Fit für das Projektmanagement

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1 Ulrike Brämer Karin Blesius Fit für das Projektmanagement Arbeitsbuch mit Lernarrangements für Planungs- und Organisationskompetenz Lehrerhandbuch definieren planen durchführen kontrollieren steuern

2 Fit für das eigenständige Lernen Erfolgreich Lernen lernen Aufbau der Lernsituation. Lernaufgabe Wie verhalten Sie sich erfolgreich im Team?.2 Lernaufgabe Damit Sie sich für Schule und Beruf ausreichend vorbereiten können, ist es wichtig, passende Fachtexte, -bücher, Zeitschriften und Zeitungen lesen zu können. Gewöhnen Sie sich an, diese Informationen nach den drei Phasen der Lesestrategie zu erschließen, denn sonst verlieren Sie leicht den Überblick. Wenn Sie die benutzten Informationen in Ihren Ausarbeitungen, Präsentationen, Referaten u. Ä. verwenden, müssen Sie unbedingt das Urheberrecht beachten. Sich motivieren Informationen verwerten In Gruppen lernen und arbeiten Mit Zeit umgehen Informationen verwerten Wie erschließen und verarbeiten Sie Informationen effektiv und urheberrechtlich korrekt? Arbeitsauftrag Informieren Einzelarbeit. Informieren Sie sich im Methoden-Manual Lesestrategien einsetzen und lesen Sie auch die Texte der hervorgehobenen Begriffe (Texte markieren, Inhalte strukturieren und visualisieren). 2. Erstellen Sie einen Ablaufplan zu den drei Phasen der Lesestrategie und erläutern Sie kurz an den entsprechenden Stellen die erforderlichen Arbeitstechniken. Planen und Entscheiden 3er-Gruppe 3. Vergleichen Sie Ihre Ablaufpläne ergänzen Sie ggf. Bereiten Sie sich auf die Präsentation vor jedes Teammitglied übernimmt eine Phase der Lernstrategie. Durchführen Plenum 4. Präsentieren Sie den Ablaufplan zu den drei Phasen der Lesestrategie. Einzelarbeit (ggf. Hausaufgabe) 5. Bringen Sie den Ablaufplan Lernstrategie: Effektiv Lesen in eine optisch ansprechende Form und kennzeichnen Sie das Blatt in der rechten oberen Ecke durch ein großes L. Schützen Sie ihn für den ständigen Einsatz durch eine Folie und heften ihn in Ihre Entwicklungs-Portfolio-Mappe ab. 6. Erschließen Sie den Informationstext Informationen beschaffen und filtern mithilfe Ihres Ablaufplanes zu den Lesestrategienen. Verwenden Sei zur Strukturierung eine MindMap. Ich-Phase Selbst Denken Du-Phase Austausch mit Partnern Wir-Phase Plenumsphase Ich-Phase Selbst Denken Mein Portfolio Ihre individuellen Arbeitsergebnisse Sich konzentrieren Überzeugend präsentieren Sich selbst kontrollieren Tandem 7. Tauschen Sie mithilfe Ihrer MindMap die gewonnen Informationen aus. 8. Bereiten Sie sich gemeinsam auf die folgende Präsentation vor, indem der eine die Vorgehensweise bei der Texterschließung und der andere die MindMap vorstellt. Präsentieren Plenum 9. Stellen Sie Ihre MindMap vor und erläutern Sie mithilfe Ihres Ablaufplanes die Vorgehensweise Ihrer Texterschließung. Sprechen Sie klar und deutlich in ganzen Sätzen. 0. Geben Sie dem Tandem ein konstruktives Feedback äußern Sie sich in Ich-Botschaften. Reflektieren (Portfolioarbeit) Du-Phase Austausch mit dem Partner Wir-Phase Plenumsphase.3 Lernaufgabe Wie organisieren und motivieren Sie sich, um eigenständig Aufgaben zu lösen?.4 Lernaufgabe Wie meistern Sie schwierige Situationen?.5 Lernaufgabe Wie steigern Sie systematisch Ihre Präsentations- und Reflektionskompetenz?.6 Lernaufgabe Wie überwachen Sie Ihre Vorgehensweise beim Lernen, um optimale Ergebnisse zu erzielen? SOL-Verlag GmbH Feldstraße Düsseldorf

3 Ulrike Brämer Karin Blesius Fit für das Projektmanagement Lernarrangements für Planungs- und Organisationskompetenz Lehrerhandbuch 3. Auflage 203 Copyright 203 by SOL-Verlag GmbH, Düsseldorf Text: Ulrike Brämer und Karin Blesius ISBN Bestellnummer 03 Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne Einwilligung des Verlages eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für die Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen. Sol-Verlag GmbH II

