Stammdaten. 4. Basiswissen

Transkript

1 Stammdaten 1. Einleitung In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Administrator im Power Menü die Stammdaten ihrer SIP Tk-Anlage CentrexX einsehen und ändern können. Grundsätzliche Informationen und wichtige Hinweise erhalten Sie in den Abschnitten 2 bis 6. In Abschnitt 7 wird die Funktion der verschiedenen Stammdaten und in Abschnitt 8 eine mögliche Änderung der Stammdaten ausführlich dargestellt. Zusätzlich finden Sie weiterführende Informationen und häufig gestellte Fragen im FAQ (Abschnitt 9). 2. Kurzbeschreibung Die Stammdaten für Ihre SIP Tk-Anlage CentrexX umfassen im Wesentlichen die bereits bei Vertragsabschluss erhobenen Daten Ihres Unternehmens als Vertragspartner der Deutschen Telefon. Sie sind in verschiedene Bereiche unterteilt, die sich nach der Funktion richten, die die Daten im Einzelnen erfüllen. Die Bereiche werden in Abschnitt 7 näher dargestellt. Hier eine kurze Übersicht: Kundennummer: Bei Service-Anfragen bitte immer angeben (siehe 7.2). Kontaktdaten des Administrators: Bitte aktuell halten, damit wichtige Meldungen (z.b. zu Störungen) nicht ins Leere laufen (siehe 7.3, bzw. zur Änderung unter 8.1). Rechnungsübermittlung: -Adresse für die monatlichen Rechnungen (siehe 7.4, bzw. zur Änderung unter 8.1). Sammelnummer für den Backup-Service: Zentrale Sammelnummer für den wichtigen Backup-Service (siehe 7.5, bzw. zur Änderung unter 8.1 sowie zusätzliche Informationen im FAQ unter 9.3). Adressdaten der Firma: Die postalische Adresse Ihres Unternehmens (siehe 7.6, bzw. zur Änderung unter 8.2). Kennwort: Hier können Sie Ihr Administrator-Kennwort erneuern (siehe 7.7, bzw. zur Änderung unter 8.3, sowie zusätzliche Informationen im FAQ unter 9.1 und 9.2). 3. Voraussetzung für die Ausführung der Anleitung Um nachfolgende Anleitung auszuführen, benötigen Sie die Zugangsdaten zum Power Menü als Administrator der SIP Tk-Anlage CentrexX (Kopfnummer und Kennwort). 4. Basiswissen 4.1 Wozu ist die Kundennummer wichtig? Die Kundennummer ist in der Kundenkommunikation für verschiedene Verwaltungsvorgänge als Mittel zur eindeutigen Zuordnung wichtig. Sie finden Sie z.b. auch auf jeder Rechnung. Bitte geben Sie Ihre Kundennummer an, wenn Sie Kontakt mit der Deutschen Telefon aufnehmen, um eine korrekte und zügige Bearbeitung Ihres Anliegens zu garantieren. 4.2 Was bedeutet Backup-Service bzw. Backup-Nummer? Ein Backup-Service in der Telefonie stellt sicher, dass beim Ausfall einer Telefonnummer eingehende Anrufe nicht ins Leere laufen. In der Regel werden solche Anrufe auf eine alternative Rufnummer geroutet: Die Backup-Nummer. In den Stammdaten müssen Sie eine allgemeine Backup-Nummer für den Backup-Service der Deutschen Telefon hinterlegen, die für alle Nebenstellen Ihrer SIP Tk-Anlage CentrexX gilt. Weitere Informationen zum BackupService der Deutschen Telefon finden Sie im FAQ dieses Artikels unter 9.3. Seite 1/20

