Geschäftsdrucksachen. Daimler Brand & Design Navigator

Transkript

1 Daimler Brand & Design Navigator March 20, 2018 Geschäftsdrucksachen Gut gestaltete Briefbögen, Visitenkarten und Formulare erwecken beim Adressaten Vertrauen in den Absender und müssen entsprechend hochwertig produziert werden. Um die Funktionalität und richtige Umsetzung bei Geschäftsdrucksachen sicherzustellen, wurde ein Kennzeichnungssystem entwickelt, das für Daimler und seine namenstragenden Gesellschaften gilt. Aus Platzgründen wird das Raising-Prinzip bei Geschäftsdrucksachen nicht angewendet. Namenstragende Gesellschaften ergänzen ihre Geschäftsdrucksachen entsprechend den jeweiligen Landesvorschriften um handels- und gesellschaftsrechtliche Angaben. Konzerngesellschaften, die nicht Daimler im Namen tragen aber mehrheitlich zur Daimler AG gehören, benutzen den Konzernhinweis Ein Unternehmen der Daimler AG. Der Konzernhinweis wird in die jeweilige Landessprache übersetzt, wobei der Zusatz AG außerhalb Deutschlands nicht verwendet wird. Namenstragende Gesellschaften mit Namensbestandteil Mercedes-Benz sind grundsätzlich in das Markenerscheinungsbild einzubinden. Page 1 of 13

2 Briefbogen Der Standardbriefbogen ist das zentrale Element der Geschäftspapierausstattung. Er besteht aus einzelnen Modulen, die fest definiert und gleichzeitig aber so flexibel sind, dass sie Anpassungen an landesübliche Normen zulassen, z.b. Anschriftenfeld oben rechts. Das Layout der hier abgebildeten Briefbogen folgt den DIN-Normen (DIN A4) unter Berücksichtigung von deutschen gesellschaftsrechtlichen und postalischen Empfehlungen. Für die korrespondierenden Briefbogen im Format U.S. Letter (8,5 x 11 in) sind ebenfalls Vermaßungsblätter verfügbar. Briefbogen mit und ohne Bezugszeichenleiste Wesentlicher Bestandteil des Briefbogens ist das Unternehmenszeichen in Silber-Heißfolienprägung und die silberne Bürstungsfläche im Briefkopf. Das Unternehmenszeichen wird einheitlich auf allen Briefbogen und sonstigen Geschäftsdrucksachen in einer Breite von 45 mm abgebildet und steht immer links. Außer beim Briefbogen der Muttergesellschaft Daimler AG steht zur genaueren Identifizierung der Absendername rechts oben unterhalb der Bürstungsfläche in Schwarz. Kommunikationsangaben sowie handels- und gesellschaftsrechtliche Angaben stehen in Schwarz auf weißem Hintergrund. Grundsätzlich werden diese aus der Hausschrift Daimler CS gesetzt. Page 2 of 13

3 Briefkopf auf dem Briefbogen einer Konzerngesellschaft In der Fußleiste der Standardbriefbogen werden alle gesellschafts- und handelsrechtlichen Angaben, die vollständige Absenderadresse sowie die Kommunikationsangaben abgebildet. Ausnahme bildet der Briefbogen mit verkürzter Fußleiste, der z. B. für die Zeugniserstellung eingesetzt wird. Die Fußleiste baut sich immer von unten nach oben auf. Page 3 of 13

