HW2 Einstellungen. Anwenderhandbuch HW2 Beleg

Transkript

1 Handbuch

2 Nach dem Update auf die Version 3.93 können Sie für Ihr Unternehmen auch den HW2-Beleg verwenden. Die Anforderungen, die von Seiten der Anwender an die Maske Belege gestellt werden, waren mit dem bisher zur Verfügung stehenden HW-Beleg nicht zu bewältigen. Wünsche wie, frei editierbare Texte, ohne Titel arbeiten oder auch Vor- und Nachtexte editieren, lässt der HW-Beleg technisch nicht zu. Um Ihren Wünschen aber gerecht zu werden, musste eine Lösung her. Wir bieten Ihnen daher die Maske HW2-Beleg an und erfüllen in ihr Ihre Vorgaben in Bezug auf freie Gestaltungsmöglichkeiten und einfachere Handhabung. Da in der Registerkarte Belegkopf etliche Auswahlfelder weggefallen sind und ansonsten nur die Registerkarte Position eine gründliche Reform erfuhr, finden Sie sich bestimmt schnell in dieser Maske zu Recht. HW2 Einstellungen Damit Ihnen die Maske HW2-Beleg zur Verfügung steht, muss in den Stammdaten in Ihrer Anwendergruppe eingestellt werden, ob Ihnen diese Maske angezeigt wird, ob Sie neu anlegen, speichern oder löschen dürfen. Speichern Sie diese Einstellung. Ebenfalls in den Stammdaten/Einstellungen/Optionen/HW stellen sich Ihre HW-Einstellungen nach einem Mausklick auf das Fernglas dar. Im untersten Feld in dieser Maske stellen Sie ein, ob Sie aus der Adresse über das Puzzle oder die rechte Maustaste in den bisher genutzten HW-Beleg oder in den neuen HW2-Beleg gelangen wollen. Wählen Sie hier auch eine Schriftart und Größe für Ihren HW-Beleg. Los, Titel, Positionen und Rapporte werden dann in dieser Schriftart im Beleg dargestellt und ausgedruckt. Eine manuelle Veränderung ist jederzeit möglich, mehr dazu erfahren Sie in 4. Belegpositionen. PC-forum GmbH 2

3 Speichern Sie diese Einstellung ab und starten Sie BIZS neu. Unter der Rubrik HW in der Navigationsleiste steht Ihnen jetzt die Maske HW2-Beleg zur Auswahl zur Verfügung. PC-forum GmbH 3

4 kopf Im Belegkopf werden alle Daten eingetragen, die eine Zuordnung des Belegs zu einem Kunden und evtl. Projekt ermöglichen. Aus den unter den Belegpositionen eingetragenen Daten erstellt BIZS eine zusammengefasste Kalkulation, die im Belegkopf unter Kurzanalyse gleich sichtbar ist. Belegart Nummer Datum Adresse Ansprechpartner Projekt Pro. Bez1, Bez2 Adressrelation Zahlungskondition Sachbearbeiter Lieferbedingung Auswahl aus Nummernkreisen Automatisch vergeben vom System Die Belegnummer der e kann auch nachträglich geändert werden. Dies ist allerdings nur den Benutzern möglich, die den Admin Haken in den Stammdaten/Mitarbeiter/Mitarbeiter besitzen. Wir weisen darauf hin, dass die Änderung der Rechnungsnummer einer bereits gestellten Rechnung gesetzlich verboten ist! Automatische Vergabe sonst manuelle Eingabe Zugehöriger Geschäftspartner Mitarbeiter des Geschäftspartners Zugehöriges Projekt Weitere Projektbezeichnungen Weitere Adresse z.b. Architekt Aus Stammdaten Eigener eingeloggter Mitarbeiter, automatische Eingabe Aus Stammdaten Belegformular Wahl des Formulars per Drop-Down hinterlegt in Stammdaten PC-forum GmbH 4

5 Aufmaß drucken Kreditlimit Status Wiedervorlage Fälligkeit netto Lieferdatum Kurzanalyse Zeit Material Gerät Fremd Lohn AZ/SZ Brutto Einstellungsmöglichkeit für Ausdruck Wert aus Adresse FIBU/Bank Per DropDown wählbar Wird in MyBIZS angezeigt Wird berechnet aus Belegdatum und Zahlungskonditionen Aus Lieferschein Kurzanalyse Arbeitszeiten Einsatzzeiten Zusammenfassung Kurzanalyse Materialeinsatz Zusammenfassung Kurzanalyse Geräteeinsatz Zusammenfassung Kurzanalyse Fremdfirmen- Leistung Zusammenfassung Kurzanalyse Löhne Zusammenfassung Kalkulationswerte HW2 Vortext Unter dem Reiter Vortext können Texte für Angebot, Lieferschein, Rechnung usw. angelegt bzw. aufgerufen werden. Die Eingabe eines Textes erfolgt im Textfeld Vortext. Dabei haben Sie die Möglichkeit folgende Textmarken zu verwenden, um spezifische Informationen im Vortext angeben zu können. #DATUM# #MA_NAME1# #MA_NAME2# #MA_TELEFON# #MA_MAIL#" #BRIEFANREDE# #NAME1# #NAME2# #NAME3# #STRASSe# #PLZ# PC-forum GmbH 5