2 4.3 Was ist das Kennwort? Das Kennwort ist das 8 bis 32-stellige Passwort, mit dem der Administrator-Zugang zum Power Menü gesichert ist. Es ist nicht zu verwechseln mit der PIN : Einem Zahlencode, der je Nebenstelle als Passwort für den NutzerZugang zum Power Menü festgelegt wird. 5. Hinweise Die in den Stammdaten hinterlegten Daten besitzen Vertragsrelevanz. Die angegebenen Kontaktdaten können durch die Deutsche Telefon im Rahmen des bestehenden Vertragsverhältnisses entsprechend genutzt werden. Die Richtigkeit der in den Stammdaten hinterlegten Daten liegt in der Verantwortung des Kunden und ist für einen reibungslosen Ablauf der gegenseitigen vertraglichen Verpflichtungen essentiell. Für negative Konsequenzen, die sich aus fehlerhaften Angaben in den Stammdaten (z.b. veraltete Backup-Nummer im Falle einer Störung) ergeben, kann die Deutsche Telefon keine Verantwortung übernehmen. Die Stammdaten Ihrer SIP Tk-Anlage CentrexX sind nicht zu verwechseln mit den Stammdaten einer Nebenstelle. Wie Sie als Nutzer die Stammdaten Ihrer Nebenstelle einsehen können erfahren Sie im Artikel Persönlicher Telefonstatus der Online-Hilfe. Beachten Sie, dass Sie die Änderung Ihres Administratorkennworts aus Sicherheitsgründen regelmäßig vornehmen sollten. Nutzen Sie dabei die Hinweise zur Passwort-Sicherheit im Abschnitt 8.3. Weitere sicherheitsrelevante Informationen finden Sie im FAQ unter 9.1 und Vorbereitung 6.1 Anmeldung als Administrator der SIP Tk-Anlage CentrexX Geben Sie in Ihre Browserzeile ein. Seite 2/20

3 Tragen Sie links unter Administrator Ihre Kopfnummer (Bsp ) und Ihr Kennwort ein und klicken auf weiter. Wenn Sie die Anmeldung von diesem Browser aus zum ersten Mal durchführen, werden Sie nun zu einer ZweiFaktor-Authentifizierung aufgefordert, wie im nächsten Punkt beschrieben. Ansonsten sind Sie nun als Administrator eingeloggt. 6.2 Zwei-Faktor-Authentifizierung Bei der ersten Anmeldung als Administrator unter wird eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aufgerufen. Dasselbe gilt, wenn Sie die Anmeldung über einen Browser durchführen, den Sie bisher noch nicht zur Anmeldung als Administrator genutzt haben. Der Administratorzugang ohne erweiterte Rechte reicht aus, um die sämtlichen in diesem Kapitel beschriebenen Schritte durchzuführen. Sie können also fortfahren, in dem Sie den Button Zugang ohne erweiterte Rechte betätigen. Möchten Sie dennoch die Zwei-Faktor-Authentifizierung jetzt durchführen, klicken Sie auf den Button Erweiterte Rechte beantragen ganz in der Mitte. Sie erhalten dann umgehend eine automatisierte an die von Ihnen hinterlegte -Adresse. Die PIN aus dieser tragen Sie in das freie Feld ein und klicken dann auf Aktivieren. Damit ist Ihre Anmeldung als Administrator abgeschlossen und Sie haben vollen Zugriff auf alle Funktionen der SIP Tk-Anlage CentrexX. Seite 3/20

4 7. Stammdaten einsehen 7.1 Übersicht Meine Stammdaten aufrufen Klicken Sie nach der Anmeldung als Administrator im Hauptmenü rechts unten auf Stammdaten. Seite 4/20

5 Sie gelangen zur Übersicht Meine Stammdaten : Seite 5/20

6 In der Übersicht Meine Stammdaten finden Sie verschiedene Bereiche, die in den kommenden Unterpunkten näher erläutert werden: 7.2 Kundennummer Im weißen Balken ganz oben finden Sie die Kundennummer für Ihre SIP Tk-Anlage CentrexX. Seite 6/20

7 Wenn Sie Kontakt mit den Mitarbeitern der DTS aufnehmen, ermöglicht die Angabe Ihrer Kundennummer die eindeutige Zuordnung und zügige Bearbeitung Ihrer Anliegen. 7.3 Kontaktdaten des Administrators Die Kontaktdaten finden Sie im Bereich Meine Stammdaten oben links: Seite 7/20