4 Vermaßung des Briefbogens im Format DIN A4 mit Bezugszeichen (alle Angaben in mm) Die Bestellung von Briefbogen erfolgt über den zentralen Daimler eshop im Mitarbeiter-Portal: (interner Zugriff nur für autorisierte Nutzer des eshops der Daimler AG möglich) Elektronischer Briefbogen Für Briefe oder geschäftliche Schreiben, die als Anhang (PDF) per oder über ein anderes elektronisches System an externe Empfänger übermittelt werden, ist eine Vorlage für das OfficeProgramm Word bereitgestellt. Der elektronische Briefbogen ersetzt aber nicht den offiziellen Briefbogen der Daimler AG. Es stehen zwei Versionen des elektronischen Briefbogens, die im Downloadbereich heruntergeladen werden können, zur Verfügung: Der Briefbogen mit dem Unternehmenszeichen in Schwarz eignet sich für allgemeinen Schriftverkehr oder für behördliche Korrespondenz, z.b. in Visaangelegenheiten. Die Variante mit dem Zeichen auf der Bürstung zeichnet sich durch eine höhere Imagewirkung aus. Page 4 of 13

5 1 2 Elektronischer Briefbogen mit dem Unternehmenszeichen auf der Bürstung [1] und dem Zeichen in Schwarz auf weißem Hintergrund [2] Visitenkarten Die Visitenkarte weist den Inhaber nicht nur als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter von Daimler aus, sondern repräsentiert auch das Unternehmen. Die Gestaltung ist daher nicht Ausdruck des persönlichen Geschmacks und der eigenen Kreativität, sondern für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbindlich. Sie enthält nur die persönlichen Angaben der Inhaberin oder des Inhabers und keine weiteren, z.b. werblichen Hinweise. Visitenkarten werden auf der Vorderseite immer vollflächig mit der Bürstungsfläche in Sonderfarbe gedruckt. Das Unternehmenszeichen wird zentriert in Silber-Heißfolienprägung platziert, darunter steht bei Tochtergesellschaften die Firmierung in Weiß. Page 5 of 13

6 1 2 Vorderseite Visitenkarten ohne [1] und mit Konzerngesellschaftsnamen [2]. Auf der Rückseite stehen alle Informationen in Schwarz auf weißem Hintergrund. Unterhalb des Namens befindet sich optional der akademische Grad. Darunter steht die Bereichs- oder Funktionsbezeichnung, die auf zwei Zeilen beschränkt ist. Die Kommunikationsangaben umfassen maximal acht Zeilen, die sich linksbündig von unten nach oben aufbauen. Optional können die ersten drei Zeilen der Kommunikationsangaben auf der rechten Seite mit einer zusätzlichen Straßenanschrift ergänzt werden. 1 2 Rückseite Visitenkarten mit akademischem Grad [1] und ohne akademischen Grad mit optionaler Straßenanschrift [2]. Page 6 of 13

7 Hat der Inhaber einen Social Media Account, z.b. Twitter, kann dieser auch auf der Visitenkarte wieder gegeben werden. Visitenkarten mit QR-Codes werden als 4-seitige Doppel- oder Klappkarten umgesetzt. Die Außenseite U1 wird wie die Vorderseite der Standardvariante gestaltet, die Bürstungsfläche läuft über auf die Außenseite U4 (Rückseite). Auf der linken Innenseite wird der QR-Code platziert. QRCodes werden ohne Zusätze in der Farbe Schwarz gedruckt und enthalten die Informationen, die auch auf der rechten Innenseite abgebildet werden. Außenseite der Klappvisitenkarte mit Bürstungsfläche und Unternehmenszeichen auf Seite U1 sowie der formatfüllenden Bürstungsfläche auf der Seite U4. Der QR-Code wird auf der linken Innenseite mit den gleichen Randabständen positioniert wie der Informationsblock auf der rechten Innenseite. Titel für Funktionen der Daimler AG leiten sich aus der jeweiligen Führungsebene ab. Neben den konzerneinheitlichen englischen Titeln kann alternativ auch die Bezeichnung Head of [+ engl. Funktionsbezeichnung] verwendet werden. Im Deutschen werden keine Titel geführt, stattdessen kann die Bezeichnung Leiter [+ Funktionsbezeichnung] verwendet werden. In rechtlich selbstständigen Gesellschaften können entsprechend nationaler Gepflogenheiten und Erfordernissen abweichende Titel in den Geschäftsbeziehungen verwendet werden. Ihre Verwendung ist mit dem Page 7 of 13

