Projektmanagement. Risikomanagement. Version: 2.0 Stand:

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1 Projektmanagement Risikomanagement Version: 2.0 Stand:

2 Lernziel Sie können: die Aufgabe des Risikomanagements und die durchzuführenden Prozesse in Projekten nennen! die Begriffe des Risikomanagements mit eigenen Worten wiedergeben! die Methoden und Werkzeuge des Risikomanagements nennen und die Anwendung erläutern! die Einstufung von Risiken und deren Bewertung beschreiben! die Maßnahmen zur Risikobewältigung erläutern! 2

3 Lernziel Sie können: die Entscheidungsbaumanalyse zur quantitativen Bewertung von Risiken anwenden! den Prozess des Risikomanagements in Projekten beschreiben! Referenz: PMBoK Kapitel 11 Risikomanagement in Projekten 3

4 Risikomanagement Risikomanagement beinhaltet: die Durchführung der Risikomanagementplanung die Risikoidentifizierung und Risikoanalyse die Planung von Risikobewältigungsmaßnahmen die Überwachung und Steuerung aller Risiken eines Projekts Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 4

5 Ziel des Risikomanagements Ziel des Risikomanagements ist es: die Steigerung der Wahrscheinlichkeit positiver Ereignisse und deren Auswirkungen sowie die Verringerung der Wahrscheinlichkeit negativer Ereignisse und deren Auswirkungen auf das Projekt Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 5

6 Risikomanagement Aufgaben Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Initiierungsprozesse Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Risikomanagement planen Risiken identifizieren Qualitative Risikoanalyse durchführen Quantitative Risikoanalyse durchführen Risikobewältigungs maßnahmen planen Risiken steuern 6

7 Definition Risiko Ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren Eintreten eine positive oder eine negative Auswirkung auf ein Projektziel hat. Risiken Bedrohungen Chancen 7

8 Risiko / Problem / Unsicherheit Risiko Ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren Eintreten eine positive oder eine negative Auswirkung auf ein Projektziel hat. Problem Ist ein Ereignis, das bereits eingetreten ist und bereits negative Auswirkungen hat. Unsicherheit Ist mit einem Risiko identisch, die Unsicherheit hat jedoch keine Auswirkungen auf das Projektziel. 8

9 Risikotoleranz / Risikobereitschaft Das Maß - ein Risiko zu akzeptieren! Risiken, die eine Gefährdung für das Projekt darstellen können dann akzeptiert werden, wenn sie innerhalb der Toleranzbereiche liegen. Die Risikobereitschaft wird dominiert durch: Wahrnehmung Erfahrung Ausbildung weiter persönliche Komponenten 9

10 Grundsatz des Risikomanagements Manage Deine Risiken, und Du managst Deine Projekte Quelle: Boehm, Barry W. und Ross, Rony. Theory-W Software Project Management: Principles and Examples. 10

11 Risikomanagement planen (Planungsprozessgruppe) 11

12 Risikomanagement planen Allgemein Risikomanagement planen ist der Prozess: wie Vorgänge im Rahmen des Risikomanagements eines Projekts durchgeführt werden. Sorgfältige und eindeutige Risikomanagementplanung erhöht die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs für die fünf anderen Risikomanagementprozesse und des Projektes!!! Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 12

13 Risikomanagement planen Werkzeuge und Methoden Erfahrung Meetings Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 13

14 Risikomanagement planen wichtige Arbeitsergebnisse Risikomanagementplan Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 14

15 Risikomanagementplan - Inhalte Methodik Rollen und Verantwortlichkeiten Budgetierung zeitliche Planung Risikokategorien (siehe nächste Folie) Definition der Risikowahrscheinlichkeit und auswirkung (siehe nächste Folie) Berichtsformate Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 15

16 Risikokategorien liefert eine Struktur notwendig zur systematischen Risikoidentifikation stellt die konsistente Detaillierung sicher kann in einem Risikostrukturplan (Risiko Breakdown Structure - RBS) dargestellt werden Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 16

