Zeiterfassung für Projekte. ZEP Release Notes Juli 2013 Version 4.7

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1 Weil Zeit Geld ist Zeiterfassung für Projekte ZEP Release Notes Juli 2013 Version 4.7 provantis IT Solutions GmbH Siemensstr Ditzingen Tel. +49 (0)7156/ Fax. +49 (0)7156/ zep@provantis.de

2 Inhalt 1 Übersicht Neue Funktionen im Detail Allgemein Integrierter Suchfilter in Dropdown-Listen Synchronisation der KW-Ansicht in der Projektzeittabelle Pausenvorbelegung einstellbar Mailvorlagen mit zusätzlichen Feldern zur Angabe von CC und BCC Internationalisierte Eingabe von Stammdaten Projekt: Feld Kundenauftrag verlängert auf 60 Zeichen Änderung bei Kunde>Daten: Branchenzuordnung mit Auswahl -keine Auswertungen Mitarbeiterumsatzanteile Projektleiter anzeigen Projektumsatz: Mitarbeiternamen ausblenden Filter Mitarbeiterkategorie in Auswertungen Kostenabrechnung: optionale Anzeige von Vorgängen bei Belegen und Km-Geld Erweiterungen Module Modul Ticketsystem Übernahme eingehender Ticket-Mails als Bemerkung Bemerkungen aus Ticket per Mail versenden Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub Benachrichtigung beim Ablehnen eines Urlaubsantrags Modul Faktura Anzeige Spalte Vorgang Rechnung mit Auswahl Gutschrift oder Storno-Rechnung bei negativem Gesamtbetrag Zweites Zahlungsziel für Skonto Anzeige Erstell-Datum der Rechnung Rechnungsanhang: Mitarbeiternamen ausblenden Abschlags- und Schlussrechnungen nach Aufwand Abschlag Festpreis mit Menge, Einzelpreis und Einheit Modul Buchhaltungs-Export Kostenexport mit Abteilungsauswahl bzw. Mitarbeiterauswahl Modul SOAP-Schnittstelle von 12 ZEP Release Notes 4.7

3 Weil Zeit Geld ist. 1 Übersicht ZEP 4.7 enthält Erweiterungen und Verbesserungen in folgenden Bereichen: Allgemein: - integrierter Suchfilter in allen Dropdown-Listen - Projektzeiterfassung: Synchronisation der KW-Ansicht in der Zeiterfassungsmaske - Pausenvorbelegung einstellbar - Erweiterung Mailvorlagen um Felder: CC und BCC - Internationalisierte Eingabe von Stammdaten - Projekt: Feld Kundenauftrag verlängert auf 60 Zeichen - Änderung bei Kunden>Daten: statt Zuordnung zu -alle Branchen- ist die Zuordnung keine- wählbar Auswertungen: - Neue Auswertung: Mitarbeiterumsatzanteile - In Projektzuordnungen und Mitarbeiterzuordnungen nur die Projektleiter anzeigen - Filter nach Mitarbeiterkategorie in mehreren Auswertungen - Mitarbeiternamen im Projektumsatz optional ausblenden - Kostenabrechnung: optional Anzeige von Vorgängen bei Belegen und Km-Geld Modul Ticketsystem: - Anzeige des Uhr-Symbols für Zeiterfassung auf Tickets direkt bei Projekt>Tickets - s zu Tickets werden als Bemerkung im Ticket angezeigt Modul Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten: - Benachrichtigung beim Ablehnen eines Urlaubsantrags Modul Faktura: - Zusätzliche Spalte Vorgang in den Tabellen der Rechnungspositionen - Rechnungen: Auswahl Gutschrift oder Storno-Rechnung bei negativem Gesamtbetrag - Zweites Zahlungsziel für Skonto - Erstell-Datum der Rechnung wird angezeigt - Abschlags- und Schlussrechnungen nach Aufwand - Abschlag Festpreis mit Menge, Einzelpreis und Einheit - Mitarbeiternamen im Rechnungsanhang optional ausblenden Neues Modul: SOAP-Schnittstelle Die Erweiterungen sind in ZEP 4.7 so realisiert, dass sich keine Änderungen in Ihrem ZEP ergeben, falls Sie die neuen Funktionen nicht nutzen. ZEP Release Notes von 12

