Die Auditvorbereitung wird vom Auditteam unter der Leitung des Auditors durchgeführt. Um ein Audit durchführen zu können, braucht das Auditteam ein auditspezifischer Fragenkatalog. Die Vorbereitungsdauer für ein Audit hängt von vielen Faktoren ab. Dabei spielen die Erfahrungen und Fachkompetenz des Auditors eine wichtige Rolle. Die Vorbereitung für ein komplexes Audit dauert gewöhnlich länger als für ein einfaches Audit. Die Vorbereitung hängt unter anderem von der Identifikation der beim jeweiligen Audit gültigem Dokumenten ab Mit der Ichikawa Methode werden alle Hauptfaktoren, die einen Einfluss auf den Auditvorbereitungsprozess haben, aufgelistet. Die Ichikawa genannt Ursache- Wirkungs- oder Fischgrätendiagramm bietet eine Möglichkeit, einen fehlerhaften Prozess systematisch zu untersuchen und die Problemursachen herauszufinden. Dabei werden alle Einflussfaktoren, die eine Wirkung auf den Prozess haben, in Kategorien eingeteilt und visuell dargestellt. An den Hauptgräten werden die 22

23 Kategorien der Einflüsse aufgelistet. An den Gräten werden dann alle möglichen Haupteinflüsse eingetragen. Zusätzlich können weitere Nebeneinflüssen zu den Haupteinflüssen ergänzt werden. Die Einflussfaktoren werden dann gemäß ihrer Wichtigkeit zur Lösung des Problems bewertet, dadurch können Einflüsse ein bzw. ausgeschlossen werden und Maßnahmen zur weiteren Ursachenermittlung festgelegt werden. Abbildung 3 Ichikawa Einflussfaktoren auf den Auditvorbereitungsprozess Die folgenden Tabellen beinhalten Kategorien, die Haupt und Nebeneinflüssen, sowie eine Bewertung der einzelnen Haupteinflüsse nach ihrer Gewichtung. Die Bewertung erfolgt von 1-4. Grundsätzlich lässt sich jeder Prozess verbessern, manche jedoch nicht in absehbarer Zeit. Die Zahl 4 besagt, dass der Prozess den Anforderungen nicht entspricht und selbst wenn Verbesserungsmitteln verfügbar sind, können die Mängel in absehbarer Zeit nicht behoben werden z.b. die Kompetenz verbessert sich erfahrungsgemäß nur in Abhängigkeit mit der Zeit 23

24 Die Zahl 3 besagt, dass es zwar in dem Prozess Verbesserungspotenzial gibt, jedoch lässt er sich aus fehlenden Möglichkeiten wie Zeit oder technisches und finanzielles Mittel nur schwer realisieren Die Zahl 2 besagt, dass der Prozess noch Mängel aufweist und in absehbarer Zeit mit richtigen Mitteln behoben werden können Die Zahl 1 besagt, dass der Prozess allen Anforderungen entspricht und nicht mehr verbessert werden muss. Kategorie Haupteinflüsse Nebeneinflüsse Bewertung Mögliche Lösung Auditor Erfahrung 3 Fortbildungskurse, mehr Auditerfahrungen sammeln Kompetenz 3 Fortbildungskurse, mehr Audits durchführen Zu wenig 3 Motivation und Motivation zu auditierende Organisation Harmonie im Audit Team Fortbildungskurse 3 Workshops, Aufklärungsgespr äche 3 Workshops, Gespräche Kategorie Haupteinflüsse Nebeneinflüsse Bewertung Mögliche Lösung Audit Auditumfang 4 - Auditthema 4 - Auditart 4 - Kategorie Haupteinflüsse Nebeneinflüsse Bewertung Mögliche Lösung Umwelteinflüsse zu auditierende Organisation Kooperationswille 3 Workshop s, Gespräch e Zeitrahmen 3 Zeitrahmen für Audits vergrößern 24

25 Kategorie Haupteinflüsse Nebeneinflüsse Bewertung Mögliche Lösung Unterlagen kein geeignetes Tool für frühere Fragenkataloge kein Datentool 2 Fragebögen Tool mit Datenbank Verträge, Normen, QvM usw. Es ist erkennbar, dass sich für den Auditvorbereitungsprozess Verbesserungspotenzial ergibt. Die Erfahrung eines Auditors oder dem Umfang und Art eines Audits kann lässt sich nur über Schulungen und Erfahrungsaustausch optimieren. Bei genauer Betrachtung stellt man fest, dass die Vorbereitungszeit für Audit unter anderem von der Zusammenstellungsdauer des themenspezifischen Fragenkatalogs abhängt. Der Zusammenstellungsprozess der Fragebögen wird genauer untersucht. Um den Fragenkatalog zu erstellen brauchen die Auditoren folgende Informationen vorangegangen Vorbeugemaßnahmen Handbücher, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen vorangegangene Auditberichte firmenübergreifende Standardprozesse Kundenanforderungen und Verträge gesetzliche und normative Anforderungen Ergebnisse/Informationen aus vorhergegangenen Audits frühere Fragenkataloge frühere Beanstandungen und Kundenbeschwerden vorangegangene Empfehlungen vorangegangen Korrekturmaßnahmen 1 Nicht notwendig, Tool existiert bereit frühere Audits 1 Nicht notwendig, Tool existiert bereit Man unterscheidet dabei unterschiedliche Fragentypen, die in einem Audit gestellt werden. Spezifische Fragen sind auf spezifischen Themen zugeschnitten und können nicht in allen Audits übertragen gestellt werden. Allgemeine Fragen hingegen können in allen Audits gestellt werden. In einem Zyklus von drei Jahren werden alle Qualitätsmanagement Forderungen des anzuwendenden Regelwerkes auf ihre Anwendung und Wirksamkeit geprüft, deshalb wiederholen sich die Themen, Prozesse, Abteilungen,Projekte, Produkte, Lieferanten und normative und behördliche Forderungen, die auditiert werden. 25