8 jeweils zuständigen Organisationsbereich abzustimmen. Ebene Funktionsbezeichnung Chairman of the Board of Management Vorstand Member of the Board of Management Executive Vice President1 Senior Vice President2 Ebene 1 Vice President Ebene 2 Director Ebene 3 Senior Manager Ebene 4 Manager Ebene 5 Group Leader 1) Nur für folgende Funktionen: MBC/COO, MBC/M, TE, TN, TA, DFS, Van, Bus 2) Nur für Funktion: Legal & Compliance Über das evisi-system können Visitenkarten online bestellt werden: (nur intern abrufbar) Formulare Besitzen Formulare einen ähnlich hohen Stellenwert wie Briefbogen, werden diese ebenfalls mit Bürstung in Sonderfarbe inklusive Daimler Unternehmenszeichen in Silber-Heißfolienprägung produziert. In vielen Bereichen werden aber auch Durchschreibesätze eingesetzt, z.b. Auftragsformulare, Lieferscheine oder Versanddokumente, die aus produktionstechnischen Gründen ohne die Bürstungsfläche hergestellt werden und auf denen dann das Unternehmenszeichen in Schwarz steht. Größe und Position des Unternehmenszeichens sind identisch mit dem Briefbogen. Diese Regel findet auch Anwendung bei Formularen, die direkt vom Rechner ausgedruckt werden, z.b. Faxformular, Protokolle. Page 8 of 13

9 Einfache Formulare werden nur mit dem Unternehmenszeichen in Schwarz hergestellt. Ausstattung mit Geschäftspapieren Konzern-Zentrale Alle Mitarbeiter/innen in Zentralfunktionen erhalten Geschäftspapiere und Visitenkarten im Daimler Corporate Design. Mercedes-Benz Cars Die Mitarbeiter/innen im Geschäftsfeld Mercedes-Benz Cars einschließlich Werke und Zentralbereiche, die für das Geschäftsfeld tätig sind (z.b. FC, HR, IT usw.) erhalten Geschäftspapiere und Visitenkarten nach dem Brand Design von Mercedes-Benz. Ausnahme: Mitarbeiter/innen des smart Werks Hambach und im smart Vertrieb benutzen Geschäftspapiere und Visitenkarten im Brand Design von smart. Daimler Trucks Alle Mitarbeiter/innen im Geschäftsfeld Daimler Trucks erhalten Daimler Geschäftspapiere und Visitenkarten. Ausnahmen: Für die Geschäftsausstattung im Mercedes-Benz Lkw Vertrieb gilt das Brand Design von Mercedes-Benz. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Werken und Verrieb im Wirtschaftsraum Page 9 of 13

