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1 BVK Zusatzversorgungskasse, München Postanschrift: München Hausanschrift: Denninger Str München U-Bahn: U4 Richard-Strauss-Straße Durchwahl: (089) (06322) (PPA) Telefax: (089) (06322) (PPA) Telefonvermittlung: (089) Internet: Sie erreichen uns am besten von , freitags bis Uhr Unser Zeichen (bitte bei Antwort angeben) Ihr Zeichen München, G 300 GA 402/1 zkdbg@versorgungskammer.de Rundschreiben Nr. 4 / 2008 Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2008 Eigenbeteiligung der Beschäftigten am (Zusatz-)Beitrag Letzter Einzahlungstag in die freiwillige Versicherung für das Jahr 2008 Steuerfreiheit (Zusatz-)Beitrag und Entgeltumwandlung - Reihenfolge Einmalige Sonderzahlung Januar 2009 Zusatzversorgungspflichtiges Entgelt Neue Vordrucke für den Antrag auf Rente aus der Zusatzversorgung Seminare zur Zusatzversorgung Termine 2009 Sehr geehrte Damen und Herren, unser aktuelles Rundschreiben enthält wieder einige Themen, die für die Umsetzung der Zusatzversorgung wesentlich sind. Bitte geben Sie dieses Rundschreiben auch an andere Mitarbeiter/innen in Ihrem Haus weiter, für die die beschriebenen Themen Bedeutung haben könnten. Sie finden unsere Rundschreiben auch auf unserer Internetseite unter Für unsere Mitglieder/Rundschreiben. Bei Fragen zur Zusatzversorgung helfen wir Ihnen gerne. Bitte rufen Sie uns an bei Fragen zur Pflichtversicherung und freiwilligen Versicherung (089) bei Fragen zur Abrechnung (089) für Mitglieder in der Pfalz (06322) Bankverbindung: Bayerische Landesbank, München (BLZ ) Kto (Umlage, Rente, Sonstiges); Kto (Zusatzbeitrag); Kto (freiwillige Versicherung) Mehrfach ausgezeichnetes Kapitalmanagement der Bayerischen Versorgungskammer

2 1. Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2008 Zur bevorstehenden Jahresabrechnung 2008 möchten wir Sie auf wichtige Punkte aufmerksam machen und Sie im Interesse eines möglichst reibungslosen Ablaufs um Beachtung bitten. Das zusatzversorgungspflichtige Entgelt ist stets für den Zeitraum zu melden, in dem das Entgelt dem Beschäftigten zugeflossen ist (Zuflussprinzip). Entgelt für 2008, das dem Beschäftigten innerhalb der ersten drei Wochen des Jahres 2009 zufließt, kann steuerrechtlich noch dem Jahr 2008 zugeordnet werden. Alle Zahlungen nach diesem Zeitpunkt können nur noch dem laufenden Jahr 2009 zugeordnet werden. Durch die Anwendung des Zuflussprinzips stehen Ihnen die Meldedaten für 2008 also spätestens Ende Januar 2009 zur Verfügung. Ein nach diesem Zeitpunkt zugeflossenes Entgelt ist dann erst in der nächstjährigen Meldung (also für 2009) anzugeben. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Jahresmeldungen bei uns eingegangen sind. bis spätestens 02. Februar 2009 Wie gewohnt stellen wir Ihnen auf unserer Homepage ein Meldeprogramm zur Verfügung, mit dem Sie Jahresmeldungen erstellen können. Das Meldeprogramm stellt wie jedes Jahr die Alternative zur manuellen bzw. zur Meldung per Rechenzentrum / Softwareprogramm dar. Bitte beachten Sie bei Ihren Meldungen noch folgende Neuigkeiten: 1.1 Namenssatz Wir bitten Sie, uns in der Jahresmeldung neben den Abschnittsdaten (vgl der DATÜV- ZVE) für Ihre Arbeitnehmer auch einen jeweils vollständig ausgefüllten Meldesatz Name zu übermitteln (vgl der DATÜV-ZVE). Im Meldesatz Name sind dabei die Felder 16 = Rentenversicherungsnummer und 17 = Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung zu füllen (bei manuellen Meldungen sind die entsprechenden Felder im Meldeformular auszufüllen) siehe hierzu ausführlich unser Rundschreiben Nr. 2 / Aktuelle Meldeanschrift Bitte teilen Sie uns mit der Jahresmeldung auch die aktuelle Anschrift der/des Versicherten mit. Da wir nach Abschluss der Jahresmeldung für jeden Versicherten einen Versicherungsnachweis versenden, sind wir auf möglichst aktuelle Adressdaten angewiesen, um unnötigen Porto- und Personalaufwand zu vermeiden. 