26 Folglich gibt es aktuell eine größere Anzahl an Fragebögen, die für Audits verwendet wurden. Die Mehrheit der Auditoren speichern die verwendeten Fragebögen nur auf ihren Computer ab, somit ist ein Zugriff auf diese Fragebögen für andere Auditoren meist nicht möglich. Das Wissen verbleibt bei jedem einzelnen Auditor Viele Arten von Dokumenten wie Handbücher und Verfahrensanweisungen oder Normen werden bereits auf internen Datenbanken abgelegt, auf die Auditoren Zugriff haben. Datenbanken sind digitale Ablageorte, die das Suchen und Finden der Dokumente erleichtern. Jedoch existiert für verwendete Fragebögen noch keine geeignete Ablage. Im Moment werden nur wenige verwendeten Fragebögen im bereits bestehenden Cassidian Audit Tool ohne erkennbare Struktur abgelegt. Die Fragebögen sind in Ordnern gespeichert, die erneut in weiteren Ordnern abgelegt werden. Aus diesem Grund ist die Übersichtlichkeit nicht gewährleistet (siehe Abbildung 4). Durch fehlende Funktionen wie Strukturierung nach Wunsch oder Such.- und Sortierfunktion, ist eine präzise Suche der Fragebögen und eine Zusammenstellung der Fragen je nach Zielsetzung, nicht möglich. Oft ist es der Fall, dass ein Auditor nach einer kurzen Nachforschung im Audit Tool die Suche beendet und sich wieder einen neuen, eigenen Fragenkatalog erstellt. Abbildung 4 Audittool ohne Struktur 26

27 4.3 Toolbasierte Lösung Die Analyse hat gezeigt, dass es noch keinen zweckmäßigen Ablageort für die existierenden Fragebögen gibt und somit können Fragebögen für Auditvorbereitung nicht optimal genutzt werden. Ein Tool mit integrierter Datenbank könnte deshalb als Lösung in Betracht gezogen werden. Ein Tool ist eine Anwendungssoftware, welche zur Lösung einer Benutzeraufgabe eingesetzt werden können. Eine Benutzeraufgabe könnte z.b. das Suchen und Finden nach einem themenspezifischen Fragenkatalog sein Toolanforderung Das Tool muss folgende Anforderungen erfüllen: Es soll nicht nur eine Datenbank für Fragebögen sein. Vielmehr soll es ein interaktiver Arbeitsplatz werden und muss deshalb im Cassidian Intranet integriert und länderübergreifend einsetzbar sein. Die Möglichkeit, auf Fragebögen von allen Cassidian Standorten zuzugreifen, muss auf alle Fälle gegeben sein. Zusätzlich sollen nützliche Dokumentenmanagement Funktionen, Inhaltsverwaltung Funktion oder benutzerangepasste Suchfunktionen vorhanden sein, um eine übersichtliche Darstellung der Fragebögen zu ermöglichen. Das Tool soll über eine Funktion verfügen die den Benutzern ermöglicht in verschiedenen Sichten auf die gleiche Datenbibliothek zugreifen und nur die jeweiligen relevanten Infos sehen können. Es soll z.b. möglich sein die Fragebögen nach relevanten Kriterien z.b. Norm oder BMS Prozess zu filtern. Die Suchzeit soll somit verkürzt werden. Mit wenigen Klicks soll der Auditor erkennen können, ob der Fragebogen den Erfordernissen des aufzuplanenden Audits entspricht und zur weiteren Verwendung geeignet ist. Somit soll es für Auditoren möglich sein, einen Fragenkatalog aus unterschiedlichen Bereichen individuell nach den Erfordernissen des aufzuplanenden Audits zusammenstellen zu können Die Bedienung des Tools muss intuitiv und anwenderfreundlich sein. Um Kosten zu sparen soll die Administration soweit wie möglich unabhängig von IT Abteilung sein und von ausgewählten Auditoren übernommen werden. Um die Richtigkeit der Dateninhalte zu gewährleisten und erhalten, muss es möglich sein Administrationrechte an ausgewählten Auditoren zu vergeben. Ein Auditor mit einer Administratorberechtigung kann z.b. bereits abgelegten Fragebögen verändern und auch neue hinzufügen können. Die übrigen Auditoren erhalten nur eine Leseberechtigung. Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle auf dem gleichen Informationsstand sind, da die unerlaubte Änderung eines Dokuments unterbunden wird. Um Kosten zu sparen soll die Administration soweit wie möglich unabhängig 27

28 von IT Abteilung sein, deshalb können unterschiedliche Aufgaben wie z.b. die Konfiguration des Tools, Sicherung von Datenbanken, oder Pflege der Fragebögen an einen Auditor, der die Aufgaben eines Tool-Administrators übernimmt, übertragen werden Das Tool muss eine ausreichende Speicherkapazität verfügen, um viele Daten speichern zu können. Der Toolinhalt soll mit der Zeit kontinuierlich ergänzt werden und in Zukunft als eine interaktive Sammelstelle aller existierenden Fragebögen dienen. Bis Ende Januar soll die Grundstruktur des Tools geschaffen werden. In einer Hierarchie können alle Anforderungen übersichtlich dargestellt und auf Vollständigkeit überprüft werden 28

29 breites Einsatzspektrum funktionelle Anforderungen leichte Anpassbarkeit an indiv. Suchkritierien integrierbar mit einer Datenbank Bis Ende Januar Grundstruktur eines Fragebogen Tools programmieren finanzielle Anforderungen Strukturierungs- möglichkeit von Fragebogen verkürzte Auditvorbereitungs- zeit geringe Tool Anschaffungskosten Abbildung 5 Anforderunghierarchie zukunftsorientierte Anforderungen Tool für Cassidian weit anwendbar Sanmlung aller existierenden Fragebogen 29

