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2 Was ist ZEP Webbasierte Zeiterfassung für Projekte: Zeiterfassung Reisekostenabrechnung Projektmanagement Faktura Ticketsystem Dokumentenverwaltung Mobile Zeiterfassung (Apps) Buchhaltungs-Export (DATEV, Lexware) SOAP-Schnittstelle 2014 provantis IT Solutions GmbH 2

3 ZEP im Überblick ZEP ist Kernprodukt von provantis Kompetenzteam Zeitabrechnung für Projekte 430+ Kunden mit User produktiv seit 2000 provantis benutzt ZEP ZEP wird gepflegt und ständig weiterentwickelt (aktuell Version 5.2) SaaS/ASP-Betrieb & Lokal-Installation 2014 provantis IT Solutions GmbH 3

4 ZEP Philosophie 1. Fokus auf IST-Seite schneller Zugriff auf aktuelle IST-Daten frühzeitige Erkennung von Planabweichungen 2. Zeiterfassung nebenher: einfach, schnell, übersichtlich einfach zu erlernen und intuitiv zu bedienen Zeiterfassung soll möglichst zeitnah erfolgen darf nicht behindern Schneller Bildaufbau im Web-Frontend Integrierte Reisekostenerfassung mit fehlerfreier Abrechnung 3. Berücksichtigung von Kundenwünschen Maxime: Aus der Praxis für die Praxis Erweiterungen und Wünsche soweit möglich in den Standard Implementierung spezieller Anforderungen realisierbar 2014 provantis IT Solutions GmbH 4

5 ZEP Architektur iphone oder Android Smartphone 2014 provantis IT Solutions GmbH 5

6 Organisationsstruktur Firma Abteilungen Mitarbeiter 2014 provantis IT Solutions GmbH 6

7 Projekte Firma Abteilungen Mitarbeiter Kunden Projekt Projekt 2014 provantis IT Solutions GmbH 7

8 Preise Firma Abteilungen Mitarbeiter Preisgruppe Kunden Preisgruppe Projekte 2014 provantis IT Solutions GmbH 8

9 Zeiten, Belege, Fehlzeiten Firma Abteilungen Mitarbeiter Kunden Preisgruppe Preisgruppe Fehlzeiten -Urlaub -Krankheit Projekte Belege Arbeitszeit Reisezeit 2014 provantis IT Solutions GmbH 9

10 Mitarbeiterauswertungen Firma Abteilungen Mitarbeiter Preisgruppe Kunden Preisgruppe Projekte Fehlzeiten -Urlaub -Krankheit Belege verschiedene Zeitnachweise Kostenabrechnung Fehlzeitenübersicht Arbeitszeit Reisezeit Urlaubsübersicht Monatsendeauswertung 2014 provantis IT Solutions GmbH 10

11 Projektsteuerung & Controlling Projektstand Plan (Soll/Ist), Ertrag, Zeit Firma Abteilungen Mitarbeiter Preisgruppe Gesamtstatus Plan (Soll/Ist), Ertrag, Zeit Projekt-Zeit- Matrix Abteilungs- Auswertungen Kosten Kunden Projekte Preisgruppe Fehlzeiten -Urlaub -Krankheit Belege verschiedene Zeitnachweise Kostenabrechnung Fehlzeitenübersicht Kundenumsatz Projektumsatz. Arbeitszeit Reisezeit Urlaubsübersicht Projektzeitnachweis Monatsendeauswertung 2014 provantis IT Solutions GmbH 11

12 Integrierte Dokumentenverwaltung und Ticket-System Dokumenten- Suche Kundenorientierte Dokumentenverwaltung Projektorientierte Dokumentenverwaltung Firma Abteilungen Mitarbeiter Allgemeine Dokumentenverwaltung Dokumentenverwaltung Kunden Projekte Ticket-System -ToDo-Listen -Trouble-Tickets -Support-Tickets Arbeitszeit auf Tickets buchen Tickets in Projektabrechnung Tickets in Kundenabrechnung Ticket- Übersicht Ticket-Suche 2014 provantis IT Solutions GmbH 12

13 Fakturierung Firma Abteilungen Mitarbeiter Preisgruppe Abrechnungsplanung Abrechnungserinnerung Kunden Preisgruppe Individualrechnung Projekte Projektrechnung Kundenrechnung Belege Arbeitszeit Reisezeit Gesamtstatus (Zahlungen) 2014 provantis IT Solutions GmbH 13

14 Berechtigungskonzept Rolle Administrator Abteilungsleiter Controller User mit Zusatzrechten User Projekt Projektleiter Projektmitarbeiter Projektleiter Projektmitarbeiter Projektzeit erfassen * ( ) Belege erfassen * ( ) Zentrale Erfassung * Mitarbeiterauswertungen 1 1* ( 1 ) Projektauswertungen 1 1* ( ) 2 Kundenabrechnungen * ( ) 2 Projektplanung 2 2* ( 2 ) 2 Mitarbeiter- / Ertragsauswertung * ( ) Kunden * ( ) ( ) ( ) Stammdaten Einstellungen 1 Auswertungen über alle Mitarbeiter / Projekte 2 Anlegen von Projekten. (Bei Usern mit Zusatzrechten nur, wenn das in der Administration erlaubt wurde. Der User wird dann Projektleiter) * Auswertungen für Projekte, Mitarbeiter und Kunden der Abteilungen des Abteilungsleiters () Eingeschränktes Leserecht 2014 provantis IT Solutions GmbH 14

15 ZEP Aufbau (Produktlinien) Leistungsmerkmale: Zeiterfassung Zeitnachweise Kundenverwaltung Mitarbeiterverwaltung Projektverwaltung Stunden- und Tagessatzprojekte mehrsprachig: deutsch, englisch, französisch optional: Ertrag und Umsatz auswerten optional: (Reise-)Kostenabrechnung mit Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld und Spesen Export nach Excel ZEP untergliedert sich in : 2 Produktlinien (s. rechts) und 9 Zusatzmodule (s. Folgeseite) So können Sie ZEP individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen provantis IT Solutions GmbH 15

16 ZEP Zusatzmodule 2014 provantis IT Solutions GmbH 16

17 ZEP Einsatzvarianten 1. Miet-Version als SaaS / ASP-Lösung aktuellste ZEP Version immer verfügbar kostenfreier Wartungsvertrag inklusive leistungsfähige Server-Hardware in eigenem duplizierten RZ-Betrieb tägliche Datensicherung auf Band sowie Rechenzentrum Sicherheitsüberwachung durch externen Security-Partner Kostengünstiges Lizenzmodell mit ZEP-Sofort-Start Flexibler Einsatz (monatlich User und Module ab- und zubestellbar) 2. Kauf-Software als Inhouse-Installation ZEP-Betrieb in eigenem Intranet bzw. auf Web-Server Pflege und Support durch Wartungsvertrag Freischaltung von Modulen und Benutzern über Lizenzschlüssel 2014 provantis IT Solutions GmbH 17

18 ZEP Anwender D/A/CH (Auswahl) 2014 provantis IT Solutions GmbH 18

19 Kontakt provantis IT Solutions GmbH Siemensstr Ditzingen Tel. +49 (0) / Fax +49 (0) / zep@provantis.de provantis IT Solutions GmbH 19

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