Arbeitsbuch mit Lernarrangements für die Planungs- und Organisationskompetenz

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1 Lernsituationen für das Lernfeld Ein Projekt planen und durchführen Arbeitsbuch mit Lernarrangements für die Planungs- und Organisationskompetenz Lehrerhandbuch 1. Auflage 2016 Copyright 2016 by Sol-Verlag GmbH, Düsseldorf Text: Brämer/Blesius ISBN (Bestellnummer 761) Druck: Caritas Werkstätten, St. Anna, Ulmen Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne Einwilligung des Verlages eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für die Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen. I

2 Lernsituation: Projekt Mitarbeiterschulung definieren Einstieg in die Lernsituationen III Mögliche Schülerlösungen Reflexion des Lernzuwachses III III Lernfeld: Projekt Projekte planen und durchführen 4 1. Lernaufgabe 4 Welche Kriterien müssen beim Projektantrag Mitarbeiterschulung beachtet werden? 4 2 Lernaufgabe 8 Wie planen Sie systematisch eine Mitarbeiterschulung? 8 3. Lernaufgabe 12 Welche Aufgaben kommen in den verschiedenen Phasen/Teilprojekten der Durchführung des Projektes Mitarbeiterschulung auf das gesamte Projektteam zu? Lernaufgabe 15 Welche Erkenntnisse ergeben sich aus Ihrem Projekt Organisation der Mitarbeiterschulung Kompetent telefonieren? Lernaufgabe 16 Welche Informationen benötigen Sie, um bei Projekten einen reibungslosen Ablauf zu garantieren? Lernaufgabe Weitere Projekte planen 16 Welchen Nutzen bringt mir ein systematisches Projektmanagement? 16 II

3 Einstieg in die Lernsituationen Diese Lernsituation beginnt mit einem Arbeitsplan mit den zu erreichenden Kompetenzen, Inhalten, Methoden/Lernstrategien und einem ungefähren Zeitansatz. Das Warm-up dient als vorbereitende Organisationshilfe für selbst organisierte Lernprozesse. Der Lernende soll den Lernstoff im Kontext sehen und neue Informationen in sein bestehendes Wissen integrieren. Er erhält schnell einen Überblick, welches Vorwissen er aktivieren muss, um den Lernstoff möglichst effizient zu bearbeiten. Die Leitfragen zum Einstieg dienen zur Lernanbahnung. Mithilfe von Brainstorming, Kartenabfrage oder Klassengesprächen können die Lernenden ihr Vorwissen und ihre Erwartungen zur Lernsituation äußern. Beim Warm-up kann nichts Falsches von den Lernenden genannt werden. Gegebenenfalls werden die Lernenden darauf hingewiesen, dass sie ihre Antworten in ganzen Sätzen formulieren sollen. So legen Sie einen Grundstein für die Förderung der Kommunikationskompetenz. Genauso ist bei der Kartenabfrage zu beachten, dass die Lernenden die Medienkarten anpinnen, sich zur Klasse wenden und in einem vollständigen Satz einen Kommentar dazu abgeben. Beim Beschriften der Medienkarten sollen die Schüler Schlagwörter notieren, die Medienkarten in Druckschrift, und zwar mit Groß- und Kleinbuchstaben, beschriften und ausreichend groß schreiben (ca. 5 cm). Die Medienkärtchen sollten thematisch sortiert werden (clustern). Gleiche Schlagwörter werden nicht verworfen, sondern übereinandergepinnt, um jeden Beitrag zu honorieren. Bei einem Klassengespräch gibt es verschiedene Vorgehensweisen: Die Lernenden können zum Beispiel aufgefordert werden, aus den Fragewörtern oder ihren eigenen Erfahrungen einen zusammenhängenden Beitrag zu formulieren, oder durch Zuwurf eines Balls können sich die Lernenden spontan zu den Begriffen äußern. Mögliche Schülerlösungen In diesem Heft sind mögliche Schülerergebnisse mit gekennzeichnet. Reflexion des Lernzuwachses Die Lernsituation schließt mit einer Reflexion ab. Die Schüler reflektieren ihren Lernfortschritt und motivieren sich wieder mit dem neu erworbenen Lernzuwachs. Durch die Wiederholung der Fachkompetenz und des Bewusstwerdens des zurückliegenden Lernprozesses der einzelnen Lernaufgaben festigt sich intensiv das Gelernte. Außerdem stecken die Lernenden sich neue Ziele, um ihr persönliches Weiterkommen zu erreichen. III