30 4.3 SWOT Analyse Um zusätzliche Klarheit über das Realisierungspotenzial des Tools in Erfahrung zu bringen, wird die SWOT-Analyse verwendet. Sie ist eine leichte und aufschlussreiche Untersuchungsmethode, die Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren miteinander vergleichen, somit können potenzielle Gefahren frühzeitig identifiziert und geeignete Strategien für die Realisierung des Projektes gefunden werden. (Paul & Wollny, 2011, S. 88) Stärken -Dateninfrastruktur, Mittel und Einsatz vorhanden -Motivation zur Verbesserung Chancen -Projekt könnte - Vorbild für ähnliche Projekte sein. -Mitarbeiter sind zufriedener Schwächen -Umfangreiches Projekt -Erfordert viel Fachwissen -komplexes Thema Gefahren -Zukunft nach dem Projekt ungewiss -Einsatz einer neuen Software Abbildung 6 SWOT Analyse Die SWOT-Analyse zeigt zahlreiche Stärken und Chancen auf. Die Mitarbeiter besitzen eine hohe Motivation sowie den Drang zur ständigen Verbesserung, zusätzlich verfügt Cassidian über die nötige Dateninfrastruktur. Diese Stärken können genutzt werden um die vorgegebenen Ziele zu erreichen. Wenn das Projekt erfolgreich durchgeführt wird, kann es in Zukunft als Vorbild für weitere Projekte dienen. 30

31 4.4 Microsoft Excel Im ersten Schritt wurden versucht die Anforderungen in Excel umzusetzen. Excel hat nicht nur ein Tabellenkalkulationsprogramm, sondern verfügt über umfangreiches Programmpaket mit vielen Anwendungsmöglichkeiten wie z.b. Datenbankfunktionen. Zuerst wurde eine Erfassung aller vorhandenen Fragebögen durchgeführt. In einer Excel Tabelle wurden alle Fragebögen mit ihren Eigenschaften wie z.b. Fragebögen Name, der dem Audit referenzierte BMS Prozess, die dem Audit referenzierte Norm und Norm Kapitel, das auditierte Thema und Produkt, das auditierte Produkt, der Ordner Pfad im Audittool, die Art des Audits, aufgelistet. Abbildung 7 Ausschnitt der Excel Tabelle mit den erfassten Fragebögen Wie in der Abbildung 7 zu sehen ist, werden die Daten zeilenweise untereinander geordnet. Allerdings ist die Tabelle wegen der großen Datenanzahl kaum noch zu überblicken. Deshalb ist sinnvoll eine Möglichkeit zu finden, die Daten nach bestimmten Kriterien zu ordnen, um sie übersichtlicher darstellen zu können. Um eine Vorstellung zu bekommen, wie die Darstellungsweise der Daten für das zukünftige Tool aussehen könnte, werden einige Daten zur Probe mit der Pivot Funktion in Excel dargestellt. Auf die Bedeutung und den Zusammenhang der Daten werden nicht eingegangen. Die Pivot Funktion erlaubt dem Benutzer primär Daten auszuwerten und zu berechnen (Schwenk & Schuster, 2011, S. 864). Zusätzlich bietet sie die Möglichkeit große Datenmenge zu gruppieren und sortieren und sie 31

32 übersichtlicher darzustellen. Unterschiedliche Darstellungen von großen Datenmengen können erstellt werden ohne dabei die Ausgangdaten zu verändern. In der Excel Tabelle (Abbildung 8) ist zu zusehen, dass es viele Datensätze mit ähnlichen Datenfeldern gibt. Die Tabelle beinhaltet verschiedene Spalten wie Cassidian BMS Activities, Unter Activities usw. Die Zeilen selbst beinhaltet Daten der jeweiligen Spalte. Abbildung 8 Ausschnitt der Ausgangdaten der Pivot Tabelle In der Pivot Tabelle werden die Dateninhalte der Zeilen nach den Spalten wie z.b. Unter Activities, Level 1 usw. aufgeschlüsselt (Abbildung 9). Alle Daten haben einen Bezug zueinander. Der Benutzer hat nun die Möglichkeit auf Drop Down.- oder Klappfelder + - zu klicken. Alle Daten werden mit einem Klick zu oder aufgeklappt. Eine übersichtlichere Darstellung der Daten ist somit möglich. 32

33 Abbildung 9 Pivot-Tabelle in aufgeklappten Darstellung Abbildung 10 Pivot-Tabelle in zugeklappten Darstellung Excel bietet einige nützliche Funktionen Auswahl.- und Sortierfunktionen der Daten an, die dem Benutzer erlaubt, die gesuchte Datei schnelle zu finden, jedoch ist Excel aus folgenden Gründen nicht für den Zweck nicht geeignet. Zugriff über Intranet nicht möglich, somit länderübergreifender Zugriff von überall nicht gewährleistet Ablegen der Dateien innerhalb einer Excel Liste nicht möglich Begrenzte Zeilen und Spalten somit Speicherkapazität 33