4 Inhaltsverzeichnis. Lernsituation: Projekte systematisch starten Welche Bedeutung hat das richtige Teambuilding in der Arbeitswelt?.... Lernaufgabe...2 Wie müssen die Mitglieder im Team agieren, um erfolgreich zu sein? Lernaufgabe...3 Welchen Nutzen bringt die Office Consult den Kunden?... 3 Aufbau eines Newsletters Lernaufgabe...5 Welche Aufgaben sind für einen Projektstart zu erledigen? Lernaufgabe...7 Welche Maßnahmen sind notwendig, damit der Start-up-Workshop erfolgreich abläuft? Lernaufgabe...9 Welche Vorteile bringt ein firmeninternes Wiki? Kompetenz-Portfolio Lernsituation: Projekte professionell planen Warm up Eine systematische Projektplanung ergibt sich durch Lernaufgabe...2 Welche Instrumente des Projektmanagements können genutzt werden, um Informationen von den Gästen der Eröffnungsfeier der Office Consult GmbH zu gewinnen? Lernaufgabe...4 Wie plane ich professionell eine Mitarbeiterschulung? Kompetenz-Portfolio Lernsituation: Projekte gezielt durchführen und kontrollieren 8 Warm up Ohne Kontrolle geht es nicht warum? Lernaufgabe...8 Welche Hürden müssen überwunden werden, bis die Mitarbeiter(innen) in der Netzplantechnik erfolgreich geschult sind? Lernaufgabe...2 Welche Informationen benötigen die Projektteams, um bei zukünftigen Projekten einen reibungslosen Ablauf zu garantieren? Kompetenz-Portfolio Lernsituation: Projekte erfolgreich realisieren 22 Warm up Welche Erwartungen wurden im letzten Projekt gemacht? Lernaufgabe...22 Wie erstelle ich eine repräsentative Referenzmappe, um die Aufmerksamkeit und das Vertrauen bei den Kunden zu wecken?...22 Weitere Einsatzmöglichkeiten der Lernaufgabe Anregungen für Projektthemen Kompetenz-Portfolio...24 III Sol-Verlag GmbH

5 Projekte systematisch starten. Lernsituation: Projekte systematisch starten Die Lernsituation beginnt mit einem Überblick über die zu erreichenden Kompetenzen, die Inhalte, die Methoden/Lernstrategien und den ungefähren Zeitansatz. Welche Bedeutung hat das richtige Teambuilding in der Arbeitswelt? Jede Lernsituation startet mit einem Warm up. Es dient als vorbereitende Organisationshilfe für selbstorganisierte Lernprozesse. Der Lernende soll den Lernstoff im Kontext sehen und neue Informationen in sein bestehendes Wissen integrieren. Er erhält schnell einen Überblick, welches Vorwissen er aktivieren muss, um den Lernstoff möglich effizient zu bearbeiten. Die Lernsituation beginnt mit einem Überblick über die zu erreichenden Kompetenzen, die Inhalte, die Lern- und Arbeitstechniken bzw. Methoden und die benötigten Ressourcen. Die Leitfrage zum Einstieg Welche Bedeutung hat das richtige Teambuilding in der Arbeitswelt? dient zur Lernanbahnung. Mithilfe von Brainstorming, Kartenabfrage oder Klassengesprächen können die Lernenden ihr Vorwissen und ihre Erwartungen zu der Lernsituation äußern. Beim Warm up kann nichts Falsches von den Lernenden genannt werden. Gegebenenfalls werden die Lernenden darauf hingewiesen, dass sie ihre Antworten in ganzen Sätzen formulieren sollen. So legen Sie einen Grundstein für die Förderung der Kommunikationskompetenz. Genauso ist bei der Kartenabfrage zu beachten, dass die Lernenden die Medienkarten anpinnen, sich zur Klasse wenden und in einem vollständigen Satz einen Kommentar dazu abgeben. Beim Beschriften der Medienkarten sollen die Schüler Schlagwörter notieren, die Medienkarten in Druckschrift, und zwar mit Groß- und Kleinbuchstaben beschriften, ausreichend groß schreiben (fünf Zentimeter groß). Wenn das Thema es zulässt, sollten die Medienkärtchen thematisch sortiert werden (clustern). Gleiche Schlagwörter werden nicht verworfen, sondern übereinandergepinnt, um jeden Beitrag zu honorieren. Bei einem Klassengespräch gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Die Lernenden können erstens aufgefordert werden, aus den Begriffen des Rasters oder ihren eigenen Erfahrungen einen zusammenhängenden Beitrag zu formulieren. Zweitens kann durch Zuwurf eines Balls sich jeder Lernende zu den Begriffen äußern. Sol-Verlag GmbH

6 . Lernsituation. Lernaufgabe Wie müssen die Mitglieder im Team agieren, um erfolgreich zu sein? Damit ein Projekt nicht scheitert, muss ein funktionierendes Team zusammengestellt werden. In der Praxis finden wir folgende Gründe: Projekte scheitern an fehlender Information und Kommunikation. Projekte scheitern an fehlendem Vertrauen im Projektteam. In Projekt-Teams mit mehr als vier Mitgliedern sinkt die Erfolgsquote nochmals drastisch. Die gruppendynamischen Prozesse stellen hier offensichtlich ein zusätzliches Risiko dar. Einstieg. Wir versetzen die Lernenden in eine reale Situation. Die Office Consult GmbH soll neu gegründet werden. Dafür wird mithilfe eines Assessment-Centers ein ideales Team zusammengestellt Arbeitsschritt Zunächst eignen sich die Lernenden in einer Theorieschleife die Spielregeln im Team an. Als Methode wird das Kugellager angewandt. 9. Arbeitsschritt In diesem Arbeitsschritt erstellen die Lernenden eine Checkliste mit Teamregeln, um in der anschließenden Diskussionsrunde (Assessment-Center) die Einhaltung der Teamregeln ihrer Mitschüler (der möglichen Bewerber) zu beurteilen. Checklisten dienen der Übersicht, dem Einstieg in eine neue Arbeitsaufgabe sowie einer strukturierten Vorgehensweise. Die Lernenden sollen sehr früh den Nutzen dieses PM-Instrumentes erkennen. 4. Arbeitsschritt Die Lernenden werden von Anfang an angehalten, ihre Produkte nach einer Präsentation zu überarbeiten. 5. Arbeitsschritt Jede Gruppe schreibt eine These (aktuelles Thema) auf eine Medienkarte. Als Lehrende sollten Sie darauf achten, dass die Themen ein gewisses Niveau haben. Durch Impulse können Sie Ihre Schüler in die gewünschte Richtung lenken. 6. Arbeitsschritt Achten Sie darauf, dass die Bewerber, also die Diskutierenden, in einem Kreis sitzen und Blickkontakt zueinander haben. Die Diskussionsrunde zieht eine Medienkarte, jeder Schüler bekommt drei Minuten Zeit, darüber nachzudenken. Achten Sie von Anfang an darauf, dass die Schüler sich in der jeweiligen Rolle (Bewerber bzw. Gründungsgremium, Personalchef, Mitarbeiter des Bürobedarfs) befinden. Holen Sie den beruflichen Alltag in den Unterrichtsraum. 2 Sol-Verlag GmbH