8 Hier werden die Kontaktdaten des im Vertrag benannten Administrators für Ihre SIP Tk-Anlage CentrexX hinterlegt. Sie können diese Daten jederzeit ändern. Bitte halten Sie diese Daten immer aktuell, denn sie werden unter anderem auch verwendet, um Sie zum Beispiel im Falle von Unregelmäßigkeiten bei der Nutzung Ihrer Anlage oder bei einer technischen Störung zu kontaktieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. Die Daten sind außerdem verschiedentlich automatisiert in Funktionen des Power Menüs eingebunden. Beispiele für weitere Verwendungen: Die Rufnummer wird im Power Menü Nutzer unter Ansprechpartner angezeigt. Die -Adresse wird zur Zwei-Faktor-Authentifizierung bei der Anmeldung als Administrator verwendet. Die -Adresse wird zur Benachrichtigung bei Erreichen des Kostenlimits einer Nebenstelle verwendet. 7.4 Rechnungsübermittlung Die Daten zur Rechnungsübermittlung finden Sie im Bereich Meine Stammdaten links mittig: Seite 8/20

9 Hier können Sie eine alternative -Adresse für den Empfang der monatlichen Rechnung hinterlegen. Aktivieren Sie Nein, sondern an folgende -Adresse und tragen die gewünschte Rechnungsadresse in das beschreibbare Feld darunter. Solange Ja angeklickt ist, wird die unter Kontaktdaten des Administrators angegebene -Adresse hierfür verwendet. Hinweis: Das Eintragen einer alternativen -Adresse alleine reicht nicht aus! Damit Sie die Rechnung tatsächlich an die eingetragene Adresse erhalten, müssen Sie immer auch die Option Nein, sondern an folgende -Adresse aktivieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass die automatisch generierten Rechnungen der Deutschen Telefon nicht von Ihrem Spamfilter blockiert werden. 7.5 Sammelnummer als Backup-Service Nummer Die Sammelnummer für den Backup-Service finden Sie im Bereich Meine Stammdaten unten links. Seite 9/20

10 Tragen Sie hier eine Backup-Nummer ein, auf die eingehende Anrufe automatisch umgeleitet werden, wenn Nebenstellen Ihrer SIP Tk-Anlage CentrexX nicht erreicht werden können. Die Sammel-Backup-Rufnummer greift für alle Teilnehmer, für die keine individuelle Backup-Rufnummer (siehe 9.3) hinterlegt ist. Der Backup-Service funktioniert automatisiert ohne weitere Aktion durch den Kunden oder die DTS. Dabei spielt es keine Rolle, aus welchen Gründen die Nebenstelle nicht erreichbar ist: Ob sie einen Defekt aufweist, kein Strom anliegt oder gar die gesamte Anlage nicht zur Verfügung steht. Hinweis: Wir empfehlen aus Gründen der Netzredundanz eine Mobilfunknummer zu verwenden. Auf diese Weise sind Sie auch auf Notsituationen wie Strom- oder Netzausfälle vorbereitet. 7.6 Adressdaten der Firma Die für Ihre Firma hinterlegten Adressdaten finden Sie im Bereich Meine Stammdaten oben rechts: Seite 10/20

11 Dies ist die aktuelle Adresse, so wie Sie bei Vertragsabschluss der Deutschen Telefon übermittelt wurde. Änderungen der Adresse machen gegebenenfalls eine Anpassung bei bestehenden Verträgen notwendig. Deshalb werden Änderungen, die Sie hier vornehmen, nicht direkt im Power Menü angezeigt, sondern der Auftragsbearbeitung der DTS per übermittelt (siehe 8.2). Dort werden die Daten geprüft und entsprechend bearbeitet. Wir empfehlen deshalb einen Umzug der Firma, eine Verlegung der Zentrale, eine Änderung des Firmennamens etc. möglichst frühzeitig anzuzeigen. 7.7 Kennwort Den Bereich Kennwort finden Sie bei Meine Stammdaten rechts mittig: Seite 11/20

12 Das aktuelle Administratorkennwort wird aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt. Sie können hier aber das Kennwort für den Administrator-Zugang zum Power Menü ändern (siehe 8.3). Es gibt für Ihren Account nur ein Administratorkennwort. Unabhängig davon, ob Sie dieses intern mehr als einer Person zugänglich machen, ist das Administratorkennwort personell den unter Kontaktdaten des Administrators hinterlegten Daten zugeordnet. 8. Stammdaten ändern 8.1 Änderung Administrator-Daten/Backup-Nummer/Rechnungs- Die drei Datenbereiche auf der linken Seite, Kontaktdaten des Administrators, Rechnungsübermittlung und die Sammelnummer als Backup-Service Nummer können Sie durch Betätigung des Buttons ändern ganz unten auf der linken Seite bearbeiten. Seite 12/20