4 Lernfeld: Ein Projekt planen und durchführen Lernfeld: Projekt Projekte planen und durchführen In dieser Lernfeld werden die Schüler und Schülerinnen die Instrumente des Projektmanagments schrittweise zu erarbeiten. Machen Sie den Lernenden klar, dass ein systematisches Ablauf des Projektmanagements aus mindestens vier Phasen besteht (Definition, Planung, Durchführung, Abschluss). Ggf. schlagen Sie dazu im Projektmanagement-Manual unter Phasen des Projektmanagments nach, um den Schülern diese zu verdeutlichen bzw. dass sie einen groben Überblick zu erhalten. Lernsituation: Projekt Mitarbeiterschulung definieren Warm-up durchführen Um die Schüler auf das Thema einzustimmen, lassen Sie sie im Warm-up mit Hilfe der Stichworte über Ihre Erfahrungen mit Projekten erläutern und sich darüber austauschen. 1. Lernaufgabe Mitarbeiterschulungen gehören heute zum Alltagsgeschäft und sind absolut notwendig. Einerseits haben Sie für die Arbeitgeber eine große Bedeutung in Bezug auf das Entgegenwirken des Fachkräftemangels, Wettbewerbsvorteile durch Schritthalten mit schnellen Entwicklungen, Bewerten und Forcieren neuer Entwicklungen bzw. Nutzung von Spezialwissen für die Unternehmensentwicklung. ber auch für den Arbeitnehmer zählen folgende Aspekte: Erfüllen neuer beruflicher Anforderungen durch technischen Fortschritt, die Selbstverwirklichung im Beruf und im Privaten, die Verbesserung der Berufschancen durch Abheben von der Masse bzw. den Blick über den Tellerrand hinaus. Gute Fortbildungen werden mit den Methoden des Projektmanagement organisiert. Unser Vorschlag das Thema Verhalten am Telefon gehört zu den wesentlichen Kompetenzen, über die ein Mitarbeiter verfügen soll. Selbstverständlich können anderere Themen gewählt werden. Die Aufträge sind ganz neutral gewählt. Die Lernsitutation behandelt die Projektphase Definition bzw. Projektstart. Es werden die Bestandteile eines Projektantrages erarbeitet. Welche Kriterien müssen beim Projektantrag Mitarbeiterschulung beachtet werden? Arbeitsschritt Die Lernenden machen sich über den Ablauf von Projekten und Projekte definieren schlau. Zur Erleichterung sollen Sie im Manual am ausgefüllten Projektantrag Mitarbeiterschulung Netzplantechnik sich Notizen machen. Im Partnergespräch verschaffen sie sich noch mehr Klarheit Arbeitsschritt Zunächst sollen sich die Lernenden in Einzelarbeit sich ein Grundwissen zur Stakeholderanalyse aneignen. In Partnerarbeit erstellen Sie in Tabellenform die Stakeholderanalyse mit den Interessen und Erwartungen der Stakeholder und den Maßnahmen von Seiten des Projektteams. Wenn die Schüler Schwierigkeiten mit den Maßnahmen haben, so eignet sich als Beispiel die Planung einer Party. Der Nachbar sollte als Maßnahme informiert bzw. ein Geschenk oder eine Einladung erhalten. Mit einem guten Projektmarketing (Maßnahmen) lassen sich evtl. Widerstände in dem Projekt mindern und potenzielle Unterstützer aktivieren. Das Projekt verläuft nur reibungslos, wenn alle Betroffenen im Projekt mit geeigneten Maßnahmen sensibilisiert werden. Wie in der Lernaufgabe genannt, müssen gerade bei einem neuen Projektteam häufiger Briefings erfolgen. Dies bietet natürlich auch Ihnen als Lehrkraft die Möglichkeit, die Lernenden bzw. das Projektteam richtungsweisend zu beraten. Die Lernenden müssen nach dem Briefing ggf. ihre Stakeholderanalyse ergänzen bzw. korrigieren, damit ihnen für weitere Projekte ein korrektes Beispiel vorliegt. Machen Sie Ihren Lernenden schon jetzt bewusst, dass die Stakeholderanalyse zur Dokumentation gehört. 4

