BASF IT Services B.V. Human Resources Services

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1 Human Resources Services April 2002/ Page 1

2 Einsatz von Lotus Notes zur Geschäftsprozeßoptimierung - Was haben wir gemacht? - Was haben wir gelernt? - Was macht Lotus Notes einzigartig? April 2002/ Page 2

3 Problem: Datenkonsolidierung für das Personalcontrolling Zugänge Einstellungen Rückkehrer (ruhendes Arbeitsverhältnis) interne Wechsel Abgänge Austritte Wechsel in ruhende Arbeitsverhältnisse interne Wechsel Berichterstattung Personalstand Vorausschau Veränderungen April 2002/ Page 3

4 Geschäftsprozeßanalyse - Beispiel: Stellenbesetzung 7. abschließen 6. abwickeln 5. entscheiden Bewerber Azubi BW/ZW E+K Intern IST 1. erstellen 2. genehmigen 3. bearbeiten 4. disponieren BR April 2002/ Page 4

5 Vorgang : organisatorische Sicht Informationen sammeln Dokumente erstellen Alternativen erarbeiten Diskussionen führen Entscheidungen treffen Dokumente erstellen Dokumente archivieren Daten erfassen April 2002/ Page 5

6 Parallelisierung bisheriger Ablauf Ablauf mit Notes Auftrag Abschluß Auftrag Information Beratung Zustimmung Durchführung Entscheidung Abschluss April 2002/ Page 6

7 Entscheidungsfindung: Modell Marktplatz Beispiel: Stellenbesetzung Angebot Stelle 01 Stelle 04 Stelle 13 Stelle 29 Stelle 33 Nachfrage Bewerber Azubi BW/ZW E+K Intern IST Abwicklung April 2002/ Page 7

8 Betriebliches Vorschlagswesen per Vorschlag Gutachten SAP-HR Stammdaten Abrechnung Datenbank Vorschläge Lotus Notes Auswerten Steuern Gutachten erstellen April 2002/ Page 8

9 Lesson learned 1 April 2002/ Page 9

10 Problem: Datenkonsolidierung im Personalcontrolling Zugänge Einstellungen Rückkehrer (ruhendes Arbeitsverhältnis) interne Wechsel Abgänge Austritte Wechsel in ruhende Arbeitsverhältnisse interne Wechsel Berichterstattung Personalstand Vorausschau Veränderungen April 2002/ Page 10

11 Problem: Altersteilzeit Lotus Notes SAP HR Altersteilzeit abwickeln Auswertungen erstellen Potential prüfen Berechnungen erstellen Gespräche vereinbaren und führen Entscheidung treffen Vertrag erstellen April 2002/ Page 11

12 Vorteile der Replikation Lotus Notes-Anwendungen können optimal für einzelne Prozesse massgeschneidert und weiterentwickelt werden Bedienerfreundlichkeit hohes Entwicklungstempo einfache Berechtigungskonzepte begünstigt Modulcharakter der Anwendungslandschaft geringer Overhead minimierbarer Abstimmungsaufwand einfache Erweiterbarkeit Infrastruktur kein Hindernis zur Informatisierung Diskussionsforen Mobile Arbeitsplätze einfach integrierbar Projektmanagement Handbücher einfach aktualisierbar / verteilbar April 2002/ Page 12

13 Lesson learned 2 April 2002/ Page 13

14 April 2002/ Page 14

15 April 2002/ Page 15

16 Problem: Wie finde ich einen Textabschnitt? Lose-Blatt-Sammlungen / Handbücher strukturiert aber wo finde ich die Antwort auf meine Frage? Erweiterte Suchleiste Welcher Anwender nutzt sie? Sortierung nach Relevanz? Wieviel Anwender kennen diese Funktion? Unscharfe Suchbegriffe Welcher Anwender kennt sie? Welcher Entwickler setzt auf diese Möglichkeiten? April 2002/ Page 16

17 Lesson learned 3 April 2002/ Page 17

18 Reisekostenabrechnung Mitarbeiter oder Beauftragter erfasst Abrechnung - Ausdruck Belege und Ausdruck scannen RM-System an Vorgesetzten Mitarbeiter unterschreibt Abrechnung April 2002/ Page 18

19 Bewerberabwicklung und Bewerberauswahl LOTUS- NOTES Termine vereinbaren Gespräche führen Auswählen Vertrag erstellen SAP HR Prüfen Bescheide erstellen Vorselektion April 2002/ Page 19

20 Pull & Push statt Workflow! Pull & Push Pull einfach durch Ansichten realisierbar Push: die Erinnerung oder Information über ! Selbstorganisation der Teams möglich Flexibilisierung der Abläufe ohne IT-Aufwand Aufgabenverteilung nach Auslastung Ausnahmetatbestände als Push realisieren April 2002/ Page 20

21 Lesson learned 4 April 2002/ Page 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen? April 2002/ Page 22

23 Das Unternehmen im Überblick Gründung einer europaweiten BASF-IT-Organisation am 1. April 2001 Hauptsitz in Wädenswil (Schweiz) Integration verschiedener europäischer IT-Organisationen der BASF: BASF AG, BASF Schwarzheide, Elastogran BASF Computer Services (mehrere Gesellschaften) BMS Spanien BIS Italien Rund 2000 Mitarbeiter Bevorzugter IT-Dienstleister für die Unternehmen der BASF-Gruppe in Europa Umsatz über 400 Mio. Euro April 2002/ Page 23

24 Mitarbeiter & Standorte (Stand 31. Oktober 2001) Region I: D, A, CH, PL, CZ, SK, H (1503 Mitarbeiter ) II Region II: UK, Ireland, DK, Nordic (111 Mitarbeiter) Region IV: E, P (53 Mitarbeiter) Gesamt: 1872 Mitarbeiter Änderungen nach dem 31. Oktober sind nicht beinhaltet IV III I V Region III: B, F, NL (163 Mitarbeiter) Region V: I, GR (42 Mitarbeiter) April 2002/ Page 24

25 Human Resources Services Unser Leistungsangebot Wir erbringen personalwirtschaftliche Dienstleistungen zur Administration, Abrechnung, zu dem Einsatz und der Entwicklung von Mitarbeitern Dabei verstehen wir uns als Partner der Personalabteilung Unsere Leistungen basieren auf dem Einsatz der Software SAP HR und Lotus Notes Domino Der Schwerpunkt der Leistungen liegt im Betreiben von Anwendungssystemen (ASP) und der vollständigen Abwicklung von mitarbeiterbezogenen Dienstleistungen (BSP) Zusätzlich führen wir Einführungs- und Migrationsprojekte auf SAP HR durch und beraten bei der Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse April 2002/ Page 25

26 Unsere Ziele Im Betreiben von personalwirtschaftlichen Anwendungen und Erstellen von Businessleistungen Benchmarks zu setzen Unseren Kunden zeitgemäße Leistungen zu attraktiven Bedingungen anzubieten und ihnen damit zu ermöglichen sich auf ihre Wertschöpfung zu konzentrieren ihre Investitionskosten zu verringern ihre Fixkosten zu variabilisieren Uns als leistungsstarken Partner für personalwirtschaftliche Dienstleistungen am Markt zu etablieren April 2002/ Page 26

27 BASF IT Services GmbH Human Resources Services Telefon Mobil Service-Hotline Human Resources Services Telefon 0800 BESTinHR oder April 2002/ Page 27