1.3 Geringfügig Beschäftigte mit pauschalen Steuerbeiträgen Bei geringfügig Beschäftigten, bei denen lediglich pauschale Steuerabgaben in Höhe von 2 % nach 40a Abs. 2 EStG abgeführt werden, ist als Versteuerungsmerkmal nicht wie bisher 03 (= nach 2 und 19 EStG individuell versteuerter Beitrag) zu melden, sondern Steuermerkmal 02 (= nach 40b EStG pauschal versteuerter Beitrag). Die bisherige Definition des Steuermerkmals 02 wird um den Zusatz oder nach 40a Abs. 2 EStG pauschal versteuert ergänzt. Seite 2 (RS Nr. 4/2008)

3 2. Eigenbeteiligung der Beschäftigten am (Zusatz-)Beitrag Soweit ein nicht tarifgebundener Arbeitgeber eine Eigenbeteiligung seiner Beschäftigten am (Zusatz-)Beitrag vereinbart, sind die Eigenbeiträge nach den Vorgaben der Finanzverwaltung dem versteuerten Entgelt des Beschäftigten zu entnehmen (während die Beiträge des Arbeitgebers nach 3 Nr. 63 EStG grundsätzlich steuer- und sozialabgabenfrei sind). Da die Eigenbeiträge in eine kapitalgedeckte Pensionskasse fließen (Zusatzversorgungskasse = Pensionskasse), entsteht die Wirkung, dass die auf eigenen Beiträgen beruhenden Rentenanwartschaften sofort unverfallbar sind. Damit würde auch dann ein Anspruch auf eine Leistung aus diesen Beiträgen entstehen, wenn die satzungsrechtliche Wartezeit nicht erfüllt ist. In diesem Fall entsteht eine Rentenleistung aus den Eigenbeiträgen und ggf. aus Riesterzulagen ( 32 Abs. 4 der Satzung): - Im Falle einer Erwerbsminderungs- oder Hinterbliebenenrente ohne erfüllte Wartezeit ist dann ein anteiliger Rentenanspruch gegeben, wenn zwischen dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, für das ein Eigenbeitrag entrichtet wurde, und dem Beginn der Betriebsrente mindestens 60 Kalendermonate liegen. Hier ist also der reine Zeitablauf von 60 Monaten ausreichend, während für die allgemeine Wartezeiterfüllung 60 Monate mit Umlagen-/Beitragszahlungen vorliegen müssen. Die Rentenleistung erfolgt dann aus den zu verrentenden eigenen Beiträgen der Beschäftigten. - Ist im Falle einer Altersrente die allgemeine Wartezeit (60 Umlage-/Beitragsmonate) nicht erfüllt, entsteht ohne weitere Voraussetzung aus dem von den Beschäftigten selbst getragenen Finanzierungsaufwand ein anteiliger Rentenanspruch. - Zudem besteht ein Anspruch auf staatliche Riester-Förderung, da versteuerte Beiträge in eine kapitalgedeckte Pensionskasse eingezahlt werden. Die Beschäftigten können somit die staatlichen Zulagen ( 10 a EStG) bzw. einen Sonderausgabenabzug geltend machen, was ihre Rentenanwartschaften erhöht. Da eine Eigenbeteiligung am (Zusatz-)Beitrag Auswirkungen im Hinblick auf einen Anspruch ohne Wartezeiterfüllung bzw. auf Riester-Förderung beinhaltet, muss die Eigenbeteiligung in den Meldungen an die Zusatzversorgungseinrichtung erkennbar werden. Daher ist in den Meldungen danach zu unterscheiden, wer Einzahler ist (Arbeitgeber oder Beschäftigte) und ob der Zusatzbeitrag steuerfrei einbezahlt oder versteuert wurde. Damit gelten folgende Meldeschlüssel: Einzahler Versicherungsmerkmal Versteuerungsmerkmal Einzahler 01 Einzahler 03 Versicherungsmerkmal 20 Versteuerungsmerkmal 01 Versteuerungsmerkmal 03 = Arbeitgeber = Beschäftigte/r mit Eigenbeteiligung = Zusatzbeitrag = nach 3 Nr. 63 EStG steuerfrei gezahlter Beitrag = nach 2 und 19 ESTG individuell versteuerter Beitrag Seite 3 (RS Nr. 4/2008)