34 Zusammenstellung der Fragen nach Audit Zielsetzung nicht möglich durch fehlender Ansichtfunktion In erster Linie soll der Audit Vorbereitungsprozess verbessert werden, mit dem Ziel die Audit Vorbereitungszeit zu verkürzen und somit Kosten einzusparen. Außerdem soll den Auditoren Überblick und Zugang zu allen vorhandenen Fragenkatalogen ermöglicht werden. Darüber hinaus soll es Auditoren möglich sein, die Fragen je nach Audit Zielsetzung zusammen zu stellen. Der Auditor soll somit einen Fragenkatalog, aus unterschiedlichen Bereichen, individuell nach den Erfordernissen des aufzuplanenden Audits zusammenstellen können. 4.5 Vergleich der verschiedenen Programme Es gibt im Moment eine überschaubare Anzahl von Software, die alle Anforderungen umsetzen können. Anhang einer Liste werden die Eigenschaften der Software miteinander verglichen und die richtige Software ausgesucht. Share- Point 2010 Intrexx Compact Share Your Work Alfresko WebWebU Ist das Programm nur eine Datenbank? Ist die Dateneingabe und pflege einfach Ist das Programm einfach zu bedienen? Anpassbarkeit an indiv. Suchkriterien möglich? Vergabe der Administratorrechte an Auditoren möglich? Nein Nein Nein Nein Nein Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nein Nein Nein Nein Ja Nein Ja Nein Ja Integrierbar über das Ja Ja Ja Ja Nein Intranet Ausgelegt für mehr als Ja Nein Nein Nein Nein 1000 Mitarbeiter? IT Abteilung für die Nein Ja Ja Nein Ja Administration der Inhalte notwendig? Bereits bei Cassidian Ja Nein Nein Nein Nein verfügbar? Positive Erfahrungen? Ja Nein Nein Nein Nein Abbildung 11 Entscheidungsmatrix für die Toolauswahl 34

35 4.6 SharePoint 2012 Das Microsoft Programm SharePoint 2010 ist bei Cassidian eingeführt und wird seit Jahren in unterschiedlichen Bereichen mit Erfolg eingesetzt. Eine genaue Untersuchung soll klarstellen, ob SharePoint alle unsere Anforderungen erfüllen kann Was ist SharePoint? (Williams, 2007, S ) SharePoint 2010 ist eine Software, die sich aus verschiedenen Technologien zusammen setzt. Um alle Anwenderanforderungen erfüllen zu können, braucht SharePoint verschiedene Technologien (siehe Abbildung 12). Diese Technologien müssen auf Servern installiert werden, bevor SharePoint benutzt werden kann. Die wichtigste Technologie für SharePoint ist Windows SharePoint Services (WSS). Alle andere Technologien würden nicht funktionieren ohne WSS. WSS ist nicht nur eine Webanwendung sondern stellt auch verschiedene Dienste wie z.b. Webplattform und Websitemodell oder Listen und Dokumentenbibliotheken für die Datenspeicherung für andere Technologien zur Verfügung. Webanwendungen werden über einem Webbrowser dargestellt und dort ausgeführt. Sie ermöglichen Anwender ohne Programmiererkenntnisse mit SharePoint zu arbeiten. SharePoint zu SQL und Windows Server sind notwendig um eine Zusammenarbeit von vielen Auditoren zu ermöglichen (Williams, 2007, S. 33). Abbildung 12 SharePoint Technologien Mit Hilfe von SharePoint können Informationen gegenüber Microsoft Excel besser organisiert, gespeichert und dargestellt werden. Über den Webbrowser wie Microsoft Internetbrowser des jeweiligen Anwender-PCs kann auf SharePoint zugegriffen werden. SharePoint funktioniert ähnlich wie Internetseiten, hat aber noch zusätzliche Funktionen wie Listen, Bibliotheken etc. In Listen und Bibliotheken können Daten wie z.b. Fragebögen abgelegt werden. Auch können die Informationen für bestimmte Personen oder Gruppen freigeschaltet werden. Die Benutzer von SharePoint können sich selbst um die Verwaltung ihrer Informationen kümmern, deshalb eignet sich SharePoint sehr gut dazu um Information gemeinsam zu nutzen. Zusätzlich ist Windows und Windows Office im SharePoint integriert, da durch können die Anwender die Dokumente im SharePoint bearbeiten und abspeichern. Außerdem ist ein internationaler Zugriff von allen Cassidian Standorten möglich 35

36 SharePoint ist in einzelnen Modulen zusammenhängend aufgebaut. Website-Sammlung Websites Seiten,Listen,Bibliotheken Texte,Einträge,Dateien,Webparts Abbildung 13 SharePoint Struktur Den Aufbau vom SharePoint kann man wie eine Pyramide betrachten. An der Spitze der Pyramide ist die Website-Sammlung. Sie wird vom Administrator des SharePoint- Servers angelegt und ist somit für die Basis für alle weiteren Websites. Die Website- Sammlung wird wie eine einzelne Website betrachtet, die wiederum weitere Websites aufnehmen können. Das bedeutet, beim Aufrufen der Website-Sammlung kann man die erste Website sehen. Die erste Website kann aber nicht nur weitere Websites aufnehmen, sondern auch Seiten, Listen und Bibliotheken. Seiten, Listen und Bibliotheken unterscheiden sich durch die Elemente die sie aufnehmen können. Seiten enthalten Texte oder Webparts. In Bibliotheken können Benutzer Dateien wie z.b. Word Dateien, eine Power- Point Präsentation ablegen. Es gibt spezifische Bibliotheken wie Dokumentenbibliothek In Listen können Einträge oder Kurzinformationen abgelegt werden aber keine Dateien abgelegt werden z.b. wie Ankündigungen, Aufgaben, Umfragen Die verschiedenen Objekte können sich aber auch ergänzen und in einander verlinkt werden. Bibliotheken können z.b. Seiten aufnehmen oder Webparts können die Inhalte einer Liste oder Bibliothek auf einer Website darstellen. Es sind Stärken von SharePoint, die angewendet werden. Es gibt beim SharePoint wichtige Objekte aus denen unser Tool aufgebaut wird. Es sind Seiten, und Listen. 36

