Prozessinnovation durch Unternehmensentwicklung

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1 ech-bpm - Trägerschaftsversammlung 2016 Prozessinnovation durch Unternehmensentwicklung animierte Präsentation Marc Schaffroth, Redaktionsleitung ech-bpm, ISB 08. November 2016 T , F , Seite 1

2 Verwaltungsmodernisierung erfordert «Unternehmensentwicklung» Verwaltungsmodernisierung bedeutet mehr als die technische Erneuerung der Verwaltung: Ein zentrales Anliegen von E-Government ist die Durchgängigkeit der Prozesse über alle föderalen Ebenen hinweg. alt-br E. Widmer-Schlumpf (2013) Eine auf die Neugestaltung der Geschäftsprozesse gerichtete Verwaltungsmodernisierung bedingt eine klare Vorstellung - der Rolle der Unternehmensentwicklung in der öffentlichen Verwaltung ebenso wie - der Bedeutung der Unternehmensarchitektur und des Prozessmanagements als grundlegender Fähigkeiten bzw. Methoden der Verwaltungserneuerung. «Unternehmensentwicklung»: Das ist der «Tarif» für die Verwaltungsmodernisierung T , F , Seite 2

3 Das St. Galler Modell der Unternehmensentwicklung leadership vision strategy process structure Kultur benötigte Fähigkeiten und Methoden: Unternehmensarchitektur Prozessmanagement (weitere) Unternehmen Unternehmensentwicklung fängt bei der Strategie an: «structure follows process follows strategy» T , F , Seite 3

4 auf die öffentliche Verwaltung übertragen Aufgabenkritik (Ebene der Politik) Wirkungsorientierung Gesetz gesetzliche Aufgaben und rechtsstaatliche Vorgaben Spardruck Innovationsdruck politische und strategische Anforderungen Gestaltungsebenen des Vollzugs: leadership vision benötigte Instrumente: «Leistungskritik» «Ausführungskritik» Welche Leistungen bieten strategy wir an? process Wie gestalten wir unsere Prozesse structure Wie nutzen wir Dienste, Infrastrukturen (IKT) etc.? Kultur Unternehmensarchitektur Prozessmanagement Verwaltung T , F , Seite 4

5 Geschäftsarchitektur der öffentlichen Verwaltung Politik ist Leistungsbesteller Legislative erlässt Gesetz Politik hoheitliche Aufgaben föderale Ebenen (Bund, Kantone, Gemeinden) (Zwangs-)Bezüger Privatperson, Unternehmen benötigt/bezieht definiert öffentliche Aufgabe entspricht Wirkung! Behörde bietet an/ erbringt erzeugt öffentliche Leistung wird erstellt in Zuständigkeitsprinizip (der Behörde) Nachvollziehbarkeit, Transparenz etc. Prozess(en) nutzen Ressourcen, Dienste, Infrastrukturen Vgl. ech-0138 T , F , Seite 5

6 Vom «Insel-Government».???!!! «Zuständigkeitsdschungel!» Lebenslage / Geschäftssituation: «Behördenmarathon» Welche Behörde ist zuständig? Welche Leistungen benötige ich? usw. Kundenprozess trägt administrativen Lasten und Kosten Bauamt Baugesuch Entscheid Umweltamt Grundbuchamt Registereintrag Nebenbewilligung Der Kunde koordiniert die arbeitsteilige Leistungserstellung der Verwaltung. Das rechtsstaatliches Zuständigkeitsprinzip funktioniert hier als organisatorisches Gestaltungsprinzip der behördlichen Leistungserstellung und produziert Dadurch Verwaltungssilos (Prozesse, Infrastrukturen etc.) T , F , Seite 6