5 Lernsituation: Projekt Mitarbeiterschulung planen und durchführen Stakeholderanalyse Stakeholder Betroffenheit Gegner oder Förderer Erwartetes Verhalten des Stakeholders Maßnahmen des Projektteams intern Projektleiter Geschäftsführung Projektteammitglieder Förderer Förderer Förderer Gelingen des Projektes Führung und Koordination des Projektes Imagegewinn, Nutzen für das Unternehmen durch kompetentes Telefonieren Wettbewerbsvorteile Unterstützung, Information evt. Budgetbereitstellung Gelingen des Projektes Eigenverantwortliches und kooperatives Arbeiten Termintreue Abstimmung Termine, Meilensteine, Kontrolle Berichterstattung an die Geschäftsführung über den Fortschritt des Projektes Gesprächstermine vereinbaren Informationsbereitstellung, Klare Absprachen und Arbeitsteilung Zuverlässigkeit Teamfähigkeit Verantwortungsbewusstsein, Probleme erkennen und rechtzeitig darauf aufmerksam machen Berichterstattung an Projektleiter Freiwillige Schulungsteilnehmer Befürworter Bereitschaft Neues zu lernen, Weiterentwicklung Ermöglichung des Erwerbs wesentlicher Kompetenzen extern Verpflichtete Schulungsteilnehmer Betriebsinterner Dozent Herr Mertens (Ansprechpartner betriebsinterne Organisation) u. U. Gegner Befürworter u. U. Gegner Wenig Bereitschaft mitzuwirken Quertreiber während der Schulung Blockieren ein konstruktives Arbeiten Erwartungsvolle, lernwillig Teilnehmer Sinnvolle ausgestattete Lernumgebung Gute Organisation Klare Vorgaben Nachvollziehbare Organisation Überzeugungsarbeit leisten Anreiz geben, um sie positiv zu stimmen (z. B. Bonuspunkte) Teilnehmerorientierter Ablaufplan Sinnvolle Zeitplanung Pausenregelung mit entsprechender Verpflegung Schulungsgerechte Ausstattung (Medien, Material) Konkreter Ablauf- und Zeitplan Korrekte Teilnehmerzahl Ansprechpartner Angaben über Verpflegung Angaben der Raumausstattung 5

