Unser Zeichen (bitte bei Antwort angeben) Ihr Zeichen München, G 300 GA 402/1 23. August 2004

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1 BVK - Zusatzversorgungskasse, München An die Mitglieder der Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden Postanschrift: München Hausanschrift: Denninger Str. 37, München U-Bahn: U4 Richard-Strauss-Straße Durchwahl: (089) Telefax: (089) Telefonvermittlung: (089) zkdbg@versorgungskammer.de Internet: Unser Zeichen (bitte bei Antwort angeben) Ihr Zeichen München, G 300 GA 402/1 23. August 2004 Rundschreiben Nr. 3/2004 º Versand von Versicherungsnachweisen º Umlage und Zusatzbeitrag ab dem º Überleitungen bei Wechsel der Zusatzversorgungskasse º Meldeverfahren: - Nachzahlungen/Rückforderungen von Vorjahresentgelten - Entgelte nach Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis º Altersteilzeit Störfälle im Blockmodell º Angebotsrechner zur Entgeltumwandlung PlusPunktRente im Internet º Termine Verwaltungsschule º Zusatzversorgungskasse bei Messe ConSozial in Nürnberg Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Sie über den erstmaligen Versand von Versicherungsnachweisen nach Umstellung des Systems der Zusatzversorgung sowie über Fragen zu allgemeinen Themen der Zusatzversorgung informieren. Da im Rahmen von Gruppenüberleitungen weitreichende finanzielle Konsequenzen entstehen können (siehe Punkt 3.2), bitten wir, dieses Rundschreiben auch der Geschäfts-/Personalleitung vorzulegen. 1. Versand von Versicherungsnachweisen Voraussichtlich ab Anfang Oktober 2004 werden wir an alle derzeit pflichtversicherten Arbeitnehmer einen Nachweis über ihre Versicherung in der Zusatzversorgung in den Jahren 2002 und 2003 versenden, sofern diese Jahre durch den Arbeitgeber gemeldet wurden. Der Versand erfolgt in diesem Jahr direkt an die Versicherten also nicht über Sie als Arbeitgeber, weil wir Ihnen den zeitlichen und finanziellen Aufwand ersparen wollen. Bankverbindung: Bayerische Landesbank Girozentrale, München Kto (BLZ )

2 2 Neben einem Nachweis über die von den Arbeitgebern in den Jahren 2002 und 2003 gemeldeten zusatzversorgungspflichtigen Entgelte sind zugleich auch die bis zum entstandenen Anwartschaften auf Betriebsrente aufgeführt. Ein Muster finden Sie auf unserer Internetseite unter Für unsere Mitglieder/Rundschreiben/Rundschreiben 3/2004 Anlage. Hier haben wir auch die am häufigsten gestellten Fragen und deren Beantwortung für Sie zusammen gestellt. Aufgrund der großen Anzahl an versendeten Versicherungsnachweisen kann es auch bei Ihnen zu vermehrten Nachfragen insbesondere im Hinblick auf die gemeldeten Entgelte und Versicherungsmerkmale kommen. Der Arbeitnehmer kann innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten nach Zugang des Versicherungsnachweises schriftlich gegenüber seinem Arbeitgeber beanstanden, dass die gemeldeten Entgelte nicht richtig sind ( 51 Abs. 2 unserer Satzung). Da die zusatzversorgungspflichtigen Entgelte nicht dem steuer- oder sozialversicherungspflichtigen Entgelt entsprechen, sind allein aus diesem Grund Nachfragen möglich. Soweit die bisher von Ihnen gemeldeten Daten zu berichtigen sind, sollte dies möglichst umgehend erfolgen (Nach- bzw. Berichtigungsmeldungen). Die Versicherten können sich, wenn es sich um Fragen handelt, die nicht mit der Meldung der Entgelte zu tun haben, direkt an unser Service-Center wenden: Tel. 089/ Fax 089/ zkdbg@versorgungskammer.de 2. Umlage und Zusatzbeitrag ab dem Zu Ihrer Planung teilen wir Ihnen bereits jetzt die Höhe der Umlage und des Zusatzbeitrages ab dem 1. Januar 2005 mit. Nach dem Beschluss des Verwaltungsrats der Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden vom 16. April 2002 gilt für das Jahr 2005? ein Umlagesatz von 4,75 % zu zahlen auf Konto ? ein Zusatzbeitrag von 3,00 % zu zahlen auf Konto bei Bayer. Landesbank BLZ Die Umlagen sind auch im Jahr 2005 wie bisher (siehe unser Rundschreiben 1/2004) pauschal nach 40b EStG zu versteuern, da das Alterseinkünftegesetz insoweit keine Änderung bringen wird. Der Zusatzbeitrag bleibt im bisherigen Umfang steuer- und sozialabgabenfrei. 3. Überleitungen bei Wechsel der Zusatzversorgungskasse Zwischen den kommunalen und kirchlichen Zusatzversorgungskassen ist zwischenzeitlich eine neue Überleitungsvereinbarung geschlossen worden. Mit der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder ist eine solche Vereinbarung bisher noch nicht zustande gekommen. Damit sind auch in Zukunft Überleitungen bei einem Wechsel des Versicherten zu einem Arbeitgeber, der Mitglied einer anderen Kasse ist, möglich. Die neue Kasse übernimmt die Versicherungszeiten und erworbenen Versorgungspunkte und führt damit die Versicherung weiter.

