Projektmanagement. Inhalts- und Umfangsmanagement. Version: 2.0 Stand:

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1 Projektmanagement Inhalts- und Umfangsmanagement Version: 2.0 Stand:

2 Lernziel Sie können die Ziele des Inhalts- und Umfangsmanagements in Projekten nennen. Sie können erklären wie Anforderung gesammelt werden. Sie können beschreiben wie Anforderungen strukturiert und dargestellt werden. Sie können die Steuerung von Anforderungen erklären. Referenz: PMBoK - Kapitel 5 Inhalts und Umfangsmanagement in Projekten 2

3 Inhalts- und Umfangsmanagement Zum Inhalts- und Umfangsmanagement in Projekten gehören die Prozesse, mit denen sichergestellt wird, dass das Projekt alle erforderlichen Arbeiten berücksichtigt (und nur diese), um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Dabei geht es vor allem um die Definition und Kontrolle dessen, was im Projekt enthalten ist und was nicht. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 3

4 Projektinhalt vs. Produktinhalt Projektinhalt und -umfang: Die Arbeit, die verrichtet werden muss, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit den spezifizierten Merkmalen und Funktionen zu liefern. Produktinhalt und -umfang: Die Eigenschaften und Funktionen, die ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis kennzeichnen. 4

5 Inhalts- und Umfangsmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Inhalts- und Umfangsmanagement planen Anforderungen sammeln Inhalt und Umfang definieren Projektstrukturplan erstellen Ausführung Überwachung und Steuerung Inhalt und Umfang verifizieren Inhalt und Umfang steuern 5

6 Anforderungen sammeln (Planungsprozessgruppe) 6

7 Anforderungen sammeln Einleitung Anforderungen sammeln ist der Prozess : zur Definition und Dokumentation der Eigenschaften und Funktionen, die das Projekt oder Produkt haben muss, um die Bedürfnisse und Erwartungen von Stakeholdern zu erfüllen. Der Erfolg des Projekts hängt direkt davon ab, wie sorgfältig die Projekt- und Produktanforderungen festgehalten und gemanagt werden. 7 Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe

8 Anforderungen sammeln Werkzeuge und Methoden Befragungen Fokusgruppen Moderierte Workshops Kreativitätstechniken für Gruppen (nächste Folie) Methoden zur Entscheidungsfindung in Gruppen Fragebögen und Umfragen Beobachtungen Prototypen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 8

9 Anforderungen sammeln Kreativitätstechniken für Gruppen Brainstorming Eine Methode zum Finden und Sammeln zahlreicher Ideen, die sich auf die Projekt- und Produktanforderungen beziehen. Nominale Gruppentechnik Diese Methode fördert das Brainstorming durch ein Abstimmverfahren, mit dem die nützlichsten Ideen nach Priorität geordnet und in Form von weiterem Brainstorming vertieft werden. Delphi-Methode. Bei dieser Methode beantwortet eine ausgewählte Gruppe von Experten Fragen und gibt Feedback zu den Antworten, die beim Sammeln der Anforderungen erfasst wurden. Um die Anonymität zu wahren, sind die Antworten nur dem Moderator der Gruppe bekannt. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 9

10 Anforderungen sammeln Kreativitätstechniken für Gruppen Ideen-/Mindmapping. Die beim separaten Brainstorming gesammelten Ideen werden zusammengefasst und gruppiert, um Gemeinsamkeiten und Unterschiede zu reflektieren und neue Ideen zu erzeugen. Affinitätsdiagramm Mit dieser Methode ist es möglich, eine große Anzahl von Ideen in Gruppen zur weiteren Besprechung und Analyse einzuteilen Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 10

11 Anforderungen sammeln Wichtige Arbeitsergebnisse Dokumentation der Anforderungen Die Dokumentation der Anforderungen beschreibt, inwieweit die einzelnen Anforderungen den Geschäftsbedarf für das Projekt abdecken. Anforderungs-Rückverfolgbarkeits-Matrix Die Anforderungs-Rückverfolgbarkeits-Matrix ist eine Zuordnungstabelle, die die Anforderungen von ihrer Herkunft bis zu den Liefergegenständen verknüpft, die diese Anforderungen erfüllen. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 11