6 #ORT# #GUELTIG_BIS# Wenn Sie den erstellten Text dann auch für andere Belege verwenden möchten, klicken Sie auf Text in Stammdaten übernehmen. Aus dem Baum heraus können Sie schnell den richtigen Text auswählen. Mit einem Doppelklick innerhalb des Textfeldes lässt sich der eingefügte Vortext auch editieren. Vortext Textbezeichnung Bezeichnung 1 Texte Briefanrede Zusammenstellung Feld für den aktuellen Textbaustein für den angelegten Beleg Name des Textes Weitere Textbezeichnung Eigentlicher Text zur Auswahl Standardisierte Anrede zum Übernehmen PC-forum GmbH 6

7 Belegpositionen Unter dem Reiter Belegpositionen werden Los, Titel, Artikel, Leistungen, Text oder Rabatt in den Beleg eingefügt. Das Los ist dem Titel übergeordnet, der Titel den Positionen. Die Darstellung geschieht verschiedenfarbig, damit die Gliederung deutlich wird. Titel Leistung Artikel Text Rapport Leistung Los Titel Artikel Text Rapport Es muss aber kein Los oder Titel angelegt werden, falls es sich zum Beispiel um eine Materiallieferung handelt, können Sie auch gleich den Artikel als Position eingeben. Wählen Sie unter K (Kennzeichen) aus, ob es sich bei dieser Position um ein Los, ein Titel, ein Artikel, eine Leistung, um Text oder um einen Rabatt handelt. Danach wählen Sie unter A (aktiv) aus, ob dieses Los, dieser Titel, dieser Artikel oder diese Leistung normal, alternativ (wird im Ausdruck als ***Alternativ*** gekennzeichnet, aber nicht kumuliert) oder inaktiv (wird nicht ausgedruckt) ist. Falls diese Position ein Artikel oder eine Leistung ist, können Sie mit Eingabe der Nummer die Position in den Beleg übernehmen. Falls die Nummer im Leistungs- oder Artikelstamm gesucht werden muss oder Sie über die Baumstruktur die Position einfügen wollen, klicken Sie mit der Maus auf den Pfeil nach rechts im Feld Nummer und es öffnet sich die Maske von HW-Artikel, bzw. HW- Leistung. PC-forum GmbH 7

8 Suchen Sie hier wie gewohnt und übernehmen Sie mit Verlassen den in der Maske geladenen Datensatz in den Beleg. Ergänzen Sie die Menge und ändern Sie (falls nötig) den Preis ab. Der Kalkpreis stammt aus der Kalkulation dieses Artikels oder dieser Leistung und kann daher nicht verändert werden. BIZS errechnet dann aus der Menge und dem Wert in Preis den Gesamtpreis. Falls Ihre Positionen einem Titel unterstehen, wird die Titelsumme errechnet, falls Ihre Titel einem Los unterstehen, wird die Lossumme aus den Titelsummen errechnet. Die Schriftart der Texte im HW2-Beleg legen Sie in den Stammdaten/Optionen/HW fest. Unabhängig davon können Sie jeden Text in den Positionen frei editieren. Klicken Sie dazu doppelt auf das kleine Feld am linken Tabellenrand. PC-forum GmbH 8

9 Daraufhin öffnet sich das RTF-Editierfenster. Die Änderung übernehmen Sie, in dem Sie das Fenster über das X wieder verlassen. Über das Puzzle-Symbol oder die rechte Maustaste öffnen Sie ein Kontext-Menü. Hier können Sie Rapporte übernehmen, das Projekt aktualisieren lassen oder die Positionen filtern. Außerdem lässt sich hier die Kalkulation ein- bzw. ausblenden. PC-forum GmbH 9

10 Bei eingeblendeter Kalkulation können Sie hier für den markierten Artikel ein Bild oder ein Aufmaß hinterlegen. Hier verbirgt sich eine Kurzkalkulation, mit der auf einen Blick eine Übersicht zu erhalten ist, wie die Kosten und der Gewinn verteilt sind. Im HW2-Beleg können Sie mehrfach Positionen markieren. Ziehen Sie dazu einfach bei gedrückter Maustaste den Mauszeiger am linken Tabellenrand über die zu markierenden Positionen oder, falls die zu markierenden Positionen nicht nebeneinander liegen, klicken Sie die betreffenden Positionen mit gedrückter STRG-Taste einzeln an. Auf der eingeblendeten Kalkulation finden Sie ein paar Funktionen, die dann für jede markierte Position gelten. Zum Beispiel legen Sie so fest, dass die markierten Positionen ohne Preise oder ohne Mengen ausgedruckt werden oder dass nach diesen Positionen jeweils ein Seitenumbruch erfolgen soll. HW2 Los- und Titelberechnung Die Berechnung kann im HW2-Beleg mehrschichtig erfolgen. Sie können ein Los mit untergeordneten Titeln anlegen. Titel können wieder aus Artikel, Leistungen oder Rapporten bestehen. Sie können einen Titel mit untergeordneten Positionen wie Artikel, Leistungen oder Rapporten erstellen. Sie können aber auch ohne Los und Titel arbeiten und direkt Artikel, Leistungen oder Rapporte einfügen. Die Summierung einer Position erfolgt im übergeordneten Titel, die Summierung eines Titels erfolgt im übergeordneten Los. Zur besseren Unterscheidung sind Los, Titel und Positionen verschiedenfarbig gekennzeichnet. HW2 Stückliste In der Stückliste werden die Positionen der Belegpositionen zusammengefasst nach den Rubriken: PC-forum GmbH 10