3 3 3.1 Wechsel eines Arbeitnehmers zu einer anderen Zusatzversorgungskasse Wechselt ein Beschäftigter zu einem Arbeitgeber, der Mitglied einer anderen Zusatzversorgungskasse ist, muss er die Überleitung seiner bisherigen Versicherung auf die neue Kasse beantragen. Es ist also wie bisher ein Überleitungsantrag bei der neuen Kasse zu stellen. Mit der Überleitung werden die in der bisherigen Zusatzversorgung erworbenen Versicherungszeiten und Versorgungspunkte auf die neue Kasse übertragen (intern übertragen die Kassen dabei den versicherungsmathematischen Gegenwert der bisherigen Anwartschaften). Damit sind mit einem Wechsel der Zusatzversorgungskasse für den Versicherten keine Versorgungsnachteile verbunden. Der Antrag auf Überleitung muss gleichzeitig mit der neuen Anmeldung erfolgen, da nur so sichergestellt ist, dass die bei der früheren Kasse erreichte Rentenanwartschaft künftig an der Überschussverteilung (Bonuspunkte, 66 der Satzung) teilnimmt. 3.2 Gruppenüberleitungen Werden aufgrund von Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern, die Mitglied bei verschiedenen Zusatzversorgungseinrichtungen sind, Arbeitsverhältnisse mit Beschäftigten von einer Kasse zur anderen übertragen (z.b. Betriebsübergang, Fusionen) bzw. begründet, kann dies erhebliche finanzielle Auswirkungen für die beteiligten Arbeitgeber haben. Nach dem früheren Überleitungsstatut fand in solchen Fällen ein finanzieller Ausgleich der entstandenen Versorgungslasten zwischen den beteiligten Zusatzversorgungseinrichtungen statt, während die Arbeitgeber hiervon unberührt blieben. Das hat sich grundlegend geändert. Nachdem die einzelnen Zusatzversorgungseinrichtungen nach der Systemumstellung unterschiedliche Deckungsgrade im Hinblick auf die angestrebte volle Kapitaldeckung haben, ist ein Ausgleich zwischen den Kassen kaum mehr möglich und deshalb in der neuen Überleitungsvereinbarung nicht mehr geregelt. Eine Gruppenüberleitung mit finanziellem Ausgleich ausschließlich zwischen den Kassen wird daher allenfalls noch in Ausnahmefällen möglich sein, wenn die beteiligten Kassen eine entsprechende Einzelvereinbarung treffen. Im Regelfall jedoch müssen die bei der abgebenden Kasse entstandenen, nicht gedeckten Versorgungslasten (Rentenansprüche und Anwartschaften) von den an der Fusion oder am Betriebsübergang etc. beteiligten Arbeitgebern nach den Regelungen des Ausgleichsbetrages ( 15, 14 Abs. 4 der Satzung) abgegolten werden. Hierauf hatten wir auch bereits mit Rundschreiben Nr. 5/2003 aufmerksam gemacht. Wir weisen Sie daher dringend darauf hin in Ihrem eigenen Interesse bei Inaussichtnahme einer Fusion oder der Übernahme oder Abgabe einer Einrichtung von/an einen Arbeitgeber, der Mitglied einer anderen Kasse ist, sich frühzeitig mit uns in Verbindung zu setzen. Wir helfen Ihnen gerne, die im Hinblick auf die Zusatzversorgung möglichen Folgen abzuklären. Ansprechpartner hierfür ist Herr Biller (089 / ); mbiller@versorgungskammer.de

4 4 3.3 Kassenwechsel des Arbeitgebers Beendet ein Arbeitgeber seine Mitgliedschaft bei einer Zusatzversorgungskasse und begründet er eine neue Mitgliedschaft bei einer anderen Zusatzversorgungseinrichtung, so muss er einen Ausgleichsbetrag ( 14, 15 der Satzung) zahlen. Eine Überleitung findet nicht statt, da ein solcher Wechsel nichts mit der Mobilität der Arbeitnehmer zu tun hat, sondern allein auf der Entscheidung des Arbeitgebers beruht. Diese Situation wird von der Überleitungsvereinbarung nicht erfasst. Damit würden bei der neuen Kasse neue Versicherungsverhältnisse begründet werden, ohne dass die bisherigen Versicherungszeiten oder Rentenanwartschaften bei der bisherigen Kasse berücksichtigt würden. 