Informationstechnologie. Rollenkonzept. Österreichische Post AG Ingrid Brunner

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Carl Hofmann
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1 Informationstechnologie Organisationsbasiertes Rollenkonzept Österreichische Post AG Ingrid Brunner

2 Österreichische Post AG 1 Die Österreichische Post AG ist Österreichs führender Dienstleister in der Postbeförderung. Gegründet wurde die Österreichische Post AG am 3. März Zu den Hauptgeschäftsbereichen der Österreichischen Post AG zählen die Erbringung von Leistungen des Post- und Paketdienstes, sowie die Abwicklung von Finanzgeschäften in Kooperation mit dem langjährigen Partner Postsparkasse.

Zu den Hauptgeschäftsbereichen der Österreichischen Post AG zählen die Erbringung von Leistungen des

3 Österreichische Post AG 2 Organisationsstruktur UNTERNEHMENSLEITUNG Dr. Wais zentrale Funktionen Dr. Jettmar zentrale Funktionen Dipl.-Ing. Hitziger Dr. Götz DIVISION BRIEF DIVISION PAKET & LOGISTIK DIVISION FILIALNETZ Briefpost Paketlogistik Österreich Filialen Infomail Paketlogistik Kroatien Philatelie Medienpost Paketlogistik Slowakei Brieflogistik Business Services Stand: April 2006

Götz DIVISION BRIEF DIVISION PAKET & LOGISTIK DIVISION FILIALNETZ Briefpost Paketlogistik

4 Österreichische Post AG 3 Organisationsstruktur UNTERNEHMENSLEITUNG Dr. Wais zentrale Funktionen Dr. Jettmar zentrale Funktionen Zentrale Funktionen Vorstandsbereich Dr. Wais Generalsekretariat Corporate Communications Investor Relations Strategie und Konzernentwicklung Personalmanagement Unternehmensrevision Vorstandsbereich Dr. Jettmar Finanzwesen, Treasury Management Rechnungswesen Unternehmenscontrolling Informationstechnologie Recht Personaladministration Zentraler Einkauf Corporate Real Estate Stand: April 2006

Wais Generalsekretariat Corporate Communications Investor Relations Strategie und Konzernentwicklung Personalmanagement

5 Österreichische Post AG 4 Ausgangssituation Unterschiedliche Personalprozesse Personal- und IT-Prozesse nicht gekoppelt Verteilte Supportbereiche und Zuständigkeiten IT-Sicherheit erfordert hohen Personalaufwand Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen Personalverwaltung Stammdatenerfassung Arbeitsplatzzuteilung Beantragt Rechte Zentraler Admin Accountanlage Rechtezuteilung Admin im Fachbereich

hohen Personalaufwand Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen Personalverwaltung

6 Österreichische Post AG 5 Projektziele Integration der Personal- und Organisationsdaten Reduktion des Administrationsaufwandes zur Account- und Rechteverwaltung Rollen-Modell: Ableitung aus Funktion und Organisationszugehörigkeit Unterbinden von Rechtemitnahme bei Arbeitsplatzwechsel Zentrale Beantragung von Zugriffsrechten Bereitstellung von Rechteübersicht für Vorgesetzte Zentrale Auditier- und Nachvollziehbarkeit Zielsysteme Zugriff Anwender Benutzerverwaltung / Identitymanager Division Zentrale Einheit Personalverwaltung Ressourcenverantwortlicher Audit Implementierung eines Identitymangement Systems IT (Richtlinien) Vergabe- und Entzug Auditor Anwendungsentwicklung

Bereitstellung von Rechteübersicht für Vorgesetzte Zentrale Auditier- und Nachvollziehbarkeit Zielsysteme Zugriff Anwender Benutzerverwaltung / Identitymanager Division

7 Österreichische Post AG 6 Kennzahlen Personal- und Organisationsdaten Organisationseinheiten 221 Organisationsänderungen pro Jahr Mitarbeiter Arbeitsplatzwechsel pro Jahr Personalzugänge/-abgänge Ca Standorte Benutzerverwaltung Anwender 80 Ressourcen mit Rechteverwaltungen Mitarbeiter haben Berechtigungen auf 950 Fileshares Gruppenpostfächer ( persönliche)

