PV MS-Project. 1. Versuchsziel. 2. Vorbereitungsfragen. Lehrfach: Projektierung Versuch: MS-Project (2016)

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1 PV MS-Project Lehrfach: Projektierung Versuch: MS-Project (2016) Oc Hochschule Zittau/Görlitz; Fakultät Elektrotechnik und Informatik Prof. Dr.-Ing F. Worlitz August 2018 Dr.-Ing. St. Gärtner 1. Versuchsziel Einführung in die Software MS-Project Erstellen eines Projektes 2. Vorbereitungsfragen 1. Verschaffen Sie sich einen Überblick zu den zeitlichen Phasen der Projektierung. 2. Nennen und Erläutern Sie die Ergebnisse der Projektierungsphasen. 3. Welche Planungsformen müssen berücksichtigt werden. 4. Was sind präskriptive Modelle und welche Bedeutung haben sie für die Projektierung? 5. Wie ist das Projektmanagement gegliedert und wie erfolgt die Aufgabenverteilung? 6. Was wird in der Organisationsplanung festgelegt? 7. Welche Möglichkeiten der Darstellung zeitlicher Abläufe und Abhängigkeiten werden bei der Projektplanung angewendet. 8. Wie setzen sich allgemein die Projektkosten zusammen? 9. Welche Kalkulationsmodelle sind Ihnen bekannt und worin liegen die Unterschiede.

2 PV_MS_Project_ Übungskomplex Übung 1: Einrichten eines Projektes a) Richten Sie ein Projekt ein und erstellen Sie die globalen Angaben: - Ansicht\Gantt-Diagramm (Balkendiagramm (Gantt)) - Ansicht\Tabellen: Eingabe - Format\Gliederungsnummer anhaken (Gliederungsnummer anzeigen) - Projekt\Projektinformationen -> "Projektinformationen definieren" - Datei\Optionen\Terminplanung: - Neu erstellte Vorgänge: Automatisch geplant - Dauer wird eingegeben in: Tage - Arbeit wird eingegeben in: Tage - Standardvorgangsart: Feste Arbeit b) Fügen Sie die Spalte "Arbeit" in der Vorgangstabelle ein. - Rechtsklick auf Tabellenkopf -> "Spalte einfügen\feldname" -> "Arbeit" c) Speichern Sie das Projekt unter den Namen "Seminargruppe_Arbeitsplatz im Pfad P:\MS_Project\ ab (z. B. "P:\MS_Project\EAMd16_AP1 ).

3 PV_MS_Project_ Übung 2: Definition der Vorgänge a) Erstellen und Strukturieren Sie die Vorgänge entsprechend dem allgemeinen Phasenmodell mit folgendem Arbeitsaufwand (Die Vergabe der Termine und der Abgleich der Dauer wird erst später durchgeführt!): Termin Dauer Arbeit (a 8h) 1. Vorstudienphase Tage 1.1 Patent- und Literaturrecherche 15 Tage 1.2 Stand von W&T 15 Tage 1.3 Berichterstattung 30 Tage 1.4 Projektstudie 1 Tag 2. Hauptstudienphase Tage 2.1 Festlegung der Systemanforderungen 10 Tage 2.2 Funktionsfestlegung 30 Tage 2.3 Erstellung Lastenheft 80 Tage 2.4 Genehmigung Lastenheft 1 Tag 2.5 Ausschreibungen 1 Tag 2.6 Angebotsverhandlungen (20 Tage nach 2.5) 5 Tage 2.7 Vergabe 5 Tage 3. Detailstudienphase Tage 3.1 Konzeption Globalstruktur 15 Tage 3.2 Örtliche Strukturierung 60 Tage 3.3 Detaillierte Strukturierung 35 Tage 3.4 Erstellung Pflichtenheft 125 Tage 3.5 Genehmigung Pflichtenheft 1 Tag 4. Konfigurationsphase Tage 4.1 Instrumentierung 30 Tage 4.2 Erstellung Datenblätter/-pläne 30 Tage 4.3 Erstellung R&I und PLT-Stellen 30 Tage 4.4 Hook ups 30 Tage 4.5 Zusammenstellung Dokumentation 60 Tage 4.6 Fertigstellung Ausführungsprojekt 1 Tag 5. Bau- und Einführungsphase Tage 5.1 Montage 123 Tage Montagevorbereitung 90 Tage Montagedurchführung 219 Tage Prüfung 60 Tage 5.2 Inbetriebnahme 73 Tage Technische Unterweisung 14 Tage Sicherheitsbelehrungen 4 Tage Erprobung Sicherheitseinrichtungen 2 Tage Anfahren und Erprobung 60 Tage Einstellung von Parametern 20 Tage Systemübergabe 1 Tag Überarbeitung der Dokumentation 60 Tage 6. Systemnutzung Tag 1 Tag