17 Risikostrukturplan (RBS) - Beispiel Projekt xyz Technisch Extern Organisation Projektmanagement Anforderungen Markt Einsatzmittel Schätzung Technologie Kunden Finanzierung Planung Zuverlässigkeit Wetter Steuerung Qualität Kommunikation Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 17

18 Risikowahrscheinlichkeit und - auswirkung Definition von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung sind notwendig um Risiken einzuordnen. Entsprechende Skalen können frei gewählt werden und reichen von: Wahrscheinlichkeitswerten wie sehr unwahrscheinlich bis fast sicher oder numerischen Werten wie zum Beispiel 0,1, 0,3, 0,5, 0,7,0,9 Skalen können linear oder auch nichtlinear sein Skalen können auch aus der Kombination der Beeinflussung auf die Projektziele definiert sein 18

19 Auswirkungsdefinition (Beispiel) Auswirkung sehr niedrig 0,05 Auswirkungsmatrix niedrig 0,1 mäßig 0,2 hoch 0,4 Kosten unbedeutend <10% 10-20% 20-40% >40% Zeit unbedeutend <5% 5-10% 10-20% >20% sehr hoch 0,8 Inhalt Umfang kaum wahrnehmbar kleine Bereiche sind betroffen Kernbereiche sind betroffen für Sponsor nicht akzeptabel Bereich ist zu Ende des Projektes nutzlos Qualität kaum wahrnehmbar nur sehr spezielle Anwendung-en sind betroffen Zustimmung des Sponsors notwendig für Sponsor nicht akzeptabel Bereich ist zu Ende des Projektes nutzlos Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 19

20 Risiken identifizieren (Planungsprozessgruppe) 20

22 Risiken identifizieren Allgemein Risiken identifizieren ist der Prozess: zur Erkennung von Risiken der Dokumentation der Risikomerkmale Risiken identifizieren ist ein iterativer Prozess! 22

23 Risiken identifizieren Werkzeuge & Methoden Dokumentationsüberprüfung Methoden zu Informationssammlung Brainstorming, Delphi-Methode, Befragung Analyse der Annahmen Checklisten Erfahrungen 23

24 Risiken identifizieren wichtige Arbeitsergebnisse Risikoregister 24

25 Risikoregister - Inhalt Liste der identifizierten Risiken mit genauer Beschreibung : der Ursache des Ergebnis der Auswirkung Liste der potentiellen Bewältigungsmaßnahmen 25

26 Qualitative Risikoanalyse durchführen (Planungsprozessgruppe) 26

28 Qualitative Risikoanalyse durchführen Allgemein Qualitative Risikoanalyse durchführen ist der Prozess der Priorisierung von Risiken für weitere Analysen Priorisierung erfolgt mit Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens Bewertung ihrer Auswirkungen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 28

29 Qualitative Risikoanalyse durchführen Werkzeuge und Methoden Erfahrung Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 29

30 Qualitative Risikoanalyse durchführen Vorgehen Jedes Risiko erhält eine Wahrscheinlichkeitszahl des Auftretens und eine Auswirkungszahl für die Beeinflussung des Projektzieles Risikobewertung = Wahrscheinlichkeit x Auswirkung Merke: Ist die Qualität der Risikodaten schlecht, dann ist auch die Risikoanalyse schlecht. 30

31 Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix Wahrscheinlichkeit Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix Bedrohungen Auswirkung 31

32 Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix Wahrscheinlichkeit Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix Chancen Auswirkung 32

33 Qualitative Risikoanalyse durchführen wichtige Arbeitsergebnisse aktualisiertes Risikoregister 33

34 Quantitative Risikoanalyse durchführen (Planungsprozessgruppe) 34

36 Quantitative Risikoanalyse durchführen Allgemein Quantitative Risikoanalyse durchführen ist der Prozess der zahlenmäßigen Analyse von Auswirkungen festgestellter Risiken Hier wird gerechnet! Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