4. Meldeverfahren 4.1 Nachzahlungen/Rückforderungen von Vorjahresentgelten Bei Nachzahlungen/Rückzahlungen, die im laufenden Jahr erfolgen, aber Entgelte aus dem Vorjahr betreffen, ist danach zu unterscheiden, ob im laufenden Jahr Entgelte vorhanden sind oder nicht Ist im laufenden Jahr ein Entgelt vorhanden, so erfolgt die Nachzahlung bzw. Rückforderung, indem das laufende Entgelt um den Betrag der Nachzahlung erhöht bzw. um den der Rückforderung vermindert wird. Beispiel: Der Arbeitnehmer ist im Jahr 2003 durchgehend mit laufendem zusatzversorgungspflichtigem Entgelt pflichtversichert. Im März 2003 erfolgt eine Rückforderung für das Jahr 2002 in Höhe von 1.000,00 Euro. zusatzversorgungspflichtiges Jahresentgelt 2002 zusatzversorgungspflichtiges Jahresentgelt 2003 Rückforderung für das Jahr ,00 Euro ,50 Euro 1.000,00 Euro von Zeitraum bis Buchungsschlüssel Entgelt in Euro Jahresmeldung 2002 Umlage / Zusatzbeitrag jeweils in Euro Einzahler Versicherungsmerkmal Steuermerkmal Zahlungsmonat Umlage/ Beitrag Anzahl Kinder Jahr Zufluss Entgelt , , Jahresmeldung , , , , Erläuterungen: Es ist keine Monatsmeldung im Monat der Rückforderung erforderlich, da die Rückforderung in der Jahresmeldung 2003 berücksichtigt werden kann. Das Entgelt des Jahres 2003 mindert sich um den Betrag der Rückforderung. Die Jahresmeldung 2002 bleibt unverändert.

5 Ist im laufenden Jahr trotz bestehender Pflichtversicherung kein Entgelt vorhanden, mit dem eine Verrechnung erfolgen kann, so ist ein eigener Versicherungsabschnitt mit Versicherungsmerkmal 48 zu bilden, in dem der Betrag der Nachzahlung oder Rückzahlung erscheint. Das Versicherungsmerkmal 48 kommt nur dann zur Anwendung, wenn für das laufende Jahr kein Entgelt, also ein Versicherungsabschnitt mit Versicherungsmerkmal - 40 (Fehlzeit z.b. Urlaub oder Mutterschutz etc.) - 41 (Bezug einer befristeten Erwerbsminderungsrente und daher ruhendes Arbeitsverhältnis) oder - 28 (Ruhendes Arbeitsverhältnis wegen Elternzeit) vorliegt. Entsprechend dem Versicherungsabschnitt mit einem der o.g. Versicherungsmerkmale (40, 41, 28) ist zeitgleich ein Abschnitt mit Versicherungsmerkmal 48 zu melden, in dem der nachgezahlte oder zurückgeforderte Betrag als Entgelt angegeben ist. Da das Versicherungsmerkmal 48 die Umlagen betrifft, ist parallel zu diesem Versicherungsabschnitt ein weiterer mit Versicherungsmerkmal 20 (für den Zusatzbeitrag) zu melden. Beispiel: Der Arbeitnehmer ist im Jahr 2003 durchgehend ohne laufendes zusatzversorgungspflichtiges Entgelt pflichtversichert. Im März 2003 erfolgt eine Rückforderung für das Jahr 2002 in Höhe von 1.000,00 Euro. zusatzversorgungspflichtiges Jahresentgelt 2002 kein zusatzversorgungspflichtiges Entgelt im Jahr 2003 wegen Fehlzeit Rückforderung für das Jahr ,00 Euro 0,00 Euro 1.000,00 Euro von Zeitraum bis Buchungsschlüssel Entgelt in Euro Jahresmeldung 2002 Umlage / Zusatzbeitrag jeweils in Euro Einzahler Versicherungsmerkmal Steuermerkmal Zahlungsmonat Umlage/ Beitrag Anzahl Kinder Jahr Zufluss Entgelt , , Jahresmeldung ,00 0, ,00-47, ,00-20, Erläuterungen: Es ist keine Monatsmeldung im Monat der Rückforderung erforderlich, da diese in der Jahresmeldung 2003 berücksichtigt werden kann. Die Jahresmeldung 2002 bleibt unverändert. Das Versicherungsmerkmal 48 (und 20) ist parallel dem Versicherungsabschnitt zuzuordnen, in dem der Monat liegt, in dem die Rückforderung erfolgte. Bei Abschnittswechsel im Rückforderungsmonat besteht ein Wahlrecht.