12 Funktionale vs. Nichtfunktionale Anforderungen Funktional Beinhalten eine klare Funktion des Systems Können durch den Kunden gut beschrieben werden Können gut nachvollzogen werden Nichtfunktional Betreffen keine eindeutig Funktion des Systems Beschreiben wie ein System etwas erfüllen soll Beeinflussen meist mehrere funktionale Anforderungen Beeinflussen sich gegenseitig Sind am Anfang meist unbekannt Können meist nicht gemessen werden (z.b. schnell) Werden schlecht in das Anforderungsmanagement integriert werden 12

13 Nichtfunktionale Anforderungen Wichtig Nichtfunktionale Anforderungen stellen für den Kunden meist ein Qualitätskriterium oder Akzeptanzkriterium dar. Eine nicht erfüllte nichtfunktionale Anforderung wirken sich mehr auf die Kundenzufriedenheit aus als eine nicht erfüllte funktionale Anforderungen. 13

14 Nichtfunktionale Anforderungen Empfehlung zum Umgang Versuchen Sie am Anfang des Projektes fast alle nichtfunktionale Anforderungen zu finden. Versuchen Sie nichtfunktionale Anforderungen messbar zu machen. Integrieren Sie die nichtfunktionale Anforderungen in die funktionale Anforderungen Für nicht messbare nichtfunktionale Anforderungen führen ein Abnahmeverfahren ein 14

16 Inhalt und Umfang definieren (Planungsprozessgruppe) 16

17 Inhalt und Umfang definieren Einleitung Inhalt und Umfang definieren ist der Prozess : zum Verfassen einer detaillierten Beschreibung des Projekts und Produkts. Die Vorbereitung einer detaillierten Beschreibung des Projektinhalts und umfanges (Pflichtenheft) ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Projekts und basiert auf den wichtigsten Liefergegenständen, Annahmen und Beschränkungen, die während der Projektinitiierung dokumentiert werden. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 17

18 Inhalt und Umfang definieren Methoden und Werkzeuge Erfahrung Produktanalyse Alternativenidentifizierung Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 18

19 Inhalt und Umfang definieren Wichtige Arbeitsergebnisse Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs (Pflichtenheft) Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 19

21 Projektstrukturplan (PSP) erstellen (Planungsprozessgruppe) 21

22 Projektstrukturplan (PSP) erstellen Einleitung Projektstrukturplan (PSP) erstellen (auch: WBS - Work Breakdown Structure) ist der Prozess der Unterteilung der Liefergegenstände des Projekts und der Projektarbeit in kleinere Komponenten, die sich besser managen lassen. Der PSP ist eine auf den Liefergegenständen basierende, hierarchische Strukturierung der Arbeit, die vom Projektteam verrichtet werden muss, um die Projektziele zu erfüllen und die erforderlichen Liefergegenstände zu erbringen. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 22

23 Projektstrukturplan (PSP) erstellen Methoden und Werkzeuge Zerlegung Zerlegung ist die Unterteilung von Liefergegenständen des Projekts in kleinere, überschaubare Komponenten, bis die Arbeit und Liefergegenstände auf der Arbeitspaketebene definiert sind. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 23

24 Projektstrukturplan (PSP) erstellen Wichtige Arbeitsergebnisse Projektstrukturplan (PSP) Kamera PSP Verzeichnis Body Objektivsystem Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 24

25 Projektstrukturplan (PSP) erstellen PSP Verzeichnis Einträge im PSP-Verzeichnis können u.a. Folgendes umfassen: Kennung für den Projektstrukturcode Beschreibung der Arbeit Annahmen und Einschränkungen Zuständige Organisation Terminplanmeilensteine zusammenhängende Terminplanvorgänge erforderliche Ressourcen Kostenschätzungen Qualitätsanforderungen Abnahmekriterien Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 25

26 Projektstrukturplan (PSP) erstellen PSP Zerlegung Möglichkeiten Die Zerlegung der Gesamtprojektarbeit in Arbeitspakete kann nach folgenden Gesichtspunkten erfolgen: Nach Phasen Nach wichtigen Liefergegenständen Nach Organisationsstrukturen (z.b. Teilprojekten) Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 26

27 Projektstrukturplan (PSP) erstellen PSP Zerlegung Vorgehen Die Zerlegung der Gesamtprojektarbeit in Arbeitspakete umfasst in der Regel folgende Vorgänge: Identifizierung und Analyse der Liefergegenstände und der damit zusammenhängenden Arbeit Strukturieren und Organisieren des PSP Zerlegung der höheren PSP-Ebenen in detaillierte Komponenten auf unterer Ebene Entwicklung und Zuweisung von ID-Codes zu den PSP- Komponenten Bestätigung, dass der Zerlegungsgrad der Arbeit notwendig und ausreichend ist Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 27

