FINANZEN Smart. Erste Schritte

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1 FINANZEN Smart Erste Schritte

2 1. Allgemein Anfangsbestände eingeben Experten-Einstellungen Geschäftsvorfälle erfassen und buchen Finanzübersicht Grafik - Unternehmensentwicklung Grafik - Veränderung Grafik Verteilung Ihre Übersichten...7 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 8

3 1. Allgemein Mit der Scopevisio FINANZEN - Smart Line erledigen Sie als Freiberufler oder kleines Unternehmen ihre Buchhaltung einfach und sicher selbst. Erfassen Sie die Aus- und Einnahmen schnell und bequem mit Hilfe von Buchungsvorlagen zu allen wichtigen Geschäftsfällen wie etwa Reisekosten, Versicherungen oder Kfz-Kosten. Gängige Auswertungen wie die BWA oder das Journal werden übersichtlich präsentiert und bieten den direkten Überblick darüber, wo das Unternehmen steht. Die ersten Schritte leiten Sie bei Ihrem Einstieg in die Anwendung Tragen Sie die Anfangsbestände Ihrer Kassen und Bankkonten ein, erfassen Ihre Geschäftsvorfälle und sorgen so dafür, dass die Finanzübersichten immer den aktuellen Stand haben. 2. Anfangsbestände eingeben Um die Anfangsbestände einzutragen, wählen Sie im Menü Stammdaten > Finanzen > Anfangsbestände eingeben. 1. Bestimmen Sie zunächst das Übernahmedatum indem Sie auf das Kalendericon klicken. In der Regel handelt es sich hierbei um das Datum, an dem Sie die Bestände eingeben. Sie können in der Datumsauswahl einfach Heute wählen. 2. Erfassen Sie nun die Anfangsbestände Ihrer Kassen und Banken. Tragen Sie die Werte in die entsprechende Tabellenzeile ein. Sie können den Kontonamen ändern, indem Sie die vorgegebene Bezeichnung markieren und einen anderen Namen eintragen. 3. Um negative Beträge zu erfassen, setzen Sie dem Betrag ein Minuszeichen voran. 4. Klicken Sie auf den Button [Konten auswählen/hinzufügen] um weitere Kontenarten hinzuzufügen Experten-Einstellungen Im Rahmen der Experten-Einstellungen können Sie ein Vortragskonto bestimmen, in der Tabelle Kontonummern anzeigen oder weitere Konten direkt aus dem Kontenplan auswählen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 8

4 3. Geschäftsvorfälle erfassen und buchen Buchen Sie Ihre Geschäftsvorfälle über eine einfache Eingabemaske. 1. Wählen Sie im Menü Buchhaltung > Buchen > Geschäftsvorfälle: 2. Wählen Sie über die Auswahlliste den passenden Geschäftsvorfall. 3. Über den Link Geschäftsvorfälle ein-/ausblenden können Sie ein Menü einblenden, in dem die Geschäftsfälle nach Einnahmen und Ausgaben sortiert aufgelistet werden. 4. Geben Sie den Bruttobetrag ein, wie er auf dem Beleg angegeben ist. 5. Tragen Sie das Buchungsdatum ein. 6. Geben Sie einen Belegtext ein. 7. Über den Link Ändern können Sie für den Geschäftsfall ein Konto hinterlegen, welches Sie aus den in den Stammdaten erfassten Konten über einen Doppelklick auswählen. 8. Wenn es sich um eine Gutschrift handelt, aktivieren Sie die gleichnamige Checkbox. 9. Klicken Sie auf [Buchen]. Tipp: Sie können auch über die Tastenkombination Strg + S speichern. Tipp: Für das Datumsfeld können Sie auch die die folgenden Tastenkombinationen verwenden. Der Tastaturbefehl h m setzt das Datum auf das aktuelle Datum das morgige Datum Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 8

5 g a e das gestrige Datum den des aktuellen Jahres den des aktuellen Jahres Der Geschäftsfall wird gebucht und in der Tabelle angezeigt. Über die Suchunktion oberhalb der Tabelle können Sie einfach nach Belegtexten, Buchungsdaten etc. suchen um an eine gesuchte Buchung zu gelangen. Anmerkung: Sie können über Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Geschäftsvorfälle > Benutzerdefinierte Geschäftsvorfälle (1) weitere Geschäftsvorfälle hinzufügen und einstellen, ob Sie die Externe Belegnummer oder das Belegdatum im Erfassungsformular anzeigen lassen möchten (2). Wenn Sie von der Zahlung der Mehrwertsteuer befreit sind, können Sie hier noch den Geschäftsfall Steuerfreie Erlöse (3) ergänzen. 4. Finanzübersicht Intuitive und übersichtliche Grafiken: Überblicken Sie Ihre Liquidität, Finanzierungsstruktur, Investitionen, Umsätze, Kosten usw. einfach per Mausklick. Sie können aus jeder Übersicht ins Detail gehen und alle Finanzvorgänge nachvollziehen. Ob Sie eine Gesamtübersicht benötigen oder Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 8