6 6 4.2 Entgelte nach Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis Bisher war noch nicht endgültig geklärt, wie Entgelte, die nach dem Ausscheiden aus der Pflichtversicherung gezahlt werden, im Zuflussprinzip zu melden sind (siehe auch unser Rundschreiben 6/2003 Punkt 1.1.5). Da sich aus unserer Satzung keine Einschränkungen bezüglich der Behandlung von nach Ende des Arbeitsverhältnisses gezahlten Entgelten als zusatzversorgungspflichtig ergibt, können diese Entgelte nur dann von der Zusatzversorgungspflicht ausgenommen sein, wenn sie auch steuerrechtlich nicht mehr einem Zeitraum zuzuordnen sind, zu dem noch eine Pflichtversicherung bestanden hat. Steuerrechtlich wird eine Zahlung, die nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgt, grundsätzlich dem letzten Entgelt zugeordnet, wenn die Zahlung - im Jahr des Ausscheidens oder - innerhalb von drei Wochen nach dem Jahreswechsel (also bis zum ) erfolgt. Diese Zahlungen gelten als im letzten Monat der Beschäftigung und damit während der Pflichtversicherung als zugeflossen und sind aus diesem Grund zusatzversorgungspflichtiges Entgelt. Hierbei ist es ohne Bedeutung, ob ein Versicherungsfall eingetreten ist oder nicht. Damit wird unsere Auffassung, wie Sie in unserem Rundschreiben 6/2003 unter Beispiel Z 13 noch dargestellt wurde, aufgegeben. Beispiele: a) Ein Arbeitnehmer scheidet zum aus dem Arbeitsverhältnis aus. Zu diesem Zeitpunkt endet auch die Pflichtversicherung in der Zusatzversorgung. Im Monat Juli 2004 erhält er noch eine Nachzahlung von Überstunden. Da das Entgelt im Jahr des Ausscheidens gezahlt wird, ist es steuerrechtlich dem letzten Monat des Arbeitsverhältnisses zuzuordnen und gilt damit als im Juni 2004 zugeflossen. Der Zufluss fällt damit noch in die Pflichtversicherung, so dass es sich um zusatzversorgungspflichtiges Entgelt handelt. Das Entgelt ist in dem den Monat Juni 2004 enthaltenden Versicherungsabschnitt mit den Versicherungsmerkmalen 10 und 20 zu melden. b) Ein Arbeitnehmer scheidet am aus dem Arbeitsverhältnis aus. Zu diesem Zeitpunkt endet auch die Pflichtversicherung in der Zusatzversorgung. Am erhält er noch eine Nachzahlung aus Überstunden (aus dem Zeitraum ). Da die Nachzahlung des Entgelts bis zum erfolgt ist also innerhalb der ersten drei Wochen des Folgejahres ist das Entgelt steuerrechtlich dem letzten Monat des Arbeitsverhältnisses zuzuordnen und gilt als im Oktober 2003 zugeflossen. Der Zufluss fällt damit noch in die Pflichtversicherung. Das Entgelt ist in dem den Monat Oktober 2003 enthaltenden Versicherungsabschnitt mit den Versicherungsmerkmalen 10 und 20 zu melden.