4 2 Neue Funktionen im Detail 2.1 Allgemein Integrierter Suchfilter in Dropdown-Listen Sehr praktisch ist der neue integrierte Suchfilter, der in allen ZEP-Dropdown-Listen, die mehr als 5 Einträge enthalten, zu finden ist, z.b. in der Projektauswahl bei der Zeiterfassung: Wenn Sie eine solche Dropdown-Liste öffnen, wird oben als erstes ein Suchfeld angezeigt. Hier können Sie beliebig Buchstaben/Zahlen eingeben. Während der Eingabe passt ZEP die untenstehende Liste an die eingegebenen Zeichen an und verkleinert entsprechend der Eingabe die Liste. Bitte beachten Sie: Diese Funktion können Sie mit allen modernen Browsern nutzen, beim Internet Explorer ab Version 8. Bei der mobilen Zeiterfassung über iphone und ipad steht diese Funktion nicht zur Verfügung Synchronisation der KW-Ansicht in der Projektzeittabelle In der Projektzeittabelle finden Sie nun hinter der KW-Auswahl ein Kalendersymbol. Wählen Sie im Kalender ein Datum aus, zeigt die Projektzeittabelle die KW des gewählten Datums an und Sie können durch Klicken auf den entsprechenden Tag in der Projektzeittabelle, die Daten in die Erfassungsmaske übernehmen und Ihre Eingaben (natürlich nur entsprechend des Erfassungszeitraums) machen: 4 von 12 ZEP Release Notes 4.7

5 Weil Zeit Geld ist. Die gewählte KW und das Jahr werden Ihnen rechts über der Tabelle angezeigt: Zur aktuellen KW-Ansicht gelangen Sie wieder mit dem Link zur aktuellen KW Pausenvorbelegung einstellbar Unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege können Sie eine Vorbelegung für die Pausenerfassung einstellen: Mailvorlagen mit zusätzlichen Feldern zur Angabe von CC und BCC Unter Administration>Stammdaten>Mailvorlagen sind alle Vorlagen um die Felder CC und BCC erweitert, so dass Sie nun z.b. für den Urlaubsantrag weitere Empfänger eintragen können, die neben den in den Einstellungen festgelegten Empfängern, ebenfalls diese erhalten sollen: ZEP Release Notes von 12

6 2.1.5 Internationalisierte Eingabe von Stammdaten Die Bezeichnung von Tätigkeiten und Belegarten kann nun, wie nachfolgend beschrieben, in mehreren Sprachen hinterlegt werden. Dadurch werden diese in der Benutzeroberfläche und insbesondere in der Legende von Auswertungen und Rechnungen entsprechend der aktuellen Spracheinstellung bzw. der Sprache des Kunden ausgegeben. Die Eingabe erfolgt in den Stammdaten bei Tätigkeiten und Belegarten jeweils im Feld Bezeichnung in der Form: Deutsch en:englisch fr:francais. Als Standard-Text wird der Text ohne Sprach- Kennzeichnung verwendet. Eine Sprachvariante wird jeweils mit Längsstrich ( ), Sprache und Doppelpunkt eingeleitet, wie in folgendem Beispiel (als Sprache kann de, en und fr angegeben werden): Beispiel Tätigkeit bs : besprechen en:meeting Den Längsstrich erhalten Sie mit der Tastenkombination: AltGr ( finden Sie links neben dem Y) Projekt: Feld Kundenauftrag verlängert auf 60 Zeichen Im Projekt unter Daten & Plan können Sie nun in das Feld Kundenauftrag bis zu 60 Zeichen eingeben: Änderung bei Kunde>Daten: Branchenzuordnung mit Auswahl -keine- Bisher war bei einem Kunden, der nicht explizit zu einer Branche zugeordnet wurde, automatisch die Zuordnung für - alle - Branchen gesetzt. Eigentlich ist der Kunde aber keiner Branche zugeordnet, daher gibt es nun die korrekte Zuordnungsmöglichkeit - keine Auswertungen Mitarbeiterumsatzanteile Sie finden in ZEP 4.7 jetzt eine neue Auswertung zur Effizienz der Mitarbeiter. Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Mitarbeiterumsatzanteile können Sie als Administrator, Controller oder als Abteilungsleiter (nur mit Modul Abteilungen) eine Auswertung zum fakturierbaren Umsatz je Mitarbeiter aufrufen. Wählen Sie Zeitraum und Mitarbeiter und geben Sie ggf. an, ob das Entgelt für pauschale Projekte und Vorgänge aus den Stundensätzen der Preistabelle berechnet werden soll. Das Ergebnis ist eine Tabelle in der je Mitarbeiter und je Projekt alle fakturierbaren, alle nicht fakturierbaren Stunden, sowie die Gesamtstunden aufgeführt sind. Zusätzlich werden entsprechend die internen Kosten und das fakturierbare Entgelt und der daraus resultierende Ertrag ausgewiesen: 6 von 12 ZEP Release Notes 4.7