11 Artikel / Materialien Fremd - Leistungen Löhne eingesetzter Mitarbeiter Gerät: Maschinen, Fahrzeuge usw. Fremd Eine detaillierte Aufstellung entweder Gesamt oder nach den einzelnen Positionsarten erhalten Sie in der darunter stehenden Tabelle. HW2 Nachtext Unter dem Reiter Nachtext können Abschluss-Texte für Angebot, Lieferschein, Rechnung usw. angelegt bzw. aufgerufen werden wie auch für Vortexte. Die Eingabe eines Textes erfolgt im Textfeld Nachtext. Dabei haben Sie die Möglichkeit folgende Textmarken zu verwenden, um spezifische Informationen im Vortext angeben zu können. #DATUM# #MA_NAME1# #MA_NAME2# #MA_TELEFON# #MA_MAIL#" #BRIEFANREDE# #NAME1# #NAME2# #NAME3# #STRASSe# #PLZ# PC-forum GmbH 11

12 #ORT# #GUELTIG_BIS# Wenn Sie den erstellten Text dann auch für andere Belege verwenden möchten, klicken Sie auf Text in Stammdaten übernehmen. Aus dem Baum heraus können Sie schnell den richtigen Text auswählen. Mit einem Doppelklick innerhalb des Textfeldes lässt sich der eingefügte Vortext auch editieren. HW2 Ausdruck Nachdem ein Beleg erstellt wurde und die Kalkulation stimmt, wird der Beleg ausgedruckt. Hierfür bestehen zwei Möglichkeiten: Drucken. Über einen Klick auf das Drucker- Symbol wird der Druckauftrag direkt an den Standard- Drucker gesendet Auf dem Geschäftspapier gedruckt, ergibt sich ein ansprechendes Bild des Dokuments, mit dem jeder Betrieb einen guten Eindruck beim Kunden hinterlässt. Druck über Seitenvorschau. von den Standardeinstellungen abweichende Druckoptionen können hier veranlasst werden. Zum Beispiel kann ein anderer Papierschacht oder ein anderer Drucker angesteuert werden. PC-forum GmbH 12

13 Falls Sie eine Beleggruppe mit Ihrem Briefpapier als Hintergrund anlegen und auswählen, können Sie Belege direkt aus BIZS an Ihre Geschäftspartner als PDF senden. PC-forum GmbH 13

14 arten Angebot Das Angebot setzt sich zusammen aus dem Belegkopf, dem Vor- und Nachtext, den Belegpositionen und der Stückliste. Im Angebot ist der Kalkulationsteil wohl der Entscheidende, denn über diesen werden Kostendeckung und Gewinn gesteuert. Auftrag Aus dem Angebot wird ein Auftrag generiert, wenn der Kunde mit den Konditionen einverstanden ist und den Auftrag erteilt. Meist soll auch dem Kunden eine Auftragsbestätigung zukommen. Wenn der Auftrag nicht neu erstellt werden soll, dann kann er aus dem Angebot erstellt werden, indem das Angebot, auf dem der Auftrag beruhen soll, geöffnet wird. Dann wird im Belegkopf bei Weiterverarbeiten zu die entsprechende Belegart Auftrag ausgewählt. Schon ist aus dem Angebot der entsprechende Auftrag geworden. Nun noch abspeichern. Der Ausdruck eines Auftrages heißt Auftragsbestätigung. Wichtig: Nicht vergessen, die Texte dem Beleg entsprechend anzupassen, entweder neu anlegen oder auswählen aus den vorgefertigten Texten. Bei Änderungen können beliebige Positionen aus dem Auftrag gelöscht oder andere eingefügt werden. Einfügen einer neuen Position funktioniert wie bei der Erstellung des Angebots. Nach der Übernahme bitte speichern. Löschen funktioniert über die Anwahl der entsprechenden Position, indem der Pfeil vor der Zeile, die gelöscht werden soll, angeklickt wird, dann die Löschtaste (ENTF) oder (DEL) auf der Tastatur anklicken, im sich öffnenden Feld Löschen bestätigen. Die Zeile ist aus dem Formular verschwunden. Nach dem Abspeichern ist die Änderung übernommen. Die Änderung des Preises oder eines anderen Postens in einer Zeile erfolgt mit einem Doppelklick in das entsprechende Feld. Der alte Eintrag wird hier mit dem neuen einfach überschrieben. Nach dem Speichern ist die Änderung fest übernommen. Lieferschein Der Lieferschein wird einer Lieferung beigefügt, damit der Kunde ersehen kann, was in der Lieferung enthalten ist. Wenn der Lieferschein nicht ganz neu erstellt werden soll, dann kann er aus dem Angebot oder dem Auftrag erstellt werden, indem der vorliegende Beleg, auf dem der Lieferschein beruhen soll, geöffnet wird. Dann wird im Belegkopf bei Weiterverarbeiten zu die entsprechende Belegart Lieferschein ausgewählt. Nach dem Abspeichern ist aus dem Beleg der entsprechende Lieferschein geworden. Wichtig: Nicht vergessen, die Texte dem Beleg entsprechend anzupassen, entweder neu anlegen oder auswählen aus den vorgefertigten Texten. Einfügen einer zusätzlichen Position funktioniert wie bei der Erstellung des Belegs. Löschen funktioniert über die Anwahl der entsprechenden Position in den Belegpositionen, indem der Pfeil vor der Zeile, die gelöscht werden soll, angeklickt wird, dann die Löschtaste (ENTF) oder (DEL) auf der Tastatur anklicken, im sich öffnenden Feld Löschen bestätigen. Die Zeile ist aus dem Formular verschwunden. Nach jeder Aktion bitte abspeichern nicht vergessen. Die Änderung des Preises oder eines anderen Postens in einer Zeile erfolgt mit einem Doppelklick in das entsprechende Feld. Der alte Eintrag wird hier mit dem neuen einfach überschrieben. Nach dem Speichern ist die Änderung fest übernommen. Rechnung Eine Rechnung kann erstellt werden, indem eine neue Rechnung erstellt wird, oder aus Angebot, Auftrag oder Lieferschein durch kopieren oder weiterverarbeiten zu eine Rechnung erstellt wird. PC-forum GmbH 14

