Arbeitsbuch mit Lernarrangements für die Event- und Reisemanagementkompetenz

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1 Lernsituationen für das Lernfeld Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren Arbeitsbuch mit Lernarrangements für die Event- und Reisemanagementkompetenz Lehrerhandbuch 1. Auflage 2016 Copyright 2016 by Sol-Verlag GmbH, Düsseldorf Text: Brämer/Blesius ISBN (Bestellnummer 723) Druck: Caritas Werkstätten, St. Anna, Ulmen Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne Einwilligung des Verlages eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für die Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen. I

2 Einstieg in die Lernsituationen Mögliche Schülerlösungen Reflexion des Lernzuwachses Lernfeld: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren 4 1. Lernsituation: Veranstaltungen organisieren Lernaufgabe 4 Welche Veranstaltungsart passt zur Vorstellung eines neuen Produktes, um die Händler von der Innovation zu überzeugen? Lernaufgabe 6 Welche Aufgaben fallen in der Planungsphase für Veranstaltungen an? Lernaufgabe 14 Welche Hürden sind in der Veranstaltungs-Vorbereitungs-Phase zu bewältigen? Lernaufgabe 20 Wie erreichen Sie eine erfolgreiche Produkteinführung? Lernaufgabe - 23 Welche Erkenntnisse können Sie aus umfangreichen Nachbereitungen von Veranstaltungen gewinnen? Lernaufgabe 23 Wie organisieren Sie effizient eine Veranstaltungen? Lernsituation: Geschäftsreisen organisieren Lernaufgabe 25 Welches Verkehrsmittel und welche Unterkunft kann dem Reisenden genehmigt werden? Lernaufgabe 30 Welche Vorteile bieten unternehmensinterne Richtlinien zur Organisation von Geschäftsreisen? Lernaufgabe 34 Was gehört alles zu einer effizienten Reisevorbereitung, die nach ökonomischen und ökologischen Gesichtpunkten organisiert ist? Lernaufgabe 38 Wie wird eine vollständige Reisekostenabrechnung erstellt? 38 II

3 Einstieg in die Lernsituationen Die Lernsituationen beginnen jeweils mit einem Arbeitsplan mit den zu erreichenden Kompetenzen, Inhalten, Methoden/Lernstrategien und einem ungefähren Zeitansatz. Das Warm-up dient als vorbereitende Organisationshilfe für selbst organisierte Lernprozesse. Der Lernende soll den Lernstoff im Kontext sehen und neue Informationen in sein bestehendes Wissen integrieren. Er erhält schnell einen Überblick, welches Vorwissen er aktivieren muss, um den Lernstoff möglichst effizient zu bearbeiten. Die Leitfragen zum Einstieg dienen zur Lernanbahnung. Mithilfe von Brainstorming, Kartenabfrage oder Klassengesprächen können die Lernenden ihr Vorwissen und ihre Erwartungen zur Lernsituation äußern. Beim Warm-up kann nichts Falsches von den Lernenden genannt werden. Gegebenenfalls werden die Lernenden darauf hingewiesen, dass sie ihre Antworten in ganzen Sätzen formulieren sollen. So legen Sie einen Grundstein für die Förderung der Kommunikationskompetenz. Genauso ist bei der Kartenabfrage zu beachten, dass die Lernenden die Medienkarten anpinnen, sich zur Klasse wenden und in einem vollständigen Satz einen Kommentar dazu abgeben. Beim Beschriften der Medienkarten sollen die Schüler Schlagwörter notieren, die Medienkarten in Druckschrift, und zwar mit Groß- und Kleinbuchstaben, beschriften und ausreichend groß schreiben (ca. 5 cm). Die Medienkärtchen sollten thematisch sortiert werden (clustern). Gleiche Schlagwörter werden nicht verworfen, sondern übereinandergepinnt, um jeden Beitrag zu honorieren. Bei einem Klassengespräch gibt es verschiedene Vorgehensweisen: Die Lernenden können zum Beispiel aufgefordert werden, aus den Fragewörtern oder ihren eigenen Erfahrungen einen zusammenhängenden Beitrag zu formulieren, oder durch Zuwurf eines Balls können sich die Lernenden spontan zu den Begriffen äußern. Mögliche Schülerlösungen In diesem Heft sind mögliche Schülerergebnisse mit gekennzeichnet. Reflexion des Lernzuwachses Jede Lernsituation schließt mit einer Reflexion ab. Die Schüler reflektieren ihren Lernfortschritt und motivieren sich wieder mit dem neu erworbenen Lernzuwachs. Durch die Wiederholung der Fachkompetenz und des Bewusstwerdens des zurückliegenden Lernprozesses der einzelnen Lernaufgaben festigt sich intensiv das Gelernte. Außerdem stecken die Lernenden sich neue Ziele, um ihr persönliches Weiterkommen zu erreichen. Nach der ersten Reflexion ist es sinnvoll und hilfreich für die Schüler, ein oder mehrere gut gelungene Ergebnisse mit Einverständnis des jeweiligen Schülers vorlesen zu lassen. Somit erhalten die Mitschüler Anregungen für ihre nächste Reflexion.