37 4.6.2 Objekte von SharePoint Seiten (Williams, 2007, S ) Man kann auf Seiten Webparts hinzufügen und somit auf Informationen zugreifen die man woanders hochgeladen hat. Außerdem können Text und Bildinformationen hinzugefügt werden. Desweiteren kann man Seiten miteinander verknüpfen und auch in einer Bibliothek abgelegt werden. Wenn man bestimmte Themeninhalte, oder Projekte voneinander abgrenzen möchte, kann man zu der Hauptwebsite weitere Websites hinzufügen. Durch die Einstellung für die einzelnen Seiten hat man viele Darstellungsmöglichkeiten. Man kann z.b. einstellen, dass nur bestimmte Anwender Zugriff auf bestimmten Seiten haben. Außerdem können verschiedene Websites eigene Bibliotheken und Listen besitzen, deshalb können die Seiten auch unterschiedliche Namen haben. Man hat verschiedene Seiten zur Auswahl z.b. mit der Option Leere Website kann man eine Website ohne vorgegebene Struktur erstellen. Die Teamwebseite ermöglicht das Nutzen von Dateien, Dokumenten und Informationen. Sie enthält viele nützliche Elemente wie z.b. Dokumenten Bibliothek, To-Do, Aufgaben und Diskussionlisten. Bibliotheken (Williams, 2007, S ) Bibliotheken sind für die Realisierung des Projektes sehr wichtig, sie können dafür genutzt werden unsere Fragenkataloge abzulegen. Bibliotheken dienen also im Allgemeinen dazu Dateien zu ordnen und abzulegen, damit können alle Mitarbeiter daran arbeiten. Das hat einen Vorteil, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten oder in unserem Fall das Dokument lesen können. Durch die Vergabe der Administrationrechte ist es sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Informationsstand sind, da die unerlaubte Änderung eines Dokuments unterbunden wird. In Sonderbibliotheken kann man Word Dateien oder Bilder ablegen. Diese Sonderbibliotheken haben entsprechende zusätzliche Funktionen, die speziell für diese Bibliotheken programmiert worden sind. Für die Realisierung des Tools gibt es verschiedene Bibliotheken zur Auswahl. Es gibt mehrere Bibliotheken die für das Tool nützlich sind. Standardbibliothek ist eine Bibliothek die alle Dokumente wie z.b. Word, Excel, PDF- Dateien aufnehmen können. Beim Öffnen werden die Dateien direkt in den dazugehörigen Programmen geöffnet. Das bedeutet, z.b. beim Öffnen einer Word Datei, wird die Datei mit Microsoft Word aufgemacht. Mit dieser Standardbibliothek können die Dateien verwaltet und beliebig dargestellt werden. Listen (Williams, 2007, S ) Listen sind ähnlich wie Bibliotheken aufgebaut, jedoch gibt es einen Unterschied zu Bibliotheken. In Listen können keine Dateien abgelegt werden. Mit Listen kann man Informationen Gestalten und Organisieren. 37

38 Webparts (Williams, 2007, S ) Für die Gestaltung des Tools, sind Webparts unverzichtbar. Webparts sind vorprogrammierte Elemente die zusätzlich zu einer Seite eingefügt werden können. Man kann Webparts als eine Brücke zu anderen Bereichen von SharePoint betrachten wie z.b. Bilder, Listen oder Bibliotheken. Mit Webpart haben wir die Möglichkeit unterschiedliche Informationen und Inhalte auf einer Seite übersichtlich darzustellen. Nutzen von Ansichten von Bibliotheken und Listen (Williams, 2007, S ) Ansichten sogenannte Views ermöglichen im Allgemeinen die Dateien in einer Liste oder Bibliothek anzuzeigen, die am interessantesten sind oder sich für einen bestimmten Zweck am besten eignen. Bibliotheken und Listen haben eine voreingestellte Startansicht, das bedeutet, dass die Dateien nach dieser voreingestellten Einstellung angezeigt werden. Man kann aber weitere Ansichten programmieren oder eine schon existierende Ansicht bearbeiten. Diese Funktion ermöglicht, dass verschiedene Benutzer in verschiedenen Sichten auf die gleiche Bibliothek oder Liste zugreifen, und nur die jeweiligen relevanten Infos sehen und gegebenenfalls ändern können. Einstellungsmöglichkeiten der Ansichten Spalten: Eine gewöhnliche Dokumentenbibliothek hat 4 vorprogrammierte Spalten. Die Spalten enthalten Informationen einer Datei, dadurch ist es nicht mehr notwendig, einzelne Datei zu öffnen, um die Dateidetails zusehen. Durch das Kombinieren mit anderen Ansichtsfunktionen kann man Dateien oder Informationen anzeigen, die für die Arbeit relevant sind. Wenn eine Bibliothek oder Listen viele Dateien enthält, erleichtert die Ansichtsfunktion das Finden der richtigen Datei. Man kann die Spalten Reihenfolge ändern oder Spalten können ein-und ausgeblendet werden. Sortieren Man kann bis zu zwei Spalten auswählen die man sortiert haben will. Man kann die jeweilige Spalte nach Zahl oder Text sortieren lassen. Filtern Die Filterfunktion ermöglicht dem Benutzer Spalten nach bestimmten Kriterien zu filtern. Beispielsweise können in einer Ansicht nur Dokumente angezeigt werden, die sich nur auf Interne Audit beziehen. Gruppieren nach Diese Funktion ist sehr nützlich für das Projekt. Sie erlaubt dem Nutzer die Dateien der Bibliotheken nach Information in den Spalten zu gruppieren. Eine Bibliothek mit vielen Dateien lässt sich mit dieser Funktion übersichtlicher darstellen. Man kann alle Dateien nach Normen und dann danach nach Kapitel gruppieren 38