7 Projekte systematisch starten.2 Lernaufgabe Welchen Nutzen bringt die Office Consult den Kunden? Die Lernenden sollen sich in die Rolle eines neuen Mitarbeiters der Office-Consult GmbH einfinden. Der erste Schritt besteht darin, Kunden zu gewinnen. Da es sich um eine Tochterfirma des Bürobedarfs Hauser & Schulte handelt, kann auf deren Kontaktadressen zurückgegriffen werden. Es muss den Lernenden klar werden, welche Aufgaben ein Consult-Unternehmen hat. Um Kunden zu gewinnen, sollen sie sich eigenständig Dienstleistungen für das neu gegründete Unternehmen heraussuchen. Hierfür liegen im späteren Arbeitsauftrag Informationen vor. Je nach Fachrichtung/Profilfach werden die Serviceangebote unterschiedlich ausfallen (z. B. Wirtschaft: Mitarbeiterschulung für Finanzbuchhaltung-Software; Technik: Mitarbeiterschulung für CAD-Software; Gesundheit und Soziales: Mitarbeiterschulung für Arztsoftware). Geben Sie den Lernenden den Impuls, dass ein Newsletter kundenorientiert (Kontaktdaten, Logo) und lesefreundlich aufgebaut sein muss. Die Kontaktdaten finden die Lernenden im Firmenportrait. Hier einige Tipps: Aufbau eines Newsletters Der Newsletter sollte einen Kopfteil, einen Textkörper und einen Fußteil enthalten. Im Kopfteil sollten Lenkungsinformationen wie Newslettertitel, Erscheinungsdatum und Inhaltsverzeichnis sowie die Anrede stehen. Sol-Verlag GmbH 3

8 . Lernsituation Der Textkörper sollte gut gegliedert und möglichst übersichtlich sein. Wenn Sie planen, den Hauptteil der Information im Internet auf einer gesonderten Seite abrufbar zur Verfügung zu stellen, sollte der Text mindestens so viele Informationen enthalten, dass der Leser vor dem Klick auf den Link ungefähr weiß, welche Informationen er da aufrufen wird. Der Newsletter heißt so, weil in ihm echte News (also Neuigkeiten) verbreitet werden sollen und nicht etwa nur Aufgewärmtes. Im Fußteil sollten das Impressum sowie Hinweise zum Abbestellen des Newsletters enthalten sein. Bestandteil des Impressums sollten Redaktion bzw. Herausgeber, Erscheinungshäufigkeit, Copyrightangaben und ggf. Kontaktmöglichkeiten sein. Hinweise zum Abbestellen des Newsletters können als absolute Pflicht angesehen werden.. Arbeitsschritt Die Lernenden eigenen sich immer in einer Lernschleife die theoretischen Grundlagen an (Was ist ein Projekt?, Vorteile des systematischen Projektmanagements). Zu allen grün formatierten Begriffen finden die Lernenden über den Index Informationen, die sie unbedingt lesen und bearbeiten müssen. Diese Informationen geben den Lernenden die nötigen Argumente für ihren Newsletter (z. B. Wann sollten die Kunden sich an das Consult-Unternehmen wenden?, Was ist ein Projekt?, Warum sollten der Kunde seine Aufgaben/Projekte outsourcen?, Vorteile des systematischen PM).2. Arbeitsschritt Die Lernenden sollten sich für drei Dienstleistungen entscheiden, die ihrer Fachrichtung/ihrem Profilfach entsprechen (siehe oben). 3. Arbeitsschritt Wenn die Möglichkeit besteht, sollte das Tandem sich im Internet über den Begriff werbewirksam informieren. 4. Arbeitsschritt In das Firmenportrait werden die drei ausgewählten Dienstleistungen eingetragen. Es besteht die Möglichkeit, während der nächsten Projekte Bezug auf diese Dienstleistungen zu nehmen. 5. Arbeitsschritt Hier wird die Methode des Kreisbriefes angewandt. Die Lernenden werden systematisch auf das kooperative Lernen hingeführt. Sie übernehmen Verantwortung für ihre Teammitglieder, indem sie deren Handlungsprodukt kritisch prüfen und konstruktive Kritik äußern. Durch den offenen Umgang miteinander können bessere Ergebnisse erzielt werden. Schwache Schüler erhalten da- Schülerergebnis einer Höheren Berufsfachschule 4 Sol-Verlag GmbH

