der easysoft. - SMS -> Microsoft-Outlook-Schnittstelle zur Übergabe von Unterrichtsterminen in den persönlichen Outlook-Kalender

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1 der easysft. - SMS -> Micrsft-Outlk-Schnittstelle zur Übergabe vn Unterrichtsterminen in den persönlichen Outlk-Kalender Aktuelle Versin: Verfasser: Jchen Kuhla Datum: Einleitung: Die easysft. - SMS -> MS-Outlk-Schnittstelle zur Übergabe vn Unterrichtsterminen in den persönlichen Outlk-Kalender (SMS-OL-Schnittstelle) besteht aus zwei Kmpnenten. Ein easysft. - ER3-Bericht (im Weiteren ER3) liest aus dem Stundenplan Unterrichtsereignisse aus. Diese werden in eine MS-EXCEL-Datei exprtiert. Ein VBA-Makr für MS-Outlk (im Weiteren Makr) greift auf diese Datei zu und verarbeitet sie zeilenweise. Wird eine Übereinstimmung zwischen der Kennung des übergebenen Lehrenden und dem aktuellen Outlk-Nutzer (DefaultUser) festgestellt, werden die Unterrichtinfrmatinen in einen Outlk-Termin geschrieben. Bei weiteren Imprten werden immer zunächst die Outlk-Unterricht-Termine gelöscht, die zeitlich nach dem ersten zu imprtierenden Unterricht im Bestand sind. S ist immer gewährleistet, dass es nicht zu Unterrichtsüberschneidungen, veralteten Einträgen der inhaltlich falschen Datenpaketen kmmt (einfache Frm einer Einwege Synchrnisatin). Installatin Allgemein: Imprt und Knfiguratin der Kmpnenten sllten vn erfahrenen und ausreichend berechtigten Benutzern ausgeführt werden. In den nachflgend aufgelisteten Einzelschritten sind teilweise Aktinen zusammengefasst, die ihrerseits aus einer Vielzahl vn Einzelschritten bestehen. Die SMS- der Outlk- Beauftragten können diese Kmplexe jedch in Einzelschritte auflösen. Installatin: Expandieren des Installatinsarchivs in einen lkalen Ordner (z.b. C:\COO.LA) ER3: Start vn easysft. -SMS (im Weiteren SMS) mit SuperUser-Lgin Klick auf [Berichte Galerie] Klick auf [Austausch] Klick auf [Berichtsdefinitin imprtieren] Verweis des Dateibrwsers auf den Installatinsrdner Markieren der Berichtedefinitin (c.la_outlk-stundenplan_ er3) Klick auf [Öffnen] Februar 2013 Seite 1 vn 9

2 Bereitstellung des ER3 in der SMS-Startleiste: Falls nicht aktiviert, wird die Startleiste am Startbildschirm aus dem Kntextmenü eingeblendet Klick im Kntextmenü auf [Startleiste einstellen] Öffnen der Gruppe ER3-Berichte im Baummenü Markieren des ER3 { c.la Outlk Stundenplan Verfügbarkeit vn ER3 in der Startleiste Makr: Start vn MS-Outlk Einblenden der Entwicklertls über die Menüband-Knfiguratin Öffnen vn Visual Basic aus dem Entwicklertls-Menüband Klick auf [Datei] [Datei imprtieren] Aufsuchen, markieren und Öffnen des Makrs Imprt_EXCEL_nach_Kalender.bas Klick auf [Extras] [Verweise ] Fähnchen bei Windws Script Hst Object Mdel setzen (falls leer) Fähnchen bei Micrsft Office 15.0 Object Library setzen (falls leer) Verweise schließen mit Klick auf [OK] Anpassung der Variablen unter strfilepath in Public Sub ImprtUnterrichtAppintments() (Bereich Knstantendeklaratin ). Hier muss der festgelegte Speicherpfad der vn SMS exprtierten Übergabedatei eingetragen werden. Empfehlung: Platzierung in einem vn allen Nutzern erreichbaren Netzwerkrdner (ggf. mit Mapping) -> \\FileServer\c.la\UnterrichtNachOL.xlsx der F:\UnterrichtNachOL.xlsx Die Anzeige vn Hinweisen bei Ausführung einzelner Prjektschritte (Beginn Löschung und Beginn Übernahme) kann durch Setzen vn gbmeldungen = False im Bereich Knstantendeklaratin unterdrückt werden. Wir empfehlen, die Makrs für den leichteren Zugriff im Menüband zu verknüpfen. Das geht unter Office 2010 und neuer s (Beispiel): Klick mit der rechten Maustaste in das Menüband Auswahl vn Menüband anpassen aus dem Kntextmenü Klick auf [Neue Registerkarte] Februar 2013 Seite 2 vn 9