39 Rechte und Rollenkonzept Durch die Vergabe der Administrationrechte ist es sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Informationsstand sind, da die unerlaubte Änderung eines Dokuments unterbunden wird. Auch können die Informationen für bestimmte Personen oder Gruppen freigeschaltet werden. Die Benutzer von SharePoint können sich selbst um die Verwaltung ihrer Informationen kümmern Entscheidung für SharePoint Die Realisierung des Tools kann deshalb mit SharePoint am besten umgesetzt werden. SharePoint in der Lage alle Anforderungen technisch umzusetzen. SharePoint besitzt nicht nur die Funktionalität einer Datenbank, sondern verfügt darüber hinaus unzählige Datenbearbeitungsfunktionen wie z.b. in Excel oder Word. Durch die Integrationsmöglichkeit im Cassidian Intranet kann von allen Standorten auf SharePoint zugegriffen werden. Auch verfügt SharePoint eine Ansichtfunktion, die Daten (Fragebögen) nach bestimmten Kriterien wie z.b. Norm, BMS Prozess und Projekt filtern. Durch eine gezielte Suche verkürzt sich somit die Suchzeit. Mit wenigen Klicks kann der Auditor erkennen, ob der Fragebogen den Erfordernissen des aufzuplanenden Audits entspricht und zur weiteren Verwendung geeignet ist. In SharePoint können Auditoren Rollen zugewiesen werden, die zu verschiedenen Aufgaben berechtigen. 39

40 5. Tool zur Strukturierung von Audit-Fragebögen 5.1 Gestaltung der Toolstruktur. Nach dem die richtige Software für das Tool gefunden wurde, wird an der Gestaltung des Tools gearbeitet. In diesem Schritt müssen wir folgende Aspekte berücksichtigen Der Zweck und Inhalt des Tools Das Tool ist als eine informative Datenbank ausgelegt. Es soll als einen Ort dazu dienen verwendete Fragebögen strukturiert ablegen zu können. Die Zielgruppe für das Tool sind vorwiegend Auditoren die im Zuge der Auditvorbereitung auf der Suche nach Fragebögen sind. Das Tool soll Fragebögen zu verschiedenen Themen bereitstellen und den Cassidian Auditoren zugänglich gemacht werden. Es soll offen für zukünftige Erweiterung, Anpassung und Ergänzung in der Zukunft weiter aufgebaut, angepasst und ergänzt werden. Es lebt von den Inhalten und muss mit Inhalten gefüllt und deshalb gepflegt werden. Als Erstes muss eine Struktur für das Tool und die Datenbank zum Ablegen der Fragebögen definiert und anlegt werden. Auf die Datenbankstruktur wird später (siehe Kapitel ) noch ausführlich eingegangen Die Toolstruktur Die Toolstruktur soll natürlich so einfach wie möglich gestaltet werden. Die Struktur soll dazu dienen, den Inhalt des Tools in verschiedenen Rubriken zu kategorisieren. Mit einer übersichtlichen Struktur lässt sich das Tool sehr einfach benutzen und die Auditoren können die gesuchten Fragebögen leichter finden. Um die Struktur des Tools zu gestalten wird die Methode Card-Sorting angewendet. Diese Methode dient dazu die Inhalte unseres Tools zu ordnen. Zuerst werden alle Themen auf einer Karteikarten geschrieben. Danach werden alle zusammengehörigen Inhalte auf einen Kartenstapel gelegt. Jetzt können konkrete Strukturen festgestellt werden (Düweke & Rabsch, 2011, S. 540). Die Inhalte werden in folgenden Rubriken klassifiziert: Fragebögen sind die wichtigsten Inhalte des Tools. Sie werden strukturiert in Datenbibliotheken abgelegt. Eine Datenbibliothekstruktur muss deshalb konzipiert werden. Zusätzlich müssen wichtige Ansichten der Fragebögen angelegt und auf der Startseite des Tools als Views hinterlegt werden. Diese Views sind einfache Verlinkungen, auf mehrere voreingestellte Filter-, Sortier-, und- Gruppierungsfunktionen der Fragebögen. Kontakte zu den Audit Managers und Tool Administratoren bei Fragen bezüglich des Tools. Alle Kontakte werden in einer Liste abgelegt. 40

41 Neuigkeiten über neue verfügbare Fragebögen werden ebenso in einer Liste abgelegt Toolbenutzungsdokumente wie Anweisungen werden direkt auf der Startseite abgelegt. Alle wichtige Links zu anderen Portalen wie Audit Tool oder Internetseiten wie das Firmen-Intranet werden in einer Liste hinterlegt Im nächsten Schritt wird an der Strukturebene gearbeitet. Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von Strukturen flache und tiefe Strukturen. Eine tiefe Struktur hat wenige Auswahlmöglichkeiten und mehrere Unterebenen, eine flache Struktur hat viele Auswahlmöglichkeiten und wenige Ebenen (Düweke & Rabsch, 2011, S. 542). Eine flache Hierarchie ist aus mehreren Gründen besser geeignet für das Tool. Der Auditor kann mit wenigen Klicks schnell die gesuchten Fragebögen finden. Die erste Ebene ist die Startseite, von hier aus werden die Auditoren auf die 2 Ebene z.b. Fragebögen in Bibliotheken oder Ankündigungen in Listen weiter geleitet. Es werden desweiteren Verlinkungen von der Startseite zu den Seiten der Ebene 2 und umgekehrt angelegt. Tool Benutzungs dokumente (Bibliothek) Portalbild und kurze Beschreibung (Text) Ankündigun gen (Liste) Startseite/ Portal (Website) Linksliste (Liste) Fragebögen bibliothethek Ansichten (Views) Abbildung 14 Toolstruktur 41