9 Projekte systematisch starten durch mehr Selbstbewusstsein, denn Ergebnisse werden vor dem Präsentieren im Plenum von ihren Teammitgliedern korrigiert. 6. Arbeitsschritt Auch hier sollen die Lernenden sich wieder in die berufliche Situation hineinfinden und den Kunden-Newsletter überzeugend vorstellen, damit die Geschäftsführung damit einverstanden ist. Sie müssen mit den theoretischen Grundlagen von Arbeitsschritt argumentieren, um die Leitfrage Welchen Nutzen bringt die Office Consult GmbH den Kunden? zu beantworten Arbeitsschritt Die Lernenden bekommen durch das Feedback der Mitschüler oft mehr Selbstvertrauen, da Sie Ihre Ergebnisse ohne großes Publikum prüfen lassen. Achten Sie darauf, dass die Lernenden sich beim Präsentieren sich in die Ausgangssituation versetzen..3 Lernaufgabe Welche Aufgaben sind für einen Projektstart zu erledigen? Mit dieser Lernaufgabe beginnen wir, die Instrumente des Projektmanagements schrittweise zu erarbeiten. Machen Sie den Lernenden klar, dass ein systematisches Ablauf des Projektmanagements aus mindestens vier Phasen besteht (Definition, Planung, Durchführung, Abschluss). Ggf. schlagen Sie dazu im Projektmanagement-Manual nach, um es den Schülern zu verdeutlichen. Es geht wirklich nur darum, dass die Lernenden einen groben Überblick erhalten. Die nächsten beiden Lernaufgaben beziehen sich auf die Definitionsphase. Besprechen Sie mit den Lernenden ausführlich die detailliert beschriebene Lernaufgabe, da es für sie schwierig ist, sich in betriebliche Situationen hineinzuversetzen. Machen Sie den Lernenden bewusst, dass bereits in der Definitionsphase das gesamte Projekt angedacht werden muss und in der Planungsphase konkretisiert wird. Je mehr Zeit das Projektteam in die ersten beiden Phasen der Definition und der Planung investiert, desto größer ist die Erfolgschance ihres Projekts ( Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon. ) Arbeitsschritt Zunächst sollen sich die Lernenden in Einzelarbeit die Inhalte der Stakeholderanalyse aneignen. Das Arbeiten im anschließenden Projektteam funktioniert nur, wenn alle Teammitglieder das gleiche Grundwissen mitbringen. Damit allen das Grundwissen lückenlos vorliegt, wird im Projektteam über die Konsequenzen einer fehlenden Stakeholderanalyse diskutiert. Sol-Verlag GmbH 5

10 . Lernsituation 4. Arbeitsschritt Der Schwerpunkt dieses Arbeitsschrittes liegt darin, dass die Lernenden differenzieren, wer am Projekt mehr bzw. weniger beteiligt ist. Auch können sie interne und externe Projektbeteiligte benennen. Sie sollen das ganze durch eine grafische Darstellung veranschaulichen (siehe Beispiel). 5. Arbeitsschritt Dieser Arbeitsschritt veranlasst die Lernenden, die Stakeholder zu strukturieren und deren Erwartungen/Interessen am Projekt zu ermitteln. Durch das Arbeiten in den Projektteams wird das sinnstiftende Kommunizieren gefördert. Lernende, die sich anfangs nicht in die betriebliche Situation einfinden konnten, werden durch die der anderen Teammitglieder motiviert und können eigene Beiträge leisten. Ideen/Beiträge 6. Arbeitsschritt Mit einem guten Projektmarketing (Maßnahmen) lassen sich evtl. Widerstände in dem Projekt mindern und potenzielle Unterstützer aktivieren. Das Projekt verläuft nur reibungslos, wenn alle Betroffenen im Projekt mit geeigneten Maßnahmen sensibilisiert werden. 7. Arbeitsschritt Wie in der Lernaufgabe genannt, müssen gerade bei einem neuen Projektteam häufiger Briefings erfolgen. Dies bietet natürlich auch Ihnen als Lehrkraft die Möglichkeit, die Lernenden bzw. das Projektteam richtungsweisend zu beraten. Besonderen Wert sollten Sie darauf legen, dass der Unterrichtsraum zum Büro wird. Die Lernenden müssen nach dem Briefing ggf. ihre Stakeholderanalyse ergänzen bzw. korrigieren, damit ihnen für weitere Projekte ein korrektes Beispiel vorliegt. Machen Sie Ihren Lernenden schon jetzt bewusst, dass die Stakeholderanalyse bei der späteren Projektarbeit zur Dokumentation gehört. 6 Sol-Verlag GmbH