4 Das zusatzversorgungspflichtige Entgelt ist im Fall einer Eigenbeteiligung am Zusatzbeitrag aufzuteilen. Beispiel: Jahreseinkommen Zusatzbeitrag 4 v.h., davon trägt der Arbeitgeber 3 v.h. und die/der Beschäftigte 1 v.h. Einzahler Versicherungs- Versteuerungs- ZV-Entgelt Umlage/Beitrag merkmal merkmal Zum Thema Eigenbeteiligung an der Umlage siehe unser Rundschreiben 3 / 2008 Punkt Letzter Einzahlungstag in die freiwillige Versicherung für das Jahr 2008 Beiträge zur freiwilligen Versicherung PlusPunktRente (Entgeltumwandlung/Riester- Rente), die noch dem Jahr 2008 zugeordnet werden sollen, müssen bis spätestens 10. Januar 2009 auf dem Konto der freiwilligen Versicherung (Konto bei der Bayerischen Landesbank, BLZ ) unter Angabe des Verwendungszwecks eingegangen sein. Danach eingehende Beiträge können in keinem Fall mehr dem Jahr 2008 zugeordnet werden. Bei der Zusatzversorgungskasse erfolgt die Verrentung im Zeitpunkt der Zahlung. Werden Beiträge erst im nachfolgenden Jahr gezahlt, erfolgt die Verpunktung mit dem dann geltenden Altersfaktor, der in der Regel geringer als im Vorjahr ist. Zudem kann für das Jahr 2008, wenn kein oder ein nur geringerer Beitrag zugeflossen ist, ein Nachteil im Hinblick auf die staatliche Förderung im Rahmen der Riester-Rente oder bei Entgeltumwandlung entstehen. Dies kann ggf. zu Regressansprüchen der Versicherten gegenüber dem Arbeitgeber führen. Zahlen Sie daher bitte die Beiträge für das Jahr 2008 noch im laufenden Jahr. Wenn Sie im Januar 2009 Beiträge nicht mehr für das Jahr 2008, sondern bereits für das Jahr 2009 überweisen wollen, bitten wir diese Zahlungen möglichst erst nach dem 10. Januar an uns zu leisten. Da die Zahlungen bei uns automatisch verbucht werden, können e- ventuelle Vermerke auf den Überweisungsträgern nicht berücksichtigt werden. Im Interesse unserer Versicherten streben wir einen frühen Buchungsschluss an. Aus diesem Grund sind nach Buchungsschluss (voraussichtlich Ende Februar) auch keine Rückzahlungen mehr aus dem abgelaufenen Jahr möglich. Ein Rückforderungsantrag wegen zuviel gezahlter Beiträge sollte uns daher noch im Januar zugehen. Sollten Sie nicht ganz sicher sein, ob Ihre Zahlung rechtzeitig bei uns eingegangen bzw. für welchen Zeitpunkt sie gebucht ist, fragen Sie bitte umgehend bei uns nach (Kundencenter: 089 / ). Nach Rechnungsabschluss und Bilanzerstellung durch den Aktuar sind keine Umbuchungen zwischen den einzelnen Jahren mehr möglich. Seite 4 (RS Nr. 4/2008)

5 4. Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit von (Zusatz-)Beiträgen und Entgeltumwandlung - Rangfolge Beiträge eines Arbeitgebers aus einem ersten Dienstverhältnis in eine Pensionskasse zum Aufbau einer kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung sind nach 3 Nr. 63 EStG steuer- und sozialabgabenfrei. Zu diesen Beiträgen gehören - der Zusatzbeitrag (4 %), - der Beitrag (4,8 %) in den Abrechnungsverband II, sowie - Beiträge im Rahmen einer Entgeltumwandlung. Dabei gilt generell der Grundsatz, dass eine steuerliche Förderung zunächst auf die Beiträge des Arbeitgebers angewendet wird und dann erst auf umgewandelte Entgeltbestandteile des Arbeitnehmers. Das bedeutet also, dass zunächst alle Beiträge des Arbeitgebers im Rahmen des 3 Nr. 63 EStG steuerfrei gestellt werden und danach erst die Steuerfreiheit der Beiträge zu einer Entgeltumwandlung berücksichtigt werden kann. Somit steht