42 5.1.3 Die Startseite des Tools. Der Auditor gelangt über eine Startseite zum Tool. Als Vorlage für die Startseite wird eine leere Website verwendet. SharePoint bietet allerdings unterschiedliche Vorlagen an. Man kann natürlich eine vordefinierte Website Vorlage nehmen und sie dann so umgestalten, dass sie der eigenen Vorstellungen entspricht, aber das dauert länger. Eine leere Website ist die 2. oberste Ebene im SharePoint Programm. Sie ist eine Vorlage einer leeren Homepage. Sie wird wie oben schon erwähnt mit Hilfe eines Browsers angezeigt. Eine Leere Website bietet freie Gestaltungsmöglichkeiten. Hier können alle Ideen umgesetzt und verändert werden. Man kann sie also nach den eigenen Anforderungen gestalten und sie von Grund auf aufbauen. Man kann diese leere Website als eine Startseite der Fragebögendatenbank betrachten. Mit einer Startseite zu der Fragebögendatenbank werden alle wichtige Verlinkungen zu den Bibliotheken, Listen und Views hinterlegt. Dies funktioniert mit Hilfe von Webparts. Das bedeutet man hinterlegt auf dieser Teamwebsite Verlinkungen in Form von Webparts auf bereits angelegte Bibliotheken und Listen. Programmierung wurde von SharePoint sehr einfach gestaltet, so dass man keine Programmierkenntnisse braucht und deshalb nur über die Tool.- und Datenbankstruktur sich Gedanken machen muss Für die Gestaltung der Startseite sind folgende Aspekte wichtig Da es sich um ein Cassidian weites Fragebögen Tool handelt, soll der Zweck des Tools im Begrüßungstext erwähnt werden. Zusätzlich soll dieser Text mit einem Cassidian Bild ergänzt werden. Das Bild soll nicht nur eine dekorative Funktion haben sondern auch der Corporate Identity dienen. die Navigation auf der Startseite ist sehr wichtig, da der Auditor sich auf Anhieb zu Recht finden soll. Alle relevanten Informationen sollten auf einen Blick zu finden sein. Außerdem muss die Bedienung natürlich möglichst intuitiv sein. leicht lesbare Schrift und Farbe erleichtern zusätzlich die Navigation auf der Startseite Die Navigation Die Navigation dient dem Besucher dazu, die einzelnen Seiten zu erreichen. Die Navigation ist notwendig, da ohne sie der Benutzer nicht weißt wo er sich befindet. Deshalb hat eine Navigation grundsätzlich zwei Aufgaben: Der Benutzer soll wissen wo er sich innerhalb einer Website befindet und darüber hinaus wird ihm geholfen, das Gesuchte problemlos zu finden. 42

43 Bei SharePoint gibt es die vorprogrammierte Brotkrumenpfade Navigation. Sie bezeichnet Navigationselemente auf Webseiten und zeigt dem Benutzer den Pfad von der Startseite zur aktuellen Seite an. Somit weiß der Benutzer wo genau er sich grad befindet (Düweke & Rabsch, 2011, S. 550) Die Suchfunktion Die Suchfunktion ergänzt die Brotkrumenpfade Navigation und bietet eine zusätzliche Hilfe bei Websites mit vielen Inhalten. Mit dieser Funktion kann der Benutzer durch Eingabe bestimmter Schlagwörter sofort nach bestimmten Fragebögen suchen. Die Suchfunktion ist von SharePoint vorprogrammiert in Form eines Eingabefelds und auf jeder Seite an gleicher Position zu finden. Die Suchfunktion ist sehr einfach zu bedienen. 5.2 Gestaltung der Datenbankstruktur für Fragebögen und Views Um die Ansichtfunktion von SharePoint zu benutzen, muss eine Struktur für die Datenbibliothek definiert und angelegt werden. Um die Struktur des Tools effektiv zu gestalten und zielführend zu arbeiten, ist es wichtig SharePoint, die Auditplanung und anschließend das BMS, welches das Qualitätsmanagementsystem enthält, von Cassidian zu verstehen. Nochmals werden Ziele und die dazu nötigen Umsetzung in SharePoint zusammen in einer Tabelle gefasst. Ziel Zugang zu allen Fragenkatalogen zu ermöglichen Modulare Aufbau der Fragenkatalogen Views Erforderliche Umsetzung in SharePoint Strukturierte Datenverwaltung mit definierten Spalten programmieren Verwendung von SharePoint Ansichtsfunktionen wie z.b. Gruppieren-, Filterfunktionen, Verlinkungen auf definierten unterschiedlichen Ansichten der Daten Abbildung 15 Zusammenfassung der Ziele 43

44 5.2.2 Datenbankstruktur Anhand eines Beispiels von SharePoint wird erklärt, wie eine Datenablage strukturiert wird. Wenn eine neue Datenbibliothek erstellt wird, enthält diese bereits 4 Standardspalten. Abbildung 16 Standard Datenbibliothek ohne Struktur Die Datenbibliothek enthält zum Beispiel Spalten für Dokumenttyp, Titel, Geändert am und Geändert von usw. Ein Audit Fragenkatalog wird mittels dem Add Document Button in diese Datenbibliothek abgelegt. Eine Datenbibliothek ist wie eine Excel Tabelle aufgebaut und besteht aus Spalten und Zeilen. An dem Beispiel sieht man sieht eine Datei Test und die 4 vordefinierten Spalten. Es können aber noch weitere Spalten zu unserer Datenbibliothek hinzugefügt werden. Wenn eine Datei zu einer Dokumentenbibliothek hinzugefügt wird, können die Eigenschaften, die diese Datei beschreiben, definiert werden. Die Spalten enthalten Informationen einer Datei, dadurch ist es nicht mehr notwendig, einzelne Datei zu öffnen, um die Dateidetails zusehen. Der Auditor kann sofort alle notwendigen Informationen der Datei sehen. Um die Datenbankstruktur zu gestalten ist es wichtig herauszufinden, welche Eigenschaften definiert werden müssen, um einen Fragenkatalog präzise zu beschreiben. Diese Eigenschaften werden dann als Spalten in der Datenbibliothek angezeigt. Um die erforderlichen Spalten/Eigenschaften definieren zu können, wird die Auditjahresplanung betrachtet. In der Auditplanung werden alle zu auditierende Audits innerhalb eines Jahres aufgelistet. Die Darstellung der Auditplanung ist so aufgebaut, dass die wichtigsten Informationen bezüglich eines Audits sofort abgelesen werden können. 44