11 Projekte systematisch starten Arbeitsschritt Der Lernende macht sich in einer Theorieschleife über die Projektziele schlau und formuliert aufgrund der Situation Ergebnisziele Arbeitsschritt Im Dreierteam wird zunächst über die formulierten Ziele diskutiert und entsprechend des Arbeitsauftrages ein Gesamtziel und zwei Ergebnisziele formuliert. Dieser Arbeitsschritt ist für die Lernenden ein schwer zu erfassendes Thema. Es empfiehlt sich im Briefing, mit den Lernenden gemeinsam das Gesamtziel und zwei Ergebnisziele zu formulieren und nach dem SMART-Prinzip zu überprüfen (siehe Projektantrag auf der folgenden Seite). Machen Sie den Lernenden bewusst, dass nur konkret überprüfbare Ergebnisziele den gewünschten Projekterfolg garantieren. Bei unklar formulierten Zielen kann der Auftraggeber am Projektende Mängel nachweisen und Nachforderungen stellen. Lassen Sie die weiteren Ergebnis- und Vorgehensziele von den Lernenden selbstständig formulieren Arbeitsschritt Hinführend auf den Projektauftrag, den die Lernenden im nächsten Arbeitsauftrag zu dieser Lernaufgabe ausfüllen müssen, sollen die Teilaufgaben gefunden, sortiert und den Phasen zugeordnet werden. Achten Sie darauf, dass die Teilaufgaben mit Substantiv und Verb formuliert werden (Angebote einholen, Räume dekorieren). Bei diesem Projekt kann das klassische Drei-Phasen-Modell (Vorbereitung, Realisierung und Nachbereitung) für die Durchführungsphase angewandt werden. Je nach Schulform und Fachbereich sollten Sie Ihre Lernenden darauf aufmerksam machen, dass die Phasen vom Projekt abhängig sind. Ein Projekt zur Produktentwicklung beinhaltet z. B. eine Testphase; zur Einführung einer neuen Software gehört die Implementierungsphase. 9. Arbeitsschritt Achten Sie darauf, dass die Lernenden die Meilensteinergebnisse präzise, überprüfbar formulieren und einen Plantermin zuordnen (z. B Rücklauf der Gästeanmeldungen; Bestellung des Essens, Bestuhlung usw.) Arbeitsschritt. Die Lernenden sollen sich an die Fachterminologie gewöhnen und diese beim Präsentieren verwenden. Sol-Verlag GmbH 7

12 . Lernsituation.4 Lernaufgabe Welche Maßnahmen sind notwendig, damit der Start-up-Workshop erfolgreich abläuft? Das Projektteam soll in dieser Lernaufgabe einen Projektauftrag und keinen Projektantrag ausfüllen. Das Team wurde von Herrn Schulte mit der Durchführung beauftragt. Nur wenn die Lernenden selbst Projekte vorschlagen oder initiieren möchten und auf eine Beauftragung/Zustimmung hoffen, ist ein Projektantrag zu stellen. Die Lehrkraft bzw. der Auftraggeber genehmigt dann den Projektantrag. Definition des Begriffs Projektantrag Bei der Abschlussprüfung schlägt der Prüfling bzw. das Projektteam der Lehrkraft ein Projekt vor. Dazu muss ein Projektantrag gestellt werden. Nach DIN ist der Projektantrag ein Antrag auf Projektgründung, d. h. auf den Beschluss, dass benannte Projekt durchzuführen. Mit Zustimmung der Lehrkraft, das vorgeschlagene Projekt durchzuführen, wird aus dem Projektantrag ein Projektauftrag und das Prüfungs-Projektteam kann mit der konkreten Planung beginnen. Bei privatwirtschaftlichen Projekten im externen Auftragsverhältnis wird das Projekt in der Folge von Ausschreibung, Angebot und Auftrag gegründet. Anschließend wird in Zusammenarbeit mit dem Projektleiter der Projektauftrag konzipiert. Auf der Homepage finden Sie ein Online- Formular eines Projektantrages/-auftrages. Hier kann der Lernende mittels Dropdown- Feld entscheiden, ob er einen Projektantrag oder -auftrag einreicht. Wenn der Formularschutz aufgehoben wurde (Word 2003: Symbolleiste Formular Symbol Schloss anklicken; Word 2007/200 Registerkarte Entwicklertools Dokument schützen im Arbeitsbereich Ja, Schutz jetzt anwenden anklicken), können das Dropdown-Feld angeklickt und die Kästchen angekreuzt werden Arbeitsschritt Um den Projektauftrag ausfüllen zu können, informieren sich die Lernenden zunächst in einer Theorieschleife über die Projektbeteiligten und stellen die Beziehungen grafisch dar Arbeitsschritt Da das Projektteam nun schon seit mehreren Unterrichtsstunden zusammenarbeitet, ist es in der Lage, einen Projektleiter bzw. eine Projektleiterin zu bestimmen. Durch das Arbeiten in Projektteams wird kontinuierlich die Sozialkompetenz gefördert, wie z. B. Konflikt- und Kritikfähigkeit, Führungsqualitäten und Einfühlungsvermögen. 8 Sol-Verlag GmbH

13 Projekte systematisch starten 5. Arbeitsschritt Die Lernenden erstellen oder laden den Projektantrag. Die Informationen zum Ausfüllen des Projektauftrages haben sie in den vorangegangenen Arbeitsschritten erarbeitet Arbeitsschritt Die Lernenden schreiben zunächst eine Einladung. Die Tagesordnungspunkte dazu finden sie im PM-Manual (siehe Beispiel). Die Auseinandersetzung mit den Inhalten der Einladung ist gleichzeitig eine gute Vorbereitung für die Planung des Start-up-Workshops Arbeitsschritt Bei diesem Start-up-Workshop kommt es darauf an, dass Sie Ihren Lernenden vorher den Impuls geben, dass das Projektteam überzeugend auftreten muss. Davon ist es im Berufsleben abhängig, ob das Projekt bewilligt wird, d. h. ob es zu einem Auftrag kommt. Die übrigen Mitschüler schlüpfen vorübergehend in die Rolle der Teammitglieder. Sie als Lehrkraft übernehmen die Rolle des Auftraggebers. Sollte es während der Präsentation zu Unstimmigkeiten kommen, so liegt es auch an dem Geschick des Präsentators (hier: Projektleiter), einen Konsens zu finden, um doch noch den Auftrag zu erhalten. Dieser Arbeitsschritt räumt Ihnen als Lehrkraft die Möglichkeit zur Korrektur ein. Sollte ein Projektauftrag wirklich ungenügend sein, sollten Sie ihn wie im realen Leben ablehnen..5 Lernaufgabe Welche Vorteile bringt ein firmeninternes Wiki? Diese Lernaufgabe dient hauptsächlich zur Festigung der theoretischen Grundlagen des bis dahin erarbeiteten Fachjargons. Je nach technischen Möglichkeiten ist die einfachste Vorgehensweise das Erstellen eines Glossars. Im Klassenraum halten die Lernenden die Fachbegriffe tabellarisch auf einem Blatt fest; im EDV-Raum in einer Datei. Wer die Möglichkeit des Internetzugriffs hat, kann sich für die Klasse ein internes Wiki anlegen, z. B. in Moodle. Methodisches Vorgehen. Möglichkeit: Sie lassen die Lernenden in Einzelarbeit ein Glossar erstellen. Die Ergebnisse werden präsentiert und von der Klasse ergänzt. Der Präsentator ist verantwortlich für den Fachbegriff und gibt die Informationen dazu ins Wiki ein. Sol-Verlag GmbH 9