15 Der Vorgang wiederholt sich - wie bei Auftrag und Lieferschein schon beschrieben. Wenn keine Automatik in Stammdaten/Nummernkreise Rechnung eingeschaltet ist, muss noch manuell eine Nummer vergeben werden. Wichtig: Nicht vergessen, die Texte dem Beleg entsprechend anzupassen, entweder neu anlegen oder auswählen aus den vorgefertigten Texten. Abschlagsrechnung Die Abschlagsrechnung dient der Anzahlung bei größeren Aufträgen oder auch bei sehr materialintensiven Aufträgen, damit das Risiko verringert werden kann. Eine Abschlagsrechnung für ein Projekt wird erstellt, indem ein Ursprungsbeleg ausgewählt wird, aus dem über Kopieren oder Weiterverarbeiten zu wie bei Auftrag und Lieferschein beschrieben, die Daten in den neuen Beleg übernommen werden und mit Belegart der passende Beleg gewählt wird. Hierbei müssen nicht abzurechnende Positionen genullt oder gelöscht werden. Falls die Abschlagsforderung als pauschaler Betrag und nicht für definierte Positionen erfolgen soll, kann auch eine projektbezogene Abschlagsrechnung neu erstellt werden. Bei der Schlussrechnung für dieses Projekt fließen auch so erstellte Abschlagsrechnungen in die Zahlungsaufstellung mit ein. Wichtig: Nicht vergessen, die Texte dem Beleg entsprechend anzupassen, entweder neu anlegen oder auswählen aus den vorgefertigten Texten. Schlussrechnung Die Schlussrechnung wird erstellt beim Abschluss eines Auftrags nach der Abnahme. Auch hier kann aus einem beliebigen bestehenden Ursprungsbeleg (meist aber aus dem Auftrag, da dieser alle Positionen enthält) die dazu passende Schlussrechnung erstellt werden, indem der Ursprungsbeleg kopiert wird oder über Weiterverarbeiten zu und in dem Fall Schlussrechnung gewählt wird. Der Vorgang ist genauer beschrieben bei Auftrag und Lieferschein. Wichtig: Nicht vergessen, die Texte dem Beleg entsprechend anzupassen, entweder neu anlegen oder auswählen aus den vorgefertigten Texten. Gutschrift Die Gutschrift wird auf dieselbe Art erstellt, wie alle anderen Belege auch. Beschreibung: Auftrag und Lieferschein. Auswahl eines Ursprungsbelegs. Kopieren (STRG + K) oder Weiterverarbeiten zu. PC-forum GmbH 15

16 HW2 Kalkulation Die HW Kalkulation ist vor allem im Bereich wichtig. Hier rufen Sie sich zunächst einmal einen schon vorhandenen auf. In der Rubrik Stückliste/Analyse können Sie zunächst meinen Beleg in seinen Bestandteilen ansehen. Das heißt, dass mir der Zeit- Lohn, Material, Gerät, Fremdanteil ausgegeben wird. Dies können Sie sich unten auch nocheinmal im Detail anzeigen lassen. So wird zum Beispiel bei den Artikeln auch der jeweilige Lieferant angeben. Falls Sie hier Spalten nicht benötigen, löschen Sie diese und speichern die Maskeneinstellungen ab. In den Positionen gehen Sie nun über Rechtsklick auf die Kalkulation. Wir möchten der Leistung eine neue Position mitgeben. PC-forum GmbH 16

17 Dazu klicke Sie zunächst auf Kennzeichen. Nun können Sie auswählen ob Sie einen Artikel, eine Lohnart, ein Gerät, Fremdleistung oder aber wiederum eine andere Leistung verbuchen möchten. Sie suchen sich nun Artikel aus und BIZS öffnet automatisch ein Auswahlfenster mit dem HW Artikelbaum. Daraus wählen Sie Ihre gewünschten aus und tragen seine Menge ein. Optional könnten Sie auch einen manuellen Artikel definieren, müssten dann aber Einheit, EK Preis, und einen Zuschlag selbst eintragen. Der Artikel wird jetzt mit seiner Artikelnummer, Menge und seinem EK Preis angezeigt. Der VK Preis wird dann mit EK Preis plus Zuschlag in Prozent ermittelt. Außerdem kann hier direkt einen Verschnitt angegeben werden, damit dann die Kalkmenge und der Kalkpreis errechnet wird. Als nächstes speichern Sie eine Lohnart auf die Leistung ab. PC-forum GmbH 17

18 Sie suchen das Gewünschte aus und geben die Menge in Minuten ein. Wenn Sie später nachkalkulieren möchten, für welche Tätigkeiten genau die Arbeitsstunden verbraucht wurden müssen Sie die Kalkgruppe bestimmen. Danach legen Sie noch ein Gerät für die Leistung fest und geben seine Menge ein bzw. verändern bei Bedarf noch einzelne Eingaben in den Spalten dahinter. Zum Schluss möchten wir eine schon vorhandene Leistung innerhalb Ihrer neuen Leistung, die Sie gerade anlegen, buchen. Dazu suchen Sie sich diese direkt aus dem Baum im Auswahlfenster aus und tippen ebenfalls die Menge ein. PC-forum GmbH 18