6 Lernfeld: Ein Projekt planen und durchführen 10. Arbeitsschritt Die Lernenden machen sich in einer Theorieschleife über die Projektziele schlau und formuliert aufgrund der Ausgangssituation ein Gesamtziel und überprüfbare Ergebnisziele. Dieser Arbeitsschritt ist für die Lernenden ein schwer zu erfassendes Thema. Es empfiehlt sich im Briefing, mit den Lernenden gemeinsam das Gesamtziel und zwei Ergebnisziele zu formulieren und nach dem SMART- Prinzip zu überprüfen (siehe Projektantrag auf der folgenden Seite). Machen Sie den Lernenden bewusst, dass nur konkret überprüfbare Ergebnisziele den gewünschten Projekterfolg garantieren. Bei unklar formulierten Zielen kann der Auftraggeber am Projektende Mängel nachweisen und Nachforderungen stellen. Lassen Sie die weiteren Ergebnis- und Vorgehensziele von den Lernenden selbstständig formulieren. Projektgesamtziel mögliche Ergebnissziele Die Teilnehmer der Schulung sollen in der Lage sein einheitliches firmenspezifisches Verhalten beim Telefonieren umzusetzen. Die Teilnehmer beginnen das Telefonat mit einer einheitlichen Begrüßung, in der sie die firmenspezifischen Kontaktdaten nennen. Die Teilnehmer geben lösungsorientierte Auskünfte. Die Teilnehmer verzichten auf persönliche Wertungen und formulieren positiv. Die Teilnehmer fassen zum Schluss das Vereinbarte zusammen. Die Teilnehmer schließen das Gespräch positiv mit einem Dank, einem guten Wunsch und einem Abschiedesgruß Arbeitsschritt Hinführend auf den Projektauftrag, den die Lernenden im nächsten Arbeitsauftrag zu dieser Lernaufgabe ausfüllen müssen, sollen die Teilaufgaben gefunden, sortiert und den Phasen zugeordnet werden. Achten Sie darauf, dass die Teilaufgaben mit Substantiv und Verb formuliert werden (Input aufbereiten, Medien gestalten, Handouts verfassen,...). Bei diesem Projekt kann das klassische Drei- Phasen-Modell (Vorbereitung, Realisierung und Nachbereitung) für die Durchführungsphase angewandt werden. Je nach Schulform und Fachbereich sollten Sie Ihre Lernenden darauf aufmerksam machen, dass die Phasen vom Projekt abhängig sind. Ein Projekt zur Produktentwicklung beinhaltet z. B. eine Testphase; zur Einführung einer neuen Software gehört die Implementierungsphase. Schulung vorbereiten Schulung durchführen Schulung nachbereiten Teilnehmerkreis festlegen und einladen Anmeldung der TN zwei Wochen vorher Theoretischer Input Feedback auswerten Schulungsmedien aufbereiten Aktive Telefonübungen Schulung reflektieren Erfolg der Schulung feststellen Feedback vorbereiten Feedback einholen Schulung beendet Berichtserstattung Geschäftsführung Schulungsraum einrichten Aufräumarbeiten Vorbereitungen abgeschlossen - zwei Tage vorher 6

7 Lernsituation: Projekt Mitarbeiterschulung planen und durchführen Achten Sie darauf, dass die Lernenden die Meilensteinergebnisse präzise, überprüfbar formulieren und einen Plantermin zuordnen (z. B XX Fortbildungsprogramm versenden, Fertigstellung der Fortbildungsunterlagen bis zum XX; usw.). Vorgehensziele Spätestens zwei Wochen vor Durchführung der Schulung sollen der Teilnehmerkreis feststehen und die Anmeldungen vorliegen. Zwei Tage vor Durchführung der Schulung sollen alle Schulungsmedien (Handout für die TN, Power-Point-Präsentation zur Durchführung des theoretischen Inputs fertig sein. Zwei Tage vor Durchführung der Schulung soll der Schulungsraum inspiziert und eingerichtet sein Arbeitsschritt Die Lernenden füllen nun den Projektantrag auf Basis der vorher ausgearbeiteten Informationen aus. Dazu informieren sich die Lernenden zunächst in einer Theorieschleife über die Projektbeteiligten und stellen die Beziehungen grafisch dar. Anschließend verfassen Sie ein Einladungsschreiben zum Start-up-Workshop. Die Tagesordnungspunkte dazu finden sie im PM-Manual (siehe Beispiel). Die Auseinandersetzung mit den Inhalten der Einladung ist gleichzeitig eine gute Vorbereitung für die Planung des Start-up- Workshops. Bei diesem Start-up-Workshop kommt es darauf an, dass Sie Ihren Lernenden vorher den Impuls geben, dass das Projektteam überzeugend auftreten muss. Davon ist es im Berufsleben abhängig, ob das Projekt bewilligt wird, d. h. ob es zu einem Auftrag kommt. Die übrigen Mitschüler schlüpfen vorübergehend in die Rolle der Teammitglieder. Sie als Lehrkraft übernehmen die Rolle des Auftraggebers. Sollte es während der Präsentation zu Unstimmigkeiten kommen, so liegt es auch an dem Geschick des Präsentators (hier: Projektleiter), einen Konsens zu finden, um doch noch den Auftrag zu erhalten. Dieser Arbeitsschritt räumt Ihnen als Lehrkraft die Möglichkeit zur Korrektur ein. Sollte ein Projektantrag wirklich ungenügend sein, sollten Sie ihn wie im realen Leben ablehnen. An alle Projektbeteiligte Einladung Start-up-Workshop Start-up-Workshop zur Vorbereitung der Mitarbeiterschulung Kompent telefonieren Sehr geehrte Projektbeteiligte, am XX um 13:30 Uhr versammeln wir uns zum Start-up-Workshop. Die erste offizielle Sitzung des Projektteams der Schulung Kompetent telefonieren findet im Besprechungsraum statt. Tagesordnungspunkte: 1. Eröffnung der Sitzung durch Projektleiter 2. Erläuterung des inhaltlichen Projektziels 3. Vorstellung des Teams durch die Mitglieder 4. Bekanntgabe weiterer Details zum Projektauftrag 5. Festlegung der Regeln für die künftige Zusammenarbeit 6. Vereinbarung der weiteren Vorgehensweise 7. Verschiedenes Vorschläge für weitere Tagesordnungspunkte werden bis zum XX um 12:00 Uhr entgegengenommen. Auch Wünsche und Anregungen während der Sitzung sind gerne gesehen. Mit freundlichen Grüßen Karl Müller Trier, XX 7