14 . Lernsituation 2. Möglichkeit: Jeder Lernende zieht eine Karte mit einem Fachbegriff, präsentiert die Informationen dazu und gibt sie im Wiki ein. Es ist durchaus möglich, mit mehreren Personen an einem Wiki zu arbeiten. Achten Sie darauf, dass das Glossar bzw. Wiki kontinuierlich ergänzt wird. 0 Sol-Verlag GmbH

15 Projekte systematisch starten.6 Kompetenz-Portfolio Die Arbeit mit einem Lernjournal/Reflexion ist für die Lehrenden und Lernenden eine sehr wertvolle Hilfe, über die vergangene Arbeit nachzudenken und dies schriftlich festzuhalten. Sie bildet die Grundlage für ein eventuell intensives Lehrer-Schüler- Gespräch. Vor allem als Lehrkraft bekommen Sie ein Feedback über das Interesse an Ihrem Fach. Am Ende einer Lernsituation reflektieren die Lernenden schriftlich die erworbenen Fach-, Sozial-, Methoden-, Humankompetenzen und eine Lernstrategie (z. B. mit Zeit umgehen). Durch die Reflexion erkennen die Lernenden ihre Stärken/Schwächen, Lernfortschritte/Lernstagnation und Gefühlsschwankungen. Legen Sie den Umfang der Reflexion fest (am Anfang ca. ein halbes A4-Blatt). Die Lernenden können sich an den im Buch vorgegebenen Impulsen zur Entwicklung der Fachkompetenzen und erweiterten Kompetenzen, Gefühlen, Arbeitsvorgehen, Zeit... orientieren oder sich frei äußern. Die Reflexion soll nicht stichwortartig, sondern als Fließtext geschrieben werden. (Weitere Impulse siehe Reflexion der 2. Lernsituation.) Führen Sie nach jeder Lernsituation ein Beratungsgespräch mit jedem einzelnen Schüler durch. Nehmen Sie sich die Zeit dazu, während die Klasse sich in der Erarbeitungsphase befindet. Machen Sie in dem Gespräch dem Schüler klar, dass das Erkennen seiner eigenen Schwächen und Probleme positiv registriert wird. Denn nur wenn er seine eigenen Fehler erkennt, kann er daran arbeiten. Am Schluss des Gespräches sollte der Schüler daher Vorsätze fassen und diese schriftlich fixieren (z. B. Ich möchte mich zukünftig mehr ins Team einbringen oder Ich will mir zukünftig die Zeit besser einteilen ). Die schriftliche Reflexion wird ins Portfolio abgeheftet. Im Laufe des Schuljahres wird das Portfolio durch die weiteren Handlungsprodukte und Reflexionen ergänzt. 2. Lernsituation: Projekte professionell planen Warm up Eine systematische Projektplanung ergibt sich durch... Lassen Sie sich von den Lernenden zu der grafischen Übersicht mittels Brainstorming, Brainwriting oder Kartenabfrage Zusammenhänge einer systematischen Projektplanung erläutern. Die Lernenden werden durch ihre bisherigen Erfahrungen Verknüpfungen erkennen. Die Lernenden sollen sensibilisiert werden, bei der Planung und Durchführung von Projekten: Kosten, Zeit, Ressourcen zu berücksichtigten Jeder Teilaufgabe einen Verantwortlichen zuzuweisen Die einzelnen Arbeitsschritte zu strukturieren Regelmäßige Absprachen über das Voranschreiten der Projektplanung unter den Teammitgliedern zu führen und Die Tätigkeiten zu dokumentieren Den Lernenden soll bewusst werden, dass das Gelingen eines Projektes von der Planungsphase abhängt. Je mehr Zeit das Projektteam in die ersten beiden Phasen der Definition und der Planung investiert, desto größer ist die Erfolgschance des Projektes. Geben Sie Ihren Schülern den Rat: Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon! Sol-Verlag GmbH

