Anleitung RIA-Portal. Anmeldung über folgende Internetseite: Login. Benutzer und Passwort eingeben (wird von der SPV zugestellt)

Transkript

1 Anleitung RIA-Portal Anmeldung über folgende Internetseite: Login Benutzer und Passwort eingeben (wird von der SPV zugestellt) (bei der ersten Anmeldung muss das Passwort geändert werden) Stand: 17. Mai 2010 Kantonsstrasse 40 Telefon CH-6207 Nottwil Telefax PC

2 Adresssuche Unter Kontakte können die Mitglieder gesucht werden. Bei Suche nach können Mitglieder nach Adressfelder z.b. Name, Vorname, Firma, Strasse, PLZ, und Ort gesucht werden. Unter Erweiterte Suche kann auch via Mitgliedernummer etc. gesucht werden. Mit der Filter-Funktion werden die Mitgliederkategorien angezeigt. Mit Klick auf die jeweilige Mitgliederkategorie werden die entsprechenden Mitglieder geordnet (z.b. Aktivmitglied). Um die inaktiven Adressen (hellgrau) wegzulassen, kann bei Merkmal gültig per ein aktuelles Datum gesetzt werden. Anleitung RIA-Portal_de Seite 2/12

3 Aufnahme Bevor die Person neu erfasst wird, muss geprüft werden, ob diese Person nicht bereits in der Datenbank besteht (siehe Adresssuche). Wenn die Adresse gefunden wird und hellgrau erscheint, diese mit x aktivieren. Falls nicht, kann die Person neu erfasst werden. Die Maske vollständig ausfüllen: Mitgliedernummer wird automatisch erteilt Korrespondenzsprache wählen Geschlecht wählen Anrede wählen Name (bei Heirat: lediger Name für die Adresssuche stehen lassen, z.b. Meier-Reuse) und Vorname eingeben Strasse eingeben und mit Lupe kontrollieren, allenfalls mit PLZ die richte Ortschaft wählen. Strassennummer eingeben (in das erste Feld die Nummer und in das zweite Feld evtl. den Buchstaben) PLZ eingeben und mit Lupe kontrollieren Ortschaft wird danach automatisch gewählt, falls pro PLZ mehrere Ortschaften möglich sind, die entsprechende anwählen. Postfach, falls vorhanden eingeben (Achtung Postfach und Nr. schreiben - z.b. Postfach 210) Postfach PLZ/Ort nur eingeben, wenn das Postfach nicht am Wohnort ist, respektive eine andere Postleitzahl hat. ACHTUNG! Das System macht nach diesen Eingaben automatisch einen Dublettenabgleich, es prüft: ob diese Person im Datenstamm der Zentrale SPV bereits vorhanden ist. Wenn diese Person bereits erfasst ist, wird dies angezeigt (Dublette (1)). Anleitung RIA-Portal_de Seite 3/12

4 Mit Klick auf dieses Feld kann geprüft werden, ob diese Dublette der gewünschten Person entspricht. Wenn ja, bitte anwählen. Falls eine Dublette angewählt wird, werden alle bereits ausgefüllten Felder angezeigt. Telefon-/Faxnummern und adresse, etc. ausfüllen (Eingabe Telefonnummer bitte mit Leerschlag: z.b / Ausland: ) Kanton wird automatisch ergänzt Geburtsdatum eingeben (Tag Monat Jahr - z.b ) Unter Erweitert können zusätzliche Angaben eingetragen werden. Die Nationalität muss mit den hinterlegten Landeszeichen eingetragen werden (via Lupe oder durch Doppelklick auf das Feld - Land eingeben und suchen - anschliessend das gewünschte Land wählen). Zivilstand wenn bekannt eingeben. Text-Feld bitte leer lassen. Danach diese Maske mit OK verlassen. (Bei Doppelklick auf die Nationalität erscheint diese Maske, hier kann das gewünschte Land gesucht und angewählt werden. Es ist geplant, dass bei der Landesauswahl auch eine Lupe hinterlegt wird, welches direkt diese Suchmaske öffnet ohne Doppelklick.) Anleitung RIA-Portal_de Seite 4/12

5 Wenn die Kontaktangaben ausgefüllt sind, können die entsprechenden Mitgliedschaften erfasst werden: Auf Merkmale klicken. Das System fragt automatisch, ob die bisher erfassten Daten gespeichert werden sollen. Mit ja bestätigen. Symbol Neues Merkmal erfassen anklicken Mitgliedschaftskategorie anwählen (z.b. Passivmitglied) Unter Personalien können die bereits erfassten Daten kontrolliert und ergänzt werden. Zusätzlich muss unter den weiteren Angaben erfasst werden, ob jemand im Rollstuhl ist: Die anderen Felder sind fakultativ. Bei Ja unter Animation/Breitensport werden von der SPV automatisch Unterlagen diesbezüglich zugestellt. Anleitung RIA-Portal_de Seite 5/12

6 Unter Behinderung müssen folgende Felder ausgefüllt werden: Behinderung Gemäss Auswahlliste (auch keine Behinderung in Auswahl) Läsion Eingabe wenn bekannt sonst unbekannt schreiben Läsionstyp Gemäss Auswahlliste Ursache Gemäss Auswahlliste Datum Datum der Behinderung, falls unbekannt, Eingabepflicht, daher eingeben Details zur Ursache Auf Wunsch eintragen wie z.b. Autounfall, etc. Rehabilitiert in Eingabe z.b. SPZ oder Balgrist, etc., wenn unbekannt, Eingabepflicht, daher unbekannt stehen lassen. Unter Mitgliedschaft müssen folgende Felder ausgefüllt werden: Eintrittsgrund Aufnahme durch RC wählen (bitte nicht ändern) Gültig ab Immer den ersten des Monats wählen (Muss). Publikation Gemäss Auswahlliste die Sprache des Paracontacts wählen. Anzahl Exemplare 1 stehen lassen Anleitung RIA-Portal_de Seite 6/12