3 Neue Registerkarte umbenennen (z.b. COO.LA ) Neue Gruppe umbenennen (z.b. COO.LA Makrs ) In der Auswahl unter Spalte Befehle Auswählen Makrs einstellen Nacheinander die beiden SMS-UnterrichtImprt Makrs [Hinzufügen] [Umbenennen] der neuen Einträge, ggf. mit sprechendem Symbl: SMS_UnterrichtImprt.ImprtUnterrichtAppintments = Unterricht imprtieren SMS_UnterrichtImprt.BereinigenUnterrichtAppintments = Unterricht nur löschen Spätestens nach einem Outlk-Neustart sllten nun die Startschaltflächen der Makrs im Outlk- Menüband verfügbar sein. Das System ist damit einsatzfähig. Februar 2013 Seite 3 vn 9

4 Exprt vn Stundenplandaten: Zum Exprt der Stundenplandaten wird der ER3 ausgeführt. Die Berichtsdefinitin ist s eingestellt, dass alle Unterrichtsereignisse beginnend mit dem aktuellen Tag exprtiert werden. Das Setzen eines Kursfilters ist möglich, in aller Regel jedch nicht erfrderlich. Ausführungsbildschirm des ER3 Es genügt, die Schaltfläche [Setzen] auszulösen und die Fertigstellung des Ergebnisses abzuwarten. In diesem Zustand können die Daten geprüft werden. Bei sauberer Führung des Datenbestands dürfte sich das allerdings erübrigen. Im nächsten Schritt werden die Daten in eine EXCEL-Datei exprtiert. Hierzu im Menüband in der Gruppe Exprt auf das Datei-Exprtsymbl klicken (symblisiert durch weißes Blatt und Suffix-Banner (z.b. PDF)). Aus der angezeigten Liste der möglichen Frmate EXCEL 2007 Dkument wählen (Alternativ das zur installierten EXCEL-Versin passende Frmat). Es öffnet sich der Dialg der EXCEL-Optinen. EXCEL-Exprt-Optinen Februar 2013 Seite 4 vn 9

5 Der Dialg kann hne weitere Einstellungen bestätigt werden. Es öffnet sich der Dateibrwser, über den Ablagert und Dateiname bestimmt werden können. Dateiexplrer zum Speichern der Exprtdatei Wenn nicht bereits gewährleistet, wird nun der Ablagerdner gesucht. Der Dateiname entspricht dem internen Berichtenamen und kann s belassen werden. Der Pfad (Weg zum Ablagerdner und Dateinamen) muss mit dem im Makr festgelegten Pfad übereinstimmen (siehe ben). Nach Klick auf [Speichern] ist der Exprt-Vrgang abgeschlssen. Februar 2013 Seite 5 vn 9

6 Übernahme der Exprtdaten in die persönlichen Kalender Im nächsten Kmplex übernehmen die Outlk-Nutzer ihre Daten in die persönlichen Kalender. Hierzu wird das für diesen Zweck eingerichtete Menüband geöffnet und die Schaltfläche [Unterricht imprtieren] ausgelöst. Menüband im persönlichen Kalender Es flgen zwei Meldungen, die die Anwender über den Stand des Vrgangs infrmieren und jeweils lediglich mit OK bestätigt werden. (Diese Meldungen können durch Setzen der Knstanten gbmeldungen auf False unterdrückt werden. Siehe Installatin) Inf-Meldung Bereinigung Nach Bestätigung werden alle Kalendereinträge gelöscht, die größer der gleich dem Tag des ersten übergebenen Datensatzes sind und eine spezifische Markierung tragen, die einen Datensatz als imprtverursacht kennzeichnet. Alle Einträge mit Starttag *vr* diesem Stichtag und anderen Ursprungs (manuelle Einträge) werden geschnt. S ist sichergestellt, dass ältere Einträge und nicht-sms-stämmige Termine erhalten bleiben und auch später nch nachvllziehbar sind. Februar 2013 Seite 6 vn 9