16 2. Lernsituation 2 2. Lernaufgabe Welche Instrumente des Projektmanagements können genutzt werden, um Informationen von den Gästen der Eröffnungsfeier der Office Consult GmbH zu gewinnen? Das Informationsmanagement spielt im Projektmanagement eine zentrale Rolle, weil Informationen die Grundlage für Projektarbeit bilden. Sie sind das Bindeglied zwischen allen am Projekt Beteiligten. Deshalb wird schon zu Beginn des Projekts die Informationsgewinnung, -aufbereitung und -weitergabe systematisch geplant. Mithilfe verschiedener Methoden zur Informationsbeschaffung werden gemeinsam mit den Projektbeteiligten z. B. Ideen gesucht, Lösungen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit erarbeitet und Lösungen zur Steigerung der Leistungsfähigkeit ermittelt. Dazu gehören: Internetrecherche Fragebögen Interview Dokumentenanalyse Stakeholderanalyse Aufgaben- und Prozessanalyse. Dieses Lernarrangement beinhaltet die Methode Gruppenpuzzle, um die Personalsowie Methodenkompetenz der Lernenden zu fördern. Wie bei Projekten arbeiten die Lernenden im Team und müssen mit ihren Teammitgliedern kommunizieren. Sie lernen Verantwortung für ihre Teammitglieder zu übernehmen nur wenn sie sich gewissenhaft zu ihrem Expertenthema informieren, können sie auch lückenlos das Wissen an ihre Teammitglieder weitergeben. Außerdem eignen sich die Lernenden frühzeitig an, ihre Arbeit im Team aufzuteilen. So können sie auch zukünftig Informationen effektiv gewinnen und sich aneignen. Stammgruppenarbeit Arbeitsschritt Wenn die Klasse die Methode des Gruppenpuzzles noch nicht kennt, sollten Sie mit den Lernenden die Methode kurz besprechen. Bei fünf Expertenthemen müssen Sie also eine fünfköpfige Stammgruppe bilden. Wenn Sie eine der Methoden der Informationsbeschaffung nicht erarbeiten möchten, können Sie die Prozessanalyse oder die Dokumentenanalyse streichen und die Stammgruppe entsprechend verkleinern. Grundsätzlich eignen sich für die in der Lernaufgabe genannte Situation primär der Fragebogen und das Interview. Trotzdem sollten die Lernenden auch andere Methoden kennen, um darauf bei anderen Projekten zurückgreifen zu können. Expertengruppe Arbeitsschritt Nun setzen sich alle Lernenden mit demselben Thema zusammen. Jeder Lernende liest den Informationstext im Manual Methoden zu den Problemlösungszyklen und erstellt einen Spickzettel. Lassen Sie hier max. das Format A6 zu, damit die Lernenden gezwungen werden, sich kurz zu fassen. Anschließend besprechen sie ihr Expertenthema und suchen Einsatzmöglichkeiten für diese Technik. 2 Sol-Verlag GmbH

17 Projekte professionell planen Stammgruppenarbeit Arbeitsschritt. 2 Nur wenn jeder Experte sich zu seinem Wissen schlau gemacht hat, kann er seine Teammitglieder verantwortungsvoll informieren. Weisen Sie die Gruppen darauf hin, dass jeder Experte eine Redezeit von max. fünf Minuten hat; so schulen sie gleichzeitig das Zeitmanagement. Geben Sie der Stammgruppe auch den Tipp, dass im Anschluss an den Expertenvortrag, die anderen sich Notizen machen oder den Informationstext entsprechend selbstständig markieren. Im 7. Arbeitsschritt wird von den Lernenden erwartet, dass sie miteinander kooperieren, argumentieren, zuhören, diskutieren und sich auf ein Instrument zur Informationsgewinnung einigen. Für diesen Arbeitsauftrag ist es nicht zwingend erforderlich, dass in einem EDV-Raum gearbeitet wird. Die Lernenden können auch handschriftlich die Fragen für ein Interview oder einen Fragebogen erfassen. Plenum Arbeitsschritt. Die Lernenden sollen sich in die Situation hineinversetzen, dass sie Herrn Schulte der Lehrkraft/einem Lernenden ihr Instrument überzeugend präsentieren. Das Plenum gibt mithilfe der Feedbackfragen der Stammgruppe eine konstruktive Kritik Arbeitsschritt. In der Lernaufgabe. haben sich die Lernenden Regeln zur Teamarbeit angeeignet. Nun sollen sie in ihrer jeweiligen Stammgruppe mithilfe des Sterndiagramms einschätzen, inwieweit sie diese umsetzen, denn auch die Teamfähigkeit der Lernenden entwickelt sich erst, wenn sie mehrmals in Teams gearbeitet haben und ihr Verhalten dabei reflektieren. Appellieren Sie an die Lernenden, ein Fazit aus der Fremd- und Selbsteinschätzung zu ziehen und einen Vorsatz für die nächste Teamarbeit zu fassen. Sol-Verlag GmbH 3

