Mail-to-Fax: Wie verschicke ich ein Fax per ?

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1 Mail-to-Fax: Wie verschicke ich ein Fax per ? Funktionsbeschreibung 1. Einleitung Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Faxe per verschicken können. Unter den Punkten 2 bis 5 erhalten Sie wichtige allgemeine Informationen. In Abschnitt 6. als Fax verschicken wird der eigentliche Sendevorgang Schritt für Schritt erläutert. Punkt 7 enthält Hinweise zur Sicherheit und im letzten Abschnitt finden Sie ein FAQ, mit dessen Hilfe Sie häufige Fehlerquellen beheben können. 2. Kurzbeschreibung Die Funktion Mail-to-Fax ermöglicht es, Faxe per zu verschicken. Ein Administrator der SIP Tk-Anlage CentrexX muss die Funktion zuvor im Power Menü aktivieren und eine -Adresse hinterlegen, von der aus die Faxe dann verschickt werden können. Die wird vom Nutzer der Adresse an eine nach festem Muster aus der Fax-Rufnummer generierten Zieladresse verschickt 3. Voraussetzung für die Ausführung der Anleitung Sie benötigen eine -Adresse, von der aus Sie die als FAX verschicken können. Diese -Adresse muss zuvor durch einen Administrator im Power Menü hinterlegt und der Dienst in den Grundkonfigurationen freigegeben werden. Die ausführliche Beschreibung finden Sie im Artikel Mailto-Fax in der Online-Hilfe. 4. Basiswissen 4.1 Was bedeutet Mail-to-Fax? Grundsätzlich werden mit Mail-to-Fax (oder Mail2Fax) Dienste benannt, mit deren Hilfe Faxe per versendet werden können. Bei der Deutschen Telefon kann Mail-to-Fax als Funktion der SIP Tk-Anlage CentrexX ohne Zusatzkosten genutzt werden. Der Administrator muss die Funktion im Power Menü aktivieren und die zum Versenden genutzten -Adressen hinterlegen 4.2 Was ist E-Fax? E-Fax ist ein Überbegriff für die Verwendung von s als Fax-Ersatz. Für gewöhnlich werden die dafür nötigen Dienste in Mail-to-Fax (oder Mail2Fax) und Fax-to-Mail (oder Fax2Mail) unterteilt. Bei der Deutschen Telefon können Mail-to-Fax und Fax-to-Mail als Funktionen der SIP Tk-Anlage CentrexX ohne Zusatzkosten genutzt werden. Beide Funktionen müssen durch einen Administrator im Power Menü aktiviert werden. 4.3 Was benötige ich zur Nutzung von Mail-to-Fax? Sie benötigen nichts weiter als einen gültigen -Account, von dem aus Sie s verschicken können. Die E- Mail-Adresse muss lediglich vorher durch einen Administrator im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX hinterlegt werden. Seite 1/6

2 4.4 Wer kann Mail-to-Fax nutzen? Jeder Mitarbeiter, dessen -Adresse zuvor von einem Administrator im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX hinterlegt wurde. 5. Hinweise Zum Verschicken kann jede gewöhnliche -Adresse verwendet werden. Diese muss vorher durch einen Administrator im Power Menü hinterlegt werden. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir eine -Adresse mit eigener Domain (z.b. eigene Firmenadresse) zu verwenden. Nähere Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 7 Sicherheit/ Schutz vor Missbrauch. 6. als Fax verschicken 6.1 Absenderadresse festlegen Nutzen Sie zum Verschicken einer als Fax Ihren normalen -Dienst ganz so, als ob Sie eine gewöhnliche verschicken wollten. Ein Administrator muss Ihre Absenderadresse bereits im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX hinterlegt und der Dienst für Sie freigeschaltet haben. Nähere informationen entnehmen Sie bitte dem Artikel "Mail-to-Fax" in der Online-Hilfe unter "SIP Tk-Anlage CentrexX" - "Administrator". 