13 Es öffnet sich eine Eingabemaske zur Änderung der Daten. Seite 13/20

14 Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen vor und klicken Sie anschließend unten links auf speichern. Bevor Sie eine Änderung vornehmen, beachten Sie die Erläuterungen zu den einzelnen Bereichen unter 7.2 bis 7.4. Die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, damit Sie erfolgreich speichern können (andernfalls erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung). 8.2 Änderung der Adressdaten der Firma Die Adressdaten der Firma finden Sie auf der rechten Seite im oberen Feld. Klicken Sie dort auf den Button ändern. Seite 14/20

15 Es öffnet sich eine Eingabemaske. Geben Sie die Daten der neuen Adresse in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf speichern. Die neuen Daten werden nicht sofort in die Stammdaten des Power Menüs übernommen, sondern stattdessen zunächst an die Deutsche Telefon übermittelt. Ihnen wird entsprechend eine Nachricht über die erfolgreiche Mitteilung der Adressänderung angezeigt. Die Verwaltung der Deutschen Telefon prüft, inwiefern bestehende Verträge durch die Adressänderung angepasst werden müssen und meldet sich zeitnah bei Ihnen. Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit, ein voraussichtliches Datum anzugeben, ab dem die Adressänderung wirksam wird. Es ist nicht notwendig, ein Datum anzugeben jedoch hilft es der Verwaltung der Deutschen Telefon bei der zügigen und korrekten Bearbeitung. 8.3 Administrator-Kennwort ändern Auf der rechten Seite unter Kennwort haben Sie die Möglichkeit, Ihr aktuelles Kennwort für den AdministratorZugang zu ändern. Wir empfehlen dies in regelmäßigen Abständen zu tun. Seite 15/20

16 Sie gelangen zur Eingabemaske Kennwort ändern. Füllen Sie die Maske entsprechend aus und drücken Sie unten links auf speichern. Seite 16/20

17 Es kann 2-3 Minuten dauern, bis die Änderung wirksam wird. In dieser Zeit ist ein neuerliches Einloggen nicht möglich. Das Passwort muss mindestens 8 und kann bis zu 32 Zeichen umfassen. Ein Balken zeigt die Qualität der Passwortsicherheit (von rot=schlecht bis grün=sehr gut) an. Um das neue Passwort speichern zu können, muss mindestens die Qualität gelb erreicht werden. Wir empfehlen für das Administratorpasswort eine grüne Qualität. Hinweis: Bitte beachten Sie die allgemeinen Regeln für sichere Passwörter: Verwenden Sie nach Möglichkeit eine Kombination aus Klein- und Großbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen. Verwenden Sie möglichst wenige Wiederholungen oder direkte Abfolgen von Zahlen oder Buchstaben (1234 ; ABCD ; asdfg ) sowie leicht zu erratende Passwörter (z.b. der eigene Name). Weitere Hinweise zur Passwortsicherheit: Erneuern Sie Ihr Kennwort regelmäßig. Verschicken Sie es nicht leichtfertig über unsichere Kanäle (z.b. !). Machen Sie es Unbefugten nicht zugänglich. Sollte es unbedingt notwendig sein, Login-Daten zu verschicken, nutzen Sie unterschiedliche Kanäle: z.b. Benutzername per und Passwort per SMS. 9. Mögliche Fehlerquellen / FAQ 9.1 Wie sicher ist das Kennwort für den Administrator-Zugang, das ich von der Deutschen Telefon erhalten habe? Das Ihnen von der Deutschen Telefon zugesendete Administrator-Kennwort wird bei der Deutschen Telefon nicht gespeichert. Dennoch sollten Sie es nach dem ersten Login ändern. Zusätzlich empfehlen wir, das AdministratorKennwort in regelmäßigen Abständen neu zu setzen (beschrieben unter 8.3 dieses Artikels). Eine zusätzliche Sicherheit für das Administrator-Kennwort stellt die Zwei-Faktor-Authentifizierung (siehe 6.2) bei der Anmeldung als Administrator dar: Immer, wenn Sie sich von einem Rechner/Browser aus zum ersten Mal einloggen, wird zusätzlich eine PIN abgefragt, die an die in den Stammdaten hinterlegte -Adresse verschickt wurde. Ohne diese PIN ist nur ein Administrator-Zugang mit deutlich eingeschränkten Rechten möglich. Für die Sicherheit des Kennworts selber gelten die allgemeinen Regeln für Passwortsicherheit (unter 8.3 werden hierzu Hinweise gegeben). Um ein neues Kennwort zu speichern, muss dieses Mindeststandards der Seite 17/20