8 Lernfeld: Ein Projekt planen und durchführen 2 Lernaufgabe Organisatorische Informationen Für diese umfangreiche Lernaufgabe empfiehlt es sich, den Projektteams von Anfang an zu raten, eine Projektmappe mit allen Unterlagen chronologisch geordnet anzulegen. Arbeiten Sie im EDV-Raum, so sollten die Lernenden alles auf einem USB-Stick abspeichern. Alle Dokumente/Formulare können für spätere Projekte abgewandelt wiederverwendet werden. Sie sollten bei der Zusammenstellung der Projektgruppen darauf achten, dass Sie mindestens ein Projekt aus Zufallsgruppen zusammenstellen. Die Lernenden sind oft überrascht, dass sie mit anderen Mitschülern häufig sehr effektiv arbeiten können bzw. einen anderen Stellenwert in der Gruppe erhalten. Als Lenkungsinstrument für Sie als Lehrkraft schlagen wir vor, dass Sie ihren Projektteams eine Terminübersicht aushändigen, aus der sich die Abgabe- und Besprechungstermine für die einzelnen Instrumente des Projektmanagements ergeben, sodass Sie jederzeit über den Projektstand informiert sind. Sie geben den Projektteams dadurch Raum, selbstorganisiert und zielgerichtet zu agieren. Außerdem dient dieses Instrument als Kontrollwerkzeug. Projektteams bzw. -mitglieder, die ihre Unterlagen nicht pünktlich abgeben, erhalten keine Bestätigung durch Unterschrift. Eine fehlende Unterschrift bedeutet Herabsetzung der Epochalnote bzw. der Projektnote. Wie planen Sie systematisch eine Mitarbeiterschulung? Der Start-up-Workshop ist erfolgreich gelaufen, d. h. der Projektauftrag liegt vor. Das Kick-off-Meeting soll in 14 Tagen stattfinden. Das bedeutet, dass sehr zügig und konzentriert gearbeitet werden muss Arbeitsschritt Mittlerweile müssten die Lernenden daran gewöhnt sein, sich effizient Informationen zu erschließen. In diesem Arbeitsauftrag sollen zwei Viererteams zusammenarbeiten. Jeweils zwei Schüler beschäftigen sich mit einem theoretischen Thema und transportieren ihr Wissen an die anderen Teammitglieder Arbeitsschritt Das Projektteam muss sich nun intensiver mit dem Projektauftrag auseinandersetzen und Arbeitspakete entwickeln. Dazu werden die Arbeitspaketbeschreibungen arbeitsteilig in das dafür vorgesehene Formular ausgefüllt. Beim nächsten Arbeitsschritt sind mehrere Ausführungen möglich. Zum einen kann der Projektstrukturplan mit der Hand erstellt werden, zum anderen bieten Softwareprogramme, u. a. Word, die Möglichkeit, ein Organigramm zu erstellen. Für die Lehrkraft bieten die Jour-fixe-Besprechungen Gelegenheit, den momentanen Status des Projektes zu erfahren und den Projektteams ein Feedback zu geben. Führen Sie die Besprechungen nacheinander mit den einzelnen Projektteams durch. Benutzen Sie unter Umständen dazu einen anderen Raum, um ungestört den Projektstand erörtern zu können. Wenn Sie mit dem Lenkungsinstrument Terminübersicht arbeiten, bestätigen Sie den Erhalt der eingeforderten Unterlagen durch Ihre Unterschrift. 8