7 zur «Vernetzten Verwaltung Schweiz» ech-rahmenkonzept «Vernetzte Verwaltung Schweiz»: Föderales Kooperationsmodell Kooperationssicht (ebenenübergreifende Vernetzung) Grundbuchamt Bauamt B a u g e s u c h Kundensicht (Durchgängigkeit End-to-End-Prozesse) Entscheid E n t s c h e i d Umweltamt Registereintrag Nebenbewilligung lokale Prozesssicht (föderale Zuständigkeit) «Administrative Entlastung durch vernetzte Leistungen und Prozesse» Vernetzung von Leistungen und Prozessen ist das Gestaltungsprinzip der Verwaltungsmodernisierung in einer föderalen Schweiz T , F , Seite 7

8 ech-rahmenkonzept «Vernetzte Verwaltung Schweiz» In ech-rahmenkonzept der «Vernetzten Verwaltung Schweiz» wird das «St. Galler Management Modell» mit einer schweizweiten Vision der Verwaltungsmodernisierung verknüpft. ech-0126/ech-0176 beschreiben fünf Referenzmodelle zur Modernisierung der Prozesse, Vertriebs- und Produktionsstrukturen der öffentlichen Verwaltung in der föderalen Schweiz. vgl. Anhang Vernetzung ist das Gestaltungsprinzip der Verwaltungsmodernisierung (Abbau von Silostrukturen) es berücksichtigt die föderalen Strukturen und Zuständigkeiten. T , F , Seite 8

9 4. Aufgabenlandkarte Führungsaufgaben F1 Strategie Amtspolitik Kernaufgaben K1 Arbeit Produktion Planung Organisatorische Interoperabilität Beschreibungsstandards und Referenzverzeichnisse zur Geschäftsarchitektur der «Vernetzten Verwaltung Schweiz» K2 Bauen Zahlungen Fn.. Gruppe Kn Bildung Gruppe Gesetze Aufgaben 1. Aufgaben- und 2. Leistungsbeschreibung Aufgabe Leistung K1 Steuern Produktion Unterstützungsaufgaben S1 Finanzen K2 Umwelt Zahlungen S2 Personal Kn.. Gruppe Sn.. Gruppe Leistungen Behörden Merkmale 3. Behörden 5. Leistungsinventar Prozesse Merkmale ech-standards und -Hilfsmittel 4. Prozessbeschreibung und -darstellung Prozessbeschreibung 6. Leistungsarchitekturen (zu definieren) Leistungszugang Behörden ech-0049, ech-0088, ech-0186 ech-0142 Prozesse Aufgaben ech-0074, ech-0140, ech-0139, Basisdatendienste ech-0145 Vernetzte ech-0143, Verwaltung ech-0158, CH ech-0204 Leistungen ech-0070, ech-0073, ech-0141 Konzepte, Referenzmodelle, Übersichten ech-0126, ech-0138 ech-0176, ech-0177, ech-0203 Prozessdarstellung Kunde Amt für Sozial - versicherungen Pensionskasse Merkmale Leistungsarchitekturen ech-0070, ech-0126 ech-referenzverzeichnisse Verein ech, Mainaustrasse 30, Postfach, 8034 Zürich, info@ech.ch ech-beschreibungsvorgaben ech-bpm 2016 T , F , Seite 9 Antrag stellen Verfahren eröffnen Antrag prüfen + Dossier aktualisieren + Antrag bewilligen Entscheid eröffnet

10 Zusammenfassung Die Schweizer Verwaltung ist top sie trägt massgeblich zur globalen Wettbewerbsfähigkeit der Schweiz bei WEF The Global Competitiveness Report IMD 2016 World Competitiveness Scoreboard Der Spitzenplatz lässt sich halten und nachhaltig ausbauen durch Investitionen in das strategische Public Management (Unternehmensentwicklung) und somit in die Unternehmensarchitektur und das strategische sowie operative Prozessmanagement der öffentlichen Verwaltung. «structure follows process follows strategy» Verwaltungsmodernisierung fängt in jeder einzelnen Verwaltungseinheit an. T , F , Seite 10