also für die Entgeltumwandlung nur der nicht vom Arbeitgeber ausgeschöpfte Rahmen der nach 3 Nr. 63 EStG steuerfreien Beiträge zur Verfügung. Bei der Feststellung, welche Beiträge steuerfrei sind, ist darauf abzustellen, ob es sich um eine Alt- oder Neuzusage für die Altersversorgung handelt. Soweit die Zusage nach dem erfolgt ist, handelt es sich stets um eine Neuzusage, so dass in diesen Fällen weitere steuerfrei (nicht sozialversicherungsfrei) gestellt werden können. - Im Rahmen der Pflichtversicherung ist bei der Frage, ob eine Alt- oder Neuzusage vorliegt, auf den Beginn des jeweiligen Arbeitsverhältnisses abzustellen. - Bei der Entgeltumwandlung kommt es auf den Zeitpunkt an, zu dem diese arbeitsvertraglich vereinbart wurde (also nicht, ab welchem Zeitpunkt Beiträge gezahlt wurden). Beispiel: Ein Arbeitnehmer verdient in einem seit 2002 bestehenden Arbeitsverhältnis monatlich Der Arbeitgeber führt daraus 4 % (also 120 ) als Zusatzbeitrag an die Zusatzversorgung ab. Da er den Beitrag steuer- und sozialabgabenfrei stellen kann, verringert sich der steuer- und sozialabgabenfreie Betrag des 3 Nr. 63 EStG von (im Jahr 2009) um (12 x 120 = 1.440), auf Der Arbeitnehmer kann damit noch diese im Jahr 2009 steuer- und sozialabgabenfrei umwandeln. - Handelt es sich bei der Entgeltumwandlung um eine Neuzusage, so stehen für die Entgeltumwandlung noch weitere also insgesamt steuerfrei zur Verfügung. Sozialversicherungsfrei bleiben Handelt es sich bei der Entgeltumwandlung um eine Altzusage, so könnten die Beiträge, die übersteigen, pauschal in Höhe von ca. 22 % (inkl. pauschale Kirchensteuer und Solidaritätsbeitrag) bis max nach 40 b EStG a.f. versteuert werden. Gegebenenfalls könnten diese versteuerten Beiträge auch in einen Riester- Vertrag eingezahlt werden, so dass hieraus Ansprüche auf staatliche Zulagen oder Sonderausgabenabzug entstehen können. Wir bitten, zum Jahresabschluss darauf zu achten, ob die Steuerfreiheit der Beiträge und zur Entgeltumwandlung von Ihnen richtig umgesetzt und gemeldet wurde. Die Meldungen wirken sich auf die nachgelagerte Versteuerung der Renten aus und können wenn sie fehlerhaft sind zu späteren Regressansprüchen der Beschäftigten/Rentner führen (siehe zu den steuerrechtlichen Mitteilungspflichten auch unser Rundschreiben Nr. 2 / 2008 Punkt 3). Falls Überweisungen im Rahmen einer Entgeltumwandlung mit einem falschen Steuerschlüssel gemeldet wurden, bitten wir, uns eine korrekte steuerrechtliche Aufteilung zu melden. Seite 5 (RS Nr. 4/2008)

6 5. Einmalige Sonderzahlung Januar Zusatzversorgungspflichtiges Entgelt - Nach dem Tarifvertrag über die einmalige Sonderzahlung 2009 vom 31. März 2008 erhalten alle Beschäftigten, die in einem Arbeitsverhältnis zum Bund oder zu einem Arbeitgeber stehen, der Mitglied eines Mitgliedverbandes der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (VKA) ist und die unter den Geltungsbereich des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) fallen, mit dem Entgelt für den Kalendermonat Januar 2009 eine einmalige Sonderzahlung in Höhe von 225 Euro, wenn sie an mindestens einem Tag dieses Monats Anspruch auf Entgelt haben. Die Sonderzahlung ist eine tarifliche Einmalzahlung und steuerpflichtig. Im Tarifvertrag über die Zahlung der Sonderzuwendung ist kein Ausschluss vom zusatzversorgungspflichtigen Entgelt vorgesehen. Damit ist diese Sonderzahlung zusatzversorgungspflichtiges Entgelt, aus dem Umlagen und (Zusatz-)Beiträge zu entrichten sind. 6. Neue Vordrucke für den Antrag auf Rente aus der Zusatzversorgung Wir haben die Vordrucke für die Rentenanträge (Antrag auf Betriebsrente für Versicherte bzw. Witwen/Witwer bzw. Waisen) neu aufgelegt, da wir nunmehr bei jedem Antragsteller auch die Steuer-Identifikationsnummer erfragen und erfassen müssen. Sie finden die neuen Formulare auf unserer Internetseite unter Für unsere Mitglieder/Formulare/Betriebsrentenantrag. Sie können die Vordrucke auch bei uns schriftlich anfordern. Bitte verwenden Sie ab sofort nur noch neue Vordrucke und vernichten Sie Ihre alten Bestände. 