Kunden individuelle globale Serienbrief-Anrede Datenschutzerklärung Objekte Übersetzungshilfe bei Katalogbeschreibungen...

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1 INHALTSVERZEICHNIS Kunden... 2 individuelle globale SerienbriefAnrede... 2 Datenschutzerklärung... 6 Objekte... 7 Übersetzungshilfe bei Katalogbeschreibungen... 7 Barcodes Auktionen LiveBieten Bieter Selektion von Bietern Export von Bietern Neue AM/2Fotopräsentation während der Auktion Export Ergebnisliste und Restantenliste für Kunden Beleg verkaufte, noch nicht abgerechnete Objekte lottissimo Nur Katalogbeschreibungen übertragen Übertragung der Ergebnisse Seite: 1

2 KUNDEN INDIVIDUELLE GLOBALE SERIENBRIEF ANREDE Wir haben die SerienbriefAnrede bei den Kunden flexibler gemacht. Anstatt Serienbriefe aus einer Textverarbeitung (wie MS Word oder OpenOffice Text) zu verschicken, werden immer mehr Serien s direkt aus AM/2 versendet. Eine ist jedoch nicht so förmlich wie ein gedruckter Brief (in s wird in der deutschen Sprache z.b. häufig die Floskel Hallo oder Liebe(r) benutzt). Daher können Sie nun selber in AM/2 bestimmen, ob Sie eine Standard Floskel für die SerienbriefAnrede ( Sehr geehrte(r), Hallo, Liebe(r) usw.) bei den Kunden verwenden oder die gesamte SerienbriefAnrede bei jedem Kunden individuell gestalten wollen ( Sehr geehrter Frau Mustermann, Hallo Peter, Lieber Herr Dr. Holgersen ) Dazu gibt es nun insgesamt 3 verschiedene Möglichkeiten: 1. Sie lassen alles beim Alten. In diesem Fall wird wie gewohnt immer die Floskel Sehr geehrte(r) bzw. Dear bei einem KundenExport vor die eigentliche SerienbriefAnrede gestellt. Sie müssen in diesem Fall nichts weiter machen oder einstellen. Seite: 2

3 2. Sie verwenden eine eigene StandardSerienbriefFloskel. In diesem Fall wird immer die in den Systemeinstellungen definierte Serienbrief Floskel z.b. bei einem KundenExport vor die eigentliche SerienbriefAnrede gestellt, die Sie in den Systemeinstellungen definiert haben (z.b. Hallo bzw. Dear ). Wohlgemerkt: diese Floskel wird immer vorangestellt! 3. Sie verwenden immer eine individuelle Serienbrief Floskel. In diesem Fall definieren Sie immer die vollständige SerienbriefAnrede im Kunden (z.b. Lieber Herr Ted Schäfer,, Sehr geehrter Herr BriardsenSchäfersen,, Hallo Ted,, Lieber Louis, ). Seite: 3

4 Bitte beachten Sie, dass bei der Umstellung auf Möglichkeit 2 sehr viel (manueller!) Aufwand anfallen kann, um die SerienbriefAnrede aller Kunden entsprechend umzustellen. Denn bisher war die Floskel Sehr geehrte in AM/2 definiert, die bei männlichen Kunden ein r nach sich zog (also ein r vor die eigentliche Anrede von Ihnen eingegeben werden musste). Bei einer Floskel wie Hallo ist dieses führende r dann falsch und Sie müssen jeden (!) Kunden manuell korrigieren. Wenn Sie also die SerienbriefAnrede in Zukunft flexibilisieren möchten und eine Geschlechterunabhängige Floskel wie Hallo verwenden wollen, dann empfehlen wir Ihnen Möglichkeit 3. Diese ist von Natur aus am flexibelsten und AM/2 kann Ihnen durch ein entsprechendes Tool automatisch Sehr geehrte in das Eingabefeld Anrede für Serienbriefe einsetzen. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand für die Umstellung komplett Sie haben Zeit, bei den Kunden entsprechend individuelle Anreden zu hinterlegen. Dieses UmstellungsTool können Sie einmal (!) in Anspruch nehmen, wenn Sie die entsprechenden Systemeinstellungen 13 definieren: Seite: 4