7 Weitere Felder wie Rechnungsart oder Zahlungskonditionen, etc. sind bis auf Weiteres inaktiv. JETZT SPEICHERN! Falls Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind, wird das System beim Speichern eine Fehlermeldung zeigen. Bitte die aufgeführten Punkte ergänzen und erneut speichern. Anleitung RIA-Portal_de Seite 7/12

8 Austritte Mitglied suchen, gemäss Adresssuche. Gewünschte Person mit Doppelklick oder mit Symbol Adresse öffnen/ändern anwählen Auf Merkmale klicken Anschliessend die gewünschte Mitgliedschaft doppelklicken: Unter Mitgliedschaft den Kündigungsgrund (gem. Auswahlliste) wählen: Austritt gem. DV 09 wird ausschliesslich von der SPV benutzt Austritte Normaler Austritt Gestorben Todesfallmeldung Unbekannte Adresse Postrückleitungen ohne neue Adressangaben Kündigung per: Hier muss immer der letzte Tag des jeweiligen Monats eingetragen werden (automatischer Vorschlag). JETZT SPEICHERN! Falls Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind, wird das System beim Speichern eine Fehlermeldung zeigen. Bitte die aufgeführten Punkte ergänzen und erneut speichern. Anleitung RIA-Portal_de Seite 8/12

9 Workflow Workflow anklicken Unter Anzeige filtern nach werden die offenen Workflows, die sogenannten Tätigkeiten, welche noch durch die Rollstuhlclubs ausgeführt werden müssen, angezeigt: Mitgliedsaufnahme in Ordnung? (früher=kandidat) Über die Aussendienstmitarbeiter der SPV werden weiterhin Mitglieder für die Rollstuhlclubs akquiriert. Hier müssen die RC s die Kandidaten bestätigen oder ablehnen. Austritt Aktivmitglied zur Kenntnis genommen? Die Todesfallmeldungen aus Postrückleitungen, Mitteilungen per Telefon, etc. werden direkt bei der SPV eingetragen. Hier müssen die RC s die Kenntnisnahme der Austritte bestätigen. Und so können die Workflows (Tätigkeiten) erledigt werden: Die aufgelisteten Personen können mit Klick auf das Symbol Kontakt öffnen angeschaut werden. Anschliessend Workflow ausführen anklicken und die Antwort anwählen: Anleitung RIA-Portal_de Seite 9/12

10 z.b. beim Workflow: Mitgliedsaufnahme in Ordnung? (früher=kandidat) - Ja, ich bestätige die Aufnahme des Mitgliedes oder - Nein, ich lehne die Aufnahme des Mitgliedes ab Und auf Ausführen klicken. Anleitung RIA-Portal_de Seite 10/12

11 Adressänderungen Mitglied suchen und mit Doppelklick anwählen Die Änderungen vornehmen. Bei Adressänderungen muss das hinterlegte Strassenverzeichnis (Klick auf Lupe) berücksichtigt werden. Export von Adressen Nach dem die Klick auf das Feld Filter kann das Excel Symbol angeklickt werden. Auf der nächsten Maske muss als Export- Art: RIA: Adressexport Standard angewählt werden. Anschliessend Speicherort wählen und Dateiname eingeben und speichern. Die Datei wird automatisch erstellt In dieser Datei werden folgende Daten exportiert: $ Kundennummer Kontaktnummer (nicht relevant) Sprache Adressblock (mit Doppelklick auf dieses Feld kann die ganze Adresse gesehen werden) Briefanrede Briefanrede persönlich VIEL SPASS! Anleitung RIA-Portal_de Seite 11/12

12 Weitere Informationen Diese Anleitung wird fortlaufend von uns ergänzt und aktualisiert. Neue angepasste Anleitungen erhalten Sie von uns per . Bei einem Wechsel von einer SPV-Einzelmitgliedschaft zu ihrem Rollstuhlclub, bitten wir Sie, uns dies zu melden damit wir die Einzelmitgliedschaft aufheben können. Vielen Dank. Die Menüs Kampagnen, Selektionen und Informationen sind vorläufig nicht aktiviert. Wir werden Schritt für Schritt Anpassungen, Neuprogrammierungen melden, z.b. Zahlungen, etc. Bei Unsicherheiten bitten wir Sie, uns direkt zu Kontaktieren unter Tel oder oder SPV-Mitteilung: Durch die neue Software (Adressübernahme) kann es zu Abweichungen bei der Anzahl von Mitgliedern kommen. Der Grund dafür ist, dass früher nicht genaue Angaben erfasst worden sind wie z.b. das Austrittsdatum, der Austrittsgrund, etc.. Daher bitten wir Sie, alle ihre Mitglieder genau zu prüfen und uns allfällige Fehler sofort zu melden oder allenfalls selber zu ergänzen. Wir bitten um Kenntnisnahme und hoffen auf bald vollständige Daten. HERZLICHEN DANK FÜR DIE GUTE ZUSAMMENARBEIT. Anleitung RIA-Portal_de Seite 12/12