6.2 Zieladresse aus Faxnummer generieren Als Zieladresse tragen Sie eine Adresse ein, die sich wie folgt zusammensetzt: <Fax-Rufnummer>@faxgw.dtst.de Tragen Sie nationale Rufnummern normal mit Ortsvorwahl ein. Beachten Sie, dass die Nummer keine Amtsholungs-0, keine Leerzeichen oder sonstige Zeichen enthalten darf. Also z.b.: @faxgw.dtst.de, nicht aber @faxgw.dtst.de oder @faxgw.dtst.de. Sie können auch international Faxe verschicken. Tragen Sie hierfür die internationale Vorwahl ein und lassen bei der Ortsvorwahl wie üblich die 0 weg. Also z.b.: @faxgw.dtst.de Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Deutsche Telefon nicht garantieren kann, dass der Mail-to-Fax-Dienst für alle Zielländer funktioniert. Dies gilt insbesondere für Länder, in denen Internet- und Telekommunikation besonderen Einschränkungen von staatlicher Seite unterliegen. 6.3 Betreffzeile ausfüllen Zum erfolgreichen Versenden einer ist es immer empfehlenswert, die Betreffzeile auszufüllen, da s ohne Betreff von manchen Servern gar nicht angenommen werden. Da Sendeberichte oder Fehlermeldungen, die Ihnen automatisch zugesandt werden, den Betreff der ursprünglich von Ihnen verschickten in der Betreffzeile führen, ist es auch für Ihre Übersicht von Vorteil, eine saubere Betreffzeile zu verfassen. (Beispiel: Fax, Datum, Zielrufnummer, Schadensmeldung Werkstatt Meier ). Seite 2/6

3 Die Betreffzeile der wird beim Empfänger nicht im Fax angezeigt. Wenn Ihr Fax eine Betreffzeile enthalten soll, müssen Sie diese im Text Ihres Faxes selbständig anlegen. Der Empfänger bekommt immer die im Power Menü unter Fax Header Nummer und Fax Header Text hinterlegten Daten als Header des Faxes angezeigt. 6.4 Fax schreiben Sie können zum Verfassen des Faxes wie bei einer ganz normalen das Textfeld Ihres programms nutzen oder einen Anhang in den Formaten.pdf oder.tif erstellen. Im verschickten Fax wird der Inhalt des Textfeldes der von Ihnen verschickten sowie der Inhalt sämtlicher PDF-Anhänge (bzw..tif-anhänge) angezeigt. Anhänge in anderen Formaten werden nicht unterstützt. In der Regel empfehlen wir die Nutzung eines PDFs. Das Format.tif eignet sich z.b. zum Verschicken von Bildern. Hinweis: Die meisten Mailprogramme versenden standardmäßig im html-format. Damit ein Anhang vom System korrekt erkannt und in ein Fax umgewandelt wird, müssen Sie Ihre vorher auf nur Text umstellen. Dies gilt auch, wenn Sie das Textfeld der ganz frei lassen. Um eine in reinem Text-Format zu erstellen, müssen Sie diese Option in Ihrem Mailprogramm unter Umständen erst aktivieren. Auch wenn Sie Ihr Fax als Textmail im Textfeld Ihres -Programms und ohne Anhang erstellen, ist es empfehlenswert auf nur Text umzustellen. Als html-datei verschickte Texte werden zwar beim Empfänger-Fax angezeigt, es kann aber zu Darstellungsproblemen kommen (z.b.: der html-code wird mit angezeigt und macht das Fax nur sehr schwer lesbar). Wenn Sie dennoch Ihr Fax als im html-format verschicken möchten (z.b. um bestimmte Vorlagen zu nutzen), testen Sie unbedingt vorher mit einem Test-Fax die saubere Darstellung. Es ist möglich, die beiden Methoden Textmail als Fax und Fax als Anhang zu kombinieren. In diesem Fall wird im Fax zunächst der Inhalt des Textfeldes der und dann der des Anhangs der dargestellt. Wir empfehlen jedoch, wenn Sie ein PDF nutzen, das komplette Fax als PDF zu erstellen und dann beim Verschicken das Textfeld der vollständig frei zu lassen. Auf diese Weise erzielen Sie das sauberste Ergebnis. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass PDFs nur bis zu einer Größe von 3MB verarbeitet werden können. Die Gesamtgröße der Mail darf 5MB nicht überschreiten. 6.5 Sendebericht und Fehlermeldungen Wenige Minuten nach dem erfolgreichen Versand der erhalten Sie einen Sendebericht an die - Adresse, von der aus Sie die verschickt haben. Dieser Sendebericht entspricht dem Sendebericht, den Sie auch beim Verschicken von einem normalen Faxgerät erhalten hätten. Beispiel: Ihr Faxauftrag an wurde erfolgreich abgeschlossen. Zielfaxkennung: Sender: Firma GmbH Mailaddresse: Seiten: 1 Empfänger: Qualität: Normal JobID: KommunikationsID: c Verarbeitungszeit 0:00:47 `Kennung von Gegenstelle `Kennung von Gegenstelle `Absender-Mail-Adresse `Anzahl Seiten `Empfänger-Rufnummer `Übertragungsqualität Seite 3/6

4 `Verarbeitungsnummer von Fax Server `Übertragungsnummer zur Eindeutigkeit `Übertragungszeit ---- Dokumente zum Versand übermittelt ---- Sollten Sie auch nach längerem Warten noch keinen Sendebericht erhalten haben, liegt dies in der Regel an Problemen beim Empfänger (z.b. besetzt oder Papierstau beim empfangenden Gerät etc.). Solange Sie aber keine Fehlermeldung erhalten haben, wird das Versenden des Faxes weiterhin durchgeführt. Checken Sie allerdings vorsichtshalber Ihren Spam-Ordner, ob der Sendebericht (oder eine Fehlermeldung) dort gelandet sind. Die Zustellung des Faxes wird automatisiert bis zu 12 mal versucht, erst danach erhalten Sie eine Nachricht, dass die Empfängernummer besetzt ist (Fax-Geräte: im Standard nur 3 Zustellversuche). Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, können Sie dieser Hinweise auf die Fehlerquelle entnehmen und entsprechende Anpassungen vornehmen. Mitunter ist die eigentliche Fehlerbeschreibung zwischen den automatisierten Fehlermeldungen versteckt. Nähere Informationen finden Sie unter 9.Problemlösungen. 7. Sicherheit & Schutz vor Missbrauch 7.1 Die von Ihnen verwendete Absendeadresse Die Deutsche Telefon legt bei Ihren Diensten stets auf die höchsten Sicherheitsstandards wert. Da beim Dienst Mail-to-Fax die Nutzung eines -Services notwendig ist, auf deren Sicherheit die Deutsche Telefon keinen Einfluss hat, wurde ein Reverse-Lookup Ihrer -Adresse implementiert, der die Herkunft der verifiziert. Hinweis: Wie effektiv der Reverse-Lookup als Sicherheitsmaßnahme ist, hängt auch davon ab, wie sicher Ihre E- Mail-Adresse ist. Wir empfehlen deshalb die Nutzung eigener Domains (z.b. Firmenadresse) oder eines Mail- Hosters mit erhöhten Sicherheitsstandards. 7.2 Weiterführende Hinweise Ausführlichere Informationen zum Thema Sicherheit entnehmen Sie bitte dem Online-Hilfe-Artikel Mail-to-Fax in der Online-Hilfe unter "SIP Tk-Anlage CentrexX" - "Administrator". 8. Problemlösung/FAQ 8.1 Fehlermeldung nicht gefunden oder nicht verstanden? Scheitert die Zusendung des Fax, erhalten Sie eine automatisierte , die die Fehlermeldungen vom Server enthält. Die eigentlich entscheidende Fehlerbeschreibung von unserem Server ist deshalb mitunter etwas schwer zu finden. Sie befindet sich immer weit unten, da sich die Fehlermeldungen der Zwischenserver vor diese gesetzt haben, jedoch oberhalb der Informationen zur ursprünglich versendeten . Sollten Sie auch anhand dieser Beschreibung keine Fehlerbeschreibung finden, melden Sie sich gern bei unserem Technischen Service und stellen diesem die mit der Fehlerbeschreibung zur Verfügung. Wenn Sie die Fehlerbeschreibung gefunden haben, können Sie anhand dessen die Fehlerquelle beheben. Eine häufige Fehlerbeschreibung lautet z.b.: Seite 4/6