4 PV_MS_Project_ Die Eingaben der Vorgänge/Teilvorgänge sowie deren Arbeit erfolgen durch Rechtsklick in die Tabelle "Vorgang einfügen und/bzw. durch Ausfüllen der entsprechenden Felder. Vorgänge entsprechen der Gliederungsstufe 1. Teilvorgänge entsprechen der Gliederungsstufe 2 und tiefer und werden durch Rechtsklick bzw. Markieren des Vorgangs und anklicken der Funktion "Herunterstufen bzw. "Heraufstufen (Alt+Umschalttaste+Nach-Links/Rechts-Taste) als Teilvorgänge definiert. Das Einblenden der Teilvorgänge ist über "Ansicht\Gliederung" -> "Teilvorgänge einblenden bzw. "Alle Teilvorgänge aktivierbar. b) Schauen Sie sich die Informationen zum Vorgang an (Rechtsklick auf Vorgang -> "Informationen") bzw. Doppelklick auf den Vorgang. c) Erstellen Sie Meilensteine für das Projekt (Rechtsklick auf Vorgang und anhaken von "Informationen\Erweitert\Vorgang als Meilenstein darstellen"). Übung 3: Festlegung der Verknüpfungen a) Überdenken Sie die zeitliche Abfolge der einzelnen Vorgänge! b) Erstellen Sie notwendige Verknüpfungen mit Vorgängern und vergeben Sie die zeitlichen Abhängigkeiten in der Vorgangstabelle an (Rechtsklick auf den Vorgang -> "Informationen\Vorgänger" bzw. Eingabe der Zeilennummer des Vorgängers in das jeweiligen Feld "Vorgänger"). Folgende Verknüpfungsarten sind möglich: EA Ende-Anfang (Standard) AA Anfang-Anfang EE Ende-Ende AE Anfang-Ende Durch Doppelklicken oder Rechtsklick auf den Vorgang -> "Informationen\Vorgänger" bzw. "Informationen\Erweitert" können die Einstellungen für die Verknüpfungen festgelegt werden z. B. Verknüpfungsart, Zeitabstand, Einschränkungsart und Einschränkungstermin. Hinweis: Der Einbau von zusätzlichen Zeitabständen, von Intervallen für Überschneidungen bzw. die zeitliche Verschiebung ist auch direkt durch Verschiebung der Balken im Balkendiagramm möglich.

5 PV_MS_Project_ Übung 4: Einrichtung der Resourcen Für die Realisierung des Projektes stehen folgende Resourcen zur Verfügung: Mitarbeiter A und B: Entwicklung Mitarbeiter C: Einkauf Mitarbeiter D, E und F: Inbetriebnahme a) Definieren Sie die Resourcen (Ansicht: "Resource: Tabelle ) b) Legen Sie die Standard- und Überstundensätze fest (jeweils 80 bzw. 120 ). c) Verteilen Sie die Resourcen auf die Vorgänge. (Rechtsklick auf den Vorgang -> "Resourcen zuweisen bzw. Vorgang markieren und "Resourcen\Resourcen zuweisen"). Die in der Tabelle angegebene Arbeit für die einzelnen Vorgänge gibt die notwendige Arbeitszeit (Manntage a 8h) an, die Mitarbeiterauslastung ist so anzupassen das die übergeordneten Vorgänge im vorgegeben Terminzeitraum (Dauer) abgeschlossen werden! Die Resourcen können auch prozentual auf die Vorgänge verteilt werden.

6 PV_MS_Project_ In den Ansichten "Resource\Einsatz bzw. "Resource\Grafik (evtl. über "Weitere Ansichten ) lässt sich die Überlastung und Stundenverteilung überprüfen und korrigieren. Über "Ansicht\Tabellen" -> "Arbeit" wird die beanspruchte Arbeitszeit angezeigt. Übung 5: Überwachung a) Projektverlauf überwachen Zuerst ist der Basisplan abzuspeichern: "Projekt\Basisplan festlegen". Danach soll der Projektstand 6 Monate nach dem Start aktualisiert und überwacht werden: - Stellen Sie das Datum ("Projekt\Projektinfo\Aktuelles Datum") auf 6 Monate nach Start des Projektes.

7 PV_MS_Project_ Aktualisieren Sie den Projektstand durch Vergabe eines fiktiven Erfüllungsstandes für einzelne Vorgänge (Ansicht "Vorgang" bzw. Rechtsklick auf den Vorgang). - Untersuchen Sie den Einfluss der Aktualisierung auf Vorgangstabelle und Balkendiagramm (Gantt-Diagramm: "Überwachung"). - Blenden Sie Fortschrittlinien ein und überprüfen Sie den Fortschritt ihres Projektes ("Format/Gitternetzlinien" -> "Fortschrittslinien"). b) Projektkosten kontrollieren Die gesamten Projektkosten (berechnet) dürfen nicht überschreiten! Überwachen Sie die berechneten und aktuellen Kosten. Optimieren Sie die Kosten für die Resourcen und verteilen Sie eventuell die Resourcen um. Eine Kostenüberwachung ist in der Ansicht -> "Tabellen\Kosten" bzw. über "Projekt\Projektinformationen\Statistik" möglich.

8 PV_MS_Project_ Übung 6: Dokumentation a) Ansichten wählen Schalten Sie von der aktuellen Ansicht um auf "Kalender, "Teamplaner bzw. "Netzplandiagramm u. a. ("Weitere Ansichten ) und testen Sie die Funktionen dieser Ansichten. Über die Lupenfunktion kann die Ansicht skaliert werden. Mit den Funktionen "Ansicht\Sortieren, "Ansicht\Filtern und "Ansicht\Gruppieren nach lassen sich die Darstellungen nach wählbaren Gesichtspunkten anordnen. In den Ansichten "Resourcen\Weitere Ansichten\Grafik" bzw. "Resourcen\Einsatz" kann die Überlastung und Stundenverteilung überprüft und korrigiert werden. b) Berichte erstellen Testen Sie die Möglichkeiten der Berichtgeneration unter Bericht. 4. Versuchsauswertung Beantworten Sie die Fragen unter Punkt 2. Vermerken Sie in Ihrem Protokoll Pfad und Name der von Ihnen erstellten Projektdaten. 5. Literatur /1/ Vorlesung Projektierung /2/ Projektmanagement unter Windows: Mahnke, Hans; Vogel Verlag Würzburg, 1992