7 Weil Zeit Geld ist. Wie üblich können Sie die Auswertung auch als CSV-Datei exportieren Projektleiter anzeigen In den Auswertungen Projekte>Auswertungen>Mitarbeiterzuordnung und Mitarbeiter>Auswertungen>Projektzuordnungen haben Sie jetzt neu die Möglichkeit, sich nur die Projektleiter anzeigen zu lassen: Sie können diese Liste auch als CSV-Datei exportieren Projektumsatz: Mitarbeiternamen ausblenden Es gibt unter Projekt>Format eine neue Option Mitarbeiternamen ausblenden : wenn Sie dies auswählen, werden keine Mitarbeiternamen angezeigt. Wenn Sie das Modul Faktura einsetzen, werden natürlich entsprechend im Rechnungsanhang ebenfalls keine Mitarbeiternamen aufgeführt Filter Mitarbeiterkategorie in Auswertungen Sie können in folgenden Auswertungen als Filterkriterium die Mitarbeiterkategorie vorwählen: Projekte>Auswertungen>Projektzeitauswertung (Hinweis: Kategorie nur wählbar, wenn ein best. Projekt gewählt) ZEP Release Notes von 12

8 Projekte>Auswertungen>Fehlzeitenübersicht Mitarbeiter>Auswertungen>Projektzeitauswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Fehlzeitenübersicht Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht Mitarbeiter>Auswertungen>Monatsendeauswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Mitarbeiterumsatzanteile Kostenabrechnung: optionale Anzeige von Vorgängen bei Belegen und Km-Geld Unter Administration>Einstellungen>Reisekosten können Sie optional angeben, ob Projekt bzw. Projekt und Vorgang in der Tabelle Kilometergeld bzw. in der Tabelle Belege angezeigt werden soll: 8 von 12 ZEP Release Notes 4.7

9 Weil Zeit Geld ist. 3 Erweiterungen Module 3.1 Modul Ticketsystem Übernahme eingehender Ticket-Mails als Bemerkung In ZEP eingerichtete Mailboxen werden vom Ticket-System regelmäßig nach neuen Mails abgefragt. Eingehende Mails wurden seither direkt in neue Tickets umgewandelt, ab Version 4.7 erkennt ZEP anhand des Betreffs, ob es sich um eine Mail zu einem bereits bestehenden Ticket handelt. Dazu muss die Ticket-Nr. unverändert im Betreff erhalten bleiben Kann die Mail einem bestehenden Ticket bzw. einer Teilaufgabe zugeordnet werden, so werden Inhalt der Mail und ein ggf. vorhandener Anhang im zugehörigen Ticket als Bemerkung bzw. Anhang ergänzt Bemerkungen aus Ticket per Mail versenden Bemerkungen zu einem Ticket können jetzt direkt an einen oder mehrere -Empfänger versendet werden. Klicken Sie auf das Brief-Symbol und es wird entsprechend der neuen Mailvorlage Bemerkung als Mail weiterleiten (unter Administration>Stammdaten>Mailvorlagen) eine versendet: 3.2 Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub Benachrichtigung beim Ablehnen eines Urlaubsantrags Der Benutzer, der einen Urlaubsantrag gestellt hat, wird jetzt auch per benachrichtigt, wenn sein Antrag abgelehnt wurde, bzw. wenn seine eingetragene Fehlzeit gelöscht wurde. Die automatisch versendete können Sie als Administrator unter Administration>Stammdaten>Mailvorlagen Fehlzeitengenehmigung zurückgezogen bzw. Fehlzeiten gelöscht entsprechend anpassen. 3.3 Modul Faktura Anzeige Spalte Vorgang ZEP Release Notes von 12