10 NAFTA erhalten markenbezogene Geschäftspapiere und Visitenkarten. Für Mitarbeiter von Mitsubishi FUSO sind FUSO Geschäftspapiere und Visitenkarten vorgesehen. Daimler Financial Services Alle Mitarbeiter/innen in Zentralfunktionen erhalten Daimler Financial Services Geschäftspapiere und Visitenkarten. Im Ausland erhalten die Mitarbeiter/innen des Geschäftsfeldes Visitenkarten und Geschäftspapiere analog zur Benennung der jeweiligen Landesgesellschaft. Mitarbeiter/innen der Mercedes-Benz Bank benutzen Geschäftspapiere und Visitenkarten im Brand Design der MercedesBenz Bank. Mercedes-Benz Vans Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Mercedes-Benz Vans einschließlich Werke sowie Zentralbereiche, die für Mercedes-Benz Vans tätig sind (z.b. FC, HR, IT usw.), erhalten MercedesBenz Geschäftspapiere und Visitenkarten. Daimler Buses - EvoBus GmbH Alle bisherigen Regelungen bleiben bestehen und behalten ihre Gültigkeit. Konzernforschung & Mercedes-Benz Cars Entwicklung Alle Mitarbeiter/innen der Konzernforschung erhalten Geschäftspapiere und Visitenkarten im Daimler Corporate Design. Die Mitarbeiter der Mercedes-Benz Cars Entwicklung verfügen über Mercedes-Benz Geschäftspapiere und Visitenkarten. Vertriebsgesellschaften Die Mitarbeiter der Zentralfunktionen erhalten Geschäftspapiere und Visitenkarten analog zur Benennung der jeweiligen Landesgesellschaft. Die Mitarbeiter der Vertriebsfunktionen erhalten markenbezogene Geschäftspapiere und Visitenkarten. Produktionshinweise Die komplette Geschäftspapierausstattung wird aus der Hausschrift Daimler CS in Schwarz gesetzt. Standardbriefbogen werden auf Inapa Tecno Premium, 80 g/qm, gedruckt. Die Briefbogen des Vorstandes werden auf Conqueror CX 22 diamantweiß, 120 g/qm gedruckt. Aus dieser Papierqualität werden auch die personenbezogenen Geschäftsbriefbogen für den Vorstand hergestellt. Das Zweitblatt zum Standardbriefbogen ist in gleicher Papierqualität unbedruckt weiß. Für die Herstellung der Visitenkarten wird Conqueror CX 22 diamantweiß, 320 g/qm, verwendet, Page 10 of 13

11 Empfehlungskarten haben eine Grammatur von 250 g/qm, Conqueror CX 22, diamantweiß. Druck/Druckveredelung Die Geschäftsdrucksachen werden mit einer Silberfläche in der Sonderfarbe Pantone bedruckt, auf der das heißfoliengeprägte Unternehmenszeichen steht. Auf die Silberfläche wird anschließend die Bürstungsstruktur in Schwarz gedruckt. Dabei ist zu beachten, dass das Schwarz der Bürstung erst dann auf die Silberfläche gedruckt wird, wenn die Silberfläche getrocknet ist. Eine ausreichende Trocknungszeit ist einzuplanen. Das Daimler Unternehmenszeichen wird druckveredelt und als Heißfolienprägung mit Glanzgrad glänzend produziert. Alle weiteren Informationen auf den Geschäftsdrucksachen werden in Schwarz gedruckt. Elektronischer Briefbogen Die mit der Vorlage mit Bürstung erstellten Dokumente sollten nicht ausgedruckt und per Post versendet werden. Die Qualität der Office-Drucker variiert und sie drucken nicht bis zum Formatrand, so dass die korrekte Wiedergabe der Zeichen, Farben und Hintergründe nicht sichergestellt werden kann. Briefhüllen Briefhüllen werden aus postalischen Gründen ohne silberfarbene Fläche und ohne Bürstungsfläche produziert. Das Unternehmenszeichen wird in silberner Heißfolienprägung ausgeführt und steht ausnahmsweise auf Weiß. Die allgemeinen Briefhüllen sind aus hellem Recycling-Papier. Die persönlichen Briefhüllen sind aus dem Papier Conqueror CX22 gefertigt und werden auf der Rückseite mit den Absenderangaben bedruckt. Faxformulare Faxformulare werden direkt am Rechner erstellt. Daher werden sie ohne Bürstung gedruckt. Das Unternehmenszeichen steht in Schwarz. Wird das Faxformular nicht nur als Deckblatt, sondern wie ein eigenständiger Geschäftsbrief eingesetzt, muss es in der Fußzeile zusätzlich die gesellschaftsrechtlich relevanten Angaben enthalten. Stempel Wegen der schlechten Wiedergabequalität wird auf Abbildungen, z. B. Fahrzeugvignetten o. ä. in Stempeln generell verzichtet. In Firmenstempeln erscheint deshalb der Unternehmensname nicht in Form des Unternehmenszeichens, sondern nur als typografische Lösung. Auch die Klischees der Frankiermaschinen beinhalten immer nur Textaussagen, keine bildhaften Gestaltungen. Die Inhalte der Stempel werden aus der Hausschrift Daimler CS Regular gesetzt. Die Schriftgröße für den Page 11 of 13