7. Seminare zur Zusatzversorgung Termine 2009 Auch im Jahr 2009 bieten wir - in Zusammenarbeit mit der Bayerischen Verwaltungsschule - wieder Seminare zum Thema Zusatzversorgung an. Die Seminare sind insbesondere für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Personalverwaltung und der Entgeltabrechnung gedacht, die die Zusatzversorgung in ihrer täglichen Arbeit vollziehen. Neben den Seminaren, in denen alle wesentlichen Themen zur Behandlung der Zusatzversorgung dargestellt werden, gibt es spezielle Workshops zum Meldeverfahren, in denen der Kenntnisstand bezüglich der Meldungen zur Zusatzversorgung vertieft werden kann. Die Termine entnehmen Sie bitte der Anlage zu diesem Rundschreiben. Richten Sie Ihre Anmeldungen bitte direkt an die Bayerische Verwaltungsschule. Seite 6 (RS Nr. 4/2008)

7 Zum Abschluss des Jahres 2008 bedanken wir uns im Namen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die sehr gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit im vergangenen Jahr. Wir hoffen, dass Sie mit uns und unserer Arbeit für Sie zufrieden waren. Auch im kommenden Jahr wollen wir Ihr Ansprechpartner für die betriebliche Altersversorgung sein und Ihnen bei allen Fragen und Problemen aus diesem Bereich zur Seite stehen. Mit freundlichen Grüßen Reinhard Graf Mitglied des Vorstandes Walter Dietsch Abteilungsleiter Seite 7 (RS Nr. 4/2008)

8 Anlage zu RS Nr. 4/2008 Seminare Zusatzversorgung Seminare zur Zusatzversorgung Im Rahmen von ganztägigen Veranstaltungen (8 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten) werden die aktuellen Themen zur Zusatzversorgung dargestellt. Die Seminare sind vor allem für Beschäftigte aus der Personalverwaltung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung bestimmt, die die Meldungen für die Zusatzversorgung vollziehen. Themen sind insbesondere: Leistungsrecht Versicherungspflicht Meldeverfahren staatlich geförderte Altersvorsorge Entgeltumwandlung. Die Lehrgangsgebühr beträgt jeweils 140. Bei den Terminen in Würzburg beträgt die Gebühr 153, da hier ein Mittagessen mit eingeschlossen ist München PS München PS Nürnberg PS Würzburg PS Bayreuth PS Nürnberg PS München PS Regensburg PS Augsburg PS Passau PS Nürnberg PS Nürnberg PS Würzburg PS Augsburg PS Nürnberg PS München PS Rosenheim PS München PS München PS Kempten PS Würzburg PS Nürnberg PS Nürnberg PS München PS München PS Würzburg PS Workshops zum Melderecht in der Zusatzversorgung Die Workshops (6 x 45 Minuten) sind für Mitarbeiter/innen aus der Personalverwaltung, die die Meldungen zur Zusatzversorgung selbständig ausführen und vertiefte, detailliierte Kenntnisse erwerben wollen München PS München PS Nürnberg PS Passau PS Nürnberg PS Bei ausreichender Nachfrage werden Zusatztermine angeboten. Die Lehrgangsgebühr beträgt 105. Bitte melden Sie sich schriftlich unter Angabe der Veranstaltungsnummer PS an bei Bayerische Verwaltungsschule (BVS), Ridlerstraße 75, München Online: kamm@bvs.de Telefax: 089 / Telefonische Auskünfte und Anmeldung: 089 / Seite 8 (RS Nr. 4/2008)