7 7 c) Ein Arbeitnehmer scheidet am aus dem Arbeitsverhältnis aus. Zu diesem Zeitpunkt endet auch die Pflichtversicherung in der Zusatzversorgung. Am werden ihm noch nachträglich Überstunden aus den Monaten September und Oktober 2003 ausgezahlt. Da das Entgelt nach Ablauf der Drei-Wochen-Frist (also nach dem ) gezahlt wurde, ist ein steuerrechtliches Aufrollen in das Vorjahr nicht mehr möglich. Ein steuerrechtlicher Zufluss im Jahr 2003 ist somit nicht mehr gegeben, so dass das Entgelt nicht zusatzversorgungspflichtig ist. Noch nicht endgültig geklärt ist, ob und wie eine Rückforderung zu melden ist, die nach Ende des Arbeitsverhältnisses erfolgt. Sobald eine Klärung erfolgt ist, werden wir diese umgehend mitteilen. 5. Altersteilzeit Störfälle im Blockmodell Bei der Durchführung von Altersteilzeit-Arbeitsverhältnissen im Blockmodell kommt es manchmal zu sog. Störfällen, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise vor Beendigung der Altersteilzeit eine Rente wegen Erwerbsminderung erhält. In diesen Fällen bleibt die Altersteilzeit bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses (= Tag vor Beginn der Rente) bestehen. Für die vorgeleistete Arbeit wird ein Wertguthaben errechnet und an den Arbeitnehmer ausgezahlt. Dieses Wertguthaben ist kein zusatzversorgungspflichtiges Entgelt, da es sich um einmalig gezahltes Arbeitsentgelt handelt ( 62 Abs. 7 Satz 2 Buchst. e unserer Satzung). 6. Angebotsrechner zur Entgeltumwandlung PlusPunktRente im Internet Wir haben aktuell einen Rechner ins Internet gestellt, mit dem sich Ihre Beschäftigten die Höhe einer möglichen Rente im Rahmen unserer freiwilligen Versicherung (PlusPunktRente) errechnen können. Je nachdem, ob sie eine Entgeltumwandlung oder eine Riester- Förderung bevorzugen, können Interessenten durch Eingabe nur weniger Daten ermitteln, welche Rentenleistungen später möglich sind. Die Benutzung des Rechners ist kostenlos und unverbindlich. Sie finden den Rechner auf unserer Internetseite im Menü Angebotsrechner. Bitte informieren Sie auch Ihre Beschäftigten hierüber. 7. Termine: Seminare über die Zusatzversorgung Die Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden bietet in Zusammenarbeit mit der Bayerischen Verwaltungsschule Seminare über die Zusatzversorgung an. Im Rahmen dieser ganztägigen Veranstaltungen werden die aktuellen Themen zur Zusatzversorgung dargestellt (insbesondere Versicherungspflicht, Meldeverfahren, freiwillige Versicherung, Entgeltumwandlung etc.).

8 Würzburg G (= Seminarnummer) Bayreuth G München G Regensburg G Landshut G Augsburg G München G Nürnberg G Daneben bieten wir auch Seminare über das Leistungsrecht der Zusatzversorgung an, in dem insbesondere die einzelnen Komponenten für die Leistungsberechnung und die Startgutschriften dargestellt werden München G Nürnberg G Die Seminare kosten jeweils 118 Euro. Bitte melden Sie sich für alle Seminare schriftlich unter Angabe der Seminarnummer direkt bei der Bayerischen Verwaltungsschule an: Bayerische Verwaltungsschule, Abteilung Fortbildung und Pädagogik, Postfach , München Fax: 089 / Mail: BirgitReindl@bayvs.de PetraKamm@bayvs.de Telefon: 089 / / Zusatzversorgungskasse bei Messe ConSozial Die Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden wird auf der ConSozial Fachmesse und Congress für den Sozialmarkt in Deutschland - am 20. und 21. Oktober 2004 im Messezentrum Nürnberg mit einem eigenen Messe-Stand vertreten sein. Sie sind herzlich zu einem Besuch bei uns eingeladen, wo Sie sich informieren und beraten lassen können. Infos zur Messe finden Sie auch unter Wir freuen uns auf Ihren Besuch. Mit freundlichen Grüßen Dietsch Abteilungsleiter Öffentlichkeitsarbeit