18 Passwortsicherheit erfüllen. 9.2 Wie kann ich mein Administrator-Passwort ändern/neu setzen, wenn ich dieses vergessen habe? Die in 8.3 beschriebene Möglichkeit, das Kennwort über die Stammdaten neu zu setzen, ist für die empfohlene regelmäßige Erneuerung des Kennworts gedacht, setzt also in der Tat die Kenntnis des aktuell (noch) gültigen Kennworts voraus. Wenn Sie sich gar nicht mehr ins Power Menü einloggen können, weil das Passwort nicht mehr vorliegt, können Sie ein neues Kennwort per anfordern. Geben Sie hierfür in Ihre Browserzeile ein. Klicken Sie links unter Administrator auf Kennwort vergessen. Sie gelangen zu einer Eingabemaske, in die Sie die Kopfnummer (Rufnummer ohne Durchwahl) Ihrer SIP TkAnlage CentrexX eingeben. Klicken Sie danach unten links auf senden. Seite 18/20

19 Das neu generierte Kennwort wird an die in den Stammdaten hinterlegte -Adresse gesendet. Sollte diese -Adresse Ihnen nicht (mehr) bekannt sein oder nicht (mehr) zur Verfügung stehen, kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenmanager bzw. den Technischen Service der Deutschen Telefon. Bitte beachten Sie, dass die Sie gegenüber den Mitarbeitern der Deutschen Telefon Ihre Identität nachweisen können müssen, damit über diesen Weg ein neues Kennwort vergeben werden kann. 9.3 Wie funktioniert der Backup-Service der Deutschen Telefon? Kann ich Nebenstellen auch eine individuelle Backup-Nummer zuweisen? Der Backup-Service der Detuschen Telefon stellt sicher, dass eingehende Anrufe bei Ausfall einer oder mehrerer Nebenstellen automatisch an ein alternatives Rufziel geroutet werden. Ein alternatives Rufziel wird in den Stammdaten durch den Administrator als Sammel-Backup-Nummer für die gesamte Anlage festgelegt. Optional kann im Power Menü Administrator unter Nebenstellen >> Status zusätzlich eine individuelle Backup-Nummer je Nebenstelle festgelegt werden. Beim Ausfall einer Nebenstelle greift zunächst diese individuelle Backup-Nummer anstatt der Sammel-Backup-Nummer. In diesem Artikel wird nur das Anlegen der Sammelnummer für den Backup-Service, die in den Stammdaten Administrator hinterlegt ist, beschrieben. Die individuelle Backup-Nummer hingegen kann in den Stammdaten der Nebenstelle vom Administrator angelegt werden. Benötigen Sie weiterführende Hilfe? Wenn Sie zusätzliche Unterstützung brauchen, bitten wir Sie, ein Ticket über das Online-Ticket-Portal service.deutsche-telefon.de zu eröffnen. Zu diesem Ticket-Portal gelangen Sie auch über die Internetseite Gerne setzen wir uns dann zeitnah mit Ihnen in Verbindung. Hinweis: Für das "Aufgeben" eines Online-Tickets (Support-Anfrage) benötigen Sie immer auch die Kundennummer. Diese gewährleistet eine korrekte Zuordnung Ihres Anliegens. Sie finden die Kundennummer u.a. auf der Rechnung. In diesem Zusammenhang bedanken wir uns für Ihre Mithilfe. Seite 19/20