7 Inf-Meldung Übernahme Nach Bestätigung der letzten Meldung sind die neuen Daten im persönlichen Kalender eingetragen. Da der betrffene Kalenderbereich im ersten Schritt bereinigt wurde, sind alle dem Stichtag flgenden SMS- Termine nun aktuell. Dppelungen der über die Schnittstelle ausgetauschten Termine können nicht auftreten. Bereinigung des persönlichen Kalenders *hne* Eintrag neuer Termine ist ebenfalls möglich. Das ist beispielsweise sinnvll, wenn ein Stundenplan vllständig überarbeitet werden muss und ältere Übernahmen bis zur Freigabe der krrigierten Daten für Verwirrung srgen könnten. Das Makr Unterrichtstermine *nur* löschen übernimmt diese Aufgabe. Da kein Stichtag aus dem Exprt bezgen werden kann, ist der Bezugs- der Starttag immer Heute. Wird nach Abschluss des Imprtvrgangs flgende Meldung angezeigt, Keine Termine aus der Schnittstelle übernmmen wurde kein Termin in den persönlichen Kalender eingelesen. Das kann verschiedene Ursachen haben: Für die übernehmenden Lehrenden ist kein Unterricht geplant. Es wurde kein Unterricht exprtiert, in dem die Lehrendenkennung mit der Outlk-Kennung übereinstimmt. Die aus SMS übergebene Kennung der Lehrenden ist die -Adresse der Standardanschrift. Diese muss zwingend im entsprechenden Adressfeld des SMS-Stammdatenbestandes eingetragen sein. Die in Outlk verwendete Kennung der angemeldeten Nutzerinnen ist die -Adresse des Standard- -Knts. Diese Adresszuweisungen garantieren höchste Sicherheit bei der Zurdnung vn Lehrenden zu Outlk- Nutzerinnen. Der Imprt verwendet deshalb diese Angaben zur Identifikatin. Februar 2013 Seite 7 vn 9

8 Festlegen des Outlk-Standard-Knts, wenn mehrere Adressen verwendet werden Das Fehlen einer Exprtdatei wird mit flgender Meldung angezeigt: Meldung bei fehlenderxlsx-datei Autmatische Ausführung des Outlk-Makr beim Start der Anwendung Das Anwendungsmdell geht davn aus, dass das Makr zur Übernahme vn Daten vn den Outlk- Nutzerinnen explizit gestartet wird. Dieses Verfahren bietet die beste Kntrlle. Allerdings bestehen s wieder Abhängigkeiten vn der Srgfalt der Anwenderinnen. Um sich hiervn unabhängig zu machen, kann das Makr an den Outlk-Start gekppelt werden. Die Datenübernahme würde dann in der Regel täglich sichergestellt. Gehen Sie s vr: Anlegen einer Windws-Startverknüpfung für Outlk Öffnen der Eigenschaften dieser Verknüpfung Februar 2013 Seite 8 vn 9

9 Ergänzen des Ziel-Ausdrucks durch den Kmmandzeilenparameter /autrun <makr> Beispiel (Ver ): "C:\Prgram Files\Micrsft Office\ffice15\OUTLOOK.EXE" /autrun ImprtUnterrichtAppintments Beispiel (Ver ): "C:\Prgram Files\Micrsft Office\ffice15\OUTLOOK.EXE" /autrun ImprtTermineNachOL Bitte beachten: Um das Makr rückfragefrei zu starten, muss der Parameter gbmeldungen (s..) auf False gesetzt werden Gegebenenfalls muss die Outlk-Makrsicherheit s eingestellt werden, dass Makrs ausgeführt werden dürfen Die Anwenderinnen sllten darauf vrbereitet werden, dass sich Betriebsbereitschaft vn Outlk leicht verzögert eintreten kann Eigenschaften der Start-Verknüpfung YuTube-Präsentatin: Februar 2013 Seite 9 vn 9