37 Quantitative Risikoanalyse durchführen Werkzeuge und Methoden Datensammlungs- und Darstellungsmethoden Wahrscheinlichkeitsverteilungen Quantitative Risikoanalyse und Modellierungsmethoden Sensitivitätsanalyse Analyse des erwarteten Geldwertes Entscheidungsbaumanalyse Modellierung und Simulation (z.b. Monte-Carlo-Simulation) Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

38 Quantitative Risikoanalyse durchführen wichtige Arbeitsergebnisse aktualisiertes Risikoregister 38

39 Quantitative Risikoanalyse durchführen Entscheidungsbaumanalyse Analyse des erwarteten Geldwertes 39

40 Entscheidungsbaumanalyse Analyse des erwarteten Geldwertes Bau oder Aufrüsten? Neues Werk bauen 120 Mio. 36 Mio. = 60% * 80 Mio. + 40% * - 30 Mio. 60% 40% Höher Nachfrage 200 Mio. 80 Mio. = 200 Mio Mio. Niedrige Nachfrage 90 Mio. -30 Mio. = 90 Mio Mio. 80 Mio. -30 Mio. 58 Mio. (EMV) Werk aufrüsten 50 Mio. 60% Höher Nachfrage 120 Mio. 70 Mio. = 120 Mio Mio. 70 Mio. 58 Mio. = 60% * 70 Mio. + 40% * 40 Mio. 40% Niedrige Nachfrage 90 Mio. 40 Mio. 40 Mio. = 90 Mio Mio. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

41 Entscheidungsbaumanalyse - Übung Bau oder Aufrüsten? Neues Werk bauen 100 Mio. Werk aufrüsten 50 Mio. 70% 30% 70% Höher Nachfrage 300 Mio. Niedrige Nachfrage 50 Mio. Höher Nachfrage 100 Mio. 30% Niedrige Nachfrage 50 Mio. Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

42 Entscheidungsbaumanalyse Risiko Risiko x Schadenssumme bei Eintritt 40T Eintrittswahrscheinlichkeit 60% Strategien Vermeidung - 60T Minderung - 15T zur Reduktion der Eintrittswahrscheinlichkeit auf 40% Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

43 Entscheidungsbaumanalyse Risiko Vermeiden 60 T -60 T 40% Schaden 40 T -55 T Risiko x -24 T (EMV) Minimieren 15 T -31 T = 40% * -55 T + 60% * -15 T 60% -55 T = -15 T - 40 T Schaden 0-15T = 0 T - 15T -15T Akzeptieren 0-24 T = 60% * -40 T + 40% * 0 T 60% 40% Schaden 40 T -40 T = 0 T - 40 T Schaden 0-40 T 0 T 0 T = 0-0 Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

44 Entscheidungsbaumanalyse Risiko Übung Risiko y Schadenssumme bei Eintritt 50T Eintrittswahrscheinlichkeit 60% Strategien Vermeidung -> 60T Minderung -> 15T zur Reduktion der Eintrittswahrscheinlichkeit auf 20% Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

45 Entscheidungsbaumanalyse Risiko Übung Vermeiden 60 T 20% Schaden 50 T Risiko y Minimieren 15 T 80% Schaden 0 Akzeptieren 0 60% 40% Schaden 50 T Schaden 0 Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

46 Risikobewältigungsmaßnahmen planen (Planungsprozessgruppe) 48

48 Risikobewältigungsmaßnahmen planen Allgemein Risikobewältigungsmaßnahmen planen ist der Prozess des Aufstellens von Alternativplänen die Beschreibung von Handlungen mit denen die Verwertung von Chancen gefördert werden mit denen das Eintreten von Bedrohungen reduziert werden Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