18 2. Lernsituation Lernaufgabe Wie plane ich professionell eine Mitarbeiterschulung? Bei vielen Projekten müssen Mitarbeiter geschult werden (z. B. bei der Einführung neuer Software, Maschinen usw.). Deshalb werden die Lernenden mit der Situation konfrontiert, eine Schulung selbstständig zu planen und durchzuführen. Wenn auch nur bei größeren Projekten die Netzplantechnik eingesetzt wird, sollten die Lernenden diese Technik trotzdem beherrschen. Bei der Planung der Schulung wenden sie selbst die einfache Variante des Balkendiagramms an. Jedoch liegen die Vorteile der Netzplantechnik auf der Hand: Sie zeigt Abhängigkeiten in einem Projekt Sie zwingt zur Systematik bei der Analyse der Projektzusammenhänge Sie weist aus, wo Zeitreserven vorhanden sind bzw. wo sie fehlen Sie ermöglicht eine sachgerechte Steuerung des Projektablaufes Sie beinhaltet eine Überwachung hinsichtlich der Termine, Kapazitäten und Kosten Auftretende Planabweichungen und Engpässe können frühzeitig erkannt werden Ursachen und Auswirkungen werden analysiert Gegenmaßnahmen können rechtzeitig geplant und in die Wege geleitet werden Auch wenn die Lernenden bei nachfolgenden Projekten die Netzplantechnik nicht anwenden werden, so erkennen sie durch die Schulung zur Netzplantechnik, wie wichtig die zeitliche Planung in Bezug auf Zeitpuffer und kritischen Pfad ist. Variante: Sie können bei diesem Lernarrangement auch die Schulung zu einem anderen Thema durchführen lassen. Gegebenenfalls müssen die Projektziele im Projektauftrag dem von Ihnen ausgewählten Thema angepasst werden. Organisatorische Informationen Für diese umfangreiche Lernaufgabe empfiehlt es sich, den Projektteams von Anfang an zu raten, eine Projektmappe mit allen Unterlagen chronologisch geordnet anzulegen. Arbeiten Sie im EDV-Raum, so sollten die Lernenden alles auf einem USB-Stick abspeichern. Alle Dokumente/Formulare können für spätere Projekte abgewandelt wiederverwendet werden. Sie sollten bei der Zusammenstellung der Projektgruppen darauf achten, dass Sie mindestens ein Projekt aus Zufallsgruppen zusammenstellen. Die Lernenden sind oft überrascht, dass sie mit anderen Mitschülern häufig sehr effektiv arbeiten können bzw. einen anderen Stellenwert in der Gruppe erhalten. Als Schulungsteilnehmer eignen sich Schüler (z. B. Viererteams) anderer Klassen, deren Lehrplan die Netzplantechnik enthält. TIPP! Als Lenkungsinstrument für Sie als Lehrkraft schlagen wir vor, dass Sie ihren Projektteams eine Terminübersicht aushändigen, aus der sich die Abgabe- und Besprechungstermine für die einzelnen Instrumente des Projektmanagements ergeben, sodass Sie jederzeit über den Projektstand informiert sind. Sie geben den Projektteams dadurch Raum, selbstorganisiert und zielgerichtet zu agieren. Außerdem dient dieses Instrument als Kontrollwerkzeug. Projektteams bzw. -mitglieder, die ihre Unterlagen nicht pünktlich abgeben, erhalten keine Bestätigung durch Unterschrift. Eine fehlende Unterschrift bedeutet Herabsetzung der Epochalnote bzw. der Projektnote. 4 Sol-Verlag GmbH

19 Projekte professionell planen Diese Lernaufgabe beginnt direkt für das Projektteam wie im Berufsleben mit dem Start-up-Workshop, d. h. der Projektauftrag liegt bereits vor. Sie als Lehrkraft sollten daher in die Rolle von Herrn Franke schlüpfen und besprechen den Projektauftrag von Seite 9. Die Lernenden müssten aufgrund der vorhergehenden Arbeitsaufträge in der Lage sein, diesen Projektauftrag mit eigenen Worten zu erläutern. Dadurch ist im Prinzip der genaue Arbeitsauftrag bekannt. Beim Besprechen der Lernaufgabe haben Sie die Möglichkeiten, auf die drei Modelle der Projektorganisation einzugehen (PM-Manual: Seiten 44/45). Ihre Schüler informieren sich zuerst über die drei Modelle im PM-Manual und stellen sie dann jeweils mündlich vor Arbeitsschritt Mittlerweile müssten die Lernenden daran gewöhnt sein, sich effizient Informationen zu erschließen. In diesem Arbeitsauftrag sollen zwei Viererteams zusammenarbeiten. Jeweils zwei Schüler beschäftigen sich mit einem theoretischen Thema und transportieren ihr Wissen an die anderen Teammitglieder. Achten Sie darauf, dass die Schüler wie im vorhergehenden Auftrag die Informationen zu den anderen Themen markieren bzw. notieren Arbeitsschritt Das Projektteam muss sich nun intensiver mit dem Projektauftrag auseinandersetzen und Arbeitspakete entwickeln. Dazu soll es die im Projektmanagement beliebte Kreativtechnik des MindMappings nutzen. Beim 5. Arbeitsschritt werden die Arbeitspaketbeschreibungen arbeitsteilig in das dafür vorgesehene Formular ausgefüllt. Beim 6. Arbeitsschritt sind mehrere Ausführungen möglich. Zum einen kann der Projektstrukturplan mit der Hand erstellt werden, zum anderen bieten Softwareprogramme, u. a. Word, die Möglichkeit, ein Organigramm zu erstellen. Sol-Verlag GmbH 5

20 2. Lernsituation Arbeitsschritt Für die Lehrkraft bieten die Jour-fixe-Besprechungen Gelegenheit, den momentanen Status des Projektes zu erfahren und den Projektteams ein Feedback zu geben. Führen Sie die Besprechungen nacheinander mit den einzelnen Projektteams durch. Benutzen Sie unter Umständen dazu einen anderen Raum, um ungestört den Projektstand erörtern zu können. Wenn Sie mit dem Lenkungsinstrument Terminübersicht arbeiten, bestätigen Sie den Erhalt der eingeforderten Unterlagen durch Ihre Unterschrift Arbeitsschritt Aufgrund der vorangegangenen Theorieschleife unter Arbeitsschritt haben die Lernenden sich schon mit dem Projektablaufplan und dem Balkendiagramm beschäftigt. Wie beim Projektstrukturplan kann das Balkendiagramm handschriftlich oder mit einem entsprechenden Softwareprogramm (z. B. die OpenSource-Software OpenProj) oder ganz einfach in Excel/Word erstellt werden. 6 Sol-Verlag GmbH