4 Lernfeld: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren Lernfeld: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren Die Schüler sollten die Kompetenz besitzen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen eigenverantwortlich und effizient zu planen, mitzugestalten und zu dokumentieren. Dies ist in der heutigen Zeit erforderlich, da Unternehmen durch Veranstaltungen immer stärker auf sich aufmerksam machen. Gegenüber der klassischen Werbung wird bei Veranstaltungen ein persönlicher und direkter Zugang zur Zielgruppe ermöglicht. Die Unternehmen binden die Teilnehmer interaktiv mit ein und setzen sich selbst in Szene (vgl. Goetzke, 2014). Sie sollten das Know-how zum Reisemanagement erwerben, da trotz hoher Kosten und Zeitaufwand der Stellenwert des persönlichen Kontaktes hoch ist. 1. Lernsituation: Veranstaltungen organisieren Warm-up Die Schüler äußern sich mithilfe der Begriffe, welche Details bei einer Veranstaltungsplanung berücksichtigt werden müssen, wie zum Beispiel: Veranstaltungsziel, -ort, -programm, -art usw. 1.1 Lernaufgabe Die nachfolgenden Lernaufgaben sind im Prinzip nach dem Ablauf des Projektmanagements aufgebaut. Parallel zum Lernfeld 13 Projekte planen und durchführen üben die Schüler angeleitet durch die Lernarrangements, den Umgang mit einigen Instrumenten und Techniken des Projektmanagements. Diese Lernaufgabe beginnt also mit der Phase der Initiierung. Sprechen Sie in der Sensibilisierungsphase die Bedeutung der Zielgruppenanalyse an. Auch wenn die Situation es nicht ermöglicht, detaillierte Angaben zu den Händlern zu machen, ist es dennoch wichtig zu erkennen, welche Wünsche, Erwartungen die Teilnehmer haben. Ebenso sind Anzahl und Alter zur Veranstaltungsplanung zu berücksichtigen. Welche Veranstaltungsart passt zur Vorstellung eines neuen Produktes, um die Händler von der Innovation zu überzeugen? 1. und 2. Arbeitsschritt Die Lernenden erschließen den umfangreichen Text möglichst zu Hause und filtern daraus erleichternd durch Teilüberschriften die notwendigen Informationen für die Einstiegssituation. 3. und 7. Arbeitsschritt Nachdem das Tandem sich über Anlass, Zielgruppe, Ziele und Veranstaltungsart ausgetauscht hat, verfasst es eine Empfehlungs- . Es kann dazu die Vorlage der AKA Nürnberg benutzen. 8. bis 9 Arbeitsschritt Es ist offenzuhalten, ob die Schüler sich für eine Promotion, Messe oder Präsentation entscheiden. Wichtig ist nur, dass die Argumente stimmen. 4

5 1 Lernsituation: Veranstaltungen effizient organisieren An: Cc: Bcc: Betreff: Anhang: Empfehlung für die Produktvorführung Konferenzen und Besprechungen Sehr geehrter Herr Wort, nach intensiver Zielgruppenanalyse schlagen wir als Maßnahme zur Verkaufsförderung vor, die neuen Produkte für Konferenzen und Besprechungen in Form einer Promotion vorzustellen. Dazu sollte das Verkaufspersonal der 30 Händler eingeladen werden, um diese professionell zu informieren und zu schulen. Nur geschultes Personal kann unsere Produkte im Sinne unserer Corporate Identity überzeugend anbieten. Quantitatives Ergebnisziel Mindestens 20 der eingeladenen 30 Großkunden nehmen an der Veranstaltung Konferenzen und Besprechungen neu erleben am 3. Juni 20XX im eigenen Haus teil. Qualitatives Ergebnisziel Die Teilnehmer werden mit Informationsmaterial ausgestattet und zeigen in einer Produktpräsentation mit den entsprechenden Verkaufsargumenten, wie sie die neue Serie im eigenen Haus darbieten. Vorgehensziele Einladungen an die Großkunden bis zum 2. Mai 20xx versenden. Informationsmaterial bis zum 10. Mai 20xx an die Druckerei verschicken. Gerne möchte ich Ihnen die Aspekte in der Phase Veranstaltungen initiieren in einem Gespräch erläutern. Mit freundlichen Grüßen Maria Müller (Vor- und Nachname des Schülers) Büromöbel Hauser & Schulte GmbH Balduinstraße Trier Telefon: Fax: Internet: Geschäftsangaben wie Rechtsform, Handelsregister-Nr. 5