500 Arbeitsplatzwechsel pro Jahr 8.600 Personalzugänge/-abgänge Ca. 2.

8 Österreichische Post AG Projektidee -> Voranalyse Erhebung der Rechte einer Division Befragung der Vorgesetzten -> Arbeitsplatzbezogene Rechteerhebung Erkenntnis: Thema ist zu abstrakt und daher Missverständnisse Zu viele unterschiedliche Rechte -> Besitzanspruch der Mitarbeiter auf ihre Rechte Zu hoher Organisationsaufwand für Rollenabsegnung Entscheidung: Gesamtprojekt gestoppt -> Verbesserung der Rahmenbedingungen

Missverständnisse Zu viele unterschiedliche Rechte -> Besitzanspruch der Mitarbeiter auf ihre Rechte Zu

Österreichische Post AG 8 2004 Koordination mit Personalbereich Aufbau Metadirectory -> Datenquelle für

im ADS Datenbereinigung ADS (25% der Accounts wurden gelöscht) Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen

9 Österreichische Post AG Koordination mit Personalbereich Aufbau Metadirectory -> Datenquelle für IDM-Informationen Entwicklung des Personal- und Organisationsverzeichnisses Administrationstool für Benutzerverwaltung im ADS Datenbereinigung ADS (25% der Accounts wurden gelöscht) Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen Personalverwaltung Stammdatenerfassung Arbeitsplatzzuteilung Beantragt Rechte Zentraler Admin Accountanlage Rechtezuteilung Admin im Fachbereich

10 Österreichische Post AG Behebung Prozessmängel -> Standardisierung durch Automatisation Erweiterung des Administrationstools (Selbstadministration von AD-Gruppen, Bereitstellung der Rechteübersicht) Verringerung der Accountverwaltungen und Einsatz von regelbasierter Provisionierung Konsolidierung der SAP-Systeme Keine eigenen Rechteverwaltungen in neuen Applikationen Bereinigung Exchange (Verringerung des Gesamtvolumens um 25%) Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen Personalverwaltung Stammdatenerfassung Arbeitsplatzzuteilung Personal- und Organisationsstammdaten Beantragt Rechte Zentraler Admin Stammdatenabgleich Regelbasierte Provisionierung Accountanlage Rechtezuteilung Admin im Fachbereich

Rechteverwaltungen in neuen Applikationen Bereinigung Exchange (Verringerung des Gesamtvolumens um 25%) Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen Personalverwaltung

Österreichische Post AG 10 2006 Konzept für ein zentrales System Personalaufnahme Einheitlicher Personalaufnahmeprozess Funktionsabbildung laut Towers Perrin im Personalsystem Datentransfer mehrmals

11 Österreichische Post AG Konzept für ein zentrales System Personalaufnahme Einheitlicher Personalaufnahmeprozess Funktionsabbildung laut Towers Perrin im Personalsystem Datentransfer mehrmals täglich IDM System Direkt/indirekt 4-dimensionales Rollenmodell Portalfunktionen für Fachbereich Workflowunterstützung (Beantragung-> Genehmigung->Vergabe/Entzug) Provisionierungstiefe auf Rechteebene Allgemeine Durchführungsbestimmung erstellt Rahmenwerk für Workflow, Grundprozesse und Standards für Autorisierungen

4-dimensionales Rollenmodell Portalfunktionen für Fachbereich Workflowunterstützung (Beantragung-> Genehmigung->Vergabe/Entzug)

12 Österreichische Post AG Organisation - > Rollenmodell Funktionsrollen laut Towers Perrin 20 Rollen für Mitarbeiter 170 Rollen für Mitarbeiter

13 Österreichische Post AG /2008 Technische Umsetzung 80% Rollen 20% Einzelrechte

14 Österreichische Post AG 13 Danke

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