5 Wenn Sie eine individuelle SerienbriefFloskel verwenden möchten, setzen Sie den Haken Anrede für Serienbriefe: folgende StandardAnrede immer verwenden. Möchten Sie Möglichkeit 2 anwenden, dann hinterlegen Sie die StandardFloskel (wie Hallo oder Liebe ) in den Eingabefeldern deutsch und englisch. Möchten Sie Möglichkeit 3 anwenden, dann hinterlegen Sie Nichts (also einfach leer lassen) in den Eingabefeldern deutsch und englisch. Wenn Sie die Systemeinstellungen 13 nun verlassen, fragt AM/2 Sie, ob Sehr geehrte bzw. Dear (entsprechend der Spracheinstellungen im Kunden) in die Anrede für Serienbriefe eingesetzt werden soll. Antworten Sie auf die Frage mit Ja, so werden alle Kunden, Käufer und Einlieferer entsprechend von AM/2 behandelt. Seite: 5

6 Achtung: für diesen Pflegelauf ist es erforderlich, dass alle anderen Anwender AM/2 verlassen! Wichtig! Bei Möglichkeit 2 und 3 gibt es keine StandardAnrede (also Damen und Herren bzw. Madam, dear Sir ). Das bedeutet, dass Sie sich bei beiden Möglichkeiten immer manuell um die korrekte SerienbriefAnrede kümmern müssen. DATENSCHUTZERKLÄRUNG Die Datenschutzvorschriften und gesetze werden permanent verschärft. Laut Bundesdatenschutzgesetz ( 4 Abs. 1 BDSG) ist die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nur dann zulässig, wenn das BDSG selber dies erlaubt oder der Kunde in die Nutzung und Verarbeitung seiner Daten explizit eingewilligt hat. Sie können in AM/2 bei jedem Kunden hinterlegen, ob für diesen Kunden eine Datenschutzerklärung (genauer: Einwilligung für die Nutzung seiner Daten) vorliegt oder nicht. Diese Information ist auch Selektionskriterium für Kunden, setzen Sie im Bedarfsfall den Haken Datenschutzerklärung abgegeben bzw. Datenschutzerklärung nicht abgegeben unter Selektionskriterien 1. Seite: 6

7 OBJEKTE ÜBERSETZUNGSHILFE BEI KATALOGBESCHREIBUNGEN Für nichtdeutsche Katalogbeschreibungen (englisch, spanisch, französisch, ) bietet AM/2 nun eine Übersetzungshilfe der vorhandenen deutschen Katalogbeschreibung in die entsprechende Sprache. Dabei nutzt AM/2 die z.z. konkurrenzlos guten Fähigkeiten des Google Translators. Die Übersetzung eines Textes in eine andere Sprache ist ein sehr komplexes Thema. Schon wir Menschen haben mit der Übersetzung eines deutschen Textes ins Englische häufig so unsere Probleme. Fremde Vokabeln, viele Regeln, noch viel mehr Ausnahmeregel, Einzelfälle, Umgangssprache usw. alles muss dabei berücksichtigt werden. Ein Computer also Software kann ausschließlich nach festen, mathematischen Regeln übersetzen; ihm fehlt u.a. komplett menschliche Intuition und Kontextvermögen, 2 wichtige Eigenschaften bei einer Übersetzung. Der Google Translator übersetzt einen Text wie seine Kollegen ebenfalls anhand von mathematischen Regeln. Aber diese Regeln sind viel mehr an der (menschlichen) Praxis angelehnt als ein starres Programm, das versucht, nur aus einem bestimmten Wortschatz Vokabeln aneinander zu reihen. Das funktioniert u.a. dadurch, dass der Google Translator Millionen von schon übersetzten Texten analysiert also aus menschlicher Erfahrung und Intuitonsvermögen sein Wissen generiert. Und so einfach geht es, eine deutsche Katalogbeschreibung in Englisch, Spanisch, Französisch, zu übersetzen: Seite: 7

8 1. Rufen Sie in AM/2 die Katalogbeschreibung in der Sprache auf, in Sie die deutsche Katalogbeschreibung übersetzen wollen (in der Regel also die englische Katalogbeschreibung). 2. Rufen Sie in der Katalogbeschreibung die Übersetzungshilfe auf. Wenn Sie die AM/2Textverarbeitung für die Katalogbeschreibung nutzen: Wenn Sie die AM/2Textverarbeitung für die Katalogbeschreibung nicht nutzen: 3. AM/2 öffnet Ihren InternetBrowser und ruft den Google Translator auf. Seite: 8