5 Die -Adresse ist fuer den Service Mail-to-Fax nicht freigeschaltet. Schalten Sie die -Adresse im Webportal bitte zuerst frei. Mit Webportal ist in diesem Fall das Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX gemeint. Bitten Sie in diesem Fall Ihren Administrator die Konfiguration von Mail-to-Fax im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX zu überprüfen. Weitere Hinweise auf mögliche Fehlerquellen, die in der Konfiguration im Power Menü begründet sind, finden Sie im Online-Hilfe-Artikel Mail-to-Fax. 8.2 Ist die Zieladresse korrekt? Bitte überprüfen Sie erneut die von Ihnen eingetragene Zieladresse. Wenn Sie beim letzten Versuch copy-paste verwendet haben, tragen Sie die Zielrufnummer noch einmal per Hand ein, um z.b. mitkopierte Leerzeichen zu vermeiden. Hier zur Erinnerung noch mal die Zusammensetzung der Zieladresse: Beispiel: Denken Sie daran, dass die Nummer keine Amtsholungs-0, keine Leerzeichen oder sonstige Zeichen wie etwa Bindestriche enthalten darf. 8.3 Probe-Fax an eigene Adresse kam nicht an? Falls Sie, z.b. zu Testzwecken, ein Fax an sich selber schicken wollen, kann dies zu Problemen führen, wenn die Fax-Zielrufnummer von derselben SIP Tk-Anlage CentrexX stammt, in der auch die Funktion Mail-to-Fax aktiviert wurde. Sie können das Problem umgehen, indem Sie die eigene Fax-Rufnummer mit der internationalen Vorwahl eintragen. Beispiel: anstatt von 8.4 Fax wird beim Empfänger mit html-code dargestellt? Ihre eigentliche Nachricht ist zwischen lauter Code auf dem Fax kaum noch erkennbar? In diesem Fall haben Sie keine reine Textmail verschickt. Die meisten -Programme verschicken standardmäßig im html-format. Dieses kann aber bei der Darstellung als Fax zu Problemen führen. Sie müssen in diesem Fall in Ihrem -Programm auf reines Textformat umstellen. Wo diese Option im Einzelnen zu finden ist, unterscheidet sich von Programm zu Programm. In der Regel ist die Option aber direkt beim Verfassen der zugänglich (z.b. als Button oder unter Optionen etc.). 8.5 Fax über Multifunktions-Drucker gesendet, aber keinen Sendebericht erhalten? Wenn Sie Ihr Multifunktionsgerät so einrichten, dass es über die im Power Menü für Mail-to-Fax hinterlegte Absenderadresse Faxe verschicken kann, werden Sendeberichte/Fehlermeldungen dennoch weiterhin an die hinterlegte -Adresse geschickt. Ihr Multifunktionsgerät wird diese Antworten nicht verarbeiten können. Stellen Sie also sicher, dass die Antwortmails nach wie vor über einen normalen -Account abgerufen und verwaltet werden. Seite 5/6

6 Powered by TCPDF ( Benötigen Sie weiterführende Hilfe? Wenn Sie zusätzliche Unterstützung brauchen, bitten wir Sie, ein Ticket über das Online-Ticket-Portal service.deutsche-telefon.de zu eröffnen. Zu diesem Ticket-Portal gelangen Sie auch über die Internetseite Gerne setzen wir uns dann zeitnah mit Ihnen in Verbindung. Hinweis: Für das "Aufgeben" eines Online-Tickets (Support-Anfrage) benötigen Sie immer auch die Kundennummer. Diese gewährleistet eine korrekte Zuordnung Ihres Anliegens. Sie finden die Kundennummer u.a. auf der Rechnung. In diesem Zusammenhang bedanken wir uns für Ihre Mithilfe. Ihr Service-Team der Deutsche Telefon Standard AG Copyright 2017, Deutsche Telefon Standard AG Mail-to-Fax: Wie verschicke ich ein Fax per _OH_01_05_Nu_ ### Seite 6/6