6 Lernfeld: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren 1.2 Lernaufgabe In der Sensibilisierungsphase schlüpfen Sie in die Rolle des Herrn Wort als Projektleiter. Sie simulieren die Start-up-Veranstaltung. Die neuen Teammitglieder werden mit den bisherigen Überlegungen und Zielsetzungen vertraut gemacht. Damit ist die erste Phase Veranstaltung initiieren abgeschlossen. Bewusst fließen in dieser Lernaufgabe Fachbegriffe aus anderen Lernfeldern mit ein (Reine Projektorganisation, Start-up-Veranstaltung bzw. Arbeitspaketbeschreibung). Durch das Einbinden in verschiedene Situationen werden Ihnen diese Begriffe verständlicher; gleichzeitig wenden Sie verschiedene Instrumente an. In dieser Lernaufgabe steht die Planung im Vordergrund. Machen Sie den Schülern bewusst, dass sie sich ausreichend Zeit für die Planungsphase nehmen sollten, denn umso reibungsloser und schneller verläuft die Durchführungsphase. Wird in der Planungsphase eine parallel laufende Messe übersehen, so werden Veranstaltungsort, Flug und Hotelzimmer usw. wesentlich teurer. Bei Veranstaltungen hat sich die Checklistentechnik bewährt, da viele Details zu beachten sind. Ein Versäumen führt oft zu hohen Kosten und Terminverzögerungen. Grundsätzlich ist eine Checkliste ausreichend für die Planung einer Veranstaltung. Größere Veranstaltungen werden von Projektteams geplant, die die Aufgaben in Arbeitspakete aufteilen und beschreiben. Nachdem die Schüler die Checklisten erstellt haben, fällt ihnen das Ausfüllen der Arbeitspaketbeschreibungen leichter. Sie listen detailliert die Tätigkeiten auf, für die sie im Einzelnen verantwortlich sind. Welche Aufgaben fallen in der Planungsphase für Veranstaltungen an? 1. bis 4. Arbeitsschritt Das Projektteam erstellt eine Checkliste zur Planung von Veranstaltungen. Da die Thematik noch unbekannt ist, kann das Projektteam es nicht leisten, sich auf eine Checklistenform zu einigen. Es kommt nicht so sehr auf eine einheitliche Form an. Wichtig ist, dass die Checklistentechnik beachtet wird (Name des Erstellers, Stand des Vordruckes, Thematik). Das Beantwortungsmuster muss auf alle Kriterien des Teilabschnittes passen. Im Plenum werden die Checklisten im Hinblick auf Vollständigkeit und Handhabung besprochen. 5. bis 9. Arbeitsschritt Das Projektteam teilt sich die Arbeitspakete auf. Das Formular ist mithilfe der Tabellenfunktion schnell erstellt. Bei der Kontrolle der Arbeitspaketbeschreibungen sollten Sie darauf achten, dass alle Arbeitspaketbeschreibungen den gleichen Projektnamen haben die Arbeitspaketbezeichnungen einheitlich (Hauptwort, Verb) formuliert sind die Arbeitspakete durchnummeriert sind nur ein Verantwortlicher eingetragen ist ein zeitlich passender Beginn und ein realistisches Ende des Arbeitspaketes vorgesehen sind das Ergebnis überprüfbar formuliert ist die Tätigkeiten vollständig aufgelistet sind die Voraussetzungen bezüglich notwendiger Materialen bzw. abhängiger Arbeitspakete überlegt und dokumentiert werden 6

7 1 Lernsituation: Veranstaltungen effizient organisieren Ersteller: Maria Müller Stand: xx Themenbereich: Veranstaltung planen Checkliste Veranstaltungen planen Termine festlegen Externe Termine berücksichtigen Feiertage und Brückentage Ferientermine (Bundesländer) Aktuelle Ereignisse (Sportveranstaltungen) Messe, Ausstellung, Kongresse Interne Termine berücksichtigen Betriebsferien Jahresabschluss/Inventur Sonstige Sitzungen Organisatorische Ecktermine beachten Vorlaufzeiten z. B. Anmeldefristen usw. Beachtet/ Erledigt Bemerkung Ort festlegen nach Ziel Teilnehmerkreis Leitbild Raumkapazität ermitteln Anzahl der Räume abgeklärt Raumgröße Nebenräume erforderlich Interne Veranstaltung Raumbelegungsplan prüfen Raum reservieren Externe Veranstaltung Räume reservieren Räume mieten Vermieter nach Parallelveranstaltungen fragen Verkehrsinfrastruktur beachten Entfernung zum Veranstaltungsort Entfernung zu den öffentlichen Verkehrsmitteln Beachtet/ Erledigt Bemerkung 7