9 4. Die gesamte deutsche Katalogbeschreibung ist sofort im Google Translator übersetzt. 5. Markieren Sie den englischen Text und fügen Sie ihn in AM/2 bei der Katalogbeschreibung ein. 6. Änderungen an der übersetzten Katalogbeschreibung machen Sie dann in AM/2. Wichtig! Die Übersetzung des Google Translator ist nur eine Übersetzungshilfe. Nehmen Sie sie also bitte niemals als Gottgegeben hin. Es kann sehr gut sein (besonders bei kunsthistorischen, langen Texten), dass Sie in diesem übersetzten Text entsprechende Korrekturen vornehmen müss(t)en. Sehen bringt mehr als Tausend Worte. Daher können Sie sich in der AM/2Universität jederzeit das entsprechende Tutorial Übersetzungshilfe ansehen: Seite: 9

10 Übrigens: wenn Sie noch gar keine Fremdsprachen für Katalogbeschreibungen in AM/2 aktiviert haben, können Sie das folgendermaßen freigeben: Daten > System > Parameter > Einstellungen, EnterTaste Systemeinstellungen 4 Setzen Sie den Haken Fremdsprachen für Beschreibung Objekte erlauben. Wählen Sie unter 1. Fremdsprache die entsprechende Fremdsprache aus Wenn Sie noch weitere (2) Fremdsprachen definieren möchten, machen Sie das entsprechend in den anderen beiden Auswahlfeldern. AM/2 neu starten. AM/2 wird Sie dann in Zukunft immer vor der Katalogbeschreibung nach der Sprache fragen, die Sie jetzt bearbeiten wollen. Seite: 10

11 BARCODES Beim Scannen eines StandortBarcodes wartet das AM/2Dialogfenster nach dem Scanvorgang automatisch 5 Sekunden, bevor es sich schließt. Sie können diese Wartezeit nun bei Bedarf abschalten: AUKTIONEN LIVEBIETEN Mit AM/2 können Sie nun das LiveBieten über lottissimo / ATG verwalten. Im Einzelnen ist das: Abholung der einzelnen LiveBietenAnmeldungen der Bieter (Abholung wird wie Gebote abholen manuell von Ihnen angestoßen). Automatischer Import der Bieterdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten) sowie automatische Vergabe einer Bieternummer (auf Wunsch in einem für LiveBieten eigen definierten Nummernkreis). Akzeptieren oder Ablehnen des LiveBieters. Unterrichtung von lottissimo über vergebene Bieternummer in AM/2. Weiterberechnung der LiveBietenProvision an den Bieter. Dabei wird wahlweise das Aufgeld entsprechend erhöht oder die extraprovision zusätzlich auf der Rechnung ausgewiesen. Alles Wissenswerte über das Handling des LiveBietens mit AM/2 erfahren Sie in unserem Tutorial: BIETER SELEKTION VON BIETERN Sie können nun Bieter nach verschiedenen Kriterien selektieren lassen. Seite: 11

12 Das Ergebnis der Selektion können Sie dann entweder exportieren oder die selektierten Bieter im Auswahlfenster Bieter markieren lassen. Aufruf der BieterSelektion: Auswahlfenster Bieter Bearbeiten > Datensätze selektieren Für die Selektion von Bietern stehen Ihnen folgende Selektionskriterien zur Verfügung: Nummer vonbis: Bieternummer von und bis. Voreinstellung sind immer alle Bieter(nummern). Erfassungsdatum vonbis: Erfassungsdatum von und bis des Bieters. nur Bieter mit Geboten: Findet nur Bieter mit Geboten. Die Art der Gebote definieren Sie mit den nachfolgenden 3 Haken. Voreinstellung nach Setzen des Hakens nur Bieter mit Geboten sind alle 3 Arten von Geboten. mit schriftlichen Geboten: Findet nur Bieter mit schriftlichen Geboten. mit telefonischen Geboten: Findet nur Bieter mit telefonischen Geboten. mit lottissimogeboten: Findet nur Bieter mit Geboten über lottissimo. nur Bieter mit Geboten für diesen Auktionstag: Findet nur Bieter, die für den Auktionstag Gebote abgegeben haben, den Sie danach angeben (müssen). Voraussetzung für das korrekte Arbeiten dieses Hakens ist, dass Sie die Aufrufzeiten von AM/2 berechnen liessen. nur Bieter mit Zuschlägen: Findet nur Bieter mit Zuschlägen. nur Bieter mit Vorbehalten: Findet nur Bieter mit Zuschlägen unter Vorbehalten. Seite: 12