28 Projektstrukturplan (PSP) erstellen PSP Beispiele Kamera Body Objektivsystem Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 28

29 Projektstrukturplan (PSP) erstellen PSP Beispiele 29

30 Projektstrukturplan (PSP) erstellen PSP Beispiele Ebene Tätigkeit Arbeitsergeb Ressource Zeit nis 1 Initialisierung Projektplan Mustermann 5BT 1.1 Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 30

31 Projektstrukturplan (PSP) erstellen Regeln Ein PSP enthält alle im Projekt notwendige Arbeiten! (Ist etwas nicht im PSP dann ist es auch nicht im Projekt) Die Detaillierungsebenen der einzelnen Liefergegenstände können unterschiedlich tief sein Jedes Element erhält eine Identifikation (Nummern oder Nummern Buchstaben Kombination) Quelle: Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, 2004, 3.Ausgabe 31

32 Projektstrukturplan (PSP) erstellen Test auf Vollständigkeit Für jedes Element der untersten Ebene müssen folgende Fragen beantwortet werden können: Kann man die Erledigung objektiv und messbar feststellen. Kann man Kosten, Aufwand und Dauer schätzen. Kann man klare Verantwortlichkeit zuweisen. Quelle: Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, 2004, 3.Ausgabe 32

34 Inhalts- und Umfangsbasisplan (wichtiges Arbeitsergebnis) 34

35 Inhalts- und Umfangsbasisplan Kamera Inhalts- und Umfangsbasisplan Body Objektivsys tem Arbeitspake t 1 Arbeitspake t 2 Arbeitspake t 1 Arbeitspake t 2 Projektstrukturplan (PSP) PSP - Verzeichnis (kann nur noch durch ein formales Änderungsverfahren verändert werden) 35

37 Inhalt und Umfang validieren (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) 37

38 Inhalt und Umfang validieren ist der Prozess zur formalen Abnahme der erbrachten Liefergegenstände des Projekts Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 38

39 Inhalt und Umfang validieren Methoden Inspektion (z.b. Messen und Untersuchen) Ziel der Inspektion: Erfüllen die Liefergegenstände die Anforderungen und Produktabnahmekriterien Entscheidungsfindung in der Gruppe (Abstimmen ob die Liefergegenstände die Anforderungen erfüllen) Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 39

40 Inhalt und Umfang validieren wichtige Arbeitsergebnisse Abnahmeprotokolle Validierungsergebnisse Messprotokolle Entscheidungsprotokolle (bei Entscheidungsfindung) Änderungsanträge Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 40

42 Inhalt und Umfang steuern (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) 42

43 Inhalt und Umfang steuern ist der Prozess zur Überwachung der Projektstands Überwachung des Produktinhalts und -umfangs Managen von Änderungen des Inhalts- und Umfangsbasisplans Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 43

44 Inhalt und Umfang steuern Methoden Abweichungsanalyse Methode zur Ermittlung der Differenz zwischen Basisplanwert und tatsächlicher Leistung Bestimmung der Ursachen Ergreifen von Maßnahmen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 44

45 Inhalt und Umfang steuern Methoden - Abweichungsanalyse Basisplan Abweichung Vergleich Ursache Ist - Plan Maßnahmen 45

46 Inhalt und Umfang steuern wichtige Arbeitsergebnisse Dokumentation der Abweichungen Maßnahmenplan 46

47 Lernziel Sie können die Ziele des Inhalts- und Umfangsmanagements in Projekten nennen. Sie können erklären wie Anforderung gesammelt werden. Sie können beschreiben wie Anforderungen strukturiert und dargestellt werden. Sie können die Steuerung von Anforderungen erklären. 47

48 Copyright Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung von Olaf Boczan ist es nicht gestattet, das Vorlesungsskript (diese Folien) oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein andere Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt für das Recht der öffentlichen Wiedergabe. Inhalte dürfen im Rahmen der Forschung und Lehre in Präsentation und Skripten unter Angabe der Quelle auch ohne schriftliche Genehmigung veröffentlich werden. Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf den Büchern : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK guide). 4. Ausg. (2008) und 5. Ausgabe (2013). Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. 48