19 Fremd bedeutet Fremdleistung. Um einen Artikel als fremd zu markieren muss er aufgerufen und dann ein entsprechendes Häkchen gesetzt werden. So wird dann auch die gesamte Leistung als Fremdleistung definiert. Rechts unten befindet sich die Registerkarte Kalkulation, die nun über Auswahl verschiedenster Filter aktualisiert werden kann. PC-forum GmbH 19

20 So können Sie zum Beispiel alles auswerten oder nur eine Markierung bzw. nach Lohn oder Artikel filtern. Falls Sie schon nachkalkuliert haben können Sie sich diese Werte ebenfalls über das Häkchen ausgeben lassen. Rechts könnte zudem noch einen Zuschlag von beispielsweise 5% für alle Lohnarten aufgerechnet werden. Darunter können Sie jetzt nachprüfen, welche Gesamtkosten, welches Wagnis und welchen Gewinn pro Stunde Sie verzeichnen. Letzteres wird über die Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtstunden gerechnet. Ebenfalls können Sie einzelne Positionen über Markierung, Rechtsklick und Lohnart bzw. Gerät ändern korrigieren. Darüber hinaus für einen Artikel einen Verwendungsnachweiß erbracht werden. PC-forum GmbH 20

21 Und auch Bestellen oder Anfragen können Sie direkt über diese Buttons. Außerdem haben Sie die Möglichkeit über Markieren der Positionen und Rechtsklick einen Zielwert einzugeben. Sie möchten beispielweise, dass Ihr Beleg auf 4000 Euro berechnet und danach alles angepasst wird. Für einzelne Positionen können Sie den Wert mit dem Button EK Preis Zuschlag ändern. Nun könnten Sie die Kalkulation auch über den entsprechenden Button in der Stückliste Analyse drucken. PC-forum GmbH 21

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23 HW2 GAEB Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) schafft die Voraussetzungen für eine integrierte Datenverarbeitung bei der Durchführung von Baumaßnahmen auf der Basis von VOB. Durch die gemeinsame Sprache aller am Bau Beteiligten wird eine Rationalisierung im Bauwesen gefördert. Der GAEB bildet die einzelnen Schritte im Bauwesen als Phasen ab. GAEB Version Versionsnummer HW2 Tageszettel übernehmen Die verschiedenen HW Tageszettel befinden sich im Menüpunkt HW. Wir rufen nun den Tageszettel Komplett auf. Hier kann über ein Häkchen bei Rapport festgelegt werden, dass dieser auf diese Weise dem Kunden berechnet werden soll. Danach rufen Sie die IST NAKA über HW, HW NAKA auf. PC-forum GmbH 23

24 Sie machen ein Häkchen bei Nicht Abgerechnete Rapporte, wählen einen Zeitraum aus und klicken auf Auswertung Starten. Um die Rapporte nun als Rechnung zu schreiben, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Zum einen könnten Sie nun, falls Sie sich mit der Lizenz Handwerk angemeldet haben, direkt über die Adresse des Kunden, Puzzle und Neue Rechnung gehen. Zum anderen können Sie auch direkt in der Maske über Neuanlage eine Rechnung erstellen. Wir durchlaufen nun die zweite Möglichkeit. Hierbei ist wichtig, dass bei Projekt auch das richtige ausgewählt wird, damit die Rapporte auch zum Laden in die Positionen zur Verfügung stehen. PC-forum GmbH 24

25 Letzteres machen Sie dann über Rechtsklick und Rapport Aus HW Tageszettel Übernehmen. Ein Auswahlfenster öffnet sich und Sie können nach festlegen des Zeitraums und dem Klick auf Auswertung starten einzelne oder mehrere Rapporte auswählen und Übernehmen. Den genauen Inhalt des Rapports können Sie dann in den Positionen über Rechtsklick und Kalkulation nocheinmal ansehen. Die Rapporte verschwinden in der IST NAKA und die Rechnung kann dann über den entsprechenden Button oben ausgedruckt werden. HW2 Rapport übernehmen Die Rapporte befinden sich unter HW, Rapporte. Genaueres zu diesem Thema erfahren Sie im Handbucheintrag zu den Rapporten. Über Neuanlage wird nun ein neuer angelegt und in den Positionen müssen die gewünschten Informationen abgespeichert werden. PC-forum GmbH 25

26 Danach rufen Sie die HW NAKA auf. Dort können Sie in der Maske Nicht Abgerechnete Rapporte über Auswahl des Zeitraums und Auswertung Starten ebenjene ausgeben lassen. Hier sehen Sie auch Ihren gerade erstellten Rapport, den Sie über den Button oben auch nocheinmal aufrufen könnten. Dann lege Sie unter HW, eine neue Rechnung an. PC-forum GmbH 26

27 Hierbei ist wichtig, dass das Projekt und die Adresse richtig ausgewählt wird, damit der Rapport dann korrekt darauf festgelegt ist. In den Positionen machen Sie nun einen Rechtsklick und gehe auf Rapporte Übernehmen. Ein Auswahlfenster öffnet sich und Sie können über Auswahl eines Zeitraums einzelne oder mehrere Rapporte über den entsprechenden Button Übernehmen. In den Positionen springen Sie nun über Rechtsklick in die Kalkulation, wo wiederum der Inhalt Ihres Rapports aufgelistet wird. PC-forum GmbH 27

