Stefan Hunziker Hermann Grab

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1 Emilio Sutter Stefan Hunziker Hermann Grab IKS-Leitfaden

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3 Emilio Sutter Stefan Hunziker Hermann Grab IKS-Leitfaden Internes Kontrollsystem für staatlich finanzierte NPOs Unter Mitwirkung von: Christian Bitterli, Yvonne Dietiker, Domenico Ferrari, Josa Keller, Linard Nadig, Daniel Zöbeli Haupt Verlag Bern Stuttgart Wien

4 1. Auflage: 2011 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN Alle Rechte vorbehalten Copyright 2011 by Haupt Berne Jede Art der Vervielfältigung ohne Genehmigung des Verlages ist unzulässig Layout/Grafik: Yvonne Dietiker Gestaltung Umschlag: René Tschirren Umschlagfoto: Tobias Sutter Printed in Germany

5 Inhaltsverzeichnis 5 Inhaltsverzeichnis Geleitwort 9 Vorwort 11 1 Einleitung Ausgangslage Zielsetzung Methodisches Vorgehen Thematische Abgrenzung Thematische Schwerpunkte 15 2 IKS-Grundlagen Begriff und Aufgaben eines IKS IKS-Betrieb Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche Ausgestaltung eines IKS nach COSO Das COSO-Rahmenwerk für interne Kontrollsysteme Der COSO-Würfel Kontrollumfeld Risikobeurteilung Kontrollmassnahmen Information und Kommunikation Überwachung IKS als Element guter Corporate Governance IKS als Teil eines umfassenden Risikomanagements IKS als Teil eines Qualitätsmanagements IKS als Bestandteil zur Verhinderung deliktischer Handlungen Schlüsselfaktoren für Fraud der Fraud-Triangel Anti-Fraud-Aktivitäten PS 240 im Zusammenhang mit Fraud PS 250 im Zusammenhang mit Rechtsverstössen IKS als Element der Schweizer Corporate Governance Kodizes Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance Best Practice in KMU (BP-KMU) Swiss NPO-Code Elemente der Kodizes sind Elemente des IKS PS 890 zur Prüfung des IKS 42

6 6 IKS-Leitfaden für staatlich finanzierte NPOs 2.4 Umgang mit der IT im Rahmen des IKS Generelle IT-Kontrollen Applikationskontrollen Rahmenwerke für die Unterstützung der IT-Kontrollen IKS und seine Reifegrade Nutzen und Grenzen eines IKS 50 3 NPO-Grundlagen und Kontrollbeziehungen NPO-Begriff NPO-Begriffsabgrenzung NPO-Leistungskategorien und ihre Besonderheiten NPO-Rechtsformen Systematische Übersicht zu den Rechtsformen Typische NPO-Rechtsformen Vergleich Verein und Stiftung Rechnungswesen bei Verein und Stiftung Allgemeine Kriterien zum Rechnungswesen Ordnungsmässige Buchführung nach OR Swiss GAAP FER Vorschriften für NPOs im Geltungsbereich der IVSE Revision Revisionsarten Revisionspersonen NPOs und Kontrollbeziehungen Kontrolle in Profit-Organisationen Kontrolle im Nonprofit-Bereich Kontrolle in öffentlichen Verwaltungen Kontrolle in NPOs Fazit zu den NPO-Grundlagen und Kontrollbeziehungen 78 4 IKS-Umsetzungskonzept für NPOs Definition internes Kontrollsystem für staatlich finanzierte NPOs IKS-Arbeitsprozess unter Berücksichtigung der COSO-Komponenten Planung IKS-Konzeptpapier Auswahlverfahren Implementierung Analyse internes Umfeld Identifikation und Bewertung von Schlüsselrisiken 88

7 Inhaltsverzeichnis Dokumentation von Schlüsselkontrollen Risiko-Kontroll-Matrix Überwachung Analyse von Kontrollschwächen/Aktualisierungsprozess Erstellung Aktionsplan 90 5 Empfehlungen zur IKS-Umsetzung für NPOs Empfehlungen zur Planung IKS-Konzeptpapier Ausgangslage IKS-Definition Ziele Organisation Auswahlverfahren der Schlüsselprozesse Verantwortung und Überwachung Auswahlverfahren Eruierung relevanter Organisationsbereiche Identifizierung der Schlüsselprozesse Empfehlungen zur Implementierung Empfehlungen zur Analyse des internen Umfeldes Aufnahme einer IKS-Dokumentenliste Integrität und ethische Werte Corporate Governance Aufsichtsorgan Geschäftsleitung Entlöhnungssystem Zeichnungsberechtigungen Finanzielle Berichterstattung Personalwesen Interne Kommunikation Externe Kommunikation IT-Umgebung Empfehlungen zur Identifikation und Bewertung von Schlüsselrisiken IKS-Risiken Risiken deliktischer Handlungen Empfehlungen zur Dokumentation von Schlüsselkontrollen Aufbau einer IKS-Prozessdokumentation P1 Zahlungen/Flüssige Mittel P2 Fakturierung/Debitoren P3 Leistungsbezug/Einkauf/Kreditoren P4 Lagerverwaltung/Vorräte 159

8 8 IKS-Leitfaden für staatlich finanzierte NPOs P5 Projektabwicklung/Angefangene Arbeiten P6 Personaladministration/Löhne P7 Kreditverwaltung/Finanzverbindlichkeiten P8 Vermögensverwaltung/Finanzanlagen P9 Infrastrukturverwaltung/Sachanlagen P10 Berichterstattung/Rechnungslegung P11 Budgetierung P12 Kosten- und Leistungsrechnung P13 Fondsverwaltung P14 Informationstechnologie P15 Verrechnung aus Produktion P16 Verrechnung aus Leistungserbringung P17 Konsolidierung Empfehlungen zum Betrieb und zur Überwachung Überprüfung der IKS-Dokumentation Analyse von Kontrollschwächen Selbstbeurteilung Etablierung eines Aktualisierungsprozesses Fazit/Ausblick Fazit Rückblick auf die Entstehung und Inhalte des Leitfadens IKS-Parallelen zu Profit-Organisationen Ausblick Revision des Aktien- und Rechnungslegungsrechts Die Rolle der Geschäftsleitung Die Rolle des Aufsichtsorgans Die Rolle der Revisionsstelle Konsequenzen bei Mängeln Integration in strategische und operative Führungsinstrumente Literaturverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Autorenverzeichnis Beteiligte am Forschungsprojekt Stichwortverzeichnis 247