Wissen der Organisation

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1 nach DIN EN ISO 9001:2015 Dipl.-Ing. (FH) Stephan Joseph Folie Nr Die Organisation muss das Wissen bestimmen, das benötigt wird, um ihre Prozesse durchzuführen und um die Konformität von Produkten und Dienstleistungen zu erreichen. Dieses Wissen muss aufrechterhalten und in erforderlichem Umfang zur Verfügung gestellt werden. Beim Umgang mit sich ändernden Erfordernissen und Entwicklungstendenzen muss die Organisation ihr momentanes Wissen berücksichtigen und bestimmen, auf welche Weise jegliches notwendige Zusatzwissen und erforderliche Aktualisierungen erlangt oder darauf zugegriffen werden kann. Hinweis: In der Normmatrix ISO 9001:2008 <> ISO 9001:2015 ist dies die einzige Anforderung, zu der es 2008 keinen Bezug gibt. AUFGABE Warum hat die ISO 9001:2015 diese Anforderung ergänzt? Folie Nr. 2 Stand: Dezember 2016 Stephan Joseph Seite Nr. 1

2 Anmerkung 1 und Definition nach ISO 9001 ANMERKUNG 1: Das ist das Wissen, das organisationsspezifisch ist; es wird erlangt durch Erfahrung. Es sind Informationen, die im Hinblick auf das Erreichen der Ziele der Organisation angewendet und ausgetauscht werden. Definition nach ISO 9000: Wissen: Verfügbare Sammlung von Informationen, die eine berechtigte Überzeugung darstellen und mit großer Sicherheit wahr sind. Information: Daten mit Bedeutung Daten: Fakten über ein Objekt Objekt: Einheit; Etwas Wahrnehmbares oder Vorstellbares Wissen: Verfügbare Sammlung von Fakten über etwas Wahrnehmbares oder Vorstellbares mit Bedeutung, die eine berechtigte Überzeugung darstellen und mit großer Sicherheit wahr sind. Folie Nr. 3 Anmerkung 2 ANMERKUNG 2 Das kann auf Folgendem basieren: a) auf internen Quellen (z. B. geistiges Eigentum, aus Erfahrungen gesammeltes Wissen, Lektionen aus Fehlern und erfolgreichen Projekten, Erfassen und Austausch von nicht dokumentiertem Wissen und Erfahrung, die Ergebnisse aus Verbesserungen von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen); b) auf externen Quellen (z. B. Normen, Hochschulen, Konferenzen, Wissenserwerb durch Kunden oder externe Anbieter). Folie Nr. 4 Stand: Dezember 2016 Stephan Joseph Seite Nr. 2

3 Auszug aus dem Anhang A der ISO 9001 In Abschnitt behandelt diese Internationale Norm die Notwendigkeit, den Wissensstand zu bestimmen und zu steuern, der von der Organisation aufrechterhalten wird, um sicherzustellen, dass sie dadurch die Konformität der Produkte und Dienstleistungen erreichen kann. Anforderungen in Bezug auf das wurden aus folgenden Gründen aufgenommen: a) Schutz der Organisation vor Wissensverlust, z. B.: - aufgrund von Mitarbeiterfluktuation; - durch Fehler beim Erfassen und Austausch von Informationen. b) Ermutigen der Organisation zum Wissenserwerb, z. B.: - Lernen aus Erfahrungen; - Mentoring (Beratung); - Leistungsvergleich. Folie Nr. 5 Wissen als Teilaspekt der Kompetenz Einstellung Einstellung: Motivation, Sensibilität zum Thema Qualität, Grundhaltung, Wissen: Theoretische Hintergründe, Verständnis für Zusammenhänge, Wissen Können Folie Nr. 6 Können: Praktische Umsetzung, das Machen, Kompetente Mitarbeiter verfügen über das notwendige Wissen, haben Können erworben und haben die richtige Einstellung. Stand: Dezember 2016 Stephan Joseph Seite Nr. 3