28 Der Rapport verschwindet in den Nicht Abgerechneten Rapporten und Sie können ebenfalls alles ausdrucken. HW2 AZ/SZ Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen können im BIZS in einem erstellt werden. Wir rufen nun ein schon bestehendes Angebot auf. Sie haben den Zuschlag dafür bekommen, also verarbeiten wir nun alles in einen Auftrag weiter. Nun müssen Sie hierfür auch ein eigenes Projekt anlegen. PC-forum GmbH 28

29 Dazu tragen Sie einfach direkt im Auftrag bei Projektbezeichnung den gewünschten Inhalt ein und klicken auf den grünen Button rechts daneben. Nun möchten wir aus dem Auftrag heraus eine Abschlagsrechnung erstellen. Hierfür existieren 2 Auswahlmöglichkeiten. Zum einen könnten Sie alles in eine normale Abschlagsrechnung in der nur der Wert abgerechnet wird Weiterverarbeiten oder Sie erstellen eine Abschlagsrechnung mit Zuwachs, in der alle vorherigen Abschlagsrechnungen für dieses Projekt miteinbezogen werden. Letztere sind die so genannten Architektenrechnungen. Wir wählen nun zunächst den ersten Weg aus. 30 Ein Auswahlfenster öffnet sich und Sie können angeben, ob Sie einen bestimmten Wert, einen Prozentanteil oder Alle Positionen abrechnen möchten. Für die Abschlagsrechnung möchten wir 30% haben. In der Rechnung springen wir nun zur Registerkarte AZ/SZ. Hier können Sie später Über Ermittle Zahlungen prüfen, ob bereits andere Belege vorhanden sind. Nun können Sie noch alles über den Button Seitenansicht oben ausdrucken. PC-forum GmbH 29

30 Als nächstes möchten wir eine zweite Abschlagsrechnung berechnen. Dazu gehen Sie in den Auftrag zurück und verarbeiten ihn nochmals weiter. BIZS warnt Sie, dass der Beleg schon einmal weiterverarbeitet wurde, Sie möchten aber dennoch fortfahren. Dieses Mal geben wir 40% zur Abrechnung an. Wenn Sie wieder in den Bereich AZ/SZ gehen zeigt BIZS nun Ihre vorher erstellte Rechnung an. Falls diese schon beglichen wurde können Sie hier manuell ein Häkchen bei Ausgeglichen setzen und den Wert dahinter eintragen oder aber alles über die OP Auskunft tun. Des Weiteren können Sie alles ausdrucken. Wenn Ihr Auftrag dann später endgültig abgeschlossen wurde, verarbeiten wir ihn in eine Schlussrechnung weiter. PC-forum GmbH 30

31 Alle Positionen werden automatisch übernommen und Sie sehen hier Ihre zuvor gestellten Abschlagsrechnungen. Als letztes erstellen wir eine Abschlagsrechnung mit Zuwachs. Dazu legen Sie zu Demonstrationszwecken ein neues Projekt auf diese Adresse an und verarbeiten im Auftrag alles weiter. Hier müssen Sie direkt in den Positionen angeben, was Sie abrechnen möchten. Das bedeutet Sie müssen die Menge der Positionen verändern. Somit kann der Kunde später alle Abschlagsrechnungen vergleichen und kontrollieren was zwischenzeitlich erledigt wurde. Optional könnten Sie die Menge auch über das Aufmaß bestimmen. Zu diesem Thema existiert jedoch ein gesonderter Handbucheintrag. Zum Schluss könnten Sie auch diese Abschlagsrechnung ausdrucken. Hier werden dann im Gegensatz zur normalen Abschlagsrechnung alle Positionen aufgeführt. PC-forum GmbH 31

32 Danach verarbeiten wir den Auftrag ebenfalls in eine zweite Abschlagsrechnung mit Zuwachs weiter und verändern auch dort wieder die Positionen. In der ersten Registerkarte wird dann rechts der Zuwachs ausgerechnet. Wenn dann dieses Projekt ebenfalls abgeschlossen ist, verarbeiten Sie den Auftrag erneut in eine Schlussrechnung weiter. Die Positionen werden automatisch übernommen und Sie können wieder im Bereich AZ/SZ Ihre bereits erstellten Abschlagsrechnungen ansehen. PC-forum GmbH 32

33 HW2 Dimension Die Dimension gibt im BIZS an mit welchen Maßen ein Artikel verkauft wird. Dies können zum Beispiel Meter oder Quadrat- und Kubikmeter sein. Die Dimension wird somit für Artikel und Leistungen wichtig. Sie rufen sich nun zunächst unter HW, HW Artikel einen solchen auf und klicken auf die Registerkarte Weitere Angaben. Hier befinden sich die Felder für die Dimension ganz unten. Sie geben nun Länge mal Breite mal Höhe an und definieren in welcher Dimension Sie sich befinden. Genau dasselbe können Sie auch unter HW, Leistung im Bereich BILD/DIMENSION tun. Prüfen kann man die Einstellungen dann direkt in einem. Sie gehen in die Positionen und laden Ihren gerade angelegten Artikel. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie nun meine Angaben zur Dimension bestätigen müssen. Sie geben die Menge an und BIZS berechnet Ihnen alles automatisch was Sie wiederum in der Seitenansicht ansehen können. Falls Sie die Dimension aus den Positionen heraus nocheinmal ändern möchten, können Sie dies über Rechtsklick und Zeige Dimension nachträglich bearbeiten. PC-forum GmbH 33