11 Besten Dank für Ihre Unterstützung von ech-bpm der E-Government-Prozessplattform der Schweiz We me wott, dass en andere Luft geit, mues me sälber hälfe blase Rudolf von Tavel, Berner Mundartdichter Kontakt Marc Schaffroth Unternehmensarchitekt Leiter ech-fachgruppe Geschäftsprozesse CBPP Certified Business Process Professional Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan Bund ISB Schwarztorstrasse 59, 3003 Bern Tel T , F , Seite 11

12 Anhang Literaturhinweise Referenzmodelle zur «Vernetzten Verwaltung Schweiz» Das föderale Kooperationsmodell Das Konzept der Leistungsarchitekturen Das Konzept der Prozessmodularisierung Das Konzept der Prozessoperationalisierung Vernetzung von Zugangs- und Vertriebsstrukturen T , F , Seite 12

13 Literatur Unternehmensentwicklung, Strategisches Public Management A. Hunziker / E. Délosea: Strategisches Public Management (2010) D. Marek: Unternehmensentwicklung verstehen und gestalten (2010) J. Ross, P. Weill, D. Robertson: Enterprise Architecture as Strategy (2006) J. Rüegg-Stürm: Das neue St. Galler Management-Modell (2003) ech-rahmenkonzepte, ech-standards und ech-hilfsmittel zur Verwaltungsmodernisierung Gesamtübersicht ech-0126 Rahmenkonzept Vernetzte Verwaltung Schweiz ech-0176 Referenzmodelle für eine Vernetzte Verwaltung Schweiz ech-0177 Informationsmodell zur Geschäftsabwicklung in einer Vernetzten Verwaltung Schweiz ech-0203: Ergebnisübersicht Vernetzte Verwaltung Schweiz T , F , Seite 13

14 ech-0126 / ech-0176 / ech-0177 Referenzmodelle zur «Vernetzten Verwaltung Schweiz» (Übersicht) 1. Föderales Kooperationsmodell Organisationsübergreifende Kooperation unter Wahrung föderaler und rechtsstaatlicher Prinzipien 2. Konzept der Leistungsarchitekturen Durchgängige Prozesse für Kunden auf der Grundlage von definierten Leistungsarchitekturen 3. Konzept der Prozessmodularisierung Produktivität und Flexibilisierung der Leistungserstellung durch die Modularisierung von Prozessen 4. Konzept der Prozessoperationalisierung Gesamtwirtschaftlichkeit durch Mehrfachnutzung von Diensten und Infrastrukturbausteinen durch Operationalisierung von Prozessen 5. Vernetzung von Zugangs- und Vertriebsstrukturen Das Kundenanliegen als Gestaltungsprinzip von Vertriebsstrukturen 3. T , F , Seite 14

15 ech-0126 / ech-0176 / ech-0177 Vernetzte Verwaltung: Föderale Kooperation Kooperationssicht (ebenenübergreifende Vernetzung) Bauamt B a u g e s u c h Kundensicht (Durchgängigkeit) Entscheid E n t s c h e i d S t a n d a r d s & H i l f s m i t t e l Leistungszugang ech-0049, ech-0088, ech-0142 Aufgaben ech-0139, ech-0145 Leistungen ech-0070, ech-0073, ech-0141 Grundbuchamt Leistungsarchitekturen (ech-0070), (CH-0126) Umweltamt Registereintrag Nebenbewilligung lokale Prozesssicht (föderale Zuständigkeit) Behörden ech-0186 Prozesse ech-0074, ech-0140, ech-0143, ech-0158, ech-0204 «Administrative Entlastung durch vernetzte Leistungen und Prozesse» Gestaltungsprinzip der Verwaltungsmodernisierung Rahmenkonzepte, Referenzmodelle, Übersichten CH-0126, ech-0138, ech-0176, ech-0177, ech-0203 T , F , Seite 15