4 7.3 Bewusstsein Die Organisation muss Sicherstellen, dass die relevanten Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, sich Folgendem bewusst sind: a) der Qualitätspolitik; b) der relevanten Qualitätsziele; c) ihres Beitrags zur Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, einschließlich der Vorteile einer verbesserten Qualitätsleistung; d) der Folgen einer Nichterfüllung der Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems. AUFGABE Diskutieren Sie mögliche Aktionen, um das Qualitätsbewusstsein in Ihrer Organisation zu verbessern. Folie Nr. 7 Dokumentierte Informationen Auszug aus dem Anhang A der ISO 9001 Im Rahmen der Angleichung an andere Normen zu Managementsystemen wurde ein einheitlicher Abschnitt über dokumentierte Information ohne bedeutende Änderung oder Ergänzung aufgenommen. An den Stellen in ISO 9001:2008, an denen eine bestimmte Terminologie verwendet wurde, z. B. Dokument oder dokumentierte Verfahren, Qualitätsmanagementhandbuch oder Qualitätsmanagementplan, legt diese Ausgabe dieser Internationalen Norm Anforderungen zum Aufrechterhalten dokumentierter Informationen fest. An den Stellen in ISO 9001:2008, an denen die Benennung Aufzeichnungen verwendet wurde, um Dokumente zu betiteln, die für den Nachweis der Konformität mit den Anforderungen benötigt werden, wird dies nun als Anforderung zur Aufbewahrung dokumentierter Information angegeben. Die Organisation ist dafür verantwortlich, zu bestimmen, was aufzubewahren ist, die Zeitspanne für die Aufbewahrung und welche Medien für die Aufbewahrung zu verwenden sind. Eine Anforderung zur Aufrechterhaltung von dokumentierter Information schließt die Möglichkeit nicht aus, dass die Organisation dieselbe dokumentierte Information aus einem bestimmten Grund auch aufbewahren muss, z. B. zur Aufbewahrung älterer Versionen dieser dokumentierten Information. An den Stellen dieser Internationalen Norm, an denen auf Information anstatt auf dokumentierte Information verwiesen wird (z. B. in 4.1 Die Organisation muss Informationen über diese externen und internen Themen überwachen und überprüfen. ) besteht in diesen Fällen keine Anforderung, dass diese Information zu dokumentieren ist. In solchen Situationen kann die Organisation entscheiden, ob es notwendig oder angemessen ist, eine dokumentierte Information aufrechtzuerhalten. Folie Nr. 8 Stand: Dezember 2016 Stephan Joseph Seite Nr. 4

5 Empfehlung zum in 5 Schritten 1) Listen Sie auf, wo in Ihrer Organisation Wissen dokumentiert ist. Managementsystemdokumentation (Verfahren, Anweisungen, Checklisten, ) Projektdokumentation (Pläne, APQP, FMEAs, PLPs, ) Datenbanken (CSR-Portale, Normensammlung, Hausstandards, ) Aufzeichnungen (Zeichnungsarchiv, Nachbetrachtung, Analyseergebnisse, ) Fachmagazine Protokolle von Meetings 2) Listen Sie auf, wo in Ihrer Organisation Wissen ohne Dokumentation geteilt wird. Meetings (Teammeetings, Workshops, Teeküche, ) Einarbeitung für bestimmte Aufgaben Folie Nr. 9 Empfehlung zum in 5 Schritten 3) Prüfen Sie, ob Wissen fehlt. Neue Technologie (Maschinen, EDV, TK-Anlage, ) Neue Produkte / Dienstleistungen (z.b. durch Innnovation, Erweiterung, neue Branche, ) 4) Prüfen Sie, ob Wissen gefährdet ist. Demographie, Fluktuation, Krankenstand, Experten (Einzelpersonen mit Spezialwissen) Datensicherung (Reproduzierbarkeit, Auffindbarkeit, Lesbarkeit) 5) Stellen Sie im Rahmen der Managementbewertung Ihren Handlungsbedarf fest. Dokumentationsbedarf, Digitalisierung Personalentwicklung bzw. aktuell kein Handlungsbedarf Folie Nr. 10 Stand: Dezember 2016 Stephan Joseph Seite Nr. 5

6 Ihr Referent Dipl.-Ing. (FH) Stephan Joseph Berater Trainer Mediator Schwerpunkte Telefon +49 (0) Mobil +49 (0) Mail Web Blog Post Heinrich-Claes-Straße Leverkusen Aufbau und Optimierung von Managementsystemen (Qualität, Umwelt, Arbeits- und Gesundheitsschutz). Seminare und Workshops zu Managementmethoden (Prozessmanagement, Kennzahlensysteme, ). Moderation von Workshops (z.b. Q-Zirkel, KVP-Teams, Gruppenarbeit, ). Schulung von Qualitätstechniken (Audits, Q-Werkzeuge, Automotive Core Tools, ). Kommunikationstraining (Schlagfertigkeit, Konfliktlösung, Präsentation, Verkauf, ). Coaching von Führungskräften (Unternehmenskultur, Führungsaufgaben und -werkzeuge, ). Mediation (Einvernehmliche Bewältigung von Konflikten innerhalb, außerhalb oder zwischen Organisationen). Folie Nr. 11 Stand: Dezember 2016 Stephan Joseph Seite Nr. 6