34 HW2 einfaches Aufmaß Das Aufmaß kann im BIZS einfach oder erweitert angegeben werden. Falls Sie Informationen zum erweiterten Aufmaß möchten, können Sie sich den nächsten Handbucheintrag ansehen. Das Aufmaß wird im direkt in der Position gespeichert. Dazu rufen Sie sich nun zunächst einen solchen auf und gehen in die die Positionen. Hier suchen Sie zum Beispiel eine Leistung aus und gehen mit Rechtsklick auf Kalkulation. PC-forum GmbH 34

35 Unten rechts befindet sich die Registerkarte Aufmaß, in der Sie das einfache Aufmaß berechnen können. Sie geben nun also zum Beispiel Obergeschoss ein und machen dann einen Doppelpunkt. Erst nach dem Doppelpunkt fängt BIZS an zu rechnen. Jetzt tippen Sie 3 mal 3 mal 2,8 ein, wobei Sie auch mit Klammern arbeiten können. Darunter kann mit einer Zahleneingabe fortgefahren werden, damit BIZS mir dann die erste und zweite Zeile zusammenzählt. Wenn Sie einen Zwischenwert möchten können Sie diesen mit ZS Doppelpunkt bestimmen. Bei der Eingabe können sämtliche Befehle eines Taschenrechners wie zum Beispiel mal, plus, minus und geteilt benutzt werden, denn BIZS erkennt alle. Berechnen startet dann die Aktion. Eine weitere Möglichkeit ein Aufmaß zu definieren ist, über Rechtsklick die Leistung aufzurufen. # Hier geben Sie das Aufmaß dann direkt in der Tabelle der Leistung ein. PC-forum GmbH 35

36 Wenn die Spalte dort noch nicht angezeigt wird müssen Sie sie über Rechtsklick und Spaltenauswahl hinzufügen. Soll diese Einstellung dauerhaft sein speichern Sie die Maskeneinstellungen über Rechtsklick ab. Wieder in der Kalkulation des s rufen wir die gerade veränderte Leistung noch einmal auf. Rechts sehen Sie nun, dass BIZS aufgrund dieser Voreinstellung bereits das Aufmaß in die Kalkulation übernimmt. Falls hier wieder nicht die Spalte Aufmaßformel angegeben wird, müssen Sie diese erneut über Rechtsklick und Spaltenauswahl bzw. Maskeneinstellungen Speichern dazu nehmen. Möchten Sie diese später doch nicht mehr dort haben, lösche Sie sie einfach und klicken auf Maskeneinstellungen speichern. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit das Aufmaß auf einen Beleg zu Drucken. PC-forum GmbH 36

37 Das haken Sie in der ersten Registerkarte unten an. Mit Klick auf den Button oben gibt BIZS die Seitenansicht aus. In der letzten Registerkarte Stückliste/Analyse können Sie nun noch ein Aufmaßblatt drucken. Sie werden gefragt ob Sie nur die Positionen Mit Aufmaß ausgeben möchten. PC-forum GmbH 37

38 HW2 erweitertes Aufmaß Das erweiterte Aufmaß wird genau wie das Einfache direkt im in den Positionen angeben. Dazu rufen Sie sich zunächst einen solchen auf. In der ersten Registerkarte HW2 müssen Sie das Erweiterte Aufmaß über das entsprechende Häkchen aktivieren. Nun arbeiten wir in den Positionen weiter. Sie suchen zum Beispiel einen Artikel heraus und betätigen Rechtsklick, Erweitertes Aufmaß. PC-forum GmbH 38

39 Wenn Sie das einfache Aufmaß bedienen wollten müssten Sie in die Kalkulation springen. Dies wird im vorigen Handbucheintrag erläutert. Ein Auswahlfenster öffnet sich und Sie können nun das Aufmaß des Artikels in fortlaufenden Zeilen beschreiben. Diese Eingaben starten Sie nun mit dem Text, tragen also zum Beispiel Obergeschoss ein und wählen die Formel Raum aus. Danach bestimmen Sie die Menge, Länge, Breite und Höhe. In der nächsten Spalte generiert BIZS automatisch den Formeltext und berechnet ganz zum Schluss auch den Wert. Weitere Informationen archivieren Sie dann in den nächsten Zeilen. Falls die letzte Zeile in die neue übernommen werden soll, können Sie wie im HW Tageszettel einfach Enter drücken. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit ein Aufmaß manuell zu bestimmen, wobei Sie dann den Formeltext wie im einfachen Aufmaß selbst schreiben müssen. So können Sie zum Beispiel Bis Zum Obergeschoss, Doppelpunkt und dann Ihre Formel eintippen. BIZS rechnet erst nach dem Doppelpunkt. Mit dem Pfeil oben können Sie jetzt in die nächste Position des s springen, um dort ein Aufmaß abzuspeichern. Auf diese Weise können Sie in diesem Fenster bleiben und alle Positionen mit einem Aufmaß hinterlegen. Falls Sie das Aufmaß auch auf dem Ausdruck des Belegs haben möchten machen Sie ein Häkchen bei Aufmaß Drucken und klicken auf Seitenansicht. PC-forum GmbH 39

40 Außerdem kann hier ebenfalls ein Aufmaßblatt über die Registerkarte Stückliste/Analyse und dem Button Aufmaß gedruckt werden. HW2 Holzliste Die HW2 Holzliste wird über den bedient. Dazu rufen Sie nun zunächst einmal einen schon vorhandenen Beleg auf. Sie gehen in die Registerkarte Positionen und können dann über Rechtsklick die Holzliste erreichen. PC-forum GmbH 40