16 ech-0126 / ech-0176 / ech-0177 Vernetzte Verwaltung: Leistungsarchitekturen (am Beispiel eines Baugesuchs) Kunde stellt Baugesuch L e i s t u n g s a r c h i t e k t u r ID 2308 Entscheid Baugesuch V e r w a l t u n g s v e r f a h r e n Leistung (ID 2308) «Entscheid Baugesuch» Bauabteilung der Gemeinde verfahrensführende Behörde, Leistung, Prozess am Verfahren beteiligte Behörden, Leistungen, Prozesse Leistung (ID 2345) «Registerauszug» Kt. Grundbuchamt Leistung (ID 0609) «Gutachten» Kt. Denkmalpflege Leistung (ID 8852) «Bewilligung» Kt. Umweltamt Prüfen von Voraussetzungen! Organisationsübergreifende Kooperation auf der Grundlage gemeinsam definierter Leistungsarchitekturen erfüllt rechtsstaatliche Anforderungen (Zuständigkeit) und reduziert Verfahrenskomplexität (durchgängige Prozesse und admin. Entlastung für Kunden etc.) T , F , Seite 16

17 ech-0126 / ech-0176 / ech-0177 Vernetzte Verwaltung: Prozessmodularisierung [1] (Vereinfachung von Prozessen durch Auslagerung) ausgelagerte Prozess-Sequenz darf keine entscheidrelevante Aktivtäten enthalten T , F , Seite 17

18 ech-0126 / ech-0176 / ech-0177 Vernetzte Verwaltung: Prozessmodularisierung [2] Gemeinsame Nutzung von «shared service»-angeboten organisationsübergreifende Nutzung modularisierter Prozesselemente (shared services) T , F , Seite 18

19 ech-0126 / ech-0176 / ech-0177 Vernetzte Verwaltung: Prozessoperationalisierung Mehrfachnutzung von im Verwaltungsverfahren benötigten Diensten und Funktionen Verwaltungsverfahren Kunde kann elektronisch bezahlen Zahlungsdienst Kunde kann Leistungsangebot auffinden Behördenschalter Government-Portale Kunde kann Verfahren anstossen Formulardienst Kunde kann sich ausweisen; Amt kann Identitätsnachweis prüfen Identifikationsdienst Amt Geschäftsverwaltung kann Antrag prüfen + (Geschäftskontrolle, bearbeiten Prozessführung, Records andere Stellen mitbeteiligen Management) Geschäftsverwaltung = organisationsübergreifend nutzbare Dienste und Bausteine = prozessübergreifend nutzbare Dienste und Bausteine Office-Funktionen (Unterlagen erstellen, bearbeiten, ablegen, Versenden etc.) Amt kann elektronisch zustellen Kommunikationsdienste (etc.) T , F , Seite 19

20 ech-0126 / ech-0176 / ech-0177 Vernetzte Verwaltung: Zugangs- und Vertriebsstrukturen A n l i e g e n V e r t r i e b s w e g e situationsgerecht, einfach benutzbar L e i s t u n g e n einfach auffindbar K o n t a k t s t e l l e n einfach kontaktierbar Geschäftssituation Lebenslage Leistungsbezug, vgl. aufbereitet nach Anliegen (Themen), Branchen und Zielgruppen Vertriebsnetzwerk Multikanal S t a n d a r d s & H i l f s m i t t e l Leistungszugang ech-0049, ech-0088, ech-0142 Aufgaben ech-0139, ech-0145 Leistungen ech-0070, ech-0073, ech-0141 Leistungsarchitekturen (ech-0070), (CH-0126) Behörden ech-0186 V e r f a h r e n einfach, zuverlässig und sicher ausführbar Prozesse ech-0074, ech-0140, ech-0143, ech-0158, ech-0204 Kundenanliegen vor Zuständigkeit vor Leistung Gestaltungsprinzip der Verwaltungsmodernisierung Rahmenkonzepte, Referenzmodelle, Übersichten CH-0126, ech-0138, ech-0176, ech-0177, ech-0203 T , F , Seite 20