45 Auditplanung Auditthema/ Auditumfang Auditvorbereitung Auditdurchführung Auditabschluss Abbildung 17 Auditprozess Einige Informationen von der Auditplanung können für die Datenbankstruktur übernommen werden. Im Allgemeinen müssen Spalten, die folgenden Informationen einschließen, in der Datenbankstruktur angelegt werden: Name des Audits Dient zur Identifizierung der Frageböge. Normen und Normkapitel Dient zur Identifizierung der dem Fragebögen zugeordneten Normen und Normkapitell. Thematik und Umfang Identifiziert das auditierte Thema sowie den Auditumfang. Business Management Prozess/ Level Dient zur Identifizierung des Business Management Prozesses und Level. BMS Prozessverantwortlicher Identifiziert den Prozessverantwortlicher. Wiederverwendungsmöglichkeit Der Fragenkatalog ist für welche Auditart zur Wiederverwendung geeignet z.b. Internes oder Externes Audit Eigenschaft des Fragenkatalogs Informiert ob der Fragenkatalog themen-/projektspezifische Fragen oder allgemeine Fragen beinhaltet. Sprache Dient zur Identifizierung der Sprache des Fragenkataloges z.b. English, Deutsch, Französisch Projekte Identifiziert das auditierte Projekt. Entwicklungssicherung System relevantes Audit. Ein Entwicklungssicherungssystem (ESS) ist Voraussetzung für die Zulassung Entwicklungsbetrieb. Ziel des ESS ist es, der Behörde und dem Leiter des Entwicklungsbetriebs Vertrauen in das Funktionieren des Entwicklungsbetriebs zu geben und diese zu vertrauen 45

46 Enterprise Risk Management relevantes Audit Querverweise der Normen Ein Audit überprüft, ob die Anforderungen der verschiedenen Normen eingehalten wurden. Deshalb kann ein Fragenkatalog Fragen beinhalten, die sowohl Anforderung aus EN 9100 aber auch Anforderungen aus AQAP 2110 abdecken. Die 4 wichtigsten Normen wie EN 9100 ISO 9001 AQAP 2110 AQAP 2210 werden aufgenommen Views Um festzulegen welche Ansichten Views auf der Startseite des Tools hinterlegt werden, ist es wichtig die Ansichtsfunktion von Sharepoint sowie das Qualitätsmanagementsystem (siehe Kapitel 3.1 oben) von Cassidian zu verstehen. Wenn eine Liste oder eine Bibliothek in SharePoint aufrufen wird, so wird die Standardansicht angezeigt. Ansichten legen die Spalten einer Datenbibliothek, die auf einer Website dargestellt werden, fest. Mit der Ansichtsfunktion kann die Darstellung von Informationen verändert werden. Die Ansichtsfunktion ist im Gegensatz zu der Windows Dateiablage, die die Ordner als einzige Möglichkeit zur Organisation der Daten zulässt, flexibler. Durch das Kombinieren unterschiedlicher Funktionen wie Gruppieren, Filter und Sortieren kann man Dateien oder Informationen anzeigen, die für die Arbeit relevant sind. Wenn eine Bibliothek oder Listen viele Dateien enthält, erleichtert die Ansichtsfunktion das Finden der richtigen Datei. Verschiedene Ansichten werden generiert, in den die Fragebögen nach bestimmten Kriterien gruppiert und strukturiert werden. Auf der Startseite werden Verlinkungen zu diesen vordefinierten Ansichten als Views hinterlegt. Wählt ein Auditor eine View aus, so wird er direkt auf die dazugehörige voreingestellte Ansicht weitergeleitet. Je nach dem welche View gewählt wurde, verändert sich die Datenbankstruktur und Spalten werden dementsprechend ein oder ausgeblendet. In erster Linie werden folgende Views auf der Startseite hinterlegt: Norm View In der Norm View werden die Fragebögen zuerst nach Normen gruppiert, strukturiert. Themen View In der Themen View werden die Fragebögen zuerst nach Themen gruppiert. BMS View Alle Fragebögen werden nach BMS Prozessen strukturiert Projekt View In dieser View werden die Fragebögen nach Projekten gruppiert. 46

47 5.3 Realisierung der Tool.- und Datenbankstruktur Die Tool- und Datenbankstruktur werden in SharePoint umgesetzt Generierung der Toolstruktur Der erste Schritt ist die Generierung einer leeren Website. Abbildung 18 Leere Website Wie oben schon bereits beschrieben, übernimmt ein Cassidian Bild, welches mittig platziert wird, eine dekorative Funktion. Eine kurze Textpassage unter dem Bild erklärt den Zweck des Tools und heißt den Auditoren willkommen. 47

48 Abbildung 19 Startseite des Tools Im nächsten Schritt werden Verlinkungen zu den verschiedenen Inhalten auf der Startseite hinterlegt. Views Kontakte Ankündigungen Toolbenutzungsdokumente Links 48

49 Links, Kontakte, Toolbenutzungsdokumente und Ankündigungen sind ergänzende Informationen, werden deshalb zusammen auf der rechten der Startseite platziert. Sie werden ihrer Wichtigkeit nach von oben bis unten platziert. Abbildung 20 Verlinkungen auf der Startseite Views dagegen sind direkte Verlinkungen auf die strukturierten Fragebögen und somit auf die gesuchten Informationen. Aus diesem Grund werden Sie mittig unterhalb des Fotos platziert. Abbildung 21 Views 49

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