6 einen einzelnen Buchungssatz kontrollieren wollen - klicken Sie sich intuitiv zu Ihrer gewünschten Grafik. Sie finden die Finanzübersicht im Menüpunkt Berichte > Management. Wählen Sie unter Berichtsauswahl, den Bericht aus, den Sie gerade benötigen und bestimmen Sie den Zeitraum, für den Sie sich den Bericht anzeigen lassen möchten Grafik - Unternehmensentwicklung Sobald Sie einen Zeitraum ausgesucht haben, in dem Sie Ihre Unternehmensentwicklung betrachten möchten, öffnet sich über der ersten Grafik ein Regler, mit dem Sie den Zeitraum vergrößern und verkleinern können. Wählen Sie einen Zeitraum und klicken Sie auf [Berechnen]. 1.1 Grafik - Veränderung In der zweiten Grafik Veränderung werden Ihnen die finanziellen Veränderungen angezeigt, die es in einem Zeitraum gegeben hat. Sie können unter Veränderung sowohl die verrechneten Saldowerte als auch die positiven bzw. negativen Einzelwerte betrachten. Mit einem Doppelklick auf den Monat, der Sie aktuell interessiert, können Sie sich sämtliche Buchungen und Belege, die in diesem Monat getätigt und erstellt wurden, anzeigen lassen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 8

7 4.2. Grafik Verteilung Lassen Sie sich auch die Verteilung Ihrer Finanzen auf unterschiedliche Bereiche, z.b. Kassen und Banken, an einem Stichtag anzeigen. Der Punkt Details zum Stichtag zeigt Ihnen die jeweils betroffenen Konten an. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Konto, können Sie sich die jeweiligen Buchungen und Belege anzeigen lassen Ihre Übersichten Unter dem Link Übersicht auswählen können Sie aus folgenden Übersichten wählen: Liquiditätsübersicht Sie wollen sich schnell informieren, wie es um Ihre aktuelle Liquidität bestellt ist? Die Scopevisio Finanzübersicht bietet Ihnen anschauliche Grafiken. Betrachten Sie die Bewegungen in Ihren Banken und Kassen im Überblick oder detailgetreu für jede einzelne Buchung bzw. Belegerfassung. Eigenkapitalübersicht Wie viel Eigenkapital steckt in Ihrem Unternehmen und wie hat es sich im Laufe der Zeit verändert? Gab es Privatentnahmen? Lassen Sie sich die Verteilung Ihres Kapitals in Eigenkapital, Privatentnahmen und Ergebnis anzeigen. Finanzierungsübersicht Vollziehen Sie die Finanzierung Ihres Unternehmens nach! Wie hoch ist der Anteil von Eigenkapital, wie hoch der von Fremdkapital? Investitionsübersicht Welche Investitionen in langfristige Gebrauchsgüter wurden getätigt? Wie viel Geld wurde für Technikausstattung ausgegeben, wie viel für Betriebs- oder Geschäftsausstattung? Ob Sie noch Kapazitäten für weitere Investitionen haben oder ob Ihr Bedarf gedeckt ist, können Sie mit Hilfe dieser Übersicht entscheiden. Ergebnisübersicht Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 8

8 Wie sind Ihre Ergebnisse? Lassen Sie sich Gewinne und Verluste detailliert anzeigen und prüfen Sie nach. Betrachten Sie auch die Verteilung von Umsätzen, Wareneinsatz und Kosten. So können Sie schnell feststellen, welche Aktionen sich gelohnt haben. Umsatzübersicht Jeder Unternehmer interessiert sich für die Entwicklung seiner Umsätze. Hier können Sie sich die Verteilung von Umsätzen, sonstigen Erträgen und Zinseinnahmen anzeigen lassen. In welchem Bereich haben sie den größten Gewinn gemacht und wie setzt er sich zusammen? Kostenübersicht Haben Sie Ihre laufenden Kosten im Griff? Ein Blick auf die Kostenübersicht wird Ihnen weiterhelfen! Lassen Sie sich umsatzabhängige (variable) Kosten und fixe Kosten anzeigen. Sie können dabei die Verteilung der Kosten auf den Wareneinsatz, den Personalaufwand, die Betriebskosten und die Zinsaufwendungen betrachten. Lassen sich an einer Stelle Kosten einsparen? Kunden-Umsatzstatistik Wer sind Ihre besten Kunden? In dieser Statistik können Sie sich Ihre Umsätze pro Kunde anzeigen lassen und so entscheiden, welcher Kunde ein A-, B- oder C-Kunde wird. Lieferanten-Statistik Wer sind Ihre wichtigsten Lieferanten? Diese Statistik gibt Auskunft über alle Umsätze, die Lieferanten mit Ihrem Unternehmen gemacht haben. Sind die Umsätze der Lieferanten gleichmäßig verteilt oder hat ein Lieferant Übergewicht? Mit einem regelmäßigen Check Ihrer Statistik können Sie z.b. Abhängigkeiten vermeiden oder Rabatte aushandeln. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 8