12 Unternehmensnamen beträgt 18 pt und für die Ortsbezeichnung 14 pt. Schreibregeln Grundlage für die Erstellung der Briefe ist die DIN 5008, wobei Daimler in wenigen Ausnahmen z. B. bei der Darstellung von Telefonnummern, den Empfehlungen der DIN nicht folgt. Bei der formalinhaltlichen Gestaltung eines Briefs sind folgende Regeln einzuhalten: Externe Anschrift Das Anschriftenfeld umfasst sieben Zeilen, wobei die erste für Zusätze, z. B. Einschreiben u. ä., reserviert ist. Die Adresse sollte sechs Zeilen nicht überschreiten, zwischen Zusatzvermerk und Adresse steht keine Leerzeile. Bei Auslandsanschriften werden Bestimmungsort und -land in Großbuchstaben geschrieben. Der Bestimmungsort sollte nach Möglichkeit in der Sprache des Bestimmungslandes angegeben werden (z. B. FIRENZE statt FLORENZ). Die Angabe des Bestimmungslands steht in deutscher Sprache in der letzten Zeile der Anschrift. Datum Aufgrund unterschiedlicher Schreibweisen und zu Gunsten einer eindeutigen Aussage wird empfohlen, den Monatsnamen auszuschreiben oder abzukürzen: 21. Oktober 2016 oder 21. Okt Betreff Der Wortlaut des Betreffs wird unter den Bezugszeichenzeilen angeordnet und ohne Schlusspunkt geschrieben. Er kann durch Fettschrift hervorgehoben werden. Nach dem Wortlaut des Betreffs folgen zwei Leerzeilen. Anrede Die Anrede wird durch eine Leerzeile vom eigentlichen Briefinhalt getrennt. Wenn der Name des Adressaten bekannt ist, wird der Brief wie folgt eingeleitet: Sehr geehrte Frau Mustermann, oder Sehr geehrter Herr Mustermann,. Wenn der Empfänger nicht genau bekannt ist, sollte die allgemeine Einleitung Sehr geehrte Damen und Herren, verwendet werden. Textgestaltung Briefe werden in der Hausschrift Daimler CS Regular in 11 pt linksbündig im Flattersatz geschrieben, Hervorhebungen werden fett oder kursiv gesetzt. Der Unternehmensname Daimler wird generell in gemischter Schreibweise (Groß- und Kleinschreibung) verwendet. Versalschreibweisen und Page 12 of 13

13 Kapitälchen sind nicht erlaubt. Die Grußformel wird vom Text mit einer Leerzeile abgesetzt, der Unternehmensname steht zusammen mit dem Aktienkürzel AG direkt unter der Grußformel. Bei der maschinellen Namenswiedergabe der Unterzeichner wird der Vor- und Zuname ausgeschrieben. Zusätze, z. B. i.a., i.v. oder ppa., stehen vor der Namenswiedergabe in derselben Zeile oder werden handschriftlich bei der Unterzeichnung des Briefes hinzugefügt. Richtlinie zum Schriftverkehr und über Zeichnungsrechte Die Richtlinie zum Schriftverkehr und über Zeichnungsrechte der Daimler AG enthält Hinweise über Arten und Umfang von Vollmachten und Zeichnungsrechten. Ebenfalls geregelt ist die Verwendung der Vollmachten und Zeichnungsrechte im herkömmlichen und im elektronischen Schriftverkehr. Zeichnungsrichtlinie Daimler Konzern (Inland): (nur intern abrufbar) Page 13 of 13