13 nur Bieter mit Ausfuhr in NichtEULand: Findet nur Bieter, bei denen der Haken Ausfuhr in NichtEULand gesetzt ist. Regel: Je mehr Selektionskriterien Sie verwenden, umso weniger selektierte Bieter erhalten Sie. Wenn Sie die selektierten Bieter im Auswahlfenster Bieter markieren lassen wollen, nutzen Sie den Button Markieren. Die selektierten Bieter werden dann nicht nur das Markierungskennzeichen in der 1. Spalte, sondern auch farblich (orange) im Auswahlfenster Bieter dargestellt. EXPORT VON BIETERN Die selektierten Bieter können Sie in eine Textdatei (ASCII) exportieren lassen. Feldtrenner ist dabei TAB (Tabulator), Datensatztrenner ist harter Zeilenumbruch (CR/LF). Sie können diese Exportdatei z.b. in Microsoft Excel öffnen, um sie entsprechend weiterzuverarbeiten und/oder zu analysieren. NEUE AM/2FOTOPRÄSENTATION WÄHREND DER AUKTION Zusätzlich zu der AM/2Diashow die bekanntlich im InternetBrowser abläuft und nicht mit AM/2 gekoppelt ist, die also einen zusätzlichen Bediener benötigt, gibt es jetzt eine AM/2Fotopräsentation während der Auktion, die mit der Zuschlagerfassung gekoppelt ist und somit keinen zusätzlichen Bediener benötigt. Der Hauptgrund dafür, dass die AM/2Diashow nicht mit AM/2 gekoppelt ist (und dass das auch so bleibt), ist die Fehlerquote bei der Erfassung von Zuschlägen. Der Protokollant, der in AM/2 die Zuschläge erfasst, steht unter hoher Arbeitsbelastung und somit Streß. Menschen machen Fehler, gerade in Streßsituationen, und so kommt es regelmäßig immer wieder einmal vor, dass ein Zuschlagpreis oder eine BieterNr. falsch erfasst wurde. Während die Auktion weiterläuft, kann (und wird von fast allen AM/2Anwendern) dieser Fehler zeitnah im Zuschlagfenster korrigiert. Wäre die AM/2Diashow dabei mit der AM/2Zuschlagerfassung gekoppelt, würden die Saalbieter dann eine alte Lotnummer in der Diashow sehen das wäre natürlich fatal! Allerdings gibt es einige AM/2Anwender, die aufgrund Ihrer Art zu versteigern tatsächlich gut mit einer Koppelung Zuschlagerfassung <> Fotopräsentation leben können. Mit der neuen AM/2Fotopräsentation während der Auktion können Sie nun automatisch mit der LotnummerReihenfolge im Zuschlagfenster die Fotodarstellung weiterlaufen lassen. Die Saalbieter sehen (nur) das Foto der aktuell ausgerufenen Lotnummer und Sie brauchen keinen zusätzlichen Bediener für die Diashow. Dabei nutzt AM/2 die den Objekten unter Multimedia (für den Katalog sowieso schon) zugeordneten Fotos, um diese im FotoVorschaufenster innerhalb von AM/2 darstellen zu lassen: Seite: 13

14 Das FotoVorschaufenster, das die aktuelle Lotnummer darstellt, können (und sollten!) Sie gleich nach dem ersten Aufruf der Zuschlagerfassung auf den zweiten Bildschirm verschieben im bildlichen Sinne. Dadurch sieht der Saalbieter (natürlich) nur das Foto der aktuellen Lotnummer, während der Protokollant weiterhin nur seine Zuschlagerfassung in AM/2 sieht. Geht die Auktionsfolge nun eine Lotnummer weiter, geht auch der Protokollant in der Zuschlagerfassung eine Lotnummer weiter. Und dadurch automatisch das Foto, das im FotoVorschaufenster dargestellt wird. Die Position, an die Sie das FotoVorschaufenster gezogen haben, wird dabei immer beibehalten das FotoVorschaufenster bleibt also auf dem 2. Bildschirm kleben. Voraussetzung für diese neue Funktionalität ist, dass an dem Rechner, auf dem die Zuschlagerfassung stattfindet, ein 2. Bildschirm ein Beamer ist übrigens nichts anderes als ein Bildschirm angeschlossen ist. Und dass den Objekten entsprechende Fotos zugeordnet wurden. Bei der neuen AM/2Fotopräsentation während der Auktion wird nur das Foto des Objekts dargestellt. Informationen wi e Lotnummer oder Ihr Logo werden nicht von AM/2 eingebaut. Allerdings könnten Sie speziell vorbereitete Fotos (u.a. mit der Lotnummer darin) kurz vor Auktion mit dem Verwendungszweck in AM/2 darstellen zuordnen (lassen). Aktivieren der neuen FotoPräsentation: Daten > System > Parameter > Einstellungen, EnterTaste Einstellungen Fotos Haken AM/2interne Fotovorschau mit Zuschlagfenster koppeln setzen AM/2 neu starten Seite: 14