9 Lernsituation: Projekt Mitarbeiterschulung planen und durchführen Arbeitspaketbeschreibung Projektname: Schulung der Mitarbeiter im kompetenten Telefonieren Arbeitspaket-Bezeichnung: PowerPoint-Präsentation erstellen Projektleiter/in: Karl Müller Arbeitspaket-Nr. 1.2 Verantwortlich für das Arbeitspaket: Maria Schulze Beginn: XX Ende: xx Ergebnisse (Was genau soll bei diesem Arbeitspaket herauskommen?) Eine aussagekräftige PowerPoint-Präsentation über die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Telefonaten Tätigkeiten (Was genau muss in diesem Arbeitspaket gemacht werden?) Inhalte mithilfe von PowerPoint visualisieren und Vortragsnotizen erstellen PowerPoint entsprechend des Vortrages animieren PowerPoint-Vortrag vorbereiten und üben Voraussetzungen (Welche Arbeitspaketergebnisse und Ressourcen benötigen wir?) AP 1.1 = Informationsrecherche PC mit entsprechender Software Unterschrift Projektleiter/in Unterschrift Arbeitspaket-Verantwortliche/r Karl Müller Unterschrift Controlling (bei Abnahme) Maria Schulze Arbeitsschritt Aufgrund der vorangegangenen Theorieschleife haben die Lernenden sich schon mit dem Projektablaufplan und dem Balkendiagramm beschäftigt. Wie beim Projektstruk- 9

10 Lernfeld: Ein Projekt planen und durchführen turplan kann das Balkendiagramm handschriftlich oder mit einem entsprechenden Softwareprogramm (z. B. die OpenSource-Software OpenProj) oder ganz einfach in Excel/Word erstellt werden. Da ein Kick-off-Meeting eine offizielle Veranstaltung ist, zu der alle Projektbeteiligten (Projektteam und Sie selbst) einzuladen sind, muss eine schriftliche Einladung mit Tagesordnungspunkten formuliert werden. Planungsinstrument für das Projekt Kompetent telefonieren" Jede Gruppe ist für sich selbst verantwortlich! Schulungstermin: Dokumente Übergabe des Projektauftrages Meeting- Termin Start-up- Workshop Termin Unterschrift und Datum Lehrkraft Arbeitspaketbeschreibung, Projektstrukturplan Jour-fixe- Besprechung Projektablaufplan, Balkendiagramm mit Meilensteinen Kick-off- Meeting Schulungsunterlagen (Moderationsplan, PowerPoint- Präsentation, Übungsaufgabe, Feedback) Schulung Abgabe der Projektdokumentation (MindMap, Arbeitspakete, Zeitplan, Moderationsplan, Schulungsunterlagen, Meilensteinprotokolle, Abschlussbericht mit lessonslearned) Abschlussbesprechung Viel Erfolg bei eurem ersten Projekt! 10

11 Lernsituation: Projekt Mitarbeiterschulung planen und durchführen Im Kick-off-Meeting wird die Planung sehr detailliert vorgestellt. Es geht vor allen Dingen darum, ob alles so realisiert werden kann, wie im Projektantrag es angedacht war. Änderungen sind genau zu beschreiben. Der Auftraggeber muss mit der Planung einverstanden sein, bevor mit der Projektdurchführungsphase begonnen werden kann. 11

12 Lernfeld: Ein Projekt planen und durchführen Einladung Kick-off-Meeting An alle Projektbeteiligte Kick-off-Meeting zur Vorbereitung der Mitarbeiterschulung Kompent telefonieren Sehr geehrte Damen und Herren, am XX um 13:30 Uhr versammeln wir uns zum Start-up-Workshop. Die erste offizielle Sitzung des Projektteams der Schulung Kompetent telefonieren findet im Besprechungsraum statt. Tagesordnungspunkte: 1. Begrüßung 2. Vorstellung der am Projekt beteiligten Personen 3. Ziele des Projektes 4. Projektstrukturplan 5. Zeitplanung und Meilensteine des Projektes 6. Verschiedenes Wir freuen uns auf Ihr Kommen Mit freundlichen Grüßen Karl Müller Projektleiter Trier, XX 3. Lernaufgabe Die Durchführungsphase beginnt. Die Lernenden müssen sich auch in die Position des Projektleiters hineindenken und dessen Aufgaben übernehmen können. Es ist nicht erforderlich, dass der leistungsstärkste Schüler diese Position übernimmt. Viel wichtiger ist, dass der Projektleiter von den Teammitgliedern anerkannt wird, Durchsetzungsund Organisationsvermögen mitbringt und bis zum Projektende seine Mitglieder führen kann. Das Problem besteht darin, dass oftmals die guten Schüler dazu neigen, den größten Teil der Aufgaben selbst zu erledigen, und die anderen nur zuschauen. Ein guter Projektleiter schafft es, jedes Teammitglied zu beschäftigen und die Aufgaben nach seinen Talenten in das Projekt einzubinden. Welche Aufgaben kommen in den verschiedenen Phasen/Teilprojekten der Durchführung des Projektes Mitarbeiterschulung auf das gesamte Projektteam zu? 12

13 Lernsituation: Projekt Mitarbeiterschulung planen und durchführen Arbeitsschritt Im Tandem müssen die Lernenden eine Checkliste über die Aufgaben des Projektleiters erstellen. Da die Lernenden schon Checklisten erstellt haben, ist dies eine entspannende Aufgabe für sie, die sie in der Regel schnell erledigen. Sie macht Spaß und sie erkennen den Nutzen daraus. Die Lernenden kennen aus vorangegangenen Lernarrangements das Vergleichen und Optimieren der Ergebnisse. Nachdem das Projektteam einen Projektleiter gewählt hat, wird dieser ausschließlich Ansprechpartner für die Lehrkraft sein. Der Projektleiter initiiert nun die Vorbereitung der Schulung, achtet auf die Dokumentation (Protokoll von jeder Sitzung) und Einhaltung der Meilensteine Arbeitsschritt Es ist möglich, die Schulung mit Viererteams anderer Klassen durchzuführen. Lassen Sie die Projektteams die Schulung parallel durchführen. Als Lehrkraft beobachten Sie dann reihum kurze Phasen der Schulung ggf. mithilfe des Fachlehrers, der in der Zeit in der Klasse der Schulungsteilnehmer Unterricht hätte. Echte Schulungsteilnehmer spornen die Lernenden an, sich gut vorzubereiten und die Schulung mit dem erforderlichen Ernst durchzuführen. 13

14 Lernfeld: Ein Projekt planen und durchführen Durch die Schulung wird die Präsentationskompetenz auch im Hinblick auf ihr Abschlussprojekt geschult, bei dem sie ggf. einem externen Auftraggeber ihren Projektantrag präsentieren müssen. Bei einer fremden Klasse, die das Thema noch nicht behandelt hat, wird den Lernenden eher bewusst, was noch mangelhaft war. Grundsätzlich kann die Schulung auch mit den Mitschülern der eigenen Klasse durchgeführt werden. Aber auch hier sollten Sie lediglich vier Schulungsteilnehmer zulassen und die Schulungen parallel durchführen. Nicht teilnehmende Schüler beobachten ggf. mithilfe eines Bewertungsbogen und geben später konstruktive Kritik. 6. Arbeitsschritt Zur Reflexion der Schulung können die Projektteams im Vorfeld Feedbackbögen erstellen. 14

15 Lernsituation: Projekt Mitarbeiterschulung planen und durchführen 4. Lernaufgabe Als vierte Phase kommt der Projektabschluss. In dem Fall einer internen Fortbildung möchte die Geschäftsführung einen ausführlichen Bericht. Einerseits möchten Sie informiert werden, ob die Ziele erreicht wurden und andererseits sollten Erkenntnisse für weitere Projekte schriftlich festgehalten werden. Welche Erkenntnisse ergeben sich aus Ihrem Projekt Organisation der Mitarbeiterschulung Kompetent telefonieren? 1. bis 3. Arbeitsschritt In Einzelarbeit empfehlenswert auch als Hausaufgabe erschließen die Lernenden den Informationstext zu Projekte abschließen, insbesondere über lessons learned. Sie ergänzen ihre Checkliste zur Projektdokumentation und überprüfen die Vollständigkeit ihrer Unterlagen und schreiben ihr persönliches Resümee zum Projekt. 3. bis 6. Arbeitsschritt Die Projektgruppe erstellt eine aussagekräftige Projektpräsentation im Hinblick auf den Grad der Zielerreichung, Probleme und Erfolgsfaktoren bei der Projektplanung und -umsetzung und Empfehlungen für die Umsetzung zukünftiger Projekte. Die Präsentation sollte mit anschaulichen Beispielen aus der Durchführungsphase belegt werden. Ich Anschluss erstellen sie ihren Abschlussbericht und ergänzen die lessons learned der Teammitglieder. Die Lernenden präsentieren Ihren Abschlussbericht und lassen sich mithilfe des Bewertungsbogens ein konstruktives Feedback geben. 15

16 Lernfeld: Ein Projekt planen und durchführen 5. Lernaufgabe Den Lernenden sollte bewusst werden, dass aus vergangenen Projekten sich bewährte Vorgehensweisen für Folgeprojekte ergeben. Die Nachbetrachtung eines Projekts bietet daher die Möglichkeit, für die nächsten Projekte viel Arbeit zu sparen. Welche Informationen benötigen Sie, um bei Projekten einen reibungslosen Ablauf zu garantieren? Die Weiterentwicklung einzelner Kompetenzen kann nur durch regelmäßige Reflexionen überprüft werden. Die Lernenden werden durch Erfahrungen, Werte und Sichtweisen geprägt und verfügen über individuelle Fähigkeiten und Fertigkeiten, die in einzelne Kompetenzen einfließen. Durch Ihre Rückmeldungen kann der Lernende in seinen Verhaltensweisen bestärkt und motiviert werden. Führen Sie daher zum Abschluss dieser Lernsituation wiederum ein Beratungs- und Entwicklungsgespräch. Die Lernenden haben in den vorangegangenen Lernarrangements das Projekt Schulung der Mitarbeiter vom Projektauftrag bis zum Final Event selbstständig durchgeführt und dabei die wesentlichen Instrumente des Projektmanagements kennengelernt. Dies war ihr erstes vollständiges Projekt, das sie aber in der Regel intern durchgeführt haben. Zur Vorbereitung auf nächste Projekt soll nun der schematische Ablauf eines Projektes mit den erforderlichen Dokumentationen skizziert werden. Dieses Ablaufschema dient als Hilfestellung für das Projektteam in allen zukünftigen Projekten und als Erinnerungsstütze bzw. Checkliste. Mithilfe des PM-Manuals im Buch die erforderlichen Arbeitsschritte in den einzelnen Phasen wiederholen. Die Lernenden notieren die Arbeitsschritte in der Regel in Listenform. 6. Lernaufgabe Weitere Projekte planen Welchen Nutzen bringt mir ein systematisches Projektmanagement? Sicherlich haben Ihre Schüler genügend Ideen, um ein weiteres Projekt in Zusammenarbeit mit ihrem Unternehmen durchzuführen und die Methodik des Projektmanagements zu verbessern. 16