41 Wir beginnen nun damit die Menge, Bezeichnung1, Schnittklasse usw. zu dokumentieren. Das machen Sie dann auch mit allen darauffolgenden Zeilen. In der nächsten Version von BIZS werden Sie die Schnittklasse in den Stammdaten, HW editieren können. Sie möchten nun zum Beispiel wissen, was das Gesamtvolumen Ihres aufgelisteten Holzes darstellt. Dazu markieren wir die Positionen, stellen oben den Filter Volumen ein und betätigen den Button Aktualisieren Markierung. Dies könnten Sie auch genauso auf die Oberfläche oder den Laufmeter anwenden. Die Holzliste wird immer für alle Positionen erfasst, unabhängig davon über welche Leistung, Artikel etc Sie hinein gesprungen sind. Wenn wir jetzt fertig sind gehen wir in die Registerkarte Stückliste/Analyse im, denn hier können Sie die Holzliste aufrufen und über den entsprechenden Button gruppiert nach Qualität Drucken. Ebenfalls könnten Sie die Liste ins Excel Exportieren. PC-forum GmbH 41

42 Falls Sie jetzt noch die Holzliste zum berechnen des Aufmaßes benutzen möchten, klicken Sie rechts, Kalkulation und gehen dann in die Registerkarte Aufmaß rechts unten. Hier können Sie dann einfach auf den Button Aus Holzliste Übernehmen betätigen. Danach wählen Sie die Positionen aus, die Sie übernehmen möchten, klicken oben auf Oberfläche, Volumen oder Laufmeter und klicken auf Übernehmen In Aufmaß. PC-forum GmbH 42

43 HW2 Varianten Die HW2 Varianten werden hauptsächlich für Holzhaus Varianten verwendet. Dies tritt in Kraft wenn Sie einem Kunden ein Ausbauhaus anbieten und ihm dafür einen Preis nennen. Die Varianten sind dann über den zu bedienen. Hier klicken Sie nun zunächst auf Neuanlage und können dann bei Belegart die Angebot Varianten bestimmen. Danach legen Sie die Adresse des Kunden, ein neues Projekt und die Belegart Varianten an und speichern auch alle anderen Informationen in den Positionen ab. Genaueres darüber, wie Sie einen erstellen können erfahren Sie in den Handbucheintrag, HW2 Kalkulation und arten. Nun gehen wir in die Positionen. PC-forum GmbH 43

44 Sie wählen jetzt eine Leistung aus und klicken rechts und auf Kalkulation. Hier sehen Sie rechts in der Auflistung die Spalte Varianten. Sie können nun pro Position, ob es nun ein Artikel, eine Lohnart, ein Gerät, eine Fremdleistung oder ein Mitarbeiter ist, festlegen für welche Variante oder Varianten diese verwendet wird. Kalkulieren können Sie dies dann auch gleich in der Registerkarte unten über die Filter Varianten. Wenn Sieden Filter nicht betätigen und alle anzeigen lassen, wird unten der einzelne Preis der Varianten pro Einheit ausgegeben. Daneben kann dann pro Variante auch ein Zuschlag aufgerechnet werden, der rechts davon auch gleich ausgegeben wird. Wieder in den Positionen des s werden nun die Spalten Variante 1-3 angezeigt und auch in der ersten Registerkarte HW2 werden rechts unten die Preise ausgewiesen. PC-forum GmbH 44

45 Ausdrucken können Sie dann alles über den Button oben. Optional hätte Sie auch die Möglichkeit schon in einer Leistung die Varianten mitzugeben. Dazu rufen Sie sich unter HW, Leistung zunächst einmal eine solche auf. In der Auflistung der Leistung können Sie nun die Varianten definieren. Falls bei Ihnen diese Spalte nicht angezeigt wird, klicken Sie einfach rechts, dann auf Spaltenauswahl und ziehen die Varianten direkt in die Tabelle. Über Rechtsklick und Maskeneinstellung Speichern können Sie dies dauerhaft festlegen. HW2 NAKA Der ist im Menüpunkt HW zu finden. Falls Sie zu diesem Thema genau informiert werden wollen, sehen Sie sich den Handbucheintrag zum an. Auswerten können Sie diesen dann über HW, HW Naka und der Spalte HW2. PC-forum GmbH 45

46 Hier suchen wir jetzt zum Beispiel Vertrieb aus. Über Auswahl eines Zeitraums und Betätigung verschiedenster Filter können Sie dann mit Auswertung Starten alles ausgeben lassen. Sie klicken nun eine Zeile an und können jetzt über die Buttons oben weiterarbeiten. Wir könnten nun zum Beispiel die Adresse, das Projekt oder aber den Beleg aufrufen. Eine weitere Möglichkeit wäre, in die allgemeine Auswertung zu springen, wo Sie dann auch nach Belegart filtern und zum Beispiel Angebote, Offene Angebote, Aufträge, Offene Aufträge, Offene Lieferscheine oder Offene Rechnungen anzeigen lassen können. Des Weiteren können Neukunden wieder über einen bestimmten Zeitraum hinweg ausgegeben werden. Zum Schluss zeigt BIZS über Kein Kontakt an, mit welchen Kunden beispielsweise keine Geschäfte getätigt wurden. Das bedeutet es existieren für diese Adressen keine Belege. PC-forum GmbH 46