15 EXPORT ERGEBNISLISTE UND RESTANTENLISTE FÜR KUNDEN Sie können nun vor dem Export bestimmen, welche Trennzeichen (für Datenfeld und Datensatz) in der Exportdatei verwendet werden sollen. Bisher waren TAB und CRLF als DatenfeldTrenner bzw. DatensatzTrenner voreingestellt. Sie können nun z.b. auch und ~ verwenden, um die Exportdatei als Vorlagedatei für einen MS WordSeriendruck verwenden zu können. Aufruf: Daten > Auktionen, Auktion einstellen Drucken Ergebnisliste für Kunden bzw. Restantenliste für Kunden Export Trennzeichen auswählen BELEG VERKAUFTE, NOCH NICHT ABGERECHNETE OBJEKTE Wir haben den Beleg verkaufte, noch nicht abgerechnete Objekte weiterentwickelt. Bisher wurden auf diesem Beleg immer alle verkauften, noch nicht abgerechneten Objekte gedruckt. Nun haben Sie die Möglichkeit, dieses Verhalten zu steuern: Daten > System > Parameter > Einstellungen, EnterTaste Systemeinstellungen 3 Haken Beleg verkaufter Objekte: bei Abrechnung nicht auktionsbezogen drucken gesetzt: alle verkauften, noch nicht abgerechneten Objekte werden auf dem Beleg gedruckt. Haken Belege verkaufter Objekte: bei Abrechnung nicht auktionsbezogen drucken nicht gesetzt: nur in dieser Auktion verkaufte, noch nicht abgerechnete Objekte werden gedruckt; die Belegüberschrift wird erweitert auf verkaufte, noch nicht abgerechnete Objekte der Auktion xxxx. Wenn Sie nichtauktionsbezogene Abrechnungen drucken, ändert sich nichts für Sie. LOTTISSIMO NUR KATALOGBESCHREIBUNGEN ÜBERTRAGEN Sie können nun mit der neuen Funktionalität nur alle Katalogbeschreibungen eines Kataloges an lottissimo übertragen nur die Katalogbeschreibungen eines Kataloges an lottissimo übertragen. Dabei werden alle Lots des Kataloges erneut übertragen, allerdings ausschließlich die Katalogbeschreibungen in deutscher und nichtdeutscher Sprache der einzelnen Lots. Seite: 15

16 Mit dieser Funktionalität können Sie z.b. die Katalogbeschreibung einer anderen Sprache nachträglich an lottissimo übergeben, wenn Sie die Übersetzungen zum Zeitpunkt der 1. Katalogübertragung noch nicht abgeschlossen hatten. Oder Sie können nachträglich bearbeitete Katalogbeschreibungen per Mausklick in lottissimo ändern. Voraussetzung: der entsprechende Katalog ist schon mindestens einmal an lottissimo vollständig übertragen worden. Wichtig: Sie können mit dieser Funktion nur alle Lots eines Kataloges an lottissimo übertragen (die Funktion nur nachträglich geänderte Objekte übertragen ist hier also nicht möglich). Und es werden dann ausschließlich die Katalogbeschreibungen (in allen vorhandenen Sprachen) eines Objektes übertragen. Sie müssen diese neue Funktion in den Systemeinstellungen einmalig erlauben: Daten > System > Parameter > Einstellungen, EnterTaste Einstellungen lottissimo weitere Einstellungen lottissimo Haken nachträgliche Übertragung nur von Katalogbeschreibungen erlauben setzen AM/2 neu starten Aufruf der Funktion: Menü lottissimo nur Katalogbeschreibungen an lottissimo übertragen Sicherheitsabfrage mit Ja beantworten Auktion auswählen ÜBERTRAGUNG DER ERGEBNISSE Es werden nun immer alle Lotnummern bei der Ergebnisübertragung an lottissimo übertragen. Ungeachtet dessen, ob für eine Lotnummer ein Zuschlag vorliegt oder nicht. Liegt für eine Lotnummer kein Zuschlag vor, so wird 0,00 (Euro) an lottissimo übertragen. Hintergrund dieser Anpassung ist, dass in denjenigen Fällen, bei denen z.b. nach der 1. Ergebnisübertragung an lottissimo Vorbehalte nicht akzeptiert wurden und somit der Zuschlag gelöscht wurde, lottissimo dies bei der 2. Ergebnisübertragung nicht bekanntgemacht wurde. Seite: 16