49 Risikobewältigungsmaßnahmen planen Werkzeuge und Methoden Strategien für negative Risiken oder Bedrohungen (siehe nächste Folie) Strategien für positive Risiken oder Chancen (siehe nächste Folie) Risikobewältigungsstrategien Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

50 Risikobewältigungsmaßnahmen planen Antwortstrategien Negative Risiken (Bedrohung) Positive Risiken (Chancen) Vermeiden Ausnutzen Übertragen Teilen Mindern Steigerung Akzeptieren Akzeptieren Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

51 Risikobewältigungsmaßnahmen planen wichtige Arbeitsergebnisse aktualisiertes Risikoregister 53

52 Risiken steuern (Überwachung und Steuerungsprozessgruppe) 54

54 Risiken steuern Allgemein ist der Prozess zur Einführung von Risikobewältigungsplänen zur Verfolgung der erkannten Risiken zur Überwachung von Restrisiken zum Erkennen neuer Risiken Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Überwachung und Steuerungsprozesse

55 Risiken steuern Werkzeuge und Methoden Neueinstufung von Risiken Risikoaudits Abweichungs- und Trendanalyse Beobachtung von Risikoflags Umsetzung von Risikobewältigungsmaßnahmen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe Vorlesung Projektmanagement - Überwachung und Steuerungsprozesse

56 Risiken steuern wichtige Arbeitsergebnisse aktualisiertes Risikoregister 58

57 Risikomanagement Prozesszusammenspiel 59

58 Prozesszusammenspiel Risikomanagement planen Qualitative Risikoanalyse durchführen Quantitative Risikoanalyse durchführen Risiko identifizieren Risiken überwachen und steuern Risikobewältigungsmaßn ahmen planen Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

59 Risikomanagement Tipps und Tricks 61

60 Risikomanagement Tipps & Tricks Investieren Sie genug Zeit in die Risikoanalyse (Verdrängen hilft leider nicht) Identifizieren Sie die Risiken in kleinen Teams (auch mit Kreativtechniken) Führen sie die qualitative Risikoanalyse durch Konzentrieren Sie sich im ersten Schritt auf die 7 hoch priorisierten Risiken Analysieren Sie diese genauer in der quantitativen Risikoanalyse Legen Sie für alle Risiken Antwortstrategien bereit (Ignorieren ist keine zulässige Antwortstrategie!!) Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

61 Risikomanagement Tipps & Tricks Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit zur Risikosteuerung und Überwachung am besten einen Zeitpunkt in der Woche festlegen Führen Sie regelmäßig Risikoidentifikationsrunden durch Vergessen Sie die Chancen nicht!-risikomanagement ist auch die Arbeit mit Chancen Halten Sie ein Risikobudget bereit, denken Sie dabei auch an die unbekannten Unbekannte Wenn Sie Budget für Risikominimierungsarbeiten geplant haben, dann setzen sie diese auch ein Dokumentieren Sie, Dokumentieren Sie, Dokumentieren Sie Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

62 Risikomanagement Achtung Menschen sind zahlenverliebt! Beispiel: Sie haben 10 Risiken mit je einer Eintrittswahrscheinlichkeit von 10% und einer Schadenssumme von je EUR wenn das Risiko eintritt. Wie viel Risikobudget müssen sie sich für die Antwortstrategie Akzeptieren zurücklegen. Risikobudget = Schadenssumme * Eintrittswahrscheinlichkeit Richtig?? Vorlesung Projektmanagement - Planungsprozesse des Risikomanagements

63 Copyright Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung von Olaf Boczan ist es nicht gestattet, das Vorlesungsskript (diese Folien) oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein andere Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt für das Recht der öffentlichen Wiedergabe. Inhalte dürfen im Rahmen der Forschung und Lehre in Präsentation und Skripten unter Angabe der Quelle auch ohne schriftliche Genehmigung veröffentlich werden. Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf den Büchern : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK guide). 4. Ausg. (2008) und 5. Ausg. (2013). Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. 65