10 3.3.2 Rechnung mit Auswahl Gutschrift oder Storno-Rechnung bei negativem Gesamtbetrag Aufgrund einer rechtlichen Änderung ist zu empfehlen, sog. kaufmännische Gutschriften, die üblicherweise zur Rechnungskorrektur ausgestellt werden, künftig nicht mehr als Gutschrift zu bezeichnen, sondern als Stornorechnung. Sollte eine Rechnung in ZEP einen negativen Gesamtbetrag aufweisen, können Sie nun wählen, ob es sich in Ihrem Fall um eine Gutschrift oder eine Storno- Rechnung handelt, alternativ tragen Sie die korrekte Überschrift in das Eingabefeld ein Zweites Zahlungsziel für Skonto Unter Administration>Einstellungen>Kunde können Sie nun ein zweites Zahlungsziel Skonto für neue Kunden voreinstellen: Um ein zweites Zahlungsziel Skonto für bestehende Kunden einzugeben, gehen Sie zu dem Kunden in Daten und tragen hier die gewünschte Anzahl in Tagen ein: Damit dieses Zahlungsziel auch auf der Rechnung angezeigt wird, müssen Sie entsprechend die Kundenzusatzfelder (unter Administration>Einstellungen>Kundenzusatzfelder als Voreinstellung bzw. 10 von 12 ZEP Release Notes 4.7

11 Weil Zeit Geld ist. unter Kunde>Kundenzusatzfelder für einen ausgewählten Kunden) anpassen. Entweder als Zahlungsziel Skonto in Tagen oder als Zahlungsziel Skonto Datum : Auf der Rechnung kann dieser Zusatz dann so aussehen: Anzeige Erstell-Datum der Rechnung In der Detailansicht einer Rechnung wird jetzt das Datum angezeigt, an dem diese Rechnung in ZEP erstellt wurde: Rechnungsanhang: Mitarbeiternamen ausblenden Es gibt unter Projekt>Format eine neue Option Mitarbeiternamen im Rechnungsanhang ausblenden : wenn Sie dies auswählen, werden keine Mitarbeiternamen angezeigt Abschlags- und Schlussrechnungen nach Aufwand Zusätzlich können Sie jetzt Aufwandspositionen in Abschlags- und Schlussrechnungen verwenden, ebenso ist eine Mischung mit Festpreis- und Leistungsstands-Positionen auf einer Abschlags- bzw. Schlussrechnung zulässig. Dazu gibt es zwei neue Arten von Rechnungspositionen: ZEP Release Notes von 12

12 - Schlussrechnung nach Aufwand - Abschlag nach Aufwand Die Auswahlmöglichkeit der Rechnungspositionen ergibt sich aus der Art des Projekts (Aufwand / Festpreis) bzw. bei einzeln abzurechnenden Vorgängen aus der Art der Vorgänge Abschlag Festpreis mit Menge, Einzelpreis und Einheit Sie können nun bei einer Rechnungsposition Abschlag Festpreis auch die Menge, den Einzelpreis und die Einheit angeben: 3.4 Modul Buchhaltungs-Export Kostenexport mit Abteilungsauswahl bzw. Mitarbeiterauswahl Beim Kostenexport ist es möglich einen einzelnen Mitarbeiter, alle Mitarbeiter einer Abteilung (nur mit Modul Abteilungen) oder alle Mitarbeiter für den Kostenexport auszuwählen. 3.5 Modul SOAP-Schnittstelle Der Funktionsumfang und die Verwendung des Moduls SOAP-Schnittstelle sind in einem separaten Handbuch beschrieben. Siehe 12 von 12 ZEP Release Notes 